Äänipostin organisaation asetusten määrittäminen

Ennen kuin aloitat käyttäjien vastaaja-asetusten hallinnan, sinun on ensin määritettävä organisaation asetukset. Nämä määritykset määrittävät käyttäjien puhepostiasetukset, jotka voit määrittää.

  1. Valitse asiakasnäkymästä https://admin.webex.com, valitse Soitot Palvelut.

  2. Valitse Palveluasetukset ja etsi vastaajapaneeli.

Ääniportaalissa olevan liittymän määrittäminen on edellytys ääniviestien määrittämiselle. Lisätietoja on osoitteessa Configure voice portals for Webex Calling in Control Hub .

Voit määrittää seuraavat asetukset:

Äänipostin edelleenlähetys

Kun nämä asetukset on otettu käyttöön, käyttäjät voivat ohjata vastaajaviestin toisen käyttäjän numeroon tai numeron jatkeeseen. Jos toiminto on poistettu käytöstä, tämä estää käyttäjää lähettämästä ääniviestejä eteenpäin, käyttämästä ulkoista postilaatikkoa tai lähettämästä kopiota ääniviestistä tiettyyn sähköpostiosoitteeseen.

  • Ota tämä asetus käyttöön napsauttamalla vaihtokytkintä.

Ääniviestin poistaminen

Yli 180 päivää vanhat vastaajaviestit arkistoidaan automaattisesti. Jos haluat käyttää arkistoituja vastaajapostiviestejä, sinun on tehtävä palvelupyyntö Ciscolle.

Ääniviestien poisto mahdollistaa ehtojen asettamisen vanhentuneille viesteille. Kun tämä on käytössä, ylläpitäjät voivat määrittää viestien vanhenemisaikataulun. Voit syöttää päivät (1-180) sille varattuun kenttään. Ylläpitäjät voivat myös asettaa ehtoja viestien poistamiselle.

Voit ottaa käyttöön seuraavat toiminnot:

  • Sallittu poisto- Tämä säilyttää kaikki lukemattomat vastaajaviestit ja poistaa vanhentuneet vastaajaviestit, kun käyttäjä käyttää postilaatikkoaan.

  • Tiukka poisto- Tämä poistaa kaikki luetut ja lukemattomat vastaajaviestit asettamasi aikavälin perusteella.

  • Voit ottaa tämän asetuksen käyttöön napsauttamalla vaihtokytkintä ja valitsemalla sopivan kokoonpanon.

Äänipuhelimen salasana

Kun asetukset on otettu käyttöön, voit määrittää aikavälin, jonka kuluessa henkilön on vaihdettava salasanansa, ja kuinka usein hän voi vaihtaa salasanansa uudelleen (kun se on vaihdettu):

  • Voit määrittää päivien vähimmäismäärän (1-7), jolloin käyttäjä voi vaihtaa salasanan, kun se on käytössä. Kun kytkin on pois päältä, he voivat vaihtaa salasanansa useita kertoja saman päivän aikana.

    Webex Calling estää käyttäjää asettamasta vanhempia salasanoja, joten käyttäjän salasana on turvallisempi.

  • Voit määrittää, kuinka monen päivän kuluttua salasana vanhenee (15-180 päivää), kun se on käytössä. Kun kytkin on pois päältä, salasana ei vanhene koskaan.

    Tämä toiminto pidentää myös salasanahistoriaa 10-24. Se voi siis tallentaa kunkin käyttäjän 24 viimeisintä salasanaa ja estää käyttäjää käyttämästä uudelleen yhtä näistä tallennetuista salasanoista.

  • Voit ottaa tämän asetuksen käyttöön napsauttamalla vaihtokytkintä ja määrittämällä asianmukaiset määritykset.

Käyttäjän ääniviestin ottaminen käyttöön

Jos sinulla on käytössäsi soitonsiirto, nämä soitonsiirtoasetukset ohittavat määrittämäsi puhepostiasetukset.

1

Siirry asiakasnäkymässä osoitteessa https://admin.webex.com kohtaan Users ja valitse käyttäjä, jonka haluat ottaa käyttöön vastaajapalvelun.

2

Valitse Soittaminen ja valitse sitten Vastaaja osoitteesta Vastaaja-, faksi- ja kuulutuskieli.

3

Ota käyttöön Voicemail -vaihtoehto ja valitse haluamasi asetukset.

Jotkin äänipostitoiminnot eivät ehkä ole käytettävissä organisaation asetusten vuoksi.

Haluatko nähdä, miten se tehdään? Katso tämä -esittelyvideo , jossa kerrotaan, miten Control Hubissa hallitaan käyttäjän äänipostiasetuksia.

Käyttäjän puheluiden lähettäminen vastaajaan

Määritä nämä vastaaja-asetukset, jotta voit ohjata saapuvat puhelut käyttäjien vastaajaan.
1

Siirry asiakasnäkymässä osoitteessa https://admin.webex.com kohtaan Users ja valitse käyttäjä, jolle haluat ottaa vastaajaviestin käyttöön.

2

Valitse Soittaminen ja valitse sitten Vastaaja osoitteesta Vastaaja-, faksi- ja kuulutuskieli.

3

Kytke päälle Ääniposti -vaihtoehto ja valitse seuraavat vaihtoehdot kohdassa Lähetä puhelut vastaajaan:

  • Lähetä kaikki puhelut vastaajaan-Tämä vaihtoehto ohjaa kaikki puhelut vastaajaan.
  • Lähetä puhelut vastaajaan, kun linja on varattu-Tämä vaihtoehto ohjaa puhelut vastaajaan, kun käyttäjä on jo puhelussa. Valitse valintaruutu ja määritä joko oletustervehdys tai mukautettu tervehdys.

    Jos haluat asettaa oletustervehdykset, valitse Default "busy" message -vaihtoehto.

    Jos haluat asettaa omat mukautetut henkilökohtaiset tervehdykset, valitse Mukautettu viesti -vaihtoehto ja lataa äänitiedosto (WAV) napsauttamalla Lataa tiedosto tai nauhoita viesti napsauttamalla Äänitä viesti .

  • Lähetä puhelut vastaajaan, kun kukaan ei vastaa-Tämä vaihtoehto ohjaa saapuvat puhelut vastaajaan tietyn soittomäärän jälkeen. Valitse avattavasta luettelosta valintaruutu ja soittojen määrä ennen tervehdysten toistamista. Voit määrittää joko oletustervehdyksen tai mukautetun tervehdyksen.

    Jos haluat asettaa oletustervehdykset, valitse Default "busy" message -vaihtoehto.

    Jos haluat asettaa omat mukautetut henkilökohtaiset tervehdykset, valitse Mukautettu viesti -vaihtoehto ja lataa äänitiedosto (WAV) napsauttamalla Lataa tiedosto tai nauhoita viesti napsauttamalla Äänitä viesti .

Kun olet ladannut tiedoston tai nauhoittanut tervehdyksen, voit päivittää sen valitsemalla Korvaa tiedosto tai nauhoittamalla uuden viestin. Uuden viestin nauhoittaminen tai uuden tiedoston lataaminen kumoaa edelliset tervehdykset.

Äänitiedoston (WAV) on oltava 8 kHz, 8-bittinen mono, CCITT µ-law, enintään 2 Mt, .wav-tiedostomuoto.

Jos valitset Lähetä kaikki puhelut vastaajaan, et voi valita kahta muuta vaihtoehtoa. Voit ohjata puhelun vastaajaan, kun molemmat vaihtoehdot Lähetä puhelut vastaajaan, kun linja on varattu ja Lähetä puhelut vastaajaan, kun kukaan ei vastaa on valittu yhdessä.

4

Napsauta Tallenna.

Nollaa/aseta tilapäisen käyttäjän vastaajan PIN-koodi.

Jos organisaatiossasi on käytössä oletusarvoinen vastaajan PIN-koodi, voit nollata käyttäjän vastaajan PIN-koodin. Lisätietoja siitä, miten organisaatiosi oletusarvoinen vastaajan PIN-koodi määritetään, on osoitteessa Määritä oletusarvoinen vastaajan PIN-koodi kaikille uusille käyttäjille.

1

Äänipostin PIN-koodin nollaaminen:

  • Siirry asiakasnäkymässä osoitteessa https://admin.webex.com kohtaan Users ja valitse käyttäjä, jonka vastaajan PIN-koodin haluat nollata.
  • Valitse Soittaminen ja valitse sitten Vastaaja osoitteesta Vastaaja-, faksi- ja kuulutuskieli.
  • Ota käyttöön Vastaaja -vaihtoehto ja siirry osoitteeseen Vastaaja PIN.
  • Napsauta Nollaa vastaajan PIN-koodi.

    Nyt käyttäjä voi kirjautua sisään vastaaja-portaaliinsa ja syöttää organisaatiollesi määritetyn oletusarvoisen PIN-koodin.

2

Tilapäisen salasanan asettaminen käyttäjälle:

  • Siirry asiakasnäkymässä osoitteessa https://admin.webex.com kohtaan Hallinta > Käyttäjät.
  • Valitse käyttäjä ja siirry osoitteeseen Soitot ja valitse sitten vastaajan PIN-koodi.
  • Aseta väliaikainen salasana vastaajan käyttöä varten osoitteessa Luo uusi väliaikainen salasana.
    • Tunnuksen on oltava 6-30-numeroinen.
    • Ei voi sisältää 5 tai useampia toistuvia numeroita.
    • Kuvioita ei voi toistaa.
    • Ei voi sisältää peräkkäisiä 4 numeroa peräkkäin.
    • Ei voi sisältää mitään osaa puhelinnumerostasi tai puhelinnumeron lisäosasta.
  • Vahvista salasana `Vahvista uusi väliaikainen salasana.
  • Napsauta Tallenna.
3

Väliaikaisen salasanan asettaminen virtuaalilinjoille:

  • Siirry asiakasnäkymässä osoitteessa https://admin.webex.com kohtaan Palvelut → Soitot ja valitse Virtuaalilinjat.
  • Valitse Käyttäjä ja valitse välilehti Calling .
  • Aseta väliaikainen salasana vastaajan käyttöä varten osoitteessa Luo uusi väliaikainen salasana.
    • Tunnuksen on oltava 6-30-numeroinen.
    • Ei voi sisältää 5 tai useampia toistuvia numeroita.
    • Kuvioita ei voi toistaa.
    • Ei voi sisältää peräkkäisiä 4 numeroa peräkkäin.
    • Ei voi sisältää mitään osaa puhelinnumerostasi tai puhelinnumeron lisäosasta.
  • Vahvista salasana `Vahvista uusi väliaikainen salasana.
  • Napsauta Tallenna

    Käyttäjät voivat myös nollata vastaajan PIN-koodinsa osoitteessa https://settings.webex.com organisaatiotasolla määriteltyjen kriteerien mukaisesti. Nämä ohjeet löytyvät osoitteesta Set a Voicemail PIN (Webex Calling).

Käyttäjän ääniviesti-ilmoitusten ottaminen käyttöön

1

Siirry asiakasnäkymässä osoitteessa https://admin.webex.com kohtaan Users ja valitse käyttäjä, jolle haluat ottaa käyttöön vastaajaviesti-ilmoitukset.

2

Valitse Soittaminen ja valitse sitten Vastaaja osoitteesta Vastaaja-, faksi- ja kuulutuskieli.

3

Kytke päälle Vastaanota vastaajan ilmoitukset ja valitse jokin seuraavista:

  • Sähköpostitse-Valitse tämä vaihtoehto ja anna sähköpostiosoite, johon ilmoitus lähetetään.

  • Tekstiviestillä-Valitse tämä vaihtoehto, anna puhelinnumero, johon ilmoitus lähetetään, ja valitse sitten verkko-operaattori avattavasta valikosta.

4

Napsauta Tallenna.

Käyttäjän ääniviestien tallennuksen hallinta

Voit määrittää, mistä käyttäjät voivat käyttää puhelimensa vastaajapostia - Webex Settings -käyttäjäportaalissa tai määritettyyn sähköpostiosoitteeseen .tiff -tiedostona.

Jos käyttäjälle määritetyssä sijainnissa on käytössä ääniviestien transkriptio ja haluat, että käyttäjä saa ääniviestien transkriptiot, lähetä kopio viestistä sähköpostitse ja valitse Käytä sisäistä postilaatikkoa -vaihtoehto. Lisätietoja sijaintisi ääniviestien transkription ottamisesta käyttöön on kohdassa Enable or Disable Voicemail Transcription for a Location.

1

Siirry asiakasnäkymässä osoitteessa https://admin.webex.com kohtaan Users ja valitse käyttäjä, jolle haluat määrittää vastaajaviestien tallennuksen.

2

Valitse Soittaminen ja valitse sitten Vastaaja osoitteesta Vastaaja-, faksi- ja kuulutuskieli.

3

Siirry osoitteeseen Viestien tallennus ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:

  • Käytä sisäistä postilaatikkoa- Käyttäjät voivat käyttää viestejään puhelimestaan tai soittoportaalista. Valitse Käytä uuden viestin ilmaisinta puhelimessa ottaaksesi ilmaisimen käyttöön.

    Jos käyttäjälle osoitetussa sijainnissa on ääniviestien transkriptio, on valittava sisäisen postilaatikon käyttö, jotta tämä käyttäjä voi vastaanottaa ääniviestien transkription, joka on käytössä.

    Sisäisellä postilaatikolla on seuraavat tallennusrajoitukset:

    • Yhden viestin 10 minuutin rajoitus

    • Postilaatikon kokonaisraja 100 minuuttia

  • Käytä ulkoista postilaatikkoa-Käyttäjät saavat kaikki ääniviestinsä, jotka lähetetään tiettyyn sähköpostiin. Tämä estää pääsyn vastaajaviesteihin käyttäjien puhelimesta, työpöytäsovelluksesta tai Webex Settings -käyttäjäportaalista. Jos tämä vaihtoehto on valittuna, ääniviestejä ei kirjoiteta puhtaaksi.

Tämä vaihtoehto ei ehkä ole käytettävissä, jos äänipostin edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

4

Napsauta Tallenna.

Käyttäjän ääniviestin lisäasetusten määrittäminen

Nämä lisäasetukset voidaan määrittää yhdessä Control Hubin käyttäjien muiden puhepostiasetusten kanssa.
1

Siirry asiakasnäkymässä osoitteessa https://admin.webex.com kohtaan Users ja valitse käyttäjä, jolle haluat ottaa käyttöön vastaajan lisäasetukset.

2

Valitse Soittaminen ja valitse sitten Vastaaja osoitteesta Vastaaja-, faksi- ja kuulutuskieli.

3

Ota käyttöön Voicemail -vaihtoehto.

4

Siirry osoitteeseen Lisäasetukset ja valitse toinen tai molemmat seuraavista:

  • Valitse Siirrä '0' toiseen puhelinnumeroon -valintaruutu ja anna puhelinnumero, johon soittajat siirretään.

    Jos valitset tämän vaihtoehdon, varmista, että vastaajan tervehdyksessä ilmoitetaan soittajille, että soittajan siirtyminen tapahtuu painamalla "0".

  • Valitse Email a copy of the voicemail message -valintaruutu ja syötä sähköpostiosoite, johon kaikkien ääniviestien tallenteet lähetetään.

Tämä vaihtoehto ei ehkä ole käytettävissä, jos vastaajapalvelun edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

Jos käyttäjälle määritetyssä sijainnissa on ääniviestien transkriptio käytössä, valitse Email a copy of the message -vaihtoehto, jotta käyttäjä voi vastaanottaa ääniviestien transkriptioita.

5

Napsauta Tallenna.

Määritä faksiviestiasetukset käyttäjälle

Faksiviestien avulla käyttäjä voi vastaanottaa suoraan saapuvia fakseja vastaajapalvelustaan.

Ennen kuin aloitat

Ota huomioon nämä vihjeet, ennen kuin määrität tämän ominaisuuden:

  • Webex Calling -alusta kerää faksiviestit ja tallentaa ne jaettuun tallennustilaan yhdessä ääniviestien kanssa. Tallennuskapasiteetti on 100 minuuttia ääniviestejä tai 1000 sivua faksiviestejä. Varmista, että käyttäjät ovat tietoisia käytettävissä olevasta tilasta ja että heidän on varattava tilaa uusille faksiviesteille ja arkistoinnille viisaasti.

  • Faksiviestejä säilytetään rajoittamattoman ajan.

1

Siirry asiakasnäkymässä osoitteessa https://admin.webex.com kohtaan Käyttäjät ja valitse käyttäjä, jolle haluat ottaa faksiviestit käyttöön.

2

Valitse Soittaminen ja valitse sitten Vastaaja osoitteesta Vastaaja-, faksi- ja kuulutuskieli.

3

Ota toiminto käyttöön ottamalla käyttöön Fax Messaging .

4

Valitse pudotusvalikosta faksiviestejä varten määritetty puhelinnumero.

5

Kirjoita tarvittaessa Extension.

6

Napsauta Tallenna.

Ottaa käyttöön ääniviestin transkription käyttäjälle.

Ääniviestin transkription avulla käyttäjä saa sähköpostin, jossa ääniviestin transkriptio on sähköpostin rungossa ja .WAV-tiedosto ääniviestin liitteenä.

Käyttäjällä on seuraavat ehdot, jotta hän voi käyttää ääniviestien transkriptiota:

  • Ota käyttöön ääniviestin transkriptio käyttäjän sijainnin osalta. Apua on osoitteessa Äänipostin transkriptio Webex-puheluita varten.

  • Valitse Lähetä sähköpostitse kopio viestistä ja Käytä sisäistä postilaatikkoa Käyttäjän vastaajan asetukset -alueella profiilissa Soittaminen .

Käyttäjä voi myös määrittää kaikki puhepostiasetukset itse Webex Settings -käyttäjäportaalissa. Lisätietoja on osoitteessa: Äänipostiasetusten määrittäminen. Kaikki käyttäjän näihin asetuksiin tekemät muutokset näkyvät sekä Webex Settings -käyttäjäportaalissa että Control Hubissa.