Konfigurera och hantera inställningar för röstbrevlåda för en Webex Calling-användare

Konfigurera organisationsinställningar för röstbrevlåda

Innan du börjar hantera användarnas inställningar för röstbrevlåda måste du först konfigurera dina organisationsinställningar. Dessa konfigurationer avgör användarnas röstbrevlådeinställningar som du kan ställa in.

Från kundvyn i väljer https://admin.webex.comdu Samtal under Tjänster.
Välj Tjänsteinställningar och leta upp panelen röstbrevlåda.

Att konfigurera anknytningen på röstportalen är en förutsättning för att konfigurera röstmeddelanden. Se Konfigurera röstportaler för Webex Calling i Control Hub för mer information.

Du kan konfigurera följande:

Vidare vidarebefordran av röstbrevlåda

När dessa inställningar är aktiverade kan användare vidarebefordra ett röstmeddelande till andra användares nummer eller anknytningar. Om inaktiverat, förbjuder detta användaren att vidarebefordra röst meddelanden, använda en extern postlåda, eller skicka en kopia av röst brev låde meddelandet till en angiven e-postadress.

Aktivera denna inställning genom att klicka på växla.

Ta bort röstbrevlåda

Röstmeddelanden som är över 180 dagar gamla arkiveras automatiskt. Om du behöver åtkomst till arkiverade röstmeddelanden ombeds du att göra en tjänstebegäran med Cisco.

Om du tar bort röstbrevlådan kan du ställa in villkor för utgående meddelanden. När detta är aktiverat kan administratörer ange tidsramen när meddelanden upphör att gälla. Du kan ange dagarna (1–180) i det angivna fältet. Administratörer kan också ställa in villkor för borttagning av meddelanden.

Du kan aktivera följande:

Tillåten borttagning – Detta behåller alla olästa röstbrevlådemeddelanden och tar bort röstbrevlådemeddelanden som har upphört att gälla när en användare öppnar sin brevlåda.
Strikt borttagning – Detta tar bort alla lästa och olästa röstmeddelanden baserat på den tidsram som du har ställt in.

För att aktivera den här inställningen klickar du på växlingsknappen och väljer lämplig konfiguration.

Lösenord för röstbrevlåda

När detta är aktiverat kan du skapa en tidsram där en person måste ändra sitt lösenord och hur ofta de kan ändra sitt lösenord igen (när det har ändrats):

Du kan ange det minsta antalet dagar (1–7) när en lösenkod kan ändras av användaren när den är aktiverad. När växlingen är avstängd kan de ändra lösenkoden flera gånger på samma dag.

Webex Calling hindrar användaren från att ställa in ett av de äldre lösenorden vilket gör användarens lösenord säkrare.
Du kan ange hur många dagar en lösenkod ska upphöra (mellan 15 och 180) när den är aktiverad. När växlingen är avstängd upphör lösenkoden aldrig att gälla.

Den här funktionen utökar även lösenkodshistoriken 10–24. Det innebär att den kan lagra varje användares 24 senaste lösenord och hindra användaren från att återanvända en av dessa sparade lösenkoder.

För att aktivera den här inställningen klickar du på växlingsknappen och anger lämpliga konfigurationer.

Aktivera röstbrevlåda för en användare

Om du har aktiverat samtalskoppling kommer dessa inställningar för samtalskoppling att åsidosätta de röstbrevlådeinställningar som du har konfigurerat.

1	Från kundvyn i gå https://admin.webex.com till användare och välj den användare som du vill aktivera röstbrevlådan för.
2	Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från röstbrevlåda, fax och annoucementspråk.
3	Aktivera växeln för röstbrevlåda och välj bland alla inställningar som du vill aktivera. Vissa röstbrevlådefunktioner kan vara otillgängliga på grund av organisationsinställningar.

Vill du se hur det är gjort? Titta på den här videodemonstrationen om hur du hanterar röstbrevlådeinställningar för en användare i Control Hub.

Skicka en användares samtal till röstbrevlåda

Konfigurera dessa inställningar för röstbrevlåda för att dirigera inkommande samtal till användarnas röstbrevlåda.

1	Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare som du vill aktivera röstbrevlåda för.
2	Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från röstbrevlåda, fax och annoucementspråk.
3	Aktivera växeln för röstbrevlåda och välj följande alternativ under Skicka samtal till röstbrevlåda: Skicka alla samtal till röstbrevlådan – Det här alternativet vidarekopplar alla samtal till röstbrevlådan. Skicka samtal till röstbrevlådan när linjen är upptagen – Det här alternativet vidarekopplar samtal till röstbrevlådan när användaren redan är i ett samtal. Markera kryssrutan och välj för att ställa in antingen standardhälsningsfrasen eller anpassad hälsningsfras. Om du vill ställa in standardhälsningsfraser väljer du alternativet Standardmeddelande ”upptagen” . Om du vill ställa in dina egna anpassade hälsningsfraser väljer du alternativet Anpassat meddelande och klickar på Överför fil för att ladda upp din ljudfil (WAV) eller klicka på Spela in meddelande för att spela in meddelandet. Skicka samtal till röstbrevlådan när ingen svarar – Det här alternativet vidarekopplar inkommande samtal till röstbrevlådan efter ett visst antal ringningar. Markera kryssrutan och antalet ringsignaler innan du spelar upp hälsningsfrasen i listrutan. Du kan välja att ställa in antingen standardhälsningsfrasen eller anpassad hälsningsfras. Om du vill ställa in standardhälsningsfraser väljer du alternativet Standardmeddelande ”upptagen” . Om du vill ställa in dina egna anpassade hälsningsfraser väljer du alternativet Anpassat meddelande och klickar på Överför fil för att ladda upp din ljudfil (WAV) eller klicka på Spela in meddelande för att spela in meddelandet. När du har laddat upp filen eller spelat in hälsningsfraserna kan du uppdatera den genom att välja Ersätt fil eller spela in ett annat meddelande. När du spelar in ett nytt meddelande eller laddar upp en ny fil åsidosätts de tidigare hälsningsfraserna. Ljudfilen (WAV) måste vara 8 Khz, 8-bitars mono, CCITT µ-law, 2 MB max, .wav-filformat. Om du väljer Skicka alla samtal till röstbrevlådan kan du inte välja de andra två alternativen. Du kan välja att direkt till röstbrevlådan med båda Skicka samtal till röstbrevlådan när linjen är upptagen och Skicka samtal till röstbrevlåda när inga svarsalternativ har valts tillsammans.
4	Klicka på Spara.

Återställ/ställ in en tillfällig användares PIN-kod för röstbrevlåda

Om standard-PIN-koden till röstbrevlåda är aktiverad för din organisation kan du återställa en användares PIN-kod till röstbrevlåda. Det finns mer information om hur du ställer in en standard-PIN-kod till röstbrevlåda för din organisation i Konfigurera en standard-PIN-kod till röstbrevlåda för alla nya användare.

1	Så här återställer du en PIN-kod för röstbrevlåda: Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare du vill återställa PIN-kod till röstbrevlåda för. Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från röstbrevlåda, fax och annoucementspråk. Aktivera växeln röstbrevlåda och gå till PIN-kod till röstbrevlåda. Klicka på Återställ PIN-kod till röstbrevlåda. Nu kan användaren logga in på sin röstbrevlådeportal och ange standard-PIN-koden som har ställts in för din organisation.
2	Så här ställer du in en tillfällig lösenkod för användaren: Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Hantering > Användare. Välj användaren och navigera till Samtal och välj sedan PIN-kod till röstbrevlådan. Ange en tillfällig lösenkod för åtkomst till röstbrevlådan i Skapa ny tillfällig lösenkod. Lösenkoden måste vara mellan 6 och 30 siffror. Får inte innehålla 5 eller fler upprepade siffror. Det går inte att upprepa mönster. Får inte innehålla 4 siffror i rad i följd. Kan inte innehålla någon del av ditt telefonnummer eller din anknytning. Bekräfta lösenkoden i `Bekräfta ny tillfällig lösenkod. Klicka på Spara.
3	Så här ställer du in en tillfällig lösenkod för virtuella linjer: Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster → Samtal och väljer Virtuella linjer. Välj användaren och välj fliken Samtal . Ange en tillfällig lösenkod för åtkomst till röstbrevlådan i Skapa ny tillfällig lösenkod. Lösenkoden måste vara mellan 6 och 30 siffror. Får inte innehålla 5 eller fler upprepade siffror. Det går inte att upprepa mönster. Får inte innehålla 4 siffror i rad i följd. Kan inte innehålla någon del av ditt telefonnummer eller din anknytning. Bekräfta lösenkoden i `Bekräfta ny tillfällig lösenkod. Klicka på Spara Användare kan även återställa SIN PIN-kod till röstbrevlåda https://settings.webex.com enligt de angivna kriterierna på organisationsnivå. Dessa instruktioner finns i Ställa in PIN-kod till röstbrevlåda (Webex Calling).

Aktivera röstbrevlådeaviseringar för en användare

1	Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare som du vill aktivera röstbrevlådeaviseringar för.
2	Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från röstbrevlåda, fax och annoucementspråk.
3	Aktivera Ta emot meddelanden om röstbrevlåda och välj något av följande: Via e-post – Välj det här alternativet och ange e-postadressen för att skicka meddelandet. Via text – Välj det här alternativet, ange telefonnumret för att skicka meddelandet och välj sedan nätverksleverantören i rullgardinsmenyn.
4	Klicka på Spara.

Hantera en användares lagring av röstbrevlåda

Du kan ange var användare kan komma åt röstbrevlådan på sin telefon – i användarportalen för Webex-inställningar eller till en angiven e-postadress som en .tiff -fil.

Om den plats som tilldelats användaren har transkription av röstbrevlådan som är aktiverad och du vill att användaren ska ta emot transkriptioner av röstbrevlådan, skickar en kopia av meddelandet via e-post och väljer alternativet Använd den interna e-brevlådan . För mer information om hur du aktiverar transkribering av röstbrevlådan för din plats, se Aktivera eller inaktivera transkribering av röstbrevlåda för en plats.

1	Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare du vill konfigurera lagring av röstmeddelanden för.
2	Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från röstbrevlåda, fax och annoucementspråk.
3	Gå till Meddelandelagringoch välj ett av följande alternativ: Använd intern brevlåda – Användare får åtkomst till sina meddelanden från sin telefon eller från samtalsanvändarportalen. Välj Använd indikator för nya meddelanden på telefonen för att aktivera indikatorn. Om platsen som är tilldelad användaren har transkribering av röstbrevlådan måste du använda intern postlåda för att den här användaren ska kunna ta emot en transkribering av röstbrevlådan som är aktiverad. Den interna postlådan har följande lagringsbegränsningar: Gräns på tio minuter för ett enskilt meddelande. Gräns på 100 minuter för hela postlådan. Använd extern brevlåda – Användare har alla sina röstmeddelanden som skickas till ett angivet e-postmeddelande. Detta inaktiverar åtkomst till röstmeddelanden från användarens telefon, skrivbordsapp eller användarportalen för Webex-inställningar. Om det här alternativet är valt transkriberas inte röstbrevlådan. Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om röstbrevlådan är inaktiverad.
4	Klicka på Spara.

Konfigurera ytterligare inställningar för röstbrevlåda för en användare

De här ytterligare inställningarna kan konfigureras med andra röstbrevlådeinställningar för användare i Control Hub.

1	Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare som du vill aktivera ytterligare röstbrevlådeinställningar för.
2	Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från röstbrevlåda, fax och annoucementspråk.
3	Aktivera växlingen av röstbrevlåda .
4	Gå till Ytterligare inställningaroch välj en eller båda av följande: Markera kryssrutan Överför till '0' till ett annat telefonnummer och ange telefonnumret som inringare ska överföras till. Om du väljer det här alternativet ska du se till att hälsningen i röstbrevlådan informerar uppringarna om att de kommer att överföras om du trycker på '0'. Markera kryssrutan E-posta en kopia av röstbrevlådan och ange e-postadressen till vilken inspelningen av alla röstbrevlåda kommer att skickas. Detta alternativ är eventuellt inte tillgängligt om vidare vidarebefordran av röstbrevlåda är inaktiverad. Om den plats som tilldelats användaren har transkriptionen av röstbrevlådan aktiverad väljer du Skicka en kopia av meddelandealternativet till e-post så att användaren kan ta emot transkriptioner av röstbrevlåda.
5	Klicka på Spara.

Konfigurera meddelandeinställningar för fax för en användare

Med faxmeddelanden kan en användare ta emot direktinkommande fax från röstbrevlådetjänsten.

Innan du börjar

Tänk på följande pekare innan du konfigurerar den här funktionen:

Fax samlas in av Webex Calling och lagras i ett delat lagringsutrymme samt röst meddelanden. Lagringskapaciteten är 100 minuters röstbrevlåda eller 1 000 sidor med faxmeddelanden. Se till att användarna är medvetna om det tillgängliga utrymmet, och att de måste tilldela utrymme för nya faxmeddelanden och arkivet med vis.
Faxmeddelanden sparas under obegränsad tid.

1	Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Användare och väljer den användare du vill aktivera faxmeddelanden för.
2	Välj Samtal och välj sedan Röstbrevlåda från röstbrevlåda, fax och annoucementspråk.
3	Aktivera Faxmeddelanden för att aktivera funktionen.
4	Välj det telefonnummer som tilldelats för faxmeddelanden i den nedrullningsbara menyn.
5	Ange en anknytning, vid behov.
6	Klicka på Spara.

Aktivera transkribering av röstbrevlåda för en användare

Med transkribering av röstbrevlådan får användaren ett e-postmeddelande med transkribering av röstbrevlådan i e-postmeddelandet och . WAV-fil som en röstbrevlådebilaga.

För att en användare ska kunna transkribera röstbrevlåda gäller följande villkor:

Aktivera transkribering av röstbrevlåda för användarens plats. För hjälp, se Transkribering av röstbrevlåda för Webex Calling.
Välj Skicka en kopia av meddelandet och Använd intern brevlåda i användarens inställningar för röstbrevlåda i samtalsprofilen .

En användare kan även konfigurera alla röstbrevlådeinställningar på egen hand i användarportalen för Webex-inställningar. Det finns mer information i Konfigurera inställningarna för röstbrevlådan. Alla ändringar som användaren gör i dessa inställningar kommer att återspeglas i både användarportalen för Webex-inställningar och i Control Hub.