Configurare le impostazioni organizzative per la segreteria telefonica

Prima di iniziare a gestire le impostazioni della segreteria telefonica degli utenti, è necessario configurare le impostazioni organizzative. Queste configurazioni determinano le impostazioni della casella vocale degli utenti che è possibile impostare.

  1. Dalla vista del cliente in https://admin.webex.com, selezionare Chiamata in Servizi.

  2. Selezionare Impostazioni servizio e individuare il pannello della casella vocale.

L'impostazione dell'interno sul portale vocale è un prerequisito per configurare i messaggi vocali. Vedi Configurazione dei portali vocali per Webex Calling in Control Hub per dettagli.

È possibile configurare quanto segue:

Inoltro casella vocale

Quando questa opzione è abilitata, le impostazioni consentono agli utenti di inoltrare un messaggio di casella vocale al numero o all'interno di un altro utente. Se disabilitata, ciò proibisce all'utente di inoltrare i messaggi della casella vocale, utilizzando una cassetta postale esterna o inviando una copia del messaggio a un indirizzo e-mail specificato.

  • Per abilitare questa impostazione, fare clic sull'interruttore.

Eliminazione casella vocale

I messaggi vocali vecchi di 180 giorni vengono archiviati automaticamente. Se si richiede l'accesso alle caselle vocali archiviate, viene richiesto di creare una richiesta di servizio con Cisco.

L'eliminazione della casella vocale consente di impostare le condizioni per i messaggi scaduti. Quando questa opzione è abilitata, gli amministratori possono specificare l'intervallo di tempo in cui scadono i messaggi. È possibile immettere i giorni (1-180) nel campo fornito. Gli amministratori possono anche impostare le condizioni per l'eliminazione dei messaggi.

È possibile abilitare quanto segue:

  • Eliminazione permissiva: in questo modo vengono conservati tutti i messaggi della casella vocale non letti e vengono eliminati i messaggi della casella vocale scaduti quando un utente accede alla casella postale.

  • Eliminazione rigorosa: consente di eliminare tutti i messaggi della casella vocale letti e non letti in base all'intervallo di tempo impostato.

  • Per abilitare questa impostazione, fare clic sull'interruttore e scegliere la configurazione appropriata.

Passcode segreteria telefonica

Quando questa opzione è abilitata, le impostazioni consentono di creare un intervallo di tempo in cui una persona deve cambiare il passcode e con quale frequenza può cambiare di nuovo il passcode (una volta modificato):

  • È possibile impostare il numero minimo di giorni (1-7) in cui un codice di accesso può essere modificato dall'utente quando abilitato. Quando l'interruttore è disattivato, possono modificare il passcode più volte nello stesso giorno.

    Webex Calling all'utente di impostare uno dei passcode precedenti rendendo più sicuro il passcode utente

  • È possibile impostare il numero di giorni di scadenza di un passcode (tra 15 e 180) quando abilitato. Quando l'interruttore è disattivato, il passcode non scade mai.

    Questa funzione estende anche la cronologia dei codici di accesso 10-24. Ciò consente di memorizzare gli ultimi 24 passcode di ciascun utente e impedire all'utente di riutilizzare uno di tali passcode memorizzati.

  • Per abilitare questa impostazione, fare clic sull'interruttore e impostare le configurazioni appropriate.

Abilita segreteria telefonica per un utente

Se è abilitata la funzione di inoltro chiamata, le impostazioni di inoltro chiamata sostituiscono le impostazioni della casella vocale configurate.

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Dalla vista del cliente in https://admin.webex.com Vai a utenti , selezionare l'utente per il quale si desidera abilitare la casella vocale.

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Selezionare Chiamata , quindi scegliere Casella vocale da casella vocale, fax e lingua annuncio.

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Attivare l'interruttore della segreteria telefonica ed eseguire una scelta da qualsiasi impostazione che si desidera abilitare.

Alcune funzioni di casella vocale potrebbero non essere disponibili a causa delle impostazioni organizzative impostate.

Vuoi vedere come si fa? Guarda questa dimostrazione video su come gestire le impostazioni della casella vocale per un utente in Control Hub.

Invio delle chiamate di un utente alla casella vocale

Configurare queste impostazioni della casella vocale per indirizzare le chiamate in arrivo alla casella vocale degli utenti.
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Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Utenti e seleziona l'utente per il quale desideri abilitare la casella vocale.

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Selezionare Chiamata , quindi scegliere Casella vocale da casella vocale, fax e lingua annuncio.

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Attivare l'interruttore della casella vocale e selezionare le seguenti opzioni in Invia chiamate alla segreteria telefonica:

  • Invia tutte le chiamate alla casella vocale: questa opzione inoltra tutte le chiamate alla casella vocale.
  • Invia chiamate alla casella vocale quando la linea è occupata: questa opzione inoltra le chiamate alla casella vocale quando l'utente è già impegnato in una chiamata. Selezionare la casella di controllo e scegliere di impostare il saluto predefinito o il saluto personalizzato.

    Per impostare i messaggi di saluto predefiniti, selezionare l'opzione Messaggio predefinito "occupato" .

    Per impostare i propri messaggi di saluto personalizzati, selezionare l'opzione Messaggio personalizzato e fare clic su Carica file per caricare il file audio (WAV) oppure fare clic su Registra messaggio per registrare il messaggio.

  • Invia chiamate alla casella vocale quando nessuno risponde: questa opzione inoltra le chiamate in arrivo alla casella vocale dopo un numero specificato di squilli. Selezionare la casella di controllo e il numero di squilli prima di riprodurre i messaggi di saluto dall'elenco a discesa. Puoi scegliere di impostare il messaggio di saluto predefinito o il messaggio di saluto personalizzato.

    Per impostare i messaggi di saluto predefiniti, selezionare l'opzione Messaggio predefinito "occupato" .

    Per impostare i propri messaggi di saluto personalizzati, selezionare l'opzione Messaggio personalizzato e fare clic su Carica file per caricare il file audio (WAV) oppure fare clic su Registra messaggio per registrare il messaggio.

Una volta caricato il file o registrato i messaggi di saluto, è possibile aggiornarlo selezionando Sostituisci file o registrando un altro messaggio. La registrazione di un nuovo messaggio o il caricamento di un nuovo file sostituiscono i messaggi di saluto precedenti.

Il file audio (WAV) deve essere 8Khz, 8 bit mono, CCITT µ-law, max 2 MB, formato file .wav.

Se si seleziona Invia tutte le chiamate alla casella vocale, non è possibile selezionare le altre due opzioni. È possibile scegliere di indirizzare la segreteria telefonica con entrambe le opzioni Invia chiamate alla segreteria telefonica quando la linea è occupata e Invia chiamate alla casella vocale quando nessuna opzione di risposta è selezionata insieme.

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Fai clic su Salva.

Reimpostazione/impostazione del PIN della casella vocale di un utente temporaneo

Se il PIN della casella vocale predefinito è abilitato per la tua organizzazione, puoi reimpostare il PIN della casella vocale di un utente. Per ulteriori informazioni su come impostare un PIN della casella vocale predefinito per la tua organizzazione, vedi Configurazione di un PIN della casella vocale predefinito per tutti i nuovi utenti.

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Per reimpostare un PIN casella vocale:

  • Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Utenti e seleziona l'utente per il quale desideri reimpostare il PIN della casella vocale.
  • Selezionare Chiamata , quindi scegliere Casella vocale da casella vocale, fax e lingua annuncio.
  • Abilitare l'interruttore della casella vocale e andare PIN casella vocale .
  • Fai clic su Reimposta PIN casella vocale.

    A questo punto, l'utente può accedere al relativo portale della casella vocale e inserire il PIN predefinito impostato per la tua organizzazione.

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Per impostare un codice di accesso temporaneo per l'utente:

  • Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Gestione > Utenti.
  • Scegli l'utente e passa a Calling , quindi seleziona il PIN della casella vocale.
  • Imposta un codice di accesso temporaneo per l'accesso alla casella vocale in Crea nuovo codice di accesso temporaneo.
    • Il codice di accesso deve essere composto da 6 a 30 cifre.
    • Non può contenere 5 o più cifre ripetute.
    • Non possono essere schemi ripetuti.
    • Non può contenere 4 cifre consecutive in una riga.
    • Non può contenere alcuna parte del tuo numero di telefono o interno.
  • Conferma il codice di accesso in `Conferma nuovo codice di accesso temporaneo.
  • Fare clic su Salva.
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Per impostare un codice di accesso temporaneo per le linee virtuali:

  • Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Servizi → Chiamata e seleziona Linee virtuali.
  • Scegli l'utente e seleziona la scheda Chiamata .
  • Imposta un codice di accesso temporaneo per l'accesso alla casella vocale in Crea nuovo codice di accesso temporaneo.
    • Il codice di accesso deve essere composto da 6 a 30 cifre.
    • Non può contenere 5 o più cifre ripetute.
    • Non possono essere schemi ripetuti.
    • Non può contenere 4 cifre consecutive in una riga.
    • Non può contenere alcuna parte del tuo numero di telefono o interno.
  • Conferma il codice di accesso in `Conferma nuovo codice di accesso temporaneo.
  • Fare clic su Save (Salva)

    Gli utenti possono anche reimpostare il PIN della segreteria telefonica in https://settings.webex.com base ai criteri specificati a livello di organizzazione. Per queste istruzioni, vedi Impostazione di un PIN della casella vocale (Webex Calling).

Abilita le notifiche della casella vocale per un utente

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Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Utenti e seleziona l'utente per il quale desideri abilitare le notifiche della casella vocale.

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Selezionare Chiamata , quindi scegliere Casella vocale da casella vocale, fax e lingua annuncio.

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Attiva Ricevi notifiche casella vocale e seleziona una delle seguenti opzioni:

  • Via e-mail: selezionare questa opzione e inserire l'indirizzo e-mail per inviare la notifica.

  • Tramite SMS: selezionare questa opzione, immettere il numero di telefono per inviare la notifica, quindi selezionare il provider di rete nel menu a discesa.

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Fai clic su Salva.

Gestire lo storage dei messaggi della segreteria telefonica di un utente

È possibile specificare dove gli utenti possono accedere alla casella vocale sul telefono: nel portale utente Impostazioni Webex o a un indirizzo e-mail specificato come file .tiff .

Se la posizione assegnata all'utente dispone della trascrizione della casella vocale abilitata e si desidera che l'utente riceva le trascrizioni dei messaggi, inviare un'e-mail a una copia del messaggio e selezionare Utilizza l'opzione della cassetta postale interna. Per informazioni dettagliate sull'attivazione della trascrizione della segreteria telefonica per la propria posizione, vedere Abilitazione o disabilitazione della trascrizione della segreteria telefonica per una posizione.

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Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Utenti e seleziona l'utente per il quale desideri configurare lo storage dei messaggi della casella vocale.

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Selezionare Chiamata , quindi scegliere Casella vocale da casella vocale, fax e lingua annuncio.

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Andare a Storage messaggie selezionare una delle seguenti opzioni:

  • Usa cassetta postale interna: gli utenti accedono ai messaggi dal proprio telefono o dal Portale utente Calling. Seleziona Usa indicatore nuovo messaggio sul telefono per abilitare l'indicatore.

    Se la posizione assegnata all'utente dispone della trascrizione della casella vocale, è necessario selezionare l'opzione Usa cassetta postale interna per fare in modo che l'utente riceva la trascrizione della segreteria telefonica abilitata.

    La cassetta postale interna presenta le seguenti limitazioni di storage:

    • Limite messaggio singolo di 10 minuti

    • Limite totale cassetta postale di 100 minuti

  • Usa cassetta postale esterna: tutti i messaggi vocali degli utenti vengono inviati a un indirizzo e-mail specificato. In questo modo, viene disabilitato l'accesso ai messaggi della casella vocale dal telefono degli utenti, dall'app desktop o dal portale utente Impostazioni Webex. Se questa opzione è selezionata, i messaggi vocali non vengono trascritti.

Questa opzione potrebbe non essere disponibile se l'inoltro della casella vocale è disabilitato.

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Fai clic su Salva.

Configurare impostazioni aggiuntive della casella vocale per un utente

È possibile configurare queste impostazioni aggiuntive con altre impostazioni della casella vocale per gli utenti in Control Hub.
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Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Utenti e seleziona l'utente per il quale desideri abilitare le impostazioni aggiuntive della casella vocale.

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Selezionare Chiamata , quindi scegliere Casella vocale da casella vocale, fax e lingua annuncio.

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Attivare l'interruttore della casella vocale.

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Andare a Impostazioni aggiuntivee scegliere una o entrambe le opzioni seguenti:

  • Selezionare la casella di controllo Trasferisci a '0' a un altro numero di telefono e inserire il numero di telefono a cui verranno trasferiti i chiamanti.

    Se si seleziona questa opzione, accertarsi che il messaggio di apertura della casella vocale informi che premendo '0' verranno trasferiti.

  • Selezionare la casella di controllo Invia via e-mail una copia del messaggio della segreteria telefonica, quindi inserire l'indirizzo e-mail al quale verrà inviata la registrazione di tutti i messaggi di segreteria telefonica.

Questa opzione potrebbe non essere disponibile se l'inoltro della casella vocale è disabilitato.

Se per la posizione assegnata all'utente è abilitata la trascrizione della casella vocale, selezionare Invia e-mail a copia dell'opzione del messaggio che consente all'utente di ricevere le trascrizioni delle caselle vocali.

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Fai clic su Salva.

Configurare le impostazioni di messaggistica fax per un utente

La messaggistica fax consente all'utente di ricevere direttamente i fax in entrata dal relativo servizio di casella vocale.

Operazioni preliminari

Considerare questi puntatori prima di configurare questa funzione:

  • I fax vengono raccolti dalla piattaforma di Webex Calling e memorizzati in un'area di storage condivisa insieme ai messaggi di casella vocale. La capacità di storage è 100 minuti di casella vocale o 1000 pagine di messaggi fax. Accertarsi che gli utenti siano a conoscenza dello spazio disponibile e devono allocare spazio per i nuovi messaggi fax e archiviare in modo intelligente.

  • I messaggi fax vengono memorizzati per un periodo di tempo illimitato.

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Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Utenti e seleziona l'utente per il quale desideri abilitare la messaggistica fax.

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Selezionare Chiamata , quindi scegliere Casella vocale da casella vocale, fax e lingua annuncio.

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Attiva Messaggistica fax per abilitare la funzione.

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Dall'elenco a discesa, seleziona il numero di telefono assegnato ai messaggi fax.

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Inserisci un Interno se necessario.

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Fai clic su Salva.

Abilita trascrizione della segreteria telefonica per un utente

Con la trascrizione della casella vocale, l'utente riceve un messaggio e-mail con la trascrizione della casella vocale nel corpo del messaggio e -mail. File WAV come allegato della casella vocale.

Per un utente la trascrizione della segreteria telefonica, si applicano le seguenti condizioni:

  • Abilita la trascrizione della segreteria telefonica per la posizione dell'utente. Per informazioni, vedere Trascrizione della segreteria telefonica per Webex Calling.

  • Seleziona Invia una copia del messaggio via e-mail e Usa cassetta postale interna nell'area delle impostazioni della casella vocale dell'utente del profilo Chiamata .

Un utente può anche configurare tutte le impostazioni della casella vocale in proprio nel portale utente Impostazioni Webex. Per ulteriori informazioni, vedi: Configurare le impostazioni della casella vocale. Qualsiasi modifica apportata a queste impostazioni dall'utente verrà riflessa sia nel portale utente delle impostazioni Webex che in Control Hub.