Configurar los ajustes de la organización para el correo de voz

Antes de comenzar a administrar los ajustes del correo de voz de los usuarios, primero debe configurar los ajustes de su organización. Estas configuraciones determinan los ajustes del buzón de voz de los usuarios que puedes establecer.

  1. Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com, seleccione Llamadas en Servicios.

  2. Seleccione Configuración del servicio y busque el panel del correo de voz.

La configuración de la extensión en el portal de voz es un requisito previo para configurar los buzones de voz. Consulte Configurar portales de voz para Webex Calling en Control Hub para obtener más detalles.

Puede configurar lo siguiente:

Reenvío de correo de voz

Cuando está habilitada, la configuración permite a los usuarios reenviar un mensaje de correo de voz a la extensión o número de otros usuarios. Si esta opción está deshabilitada, prohíbe que el usuario reenvie mensajes de correo de voz, utilice un buzón externo o envíe una copia del mensaje de correo de voz a una dirección de correo electrónico especificada.

  • Para habilitar esta configuración, haga clic en el conmutador.

Eliminación del correo de voz

Los mensajes de voz con más de 180 días de antigüedad se archivan automáticamente. Si necesita acceder a los mensajes de voz archivados, deberá enviar una solicitud de servicio a Cisco.

El borrado del buzón de voz permite establecer condiciones para los mensajes caducados. Cuando está activada, los administradores pueden especificar el plazo de caducidad de los mensajes. Puede introducir los días (1-180) en el campo correspondiente. Los administradores también pueden establecer condiciones para la eliminación de mensajes.

Puede habilitar lo siguiente:

  • Borrado Permisivo-Esto mantiene todos los mensajes de voz no leídos y borra aquellos mensajes de voz que han caducado cuando un usuario accede a su buzón.

  • Borrado Estricto-Esto borra todos los mensajes de voz leídos y no leídos basándose en el tiempo establecido.

  • Para habilitar esta configuración, haga clic en el conmutador y elija la configuración adecuada.

Contraseña del correo de voz

Cuando está habilitada, la configuración le permite crear un marco de tiempo en el que una persona tiene que cambiar su contraseña y con qué frecuencia puede cambiar su contraseña nuevamente (una vez que se cambia):

  • Puede establecer el número mínimo de días (1-7) en los que el usuario puede cambiar una contraseña cuando está activada. Cuando la alternancia está desactivada, pueden cambiar su contraseña varias veces el mismo día.

    Webex Calling impide que el usuario pueda configurar una de las contraseñas más antiguas, lo que hace que la contraseña de los usuarios sea más segura.

  • Puede establecer la cantidad de días en los que caduca una contraseña (entre 15 y 180) cuando se habilita. Cuando la alternancia está desactivada, la contraseña nunca caduca.

    Esta función también amplía el historial de contraseñas 10-24. Es decir, puede almacenar las últimas 24 contraseñas de cada usuario e impedir que este vuelva a utilizar una de estas contraseñas almacenadas.

  • Para habilitar esta configuración, haga clic en el conmutador y defina las configuraciones adecuadas.

Habilitar el correo de voz para un usuario

Si tiene el reenvío de llamadas habilitado, esos ajustes de reenvío de llamadas anulan los ajustes del correo de voz que configuró.

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Desde la vista del cliente en , https://admin.webex.com vaya a Usuarios y seleccione el usuario al que desea habilitar el correo de voz.

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Seleccione Llamadas y luego elija Correo de voz desde Correo de voz, Fax e idioma de aviso.

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Active el conmutador del correo de voz, y elija cualquiera de los ajustes que quiera habilitar.

Es posible que algunas características del correo de voz no estén disponibles debido a los ajustes de la organización establecidos.

¿Quiere saber cómo está? Vea este vídeo de demostración sobre cómo gestionar la configuración del buzón de voz de un usuario en Control Hub.

Enviar llamadas de un usuario al correo de voz

Configure estos ajustes del correo de voz para dirigir llamadas entrantes al correo de voz de los usuarios.
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Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com vaya a Usuarios y seleccione el usuario para el que desea habilitar el correo de voz.

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Seleccione Llamadas y luego elija Correo de voz desde Correo de voz, Fax e idioma de aviso.

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Active la alternancia de correo de voz y seleccione las siguientes opciones en Enviar llamadas al correo de voz:

  • Enviar todas las llamadas al buzón de voz-Esta opción reenvía todas las llamadas al buzón de voz.
  • Enviar llamadas al buzón de voz cuando la línea está ocupada -Esta opción reenvía las llamadas al buzón de voz cuando el usuario ya está atendiendo una llamada. Seleccione la casilla de verificación y elija configurar el saludo predeterminado o el saludo personalizado.

    Para establecer saludos predeterminados, seleccione la opción Mensaje "ocupado" predeterminado .

    Para configurar sus propios saludos personalizados, seleccione la opción Mensaje personalizado y haga clic en Cargar archivo para cargar su archivo de audio (WAV) o haga clic en Grabar mensaje para grabar el mensaje.

  • Enviar llamadas al buzón de voz cuando nadie contesta-Esta opción reenvía las llamadas entrantes al buzón de voz después de un número determinado de timbres. Seleccione la casilla de verificación y el número de timbres antes de reproducir los saludos en la lista desplegable. Puede elegir entre configurar un saludo predeterminado o un saludo personalizado.

    Para establecer saludos predeterminados, seleccione la opción Mensaje "ocupado" predeterminado .

    Para configurar sus propios saludos personalizados, seleccione la opción Mensaje personalizado y haga clic en Cargar archivo para cargar su archivo de audio (WAV) o haga clic en Grabar mensaje para grabar el mensaje.

Una vez que hayas cargado el archivo o grabado los saludos, puedes actualizarlo seleccionando Replace File o grabando otro mensaje. La grabación de un nuevo mensaje o la carga de un nuevo archivo anula los saludos anteriores.

El archivo de audio (WAV) debe ser de 8Khz, 8-bit mono, CCITT µ-law, 2MB máximo, formato de archivo .wav.

Si selecciona Enviar todas las llamadas al buzón de voz, no podrá seleccionar las otras dos opciones. Puede optar por dirigir al correo de voz con Enviar llamadas al correo de voz cuando la línea está ocupada y Enviar llamadas al correo de voz cuando no se selecciona ninguna opción de respuestas juntas.

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Haga clic en Guardar.

Restablecer/configurar el PIN del buzón de voz de un usuario temporal

Si el PIN de correo de voz predeterminado está habilitado para su organización, puede restablecer el PIN de correo de voz de un usuario. Para obtener más información acerca de cómo configurar un PIN de correo de voz predeterminado para su organización, consulte Configurar un PIN de correo de voz predeterminado para todos los usuarios nuevos.

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Para restablecer un PIN de buzón de voz:

  • Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com, vaya a Usuarios y seleccione el usuario para el que desea restablecer el PIN de correo de voz.
  • Seleccione Llamadas y luego elija Correo de voz desde Correo de voz, Fax e idioma de aviso.
  • Habilite el conmutador del correo de voz y vaya a PIN de correo de voz.
  • Haga clic en Restablecer PIN de correo de voz.

    Ahora el usuario puede iniciar sesión en su portal de correo de voz e introducir el PIN predeterminado configurado para su organización.

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Para establecer un código de acceso temporal para el usuario:

  • Desde la vista de cliente en https://admin.webex.com, vaya a Gestión > Usuarios.
  • Seleccione el usuario y navegue hasta Llamando a y, a continuación, seleccione el PIN del buzón de voz.
  • Establezca un código de acceso temporal para acceder al buzón de voz en Crear nuevo código de acceso temporal.
    • El código de acceso debe tener entre 6 y 30 dígitos.
    • No puede contener 5 o más dígitos repetidos.
    • No se pueden repetir patrones.
    • No puede contener 4 dígitos consecutivos seguidos.
    • No puede contener ninguna parte de su número de teléfono o extensión.
  • Confirme el código de acceso en `Confirme el nuevo código de acceso temporal.
  • Haga clic en Guardar.
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Para establecer un código de acceso temporal para líneas virtuales:

  • Desde la vista de cliente en https://admin.webex.com, vaya a Servicios → Llamadas y seleccione Líneas virtuales.
  • Elija el Usuario y seleccione la pestaña Calling .
  • Establezca un código de acceso temporal para acceder al buzón de voz en Cree un nuevo código de acceso temporal.
    • El código de acceso debe tener entre 6 y 30 dígitos.
    • No puede contener 5 o más dígitos repetidos.
    • No se pueden repetir patrones.
    • No puede contener 4 dígitos consecutivos seguidos.
    • No puede contener ninguna parte de su número de teléfono o extensión.
  • Confirme el código de acceso en `Confirme el nuevo código de acceso temporal.
  • Haga clic en Guardar

    Los usuarios también pueden restablecer su PIN de correo de voz https://settings.webex.com en siguiendo los criterios especificados establecidos en el nivel de la organización. Para obtener estas instrucciones, consulte Establecer un PIN de correo de voz (Webex Calling).

Habilitar notificaciones de correo de voz para un usuario

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Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com vaya a Usuarios y seleccione el usuario para el que desea habilitar las notificaciones.

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Seleccione Llamadas y luego elija Correo de voz desde Correo de voz, Fax e idioma de aviso.

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Active Recibir notificaciones del buzón de voz y seleccione una de las siguientes opciones:

  • Por correo electrónico-Seleccione esta opción e introduzca la dirección de correo electrónico para enviar la notificación.

  • Vía texto-Seleccione esta opción, introduzca el número de teléfono al que desea enviar la notificación y, a continuación, seleccione el proveedor de red en el menú desplegable.

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Haga clic en Guardar.

Administrar el almacenamiento de mensajes de correo de voz de un usuario

Puede especificar dónde pueden acceder los usuarios a su buzón de voz en su teléfono: en el portal de usuario Configuración de Webex o a una dirección de correo electrónico especificada como archivo .tiff .

Si la ubicación asignada al usuario tiene habilitada la transcripción del correo de voz y le gustaría que el usuario recibiera transcripciones del correo de voz, envíe una copia del mensaje por correo electrónico y seleccione la opción Usar la casilla de correo interna. Para obtener detalles sobre la activación de la transcripción del correo de voz para su ubicación, consulte Habilitar o deshabilitar la transcripción del correo de voz para una ubicación.

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Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com, vaya a Usuarios y seleccione el usuario para el que desea configurar el almacenamiento de mensajes de correo de voz.

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Seleccione Llamadas y luego elija Correo de voz desde Correo de voz, Fax e idioma de aviso.

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Vaya a Almacenamiento demensajes y seleccione una de las siguientes opciones:

  • Utilizar el buzón interno-Los usuarios acceden a sus mensajes desde su teléfono o desde el Portal del usuario que llama. Seleccione Usar el indicador de mensaje nuevo en el teléfono para habilitar el indicador.

    Si la ubicación asignada al usuario tiene transcripción de correo de voz, debe seleccionarse usar buzón interno para que este usuario reciba una transcripción del correo de voz que esté habilitada.

    El buzón interno tiene las siguientes limitaciones de almacenamiento:

    • - Límite de un solo mensaje de 10 minutos.

    • - Límite total del buzón de 100 minutos.

  • Utilizar buzón externo-Los usuarios tienen todos sus mensajes de voz que se envían a un correo electrónico especificado. Esto desactiva el acceso a los mensajes del buzón de voz desde el teléfono de los usuarios, la aplicación de escritorio o el portal de usuario Configuración de Webex. Si esta opción está activada, los correos de voz no se transcribirán.

Es posible que esta opción no esté disponible si está desactivado el reenvío del correo de voz.

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Haga clic en Guardar.

Configurar ajustes adicionales del correo de voz para un usuario

Estos ajustes adicionales se pueden configurar con otros ajustes del correo de voz para los usuarios en Control Hub.
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Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com vaya a Usuarios y seleccione el usuario para el que desea habilitar los ajustes adicionales del correo de voz.

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Seleccione Llamadas y luego elija Correo de voz desde Correo de voz, Fax e idioma de aviso.

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Active el conmutador del correo de voz.

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Vaya a Configuración adicionaly elija una de las siguientes acciones o ambas:

  • Seleccione la casilla de verificación Transferir a '0' a otro número de teléfono e introduzca el número de teléfono al que se transferirán las personas que llaman.

    Si selecciona esta opción, asegúrese de que su saludo de correo de voz informe a las personas que llaman que presionar '0' los transferirá.

  • Seleccione la casilla de verificación Enviar por correo electrónico una copia del mensaje de correo de voz e introduzca la dirección de correo electrónico a la que se enviará la grabación de todos los correos de voz.

Es posible que esta opción no esté disponible si está desactivado el reenvío del correo de voz.

Si la ubicación asignada al usuario tiene habilitada la transcripción del correo de voz, seleccione Enviar por correo electrónico una copia de la opción de mensaje para que el usuario reciba transcripciones del correo de voz.

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Haga clic en Guardar.

Configurar los ajustes de los mensajes de fax para un usuario

La mensajería de fax permite a los usuarios recibir faxes entrantes directos desde el servicio de correo de voz.

Antes de comenzar

Tenga en cuenta estos punteros antes de configurar esta característica:

  • Los faxes son recopilados por la Webex Calling móvil y se almacenan en un área de almacenamiento compartida junto con los mensajes de correo de voz. La capacidad de almacenamiento es de 100 minutos de correo de voz o de 1000 páginas de mensajes de fax. Asegúrese de que los usuarios estén al tanto del espacio disponible, y deba asignar espacio para nuevos mensajes de fax y archivar con inteligencia.

  • Los mensajes de fax se almacenan durante un período de tiempo ilimitado.

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Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com vaya a Usuarios y seleccione el usuario para el que desea habilitar la mensajería de fax.

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Seleccione Llamadas y luego elija Correo de voz desde Correo de voz, Fax e idioma de aviso.

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Active Mensajería de fax para habilitar la característica.

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En el menú desplegable, seleccione el número de teléfono asignado para la mensajería de fax.

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Introduzca una Extensión, de ser necesario.

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Haga clic en Guardar.

Habilitar transcripción del correo de voz para un usuario

Con la transcripción del correo de voz , el usuario recibe un correo electrónico con la transcripción del correo de voz en el cuerpo del correo electrónico y . Archivo WAV como archivo adjunto de correo de voz.

Para un usuario que tenga transcripción del correo de voz, se aplican las siguientes condiciones:

  • Habilite la transcripción del correo de voz para la ubicación del usuario. Para obtener ayuda, consulte Transcripción del correo de voz para Webex Calling.

  • Seleccione Enviar por correo electrónico una copia del mensaje y Utilizar buzón interno en el área de configuración del buzón de voz del usuario del perfil Llamando a .

Un usuario también puede configurar todos los ajustes del buzón de voz por su cuenta en el portal de usuario Configuración de Webex. Para obtener más información, consulte lo siguiente: Configura tu buzón de voz. Cualquier cambio realizado en estos ajustes por el usuario se reflejará tanto en el portal de usuario de Ajustes Webex como en Control Hub.