Configurer les paramètres d’organisation pour la messagerie vocale

Avant de commencer à gérer les paramètres de la messagerie vocale des utilisateurs, vous devez tout d’abord configurer vos paramètres organisationnels. Ces configurations déterminent les paramètres de messagerie vocale des utilisateurs que vous pouvez configurer.

  1. À partir de l’affichage du client https://admin.webex.comdans , sélectionnez Appel sous Services.

  2. Sélectionnez Paramètres du service et recherchez le panneau de messagerie vocale.

La configuration du numéro de poste sur le portail vocal est une condition préalable pour configurer les messages vocaux. Voir Configurer les portails vocaux pour Webex Calling dans Control Hub pour plus d’informations.

Vous pouvez configurer les configurations suivantes :

Forwarding de la messagerie vocale

Lorsqu’ils sont activés, les paramètres permettent aux utilisateurs de faire suivre un message vocal vers le numéro ou l’extension d’un autre utilisateur. Si elle est désactivée, cela interdit à l’utilisateur de transmettre des messages vocaux, en utilisant une boite aux lettres externe, ou d’envoyer une copie du message vocal à une adresse électronique spécifiée.

  • Pour activer ce paramètre, cliquez sur le bouton de bascule.

Suppression de la messagerie vocale

Les messages vocaux de plus de 180 jours sont archivés automatiquement. Si vous avez besoin d’accéder aux messages vocaux archivés, il vous est demandé d’effectuer une demande de service auprès de Cisco.

La suppression de la messagerie vocale vous permet de définir des conditions pour les messages qui ont expiré. Lorsque cette option est activée, les administrateurs peuvent spécifier la période d’expiration des messages. Vous pouvez saisir les jours (1 à 180) dans le champ fourni. Les administrateurs peuvent également définir des conditions pour la suppression des messages.

Vous pouvez activer ce qui suit :

  • Suppression permissive—Ceci garde tous les messages vocaux non lus et supprime les messages vocaux qui ont expiré lorsqu'un utilisateur accède à sa boîte aux lettres.

  • Suppression stricte—Ceci supprime tous les messages vocaux lus et non lus en fonction de la période que vous avez définie.

  • Pour activer ce paramètre, cliquez sur le bouton de bascule et choisissez la configuration appropriée.

Code d’accès de la messagerie vocale

Lorsqu’ils sont activés, les paramètres vous permettent de créer une période dans laquelle une personne doit modifier son code d’accès et à quelle fréquence elle peut à nouveau changer son mot de passe (une fois qu’il a été modifié) :

  • Vous pouvez définir le nombre minimum de jours (1 à 7) pendant lesquels un code d'accès peut être modifié par l'utilisateur lorsqu'il est activé. Lorsque le basculement est éteint, ils peuvent changer leur mot de passe plusieurs fois sur le même jour.

    Webex Calling empêche l’utilisateur de définir l’un des anciens codes d’accès pour que le code d’accès de l’utilisateur soit plus sécurisé

  • Vous pouvez configurer le nombre de jours pendant lesquels un code passe expire (entre 15 et 180) lorsqu’il est activé. Lorsque le basculement est éteint, le code d’accès n’expire jamais.

    Cette fonctionnalité étend également l’historique des codes 10 à 24. Autrement dit, il peut stocker les 24 derniers codes d’accès de chaque utilisateur et empêcher l’utilisateur d’utiliser l’un de ces codes-passe stockés.

  • Pour activer ce paramètre, cliquez sur le bouton de bascule et définissez les configurations appropriées.

Activer la messagerie vocale pour un utilisateur

Si le renvoi d’appel est activé, les paramètres du renvoi d’appel remplacent les paramètres de la messagerie vocale que vous avez configurés.

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À partir de l’affichage du client https://admin.webex.com dans , allez à Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez activer la messagerie vocale.

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Sélectionnez Appel et choisissez Messagerie vocale à partir de la messagerie vocale, fax et langue d’annonce.

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Activez le basculement de la messagerie vocale et choisissez l’un des paramètres que vous souhaitez activer.

Certaines fonctionnalités de messagerie vocale peuvent être indisponibles en raison des paramètres organisationaux réglés.

Vous voulez voir comment c'est fait ? Regardez cette démonstration vidéo sur la façon de gérer les paramètres de messagerie vocale pour un utilisateur dans Control Hub.

Envoyer les appels d’un utilisateur vers la messagerie vocale

Configurez ces paramètres de messagerie vocale pour diriger les appels entrants vers la messagerie vocale des utilisateurs.
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À partir de l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez activer la messagerie vocale.

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Sélectionnez Appel et choisissez Messagerie vocale à partir de la messagerie vocale, fax et langue d’annonce.

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Activer le basculement de la messagerie vocale et sélectionnez les options suivantes sous Envoyer des appels à la messagerie vocale:

  • Envoyer tous les appels vers la messagerie vocale—Cette option transfère tous les appels vers la messagerie vocale.
  • Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque la ligne est occupée—Cette option transfère les appels vers la messagerie vocale lorsque l'utilisateur est déjà en communication. Cochez la case et choisissez de configurer un message d'accueil par défaut ou personnalisé.

    Pour définir les messages d'accueil par défaut, sélectionnez l'option Message « occupé » par défaut .

    Pour définir vos propres messages d'accueil personnalisés, sélectionnez l'option Message personnalisé et cliquez sur Télécharger le fichier pour télécharger votre fichier audio (WAV) ou cliquez sur Enregistrer le message pour enregistrer le message.

  • Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque personne ne répond—Cette option transfère les appels entrants vers la messagerie vocale après un nombre spécifié de sonneries. Cochez la case et le nombre de sonneries avant de lire les messages d'accueil dans la liste déroulante. Vous pouvez choisir de configurer un message d'accueil par défaut ou un message d'accueil personnalisé.

    Pour définir les messages d'accueil par défaut, sélectionnez l'option Message « occupé » par défaut .

    Pour définir vos propres messages d'accueil personnalisés, sélectionnez l'option Message personnalisé et cliquez sur Télécharger le fichier pour télécharger votre fichier audio (WAV) ou cliquez sur Enregistrer le message pour enregistrer le message.

Une fois que vous avez téléchargé le fichier ou enregistré les messages d'accueil, vous pouvez le mettre à jour en sélectionnant Remplacer le fichier ou en enregistrant un autre message. L'enregistrement d'un nouveau message ou le chargement d'un nouveau fichier remplace les messages d'accueil précédents.

Le fichier audio (WAV) doit être 8Khz, 8 bits mono, CCITT µ-law, 2 Mo max, format de fichier .wav.

Si vous sélectionnez Envoyer tous les appels vers la messagerie vocale, vous ne pouvez pas sélectionner les deux autres options. Vous pouvez choisir de diriger vers la messagerie vocale avec à la fois envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsque la ligne est occupée et Envoyer les appels vers la messagerie vocale lorsqu’aucune option de réponse n’est sélectionnée ensemble.

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Cliquez sur Enregistrer.

Réinitialiser/configurer le code PIN de la messagerie vocale d’un utilisateur temporaire

Si le code PIN par défaut de la messagerie vocale est activé pour votre entreprise, vous pouvez réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale d’un utilisateur. Pour plus d’informations sur la configuration d’un code PIN de messagerie vocale par défaut pour votre entreprise, voir Configurer un code PIN de messagerie vocale par défaut pour tous les nouveaux utilisateurs.

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Pour réinitialiser un code PIN de messagerie vocale :

  • Dans l'affichage du client dans https://admin.webex.com, cliquez sur Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur dont vous souhaitez réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale.
  • Sélectionnez Appel et choisissez Messagerie vocale à partir de la messagerie vocale, fax et langue d’annonce.
  • Activez le basculement de la messagerie vocale, puis allez à PIN de la messagerie vocale.
  • Cliquez sur Réinitialiser le code PIN de la messagerie vocale.

    L’utilisateur peut maintenant se connecter à son portail de messagerie vocale et saisir le code PIN par défaut configuré pour votre entreprise.

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Pour définir un code d'accès temporaire pour l'utilisateur :

  • À partir de la vue client de https://admin.webex.com, accédez à Gestion > Utilisateurs.
  • Choisissez l’utilisateur et accédez à Calling , puis sélectionnez le code PIN de la messagerie vocale.
  • Définissez un code d’accès temporaire pour l’accès à la messagerie vocale dans Créer un nouveau code d’accès temporaire.
    • Le code d’accès doit comporter entre 6 et 30 chiffres.
    • Ne peut pas contenir 5 chiffres répétés ou plus.
    • Ne peut pas être des modèles répétés.
    • Ne peut pas contenir 4 chiffres consécutifs dans une ligne.
    • Ne peut contenir aucune partie de votre numéro de téléphone ou de votre poste.
  • Confirmez le code d'accès dans le champ `Confirmer le nouveau code d'accès temporaire.
  • Cliquez sur Enregistrer.
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Pour définir un code d'accès temporaire pour les lignes virtuelles :

  • À partir de l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services → Calling et sélectionnez Virtual Lines.
  • Choisissez l’utilisateur et sélectionnez l’onglet Appel .
  • Définissez un code d'accès temporaire pour l'accès à la messagerie vocale dans Créer un nouveau code d'accès temporaire.
    • Le code d’accès doit comporter entre 6 et 30 chiffres.
    • Ne peut pas contenir 5 chiffres répétés ou plus.
    • Ne peut pas être des modèles répétés.
    • Ne peut pas contenir 4 chiffres consécutifs dans une ligne.
    • Ne peut contenir aucune partie de votre numéro de téléphone ou de votre poste.
  • Confirmez le code d'accès dans le champ `Confirmer le nouveau code d'accès temporaire.
  • Cliquez sur Enregistrer

    Les utilisateurs peuvent également réinitialiser leur CODE PIN de messagerie vocale https://settings.webex.com en suivant les critères spécifiés au niveau de l’organisation. Pour ces instructions, voir Configurer le code PIN de la messagerie vocale (Webex Calling).

Activer les notifications de messagerie vocale pour un utilisateur

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Dans l'affichage du client dans https://admin.webex.com, cliquez sur Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez activer les notifications de messagerie vocale.

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Sélectionnez Appel et choisissez Messagerie vocale à partir de la messagerie vocale, fax et langue d’annonce.

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Activez Recevoir les notifications de la messagerie vocale et sélectionnez l'une des options suivantes :

  • Par e-mail—Sélectionnez cette option et saisissez l'adresse e-mail pour envoyer la notification.

  • Par texte—Sélectionnez cette option, saisissez le numéro de téléphone pour envoyer la notification, puis sélectionnez le fournisseur de réseau dans le menu déroulant.

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Cliquez sur Enregistrer.

Gérer l’espace de stockage des messages vocaux d’un utilisateur

Vous pouvez spécifier où les utilisateurs peuvent accéder à leur messagerie vocale sur leur téléphone—Dans le portail utilisateur des paramètres Webex ou à une adresse électronique spécifiée sous forme de fichier .tiff .

Si l’emplacement attribué à l’utilisateur a la transcription de la messagerie vocale activée et que vous souhaitez que l’utilisateur reçoie des transcriptions de la messagerie vocale, envoyez une copie du message par courrier électronique et sélectionnez Utiliser l’option de boîte de messagerie interne. Pour en savoir plus sur l’activer la transcription de la messagerie vocale pour votre emplacement, voir Activer ou désactiver la transcription de la messagerie vocale pour un emplacement.

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À partir de l'affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez configurer le stockage des messages vocaux.

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Sélectionnez Appel et choisissez Messagerie vocale à partir de la messagerie vocale, fax et langue d’annonce.

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Allez à Stockage de messageset sélectionnez l’une des options suivantes :

  • Utiliser une boîte aux lettres interne—Les utilisateurs accèdent à leurs messages à partir de leur téléphone ou du portail des utilisateurs appelants. sélectionnes Utiliser l’indicateur de nouveau message sur le téléphone pour activer l’indicateur.

    Si l’emplacement attribué à l’utilisateur a une transcription de la messagerie vocale, l’utilisation de la boîte aux lettres interne doit être sélectionnée pour que cet utilisateur reçoie la transcription de la messagerie vocale qui est activée.

    La boîte aux lettres interne a les limites de stockage suivantes :

    • limite de 10 minutes par message

    • limite totale de la boîte aux lettres de 100 minutes

  • Utiliser une boîte aux lettres externe—Les utilisateurs ont tous leurs messages vocaux qui sont envoyés à un courrier électronique spécifié. Ceci désactive l’accès aux messages vocaux à partir du téléphone des utilisateurs, de l’application de bureau ou du portail utilisateur des paramètres Webex. Si cette option est sélectionnée, les messages vocaux ne sont pas transcrits.

Cette option peut être indisponible si le forwarding de la messagerie vocale est désactivé.

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Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les paramètres de messagerie vocale supplémentaire pour un utilisateur

Ces paramètres supplémentaires peuvent être configurés avec d’autres paramètres de messagerie vocale pour les utilisateurs dans Control Hub.
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À partir de l’affichage du client dans https://admin.webex.com, cliquez sur Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez activer des paramètres supplémentaires de messagerie vocale.

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Sélectionnez Appel et choisissez Messagerie vocale à partir de la messagerie vocale, fax et langue d’annonce.

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Activer le basculement de la messagerie vocale.

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Allez dans Paramètres supplémentaires, puis choisissez l’une ou les deux des listes suivantes :

  • Cochez la case Transférer vers « 0 » vers un autre numéro de téléphone et entrez le numéro de téléphone vers lequel les appelants seront transférés.

    Si vous sélectionnez cette option, assurez-vous que votre messagerie vocale de bienvenue informe les appelants que les transferts seront transférés en appuyant sur « 0 ».

  • Cochez la case Envoyer une copie du message vocal par courrier électronique et entrez l’adresse électronique à laquelle l’enregistrement de tous les messages vocaux sera envoyé.

Cette option n’est peut-être pas disponible, si le forwarding de la messagerie vocale est désactivé.

Si l’emplacement attribué à l’utilisateur a la transcription de la messagerie vocale activée, sélectionnez Envoyer une copie par courrier électronique de l’option de message à l’utilisateur pour recevoir les transcriptions de la messagerie vocale.

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Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les paramètres de messagerie fax pour un utilisateur

La messagerie par télécopie permet à un utilisateur de recevoir directement des télécopies entrantes à partir de son service de messagerie vocale.

Avant de commencer

Considérez ces pointeurs avant de configurer cette fonctionnalité :

  • Les fax sont collectées par la plateforme Webex Calling et stockés dans une zone de stockage partagé en même temps que les messages vocaux. La capacité de stockage est de 100 minutes de messagerie vocale, ou 1 000 pages de messages fax. Assurez-vous que les utilisateurs sont au courant de l’espace disponible et doivent allouer de l’espace pour les nouveaux messages fax et archiver à bon 7.

  • Les messages par télécopie sont stockés pour une durée illimitée.

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À partir de l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Utilisateurs et sélectionnez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez activer la messagerie par télécopie.

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Sélectionnez Appel et choisissez Messagerie vocale à partir de la messagerie vocale, fax et langue d’annonce.

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Activez Messagerie par télécopie pour activer la fonction.

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Dans la liste déroulante, sélectionnez le numéro de téléphone attribué à la messagerie par télécopie.

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Saisissez un numéro de poste, si nécessaire.

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Cliquez sur Enregistrer.

Activer la transcription de la messagerie vocale pour un utilisateur

Avec la transcription de la messagerie vocale, l’utilisateur reçoit un courrier électronique avec la transcription de la messagerie vocale dans le corps du courrier électronique et . Fichier WAV en tant que pièce jointe de messagerie vocale.

Pour qu’un utilisateur a une transcription de la messagerie vocale, les conditions suivantes s’appliquent :

  • Activer la transcription de la messagerie vocale pour l’emplacement de l’utilisateur. Pour obtenir de l’aide , voir Transcription de la messagerie vocale pour Webex Calling.

  • Sélectionnez Envoyer une copie du message par courrier électronique et Utiliser la boîte aux lettres interne dans la zone de paramètres de messagerie vocale de l’utilisateur du profil Appelant .

Un utilisateur peut également configurer lui-même tous les paramètres de messagerie vocale dans le portail utilisateur des paramètres Webex. Pour plus d’informations, voir : Configurez vos paramètres de messagerie vocale. Toute modification apportée à ces paramètres par l’utilisateur sera répercutée à la fois dans le portail utilisateur des paramètres Webex et dans le Control Hub.