Voicemailinstellingen configureren en beheren voor een Webex Calling -gebruiker

Organisatorische instellingen voor voicemail configureren

Configureer uw organisatie-instellingen voordat u de voicemailinstellingen van de gebruikers beheert. Deze configuraties bepalen de voicemailinstellingen van gebruikers die u kunt instellen.

Voordat u begint

Om de voicemailfunctie te laten werken, moet u de voiceportaalextensie voor de locatie instellen. Voor meer informatie, zie Spraakportalen configureren voor Webex Calling.

1	Meld u aan bij Control Hub.
2	Ga naar Services > Bellen > Service-instellingen.
3	Ga naar de sectie Voicemail en configureer de volgende instellingen: Voicemail doorsturen Voicemail verwijderen Voicemail-toegangscode Wanneer een beller een voicemail verlaat, bepaalt u of bellers kunnen drukken `*`om toegang te krijgen tot het spraakportaal tijdens het verlaten, beoordelen of na het verzenden van een voicemailbericht.

Voicemail doorsturen

Indien ingeschakeld, kunnen gebruikers met de instellingen een voicemail doorsturen naar het nummer of de extensie van een andere gebruiker. Indien uitgeschakeld, is het de gebruiker verboden om voicemail door te sturen, een externe mailbox te gebruiken of een kopie van de voicemail naar een bepaald e-mailadres te sturen.

Om deze instelling in te schakelen, klikt u op de schakelaar.

Voicemail verwijderen

Voicemails die meer dan 180 dagen oud zijn, worden automatisch gearchiveerd. Als u toegang nodig hebt tot gearchiveerde voicemails, wordt u verzocht een serviceverzoek in te dienen bij Cisco.

Als u uw voicemail verwijdert, kunt u voorwaarden instellen voor verlopen berichten. Indien ingeschakeld, kunnen beheerders aangeven in welke periode berichten verlopen. U kunt de dagen (1-180) invoeren in het daarvoor bestemde veld. Beheerders kunnen ook voorwaarden stellen voor het verwijderen van berichten.

Om deze instelling in te schakelen, klikt u op de schakelaar en kiest u een van de volgende opties:

Toegestane verwijdering — Hiermee worden alle ongelezen voicemails bewaard en worden de voicemails verwijderd die verlopen zijn wanneer een gebruiker zijn mailbox opent.
Strikte verwijdering — Hiermee worden alle gelezen en ongelezen voicemails verwijderd op basis van het door u ingestelde tijdsbestek.

Voicemail-toegangscode

Voordat u de standaardtoegangscode instelt voor toegang tot de voicemail voor de organisatie, moet u rekening houden met de volgende veiligheidsrisico's/zorgen voor eindgebruikers:

Als u een standaardtoegangscode instelt voor de organisatie, hebt u toegang tot het postvak en de services van elke gebruiker.
De standaardtoegangscode geeft toegang tot diensten van andere gebruikers, zoals:
- Voicemail, inclusief het afspelen van berichten, personalisatie van namen en begroetingen
- Portaal met één nummer dat bereikbaar is
- Hoteling
De standaardtoegangscode schakelt hotdesk-aanmelding via de voiceportaaloptie uit.

Het is belangrijk dat gebruikers hun toegangscode bijwerken om de veiligheid te behouden. Gebruikers kunnen hun persoonlijke voicemail-pincode instellen via de User Hub, of u kunt een tijdelijke toegangscode toewijzen. Zie de sectie De voicemail-pincode van een tijdelijke gebruiker opnieuw instellen/instellen in dit artikel om de tijdelijke toegangscode voor gebruikers in te stellen. Gebruikers kunnen de pincode van uw voicemail instellen of opnieuw instellen gebruiken om hun toegangscode in te stellen.

Om de standaardtoegangscode voor uw organisatie in te stellen:

Schakel de schakelaar voor de Voicemail-toegangscode in.
Voer de toegangscode in bij Create default password.
Bevestig de toegangscode in de Confirm default password code.

U kunt ook een tijdsbestek instellen waarin iemand zijn toegangscode moet wijzigen en hoe vaak hij zijn toegangscode opnieuw kan wijzigen (zodra deze is gewijzigd):

U kunt het minimumaantal dagen (1-7) instellen waarop de gebruiker een toegangscode kan wijzigen wanneer deze is ingeschakeld. Als de schakelaar is uitgeschakeld, kunnen ze hun toegangscode meerdere keren op dezelfde dag wijzigen.

Webex Callingvoorkomt dat de gebruiker een van de oudere toegangscodes instelt, waardoor de toegangscode van de gebruiker veiliger wordt.
U kunt het aantal dagen instellen waarin een toegangscode verloopt (tussen 15 en 180) wanneer deze is ingeschakeld. Als de schakelaar is uitgeschakeld, verloopt de toegangscode nooit.

Deze functie breidt ook de geschiedenis van de toegangscode uit met 10-24. Dat wil zeggen, het kan de laatste 24 toegangscodes van elke gebruiker opslaan en voorkomen dat de gebruiker een van die opgeslagen toegangscodes opnieuw gebruikt.

Toegang tot het spraakportaal tijdens het deponeren van de voicemail

Gebruik deze instelling om te bepalen of bellers toegang hebben tot het spraakportaal wanneer ze weggaan, tijdens een gesprek of nadat ze een voicemailbericht hebben verzonden. Als de instelling is ingeschakeld, kunnen bellers op drukken *om toegang te krijgen tot het spraakportaal. Als de instelling is uitgeschakeld, wordt de toegang tot het voiceportaal Webex Calling geblokkeerd via het stortingsmenu voor de voicemail.

Schakel deze instelling uit om te voorkomen dat bellers via het stortingsmenu voor voicemail toegang krijgen tot de postvakken en om de kans te verkleinen dat de postbus wordt vergrendeld of de pincode opnieuw wordt ingesteld. Om deze instelling te wijzigen, klikt u op de schakelaar Toegang tot het spraakportaal toestaan wanneer een beller een voicemail verlaat.

Voicemail inschakelen voor een gebruiker

Als u doorschakelen hebt ingeschakeld, hebben die instellingen voor het doorsturen van gesprekken voorrang op de voicemailinstellingen die u hebt geconfigureerd.

1	Meld u aan bij Control Hub.
2	Ga naar Beheer > Gebruikers.
3	Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.
4	Ga naar de sectie Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.
5	Zet de voicemailschakelaar aan en schakel de gewenste instellingen in. Sommige voicemailfuncties zijn mogelijk niet beschikbaar vanwege de ingestelde organisatorische instellingen.

Wilt u zien hoe dat in zijn werk gaat? Bekijk deze videodemonstratie over het beheren van voicemailinstellingen voor een gebruiker in Control Hub.

Oproepen van een gebruiker naar de voicemail sturen

Configureer deze voicemailinstellingen om binnenkomende gesprekken door te sturen naar de voicemail van gebruikers.

1	Meld u aan bij Control Hub.
2	Ga naar Beheer > Gebruikers.
3	Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.
4	Ga naar de sectie Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.
5	Zet de schakelaar voor voicemail aan.
6	Ga naar de sectie Oproepen naar voicemail verzenden en kies uit een van de volgende opties: Alle oproepen naar de voicemail sturen — Met deze optie worden alle gesprekken doorgeschakeld naar de voicemail. Oproepen naar de voicemail sturen tijdens een drukke lijn. Met deze optie worden gesprekken doorgeschakeld naar de voicemail wanneer de gebruiker al in gesprek is. Vink het selectievakje aan en kies of u een standaardbegroeting of een aangepaste begroeting wilt instellen. Oproepen naar de voicemail sturen als ze niet worden beantwoord. Met deze optie worden binnenkomende gesprekken doorgestuurd naar de voicemail na een bepaald aantal beltonen. Vink het selectievakje en het aantal beltonen aan voordat u de begroetingen speelt in de keuzelijst. U kunt ervoor kiezen om een standaardbegroeting of een aangepaste begroeting in te stellen. Om de standaardbegroetingen in te stellen, selecteert u de optie Standaardbericht „bezet”. Om uw eigen gepersonaliseerde begroetingen in te stellen, selecteert u de optie Aangepast bericht en klikt u op Bestand uploaden om uw audiobestand (WAV) te uploaden of klikt u op Bericht opnemen om het bericht op te nemen. Nadat u het bestand hebt geüpload of de begroetingen hebt opgenomen, kunt u het bijwerken door Bestand vervangen te selecteren of een ander bericht op te nemen. Als u een nieuw bericht opneemt of een nieuw bestand uploadt, worden de vorige begroetingen overschreven. Het audiobestand (WAV) moet 8 kHz, 8-bits zwart-wit, CCITT µ-law, maximaal 2 MB, .wav bestandsformaat zijn. Als u Alle oproepen naar voicemail verzenden selecteert, kunt u de andere twee opties niet selecteren. U kunt ervoor kiezen om door te schakelen naar de voicemail door zowel Oproepen naar voicemail te sturen tijdens een drukke lijn als Oproepen naar voicemail te sturen wanneer onbeantwoorde opties samen zijn geselecteerd.
7	Klik op Opslaan.

Een tijdelijke pincode voor de voicemail opnieuw instellen/instellen voor een gebruiker

Als u de standaard voicemail-pincode voor uw organisatie hebt ingeschakeld, kunt u de voicemail-pincode van een gebruiker opnieuw instellen. Zie Een standaard voicemail-pincode configureren voor alle nieuwe gebruikers voor meer informatie over het instellen van een standaard voicemail-pincode voor uw organisatie.

1	Meld u aan bij Control Hub.
2	Om een voicemail-pincode opnieuw in te stellen voor een gebruiker: Ga naar Beheer > Gebruikers. Selecteer een gebruiker en klik op Bellen. Ga naar de sectie Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail. Zet de schakelaar voor voicemail aan. Ga naar de sectie Voicemail-pincode en klik op Voicemail-pincode opnieuw instellen. Nu kan de gebruiker inloggen op zijn voicemailportaal en de standaardpincode invoeren die is ingesteld voor uw organisatie.
3	Om een tijdelijke toegangscode in te stellen voor een gebruiker: Ga naar Beheer > Gebruikers. Selecteer een gebruiker en klik op Bellen. Ga naar de sectie Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail. Zet de schakelaar voor voicemail aan. Ga naar de sectie Voicemail-pincode en voer een tijdelijke toegangscode in voor voicemailtoegang in Nieuwe tijdelijke toegangscode aanmaken. De pincode moet aan de volgende vereisten voldoen: Moet tussen de 6 en 30 cijfers bevatten. Mag geen herhaalde patronen bevatten. 121212, 123123 of 13571357 is bijvoorbeeld ongeldig. Maar als u 1235123 invoert, is dat geldig. Mag uw telefoonnummer of telefoonnummer niet in vooruit- of achterwaartse volgorde bevatten. Uw extensie is bijvoorbeeld 147869. Een pincode van 9147869 of 9968741 is ongeldig, omdat ze de extensie vooruit of achteruit bevatten. Mag niet in vooruit- of achterwaartse volgorde in uw telefoonnummer of telefoonnummer staan. Als uw telefoonnummer bijvoorbeeld +13015551212 is, dan is een pincode van 5551212 ongeldig omdat deze in het vorige telefoonnummer staat, en een pincode van 2121555 is ongeldig omdat deze in het omgekeerde telefoonnummer staat. Mag niet meer dan drie keer achter elkaar dezelfde cijfers bevatten. Bijvoorbeeld 222211, 888888 of 9099991. Mag niet meer dan drie opeenvolgende cijfers in oplopende of aflopende cijfers bevatten. Bijvoorbeeld 123456 of 987654. Mag niet uw huidige pincode in omgekeerde volgorde zijn. Als uw huidige pincode bijvoorbeeld 226897 is, moet u 798622 niet als nieuwe pincode invoeren. Mag geen van uw laatste 10 pincodes bevatten. Dit is een standaardregel die is ingesteld doorWebex Calling, deze kan alleen door een beheerder worden geconfigureerd met behulp van de Webex Calling API. Voer de toegangscode opnieuw in het vak Nieuwe tijdelijke toegangscode bevestigen. Klik op Opslaan.
4	Om een tijdelijke toegangscode in te stellen voor virtuele lijnen: Ga naar Diensten > Bellen > Virtuele lijnen. Selecteer een virtuele lijn en klik op Bellen. Ga naar de sectie Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail. Zet de schakelaar voor voicemail aan. Ga naar de sectie Voicemail-pincode en voer in Nieuwe tijdelijke toegangscode aanmaken een tijdelijke toegangscode in voor voicemailtoegang. De pincode moet aan de volgende vereisten voldoen: Moet tussen de 6 en 30 cijfers bevatten. Mag geen herhaalde patronen bevatten. 121212, 123123 of 13571357 is bijvoorbeeld ongeldig. Maar als u 1235123 invoert, is dat geldig. Mag uw telefoonnummer of telefoonnummer niet in vooruit- of achterwaartse volgorde bevatten. Uw extensie is bijvoorbeeld 147869. Een pincode van 9147869 of 9968741 is ongeldig, omdat ze de extensie vooruit of achteruit bevatten. Mag niet in vooruit- of achterwaartse volgorde in uw telefoonnummer of telefoonnummer staan. Als uw telefoonnummer bijvoorbeeld +13015551212 is, dan is een pincode van 5551212 ongeldig omdat deze in het vorige telefoonnummer staat, en een pincode van 2121555 is ongeldig omdat deze in het omgekeerde telefoonnummer staat. Mag niet meer dan drie keer achter elkaar dezelfde cijfers bevatten. Bijvoorbeeld 222211, 888888 of 9099991. Mag niet meer dan drie opeenvolgende cijfers in oplopende of aflopende cijfers bevatten. Bijvoorbeeld 123456 of 987654. Mag niet uw huidige pincode in omgekeerde volgorde zijn. Als uw huidige pincode bijvoorbeeld 226897 is, moet u 798622 niet als nieuwe pincode invoeren. Mag geen van uw laatste 10 pincodes bevatten. Dit is een standaardregel die is ingesteld doorWebex Calling, deze kan alleen door een beheerder worden geconfigureerd met behulp van de Webex Calling API. Bevestig de toegangscode in het vak Nieuwe tijdelijke toegangscode bevestigen. Klik op Opslaan. Gebruikers kunnen ook hun voicemail-pincode opnieuw instellen in de User Hub volgens de gespecificeerde criteria die op organisatieniveau zijn vastgesteld. Zie Uw Voicemail-pincode instellen of opnieuw instellen voor meer informatie.

Voicemailmeldingen inschakelen voor een gebruiker

Schakel de voicemail en de instellingen van een gebruiker in Control Hub in om gesprekken naar de voicemail te sturen wanneer ze bezet of niet beschikbaar zijn, voicemailmeldingen te ontvangen via e-mail, sms of beide, en spraakberichten op te slaan.

Voor meer informatie over specifieke aanpassingen van e-mailbrandingWebex Calling, zie Configure Advanced Branding Customizations.

1	Meld u aan bij Control Hub.
2	Ga naar Beheer > Gebruikers.
3	Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.
4	Ga naar de sectie Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.
5	Zet de schakelaar voor voicemail aan.
6	Ga naar de sectie Meldingen en schakel de schakelaar Melding ontvangen van nieuwe spraakberichten in.
7	Selecteer een of beide van de volgende opties: Via e-mail— Selecteer deze optie en voer het e-mailadres in om de melding te verzenden. Deze optie is standaard geselecteerd. Via tekst— Selecteer deze optie en voer een geldig telefoonnummer in de VS of Canada in om de melding te verzenden. Webex Callingondersteunt de optie Via tekst alleen voor telefoonnummers in de VS en Canada. Webex for Government ondersteunt alleen de optie Via e-mail. Wanneer u Via tekst selecteert, lees dan de voorwaarden voor sms-berichten en de privacyinformatie die in Control Hub worden weergegeven voordat u ze opslaat.
8	Klik op Opslaan.

De opslag van voicemailberichten van een gebruiker beheren

U kunt aangeven waar gebruikers toegang hebben tot hun voicemail: op hun telefoon, in de User Hub of via een bepaald e-mailadres als bestand. .tiff

Als op de locatie die aan de gebruiker is toegewezen voicemailtranscriptie is ingeschakeld en u wilt dat de gebruiker voicemailtranscripties ontvangt, stuur dan een e-mail met een kopie van het bericht en selecteer de optie Gebruik de interne mailbox. Zie Voicemailtranscriptie voor een locatie in- of uitschakelen voor meer informatie over het inschakelen van de voicemailtranscriptie voor uw locatie.

1	Meld u aan bij Control Hub.
2	Ga naar Beheer > Gebruikers.
3	Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.
4	Ga naar de sectie Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.
5	Zet de schakelaar voor voicemail aan.
6	Ga naar de sectie Message Storage en kies een van de volgende opties: Gebruik het interne postvak. Als u voor deze optie kiest, hebben gebruikers toegang tot hun spraakberichten via de telefoon, de Webex-app en de gebruikershub. Selecteer Gebruik de indicator voor nieuwe berichten op de telefoon om de indicator in te schakelen. Als de locatie die aan de gebruiker is toegewezen voicemailtranscriptie heeft, moet u Intern postvak gebruiken zodat deze gebruiker voicemailtranscriptie kan ontvangen, selecteren die is ingeschakeld. De interne mailbox heeft de volgende opslagbeperkingen: Limiet van 10 minuten voor één bericht Totale mailboxlimiet van 100 minuten Gebruik een extern postvak. Als u voor deze optie kiest, worden alle spraakberichten naar een bepaald e-mailadres gestuurd. Gebruikers hebben geen toegang tot spraakberichten via hun telefoon, Webex-app of User Hub. Voicemails worden ook niet getranscribeerd. Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als het doorsturen van voicemail is uitgeschakeld.
7	Klik op Opslaan.

Configureer aanvullende voicemailinstellingen voor een gebruiker

Deze aanvullende instellingen kunnen worden geconfigureerd met andere voicemailinstellingen voor gebruikers in de Control Hub.

1	Meld u aan bij Control Hub.
2	Ga naar Beheer > Gebruikers.
3	Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.
4	Ga naar de sectie Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.
5	Zet de schakelaar voor voicemail aan.
6	Ga naar de sectie Aanvullende instellingen en kies een of beide van de volgende opties: Selecteer Doorschakelen op '0' naar een andere lijn en voer het telefoonnummer in waarnaar de bellers worden doorgeschakeld. Als u deze optie selecteert, zorg er dan voor dat uw voicemailbegroeting de bellers informeert dat als u op '0' drukt, ze worden doorgeschakeld. Selecteer E-mail een kopie van het voicemailbericht en voer het e-mailadres in waarnaar de opname van alle voicemails zal worden gestuurd. Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als het doorsturen van voicemail is uitgeschakeld. Als op de locatie die aan de gebruiker is toegewezen voicemailtranscriptie is ingeschakeld, selecteer dan de optie Een kopie van het bericht e-mailen zodat de gebruiker voicemailtranscripties kan ontvangen.
7	Klik op Opslaan.

Configureer de instellingen voor faxberichten voor een gebruiker

Met faxberichten kan een gebruiker rechtstreeks binnenkomende faxen ontvangen via zijn voicemaildienst.

Voordat u begint

Overweeg de volgende tips voordat u deze functie configureert:

Faxen worden verzameld door het Webex Calling platform en opgeslagen in een gedeelde opslagruimte, samen met voicemailberichten. De opslagcapaciteit is 100 minuten voicemail, of 1000 pagina's aan faxberichten. Zorg ervoor dat gebruikers op de hoogte zijn van de beschikbare ruimte en dat ze ruimte moeten toewijzen voor nieuwe faxberichten en dat ze verstandig moeten archiveren.
Faxberichten worden voor onbepaalde tijd opgeslagen.

1	Meld u aan bij Control Hub.
2	Ga naar Beheer > Gebruikers.
3	Selecteer een gebruiker en klik op Bellen.
4	Ga naar de sectie Voicemail, fax, aankondigingstaal en tijdzone en klik op Voicemail.
5	Zet de schakelaar voor voicemail aan.
6	Ga naar de sectie Faxberichten en zet de schakelaar Faxberichten ontvangen aan.
7	Voer het telefoonnummer in dat is toegewezen voor faxberichten.
8	Voer indien nodig een extensie in.
9	Klik op Opslaan.

Voicemailtranscriptie inschakelen voor een gebruiker

Bij de voicemailtranscriptie ontvangt de gebruiker een e-mail met de voicemailtranscriptie in de hoofdtekst van de e-mail en het .WAV-bestand als voicemailbijlage.

Voor een gebruiker die een voicemailtranscriptie heeft, zijn de volgende voorwaarden van toepassing:

Schakel de voicemailtranscriptie in voor de locatie van de gebruiker. Voor meer informatie, zie Voicemail-transcriptie voor Webex Calling.
Selecteer Een kopie van het voicemailbericht e-mailen en Intern postvak gebruiken in het gedeelte met voicemailinstellingen van de gebruiker van het oproepprofiel.

Email a copy of the voicemail message toggle selected Message storage: Use internal mailbox radio button selected.

Een gebruiker kan ook alle voicemailinstellingen zelf configureren in de User Hub. Zie Uw voicemailinstellingen configureren voor meer informatie. Alle wijzigingen die door de gebruiker in deze instellingen worden aangebracht, worden zowel in de gebruikershub als in de Control Hub weergegeven.

Cisco AI Assistant

Hartelijk dank voor uw feedback

Organisatorische instellingen voor voicemail configureren

Voicemail doorsturen

Voicemail verwijderen

Voicemail-toegangscode

Toegang tot het spraakportaal tijdens het deponeren van de voicemail

Voicemail inschakelen voor een gebruiker

Oproepen van een gebruiker naar de voicemail sturen

Een tijdelijke pincode voor de voicemail opnieuw instellen/instellen voor een gebruiker

Voicemailmeldingen inschakelen voor een gebruiker

De opslag van voicemailberichten van een gebruiker beheren

Configureer aanvullende voicemailinstellingen voor een gebruiker

Configureer de instellingen voor faxberichten voor een gebruiker

Voicemailtranscriptie inschakelen voor een gebruiker

Klein bedrijf

Organisatie

Apparaten

Oplossingen voor

Resources

Company