Gestione dei operatori automatici in Control Hub
Gli operatori automatici garantiscono che le chiamate vengano risposte e che le esigenze dei chiamanti siano soddisfatte. Puoi aggiungere messaggi di saluto, impostare menu e indirizzare le chiamate a un servizio di risposta, a un gruppo di risposta, a una casella vocale o a una persona reale. Puoi creare una pianificazione di 24 ore o fornire opzioni diverse quando la tua attività è aperta o chiusa.
Operazioni preliminari
Per i clienti nella regione Asia-Pacifico, il campo Nome ID chiamante viene compilato automaticamente con il nome utente. Non è possibile modificare il campo Nome ID chiamante modificato.
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Vai alla scheda Operatore automatico e fai clic su Aggiungi nuovo per creare un operatore automatico. |
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Nella pagina Base, inserisci le seguenti informazioni, quindi fai clic su Avanti.
Quando si configura un operatore automatico, è possibile pre provisioning del numero di operatori automatici per ciascuna posizione o organizzazione. |
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Nella pagina Pianificazione orario lavorativo, assegnare una pianificazione esistente nell'elenco a discesa Seleziona un'opzione o creare una nuova pianificazione. Fare clic su Avanti.
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Nella pagina Pianificazione festività, assegnare una pianificazione per festività esistente nell'elenco a discesa Seleziona un'opzione o creare una nuova pianificazione. Fare clic su Avanti.
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Nella pagina Menu, sotto entrambe le schede Orario lavorativo e Dopo orario lavorativo, utilizzare il menu a discesa per assegnare alla funzione ciascun numero del tastierino. Fare clic su Avanti.
Per consentire ai chiamanti di comporre un interno senza un prompt di menu, selezionare la casella di controllo Abilita chiamata interno senza richiedere una voce di menu. |
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Nella pagina Saluto, sotto entrambe le schede Orario lavorativo e Dopo l'orario di apertura, scegliere se si desidera utilizzare il saluto predefinito, caricare una registrazione audio o registrare il proprio saluto. Fare clic su Avanti.
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Nella pagina Rivedi , sotto ciascuna scheda, esaminare le nuove impostazioni del operatore automatico per verificare che siano corrette. È possibile fare clic su Indietro per apportare eventuali modifiche o fare clic su Crea per applicare le impostazioni al nuovo operatore automatico. |
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Al termine, fai clic su Chiudi.
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Con questa procedura, è possibile disabilitare un operatore automatico creato in precedenza.
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Vai all'operatore automatico e fai clic su Gestisci. |
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Viene visualizzata la pagina Operatore automatico . Seleziona l'operatore automatico da disabilitare dall'elenco. |
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Nel pannello laterale, disattivare l'opzione Abilita operatore automatico per disabilitare il operatore automatico. |
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Fai clic su Salva. |
È possibile modificare la posizione e la lingua del proprio operatore automatico.
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Vai alla scheda Operatore automatico e fai clic su Gestisci. Viene visualizzata la pagina Operatore automatico. Seleziona l'operatore automatico da modificare dall'elenco. |
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Nel pannello laterale, accanto a Impostazioni generali, fare clic su Gestisci. |
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Visualizzare o modificare la Lingua dall'elenco a discesa. |
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Visualizzare o modificare la fuso orario dal fuso orario elenco a discesa. |
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Visualizza o modifica il ID chiamante utilizzato quando le chiamate vengono trasferite o inoltrate da questo operatore automatico. |
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Fai clic su Salva. |
Modificare i numeri di telefono del operatore automatico e aggiungere fino a 10 numeri alternativi.
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Vai alla scheda Operatore automatico e fai clic su Gestisci. Viene visualizzata la pagina Operatore automatico. Seleziona l'operatore automatico da modificare dall'elenco. |
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Nel pannello laterale, fare clic su Numeri di telefono. |
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Modifica il numero di telefono principale e l'interno. Se il campo dell'interno è rimasto vuoto durante la creazione dell'operatore automatico, il sistema assegna automaticamente le ultime quattro cifre del numero di telefono come interno per questo operatore automatico. |
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Aggiungere numeri alternativi utilizzando la funzione di ricerca. |
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Fai clic su Salva. |
È possibile inoltrare tutte le chiamate in arrivo in base a una serie di criteri definiti.
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Fare clic su Operatore automatico, quindi selezionare il operatore automatico da modificare dall'elenco. |
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Nel pannello laterale, fare clic su Inoltro chiamata. |
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Attivare la funzione Inoltro chiamate. |
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Selezionare una delle seguenti opzioni:
Se si sceglie Inoltro selettivo chiamate, è necessario che sia attiva almeno una regola per l'inoltro. |
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Assegnare il numero a cui si desidera inoltrare le chiamate. Se si è scelto Inoltra sempre chiamate, fare clic su Salva. Quando si sceglie Inoltra sempre o Inoltra inmodo selettivo, selezionare la casella di controllo Invia a segreteria telefonica per inoltrare tutte le chiamate a una casella vocale interna. La casella di controllo Invia alla segreteria telefonica è disabilitata quando viene inserito un numero esterno. È inoltre possibile aggiungere un numero di linea virtuale come numero a cui inoltrare le chiamate. |
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Se si sceglie l'opzione Inoltra in modo selettivo, creare una regola facendo clic su Aggiungi quando inoltrare o Aggiungi quando non si desidera inoltrare. Durante il provisioning dell'opzione Inoltro selettivo chiamate , la regola Aggiungi quando non inoltrare ha la precedenza sulla regola Aggiungi quando inoltrare . |
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Creare un Nome regola. |
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Per Quando inoltrare o Quando non eseguire l'inoltro, selezionare una pianificazione aziendale e una pianificazione festività dall'elenco a discesa. |
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Per Inoltra a, selezionare almeno un'opzione da Numero di telefono predefinito o aggiungere un altro numero di telefono. |
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Per Chiamate da, selezionare Qualsiasi numero o Numeri selezionati con almeno un'opzione tra le seguenti:
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Per Chiamate a, selezionare un numero o un numero alternativo dal menu a discesa per inoltrare una chiamata quando si è ricevuta su questo numero nella propria organizzazione. |
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Fare clic su Salva. |
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Le regole vengono ordinate nella tabella in base al carattere del nome della regola. Esempio: 00_rule, 01_rule e così via.
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La regola "Da non inoltrare" ha sempre la precedenza sulla regola "Inoltra".
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Le regole vengono elaborate in base all'ordine in cui sono elencate nella tabella.
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È possibile creare più regole. Tuttavia, se una regola è soddisfatta, il sistema non controlla più la regola successiva. Se si desidera controllare prima la regola specifica, si consiglia di aggiornare il nome della regola con i numeri. Ad esempio: Se si desidera controllare la regola festività prima della regola dell'orario di chiusura dell'ufficio, nominare la regola come 01-Festività e 02-Chiuso.
Per ulteriori informazioni sulla funzionalità di base e sugli esempi di inoltro selettivo delle chiamate, vedi Configurazione dell'inoltro di chiamata selettivo per Webex Calling.
Operazioni successive
Impostare le opzioni di chiamata in modo che siano specifiche per un cliente o una posizione/sito.
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Fare clic su Operatore automatico, quindi selezionare il operatore automatico da modificare dall'elenco. |
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Nel pannello laterale, fare clic su Opzioni di chiamata. |
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Selezionare uno dei seguenti comandi:
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Fai clic su Salva. |
È possibile assegnare una pianificazione dell'orario di lavoro creata in precedenza o creare una pianificazione per l'orario di lavoro per il operatore automatico.
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Fare clic su Operatore automatico, quindi selezionare il operatore automatico da modificare dall'elenco. |
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Nel pannello laterale, sotto l'intestazione Operatore automatico orario di lavoro, fare clic su Pianifica. |
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Selezionare una delle seguenti opzioni:
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Fai clic su Salva. |
Assegna diverse funzioni a ciascun numero del tastierino. Queste impostazioni indirizzano i clienti dove necessario quando inseriscono un numero specifico sul telefono.
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Vai alla scheda Operatore automatico e fai clic su Gestisci. Viene visualizzata la pagina Operatore automatico. Seleziona l'operatore automatico da modificare dall'elenco. |
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Nel pannello laterale, sotto l'intestazione Operatore automatico orario di lavoro, fare clic su Menu. |
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Selezionare la casella di controllo Abilita chiamata interno senza richiedere una voce di menu per consentire ai chiamanti di comporre direttamente un interno in qualsiasi momento. L'opzione Chiamata interno per operatore automatico si applica solo agli abbonati Webex Calling. |
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Selezionare la funzione che si desidera assegnare a ciascun numero o tasto funzione sul tastierino numerico. Per ciascuna funzione assegnata, inserisci informazioni aggiuntive o cerca e aggiungi utenti, spazio di lavoro o numero di linea virtuale e interni per trasferire le chiamate. |
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Fai clic su Salva. |
Questo è il messaggio che i clienti sentono quando chiamano durante l'orario di ufficio. I messaggi di saluto spesso sono costituiti da un breve messaggio di benvenuto e da un elenco di opzioni di menu.
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Vai alla scheda Operatore automatico e fai clic su Gestisci. Viene visualizzata la pagina Operatore automatico. Seleziona l'operatore automatico da modificare dall'elenco. |
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Nel pannello laterale, sotto l'intestazione Operatore automatico orario di ufficio, fare clic su Saluto. |
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Scegliere una delle seguenti opzioni:
Il file audio (WAV) deve soddisfare i seguenti requisiti:
È possibile trovare ulteriori informazioni per la registrazione dal telefono e script di saluto di esempio facendo clic su Istruzioni per la registrazione su un telefono e Visualizzami uno script di esempio. |
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Fai clic su Salva. |
Assegna diverse funzioni a ciascun numero del tastierino per indirizzare i clienti dove necessario quando inseriscono un numero specifico sul telefono. Il menu impostato per dopo l'orario lavorativo si applica anche alla pianificazione ferie.
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Vai alla scheda Operatore automatico e fai clic su Gestisci. Viene visualizzata la pagina Operatore automatico. Seleziona l'operatore automatico da modificare dall'elenco. |
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Nel pannello laterale, sotto l'intestazione Dopo l'orario di operatore automatico, fare clic su Menu. |
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Selezionare la casella di controllo Abilita chiamata interno senza richiedere una voce di menu per consentire ai chiamanti di comporre direttamente un interno in qualsiasi momento. |
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Selezionare la funzione che si desidera assegnare a ciascun numero o tasto funzione sul tastierino numerico. Per ciascuna funzione assegnata, inserisci informazioni aggiuntive o cerca e aggiungi utenti, spazio di lavoro o numero di linea virtuale e interni per trasferire le chiamate. |
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Fai clic su Salva. |
Questo è il messaggio che i clienti sentono quando chiamano dopo l'orario di ufficio. I messaggi di saluto spesso sono costituiti da un breve messaggio di benvenuto e da un elenco di opzioni di menu. Il menu impostato per dopo l'orario lavorativo si applica anche alla pianificazione ferie.
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Vai alla scheda Operatore automatico e fai clic su Gestisci. Viene visualizzata la pagina Operatore automatico. Seleziona l'operatore automatico da modificare dall'elenco. |
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Nel pannello laterale, sotto l'intestazione Dopo l'orario di operatore automatico, fare clic su Saluto. |
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Scegliere una delle seguenti opzioni:
Il file audio (WAV) deve soddisfare i seguenti requisiti:
È possibile trovare ulteriori informazioni per la registrazione dal telefono e script di saluto di esempio facendo clic su Istruzioni per la registrazione su un telefono e Visualizzami uno script di esempio. |
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Fai clic su Salva. |
Impostare i giorni in cui funziona il proprio operatore automatico ferie. È possibile assegnare una pianificazione per festività creata in precedenza o creare una pianificazione per le festività per il operatore automatico.
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Vai alla scheda Operatore automatico e fai clic su Gestisci. Viene visualizzata la pagina Operatore automatico. Seleziona l'operatore automatico da modificare dall'elenco. |
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Nel pannello laterale, sotto La voce Operatore automatico festività, fare clic su Pianifica. |
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Selezionare una delle seguenti opzioni:
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Fai clic su Salva. |
È possibile generare un report che elenca tutte le chiamate in entrata che hanno raggiunto il servizio di operatore automatico.
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Vai alla scheda Operatore automatico e fai clic su Gestisci. Viene visualizzata la pagina Operatore automatico. |
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Fai clic su . |
Scarica il kit di lancio per vedere cosa può fare un operatore automatico. Accedi ai campioni dei messaggi di saluto e ai modelli e-mail per iniziare.
È possibile gestire in massa i operatori automatici con inserimenti/aggiornamenti di massa per i operatori automatici. Gli amministratori possono importare/esportare operatori automatici con un file CSV.
Esportazione del file CSV in formato file ZIP: Quando si esportano dati in un file CSV, il numero di record può essere superiore a 1000. In questi casi, viene scaricato il file ZIP, dove il file ZIP contiene l'intera serie di record in un singolo file CSV. Una cartella separata contenente tutti i dati viene suddivisa in più file CSV con meno di 1000 record. Questi file vengono generati per fare in modo che gli amministratori importino rapidamente qualsiasi aggiornamento e caricamento.
Se disponi di molti operatori automatici da aggiungere, l'opzione di gestione in blocco dell'operatore automatico è comoda e il supporto CSV riduce lo sforzo per la distribuzione e la migrazione.
Ogni operatore automatico creato in Control Hub richiede la compilazione di una procedura guidata con molti parametri e il supporto CSV semplifica il processo.
A breve saranno disponibili le seguenti funzionalità:
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Eliminazione dell'intera istanza del operatore automatico
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Crea/Modifica/Elimina regola di inoltro chiamate
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Esposizione delle operazioni CSV di massa come API esterne sul portale Hydra
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Creazione di nuove pianificazioni
Per gestire in massa i operatori automatici:
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Vai alla scheda Operatore automatico e fai clic su Gestisci. Viene visualizzata la pagina Operatore automatico. |
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Fare clic su Gestisci e selezionare Gestisci in blocco. |
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Selezionare una posizione dall'elenco a discesa per scaricare i dati per i operatori automatici su tale posizione oppure selezionare tutte le posizioni per scaricare i dati per tutti i operatori automatici. |
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Fare clic su Scarica dati o Scarica modello .csv per verificare che il file CSV sia formattato correttamente, assicurando di specificare le informazioni richieste. |
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Aggiungi o modifica il nome e il cognome, il numero di telefono e così via e carica il file CSV aggiornato. |
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Fai clic su Visualizza cronologia importazione/attività per visualizzare lo stato dell'importazione CSV e indicare se sono stati riscontrati errori. |
Colonna |
(Obbligatorio o Opzionale) Aggiungi un operatore automatico |
(Obbligatorio o Opzionale) Modifica di un operatore automatico |
Descrizione |
Valori supportati |
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Nome |
Obbligatorio |
Obbligatorio |
Inserisci il nome dell'operatore automatico. | Da 1 a 30 caratteri |
Numero di telefono |
Obbligatorio se l'interno viene lasciato vuoto |
Obbligatorio se l'interno viene lasciato vuoto |
Immettere il numero di telefono. Devi disporre di un numero di telefono o di un interno. | Solo i numeri E.164 sono consentiti per l'importazione CSV. Esempio: +12815550100 Il numero di telefono deve essere riportato nella scheda Numeri di Control Hub. |
Estensione |
Obbligatorio se il numero di telefono viene lasciato vuoto |
Obbligatorio se il numero di telefono viene lasciato vuoto |
Inserire l'interno. È necessario disporre di un numero di telefono o di un'estensione. | Interno da due a dieci cifre. 00-999999. Gli interni corrispondenti ai numeri di emergenza nel paese della posizione non sono consentiti (ad esempio, non puoi utilizzare il 911 come interno negli Stati Uniti) |
Posizione | Obbligatorio | Obbligatorio | Inserire la posizione per aggiungere i operatori automatici. | Esempio: San Jose. La posizione deve essere nella scheda Posizioni in Control Hub. |
Fuso orario | Opzionale. | Opzionale. | Inserire la chiave del fuso orario del operatore automatico. Questo fuso orario si applica alle pianificazioni applicate ai operatori automatici. | Esempio: America/Chicago. Lunghezza in caratteri: 1-127 |
Codice lingua | Opzionale. | Opzionale. | Inserire la lingua dell'annuncio per i operatori automatici. | Esempio: en_us |
Nome ID chiamante | Obbligatorio | Obbligatorio | Inserire il nome da visualizzare per il operatore automatico. L'ID chiamante viene utilizzato quando è abilitato l'inoltro chiamata e le chiamate vengono inoltrate all'esterno. | Esempio: San. Lunghezza in caratteri: 1-30 Sono supportati caratteri solo UTF-8. |
Cognome ID chiamante | Obbligatorio | Obbligatorio | Inserire il nome da visualizzare per il operatore automatico. L'ID chiamante viene utilizzato quando è abilitato l'inoltro chiamata e le chiamate vengono inoltrate all'esterno. | Esempio: Jose. Lunghezza in caratteri: 1-30 Sono supportati caratteri solo UTF-8. |
Pianificazione aziendale | Obbligatorio | Obbligatorio | Inserire il nome della pianificazione aziendale. | Un nome di pianificazione aziendale valido all'interno dell'organizzazione. |
Pianificazione festività | Obbligatorio | Obbligatorio | Inserire il nome della pianificazione festività. | Un nome di pianificazione festività valido all'interno dell'organizzazione. |
Tipo di chiamata | Opzionale. | Opzionale. | Selezionare il tipo di chiamata. | Enterprise e Group sono i valori da cui è possibile selezionare. |
Estensione del menu Orario di ufficio | Opzionale. | Opzionale. | Selezionare l'estensione del menu dell'orario di ufficio. | True (Vero) e False (Falso) sono i valori da cui è possibile selezionare. |
Interno menu Dopo orario lavorativo | Opzionale. | Opzionale. | Selezionare l'estensione di menu after hours. | True (Vero) e False (Falso) sono i valori da cui è possibile selezionare. |
Abilita operatore automatico |
Opzionale. |
Opzionale. |
Selezionare il tasto di alternanza per abilitare o disabilitare l'opzione. |
Abilitato o disabilitato |
Numeri alternativi | Opzionale. | Opzionale. | Inserire i numeri alternativi da assegnare ai operatori automatici. | Esempio: 1112223333. Lunghezza in caratteri: 1-23 Il numero di telefono deve essere riportato nella scheda Numeri in Control Hub. |
Azione numero alternativo | Opzionale. | Opzionale. |
Inserisci ADD per aggiungere i numeri alternativi elencati in questa riga. Inserisci REMOVE per rimuovere i numeri alternativi elencati nella riga. Se inserisci REPLACE, rimuoverai tutti i numeri alternativi inseriti in precedenza e li sostituirai solo con i numeri alternativi aggiunti in questa riga. | AGGIUNGI, RIMUOVI, SOSTITUISCI |
Suoneria numero alternativo 1-10 | Opzionale. | Opzionale. | Se la suoneria differenziata è abilitata per i numeri alternativi, scegli il modello di suoneria differenziata. Scegli una delle opzioni supportate. | NORMAL, LONG_LONG, SHORT_SHORT_LONG, SHORT_LONG_SHORT |
Orario di lavoro Premere 0–9, * e # Descrizione |
Obbligatorio se l'orario di lavoro preme 0–9, * e # Descrizione è lasciato vuoto |
Obbligatorio se l'orario di lavoro preme 0–9, * e # Descrizione è lasciato vuoto |
Selezionare il tipo di orario di ufficio. |
Esempio: Descrizione, lunghezza carattere: 1-20 |
Dopo l’orario prema 0–9, * e # descrizione |
Obbligatorio se dopo l'orario di lavoro premere 0–9, * e # Descrizione è lasciato vuoto |
Obbligatorio se dopo l'orario di lavoro premere 0–9, * e # Descrizione è lasciato vuoto |
Selezionare il tipo di orario dopo l'orario di lavoro. |
Esempio: Descrizione, lunghezza carattere: 1-20 |
Orario di lavoro, premere 0–9, * e # Azione |
Obbligatorio se l'orario di lavoro preme 0–9, * e # Azione è lasciato vuoto |
Obbligatorio se l'orario di lavoro preme 0–9, * e # Azione è lasciato vuoto |
Selezionare il tipo di orario di ufficio. |
RIPRODUCI_ANNUNCIO TRASFERIRE LA CHIAMATA _CON_PROMPT TRASFERIRE LA CHIAMATA _SENZA _PROMPT TRASFERIMENTO CHIAMATA _ALL'_OPERATORE TRASFERIMENTO ALLA CASELLA VOCALE__ COMPONI _PER _NOME COMPONI _PER _INTERNO MENU RIPETI_ MENU DI USCITA_ |
Dopo ore premere 0-9, * e # azione |
Obbligatorio se dopo l'orario di lavoro premere 0–9, * e # Azione è lasciato vuoto |
Obbligatorio se dopo l'orario di lavoro premere 0–9, * e # Azione è lasciato vuoto |
Selezionare il tipo di orario dopo l'orario di lavoro. |
RIPRODUCI_ANNUNCIO TRASFERISCI_CON_PROMPT TRASFERISCI_SENZA_PROMPT TRASFERISCI_A_OPERATORE TRASFERIMENTO ALLA CASELLA VOCALE__ COMPONI _PER _NOME COMPONI _PER _INTERNO MENU RIPETI_ MENU DI USCITA_ |
Per Orario di lavoro, premere 0–9, * e # valore |
Obbligatorio per poche Azioni come PLAY_ANNOUNCEMENT, TRANSFER_WITH_PROMPT, TRANSFER_WITHOUT_PROMPT, TRANSFER_TO_OPERATOR, TRANSFER_TO_VOICEMAIL |
Obbligatorio per poche Azioni come PLAY_ANNOUNCEMENT, TRANSFER_WITH_PROMPT, TRANSFER_WITHOUT_PROMPT, TRANSFER_TO_OPERATOR, TRANSFER_TO_VOICEMAIL |
È necessario un valore aggiuntivo per eseguire determinate azioni |
Il formato del file di annuncio della riproduzione è Nome annuncio | Tipo di annuncio | Livello annuncio Es., CycloneAlert.wav || POSIZIONE WAV Il Tipo di inserimento è TUTTE LE MAIUSCOLE Altre azioni supportate richiedono un numero di telefono o un interno valido. |
Dopo ore premere 0-9, * e # Valore |
Obbligatorio per poche Azioni come PLAY_ANNOUNCEMENT, TRANSFER_WITH_PROMPT, TRANSFER_WITHOUT_PROMPT, TRANSFER_TO_OPERATOR, TRANSFER_TO_VOICEMAIL |
Obbligatorio per poche Azioni come PLAY_ANNOUNCEMENT, TRANSFER_WITH_PROMPT, TRANSFER_WITHOUT_PROMPT, TRANSFER_TO_OPERATOR, TRANSFER_TO_VOICEMAIL |
È necessario un valore aggiuntivo per eseguire determinate azioni |
Il formato del file di annuncio della riproduzione è Nome annuncio | Tipo di annuncio | Livello annuncio Es., CycloneAlert.wav || POSIZIONE WAV Il Tipo di inserimento è TUTTE LE MAIUSCOLE Altre azioni supportate richiedono un numero di telefono o un interno valido. |