Se till att samtal besvaras och att personer som ringer får sina behov uppfyllda. Du kan lägga till hälsningar, konfigurera menyer och dirigera samtal till en svarstjänst, en sökgrupp, en röstbrevlåda eller en riktig person. Du kan skapa ett 24-timmarsschema eller tillhandahålla olika alternativ när ditt företag är öppet eller stängt.
Innan du börjar
 | För kunder i regionen Asien och Stillahavsområdet fylls fältet Inringar-ID-namn automatiskt i med användarnamnet. Du kan inte ändra fältet Namn på nummerpresentation. |
| 1 | Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . | ||||||
| 2 | Klicka på . | ||||||
| 3 | Ange följande information på sidan Grundläggande och klicka sedan på Nästa.
| ||||||
| 4 | På Schema för öppettider kan du tilldela ett befintligt öppettidersschema i Välj ett alternativ rullgardinsmenyn eller skapa ett nytt schema. Klicka på Nästa. | ||||||
| 5 | På Schema för helgdagar tilldela ett befintligt semesterschema i Välj ett alternativ rullgardinsmenyn eller skapa ett nytt schema. Klicka på Nästa. | ||||||
| 6 | På Meny sida, under både Öppettider och Efter arbetstid flikar använder du rullgardinsmenyn för att tilldela varje knappsatsnummer till deras funktion. Klicka på Nästa. Om du vill tillåta uppringare att ringa en anknytning utan en menyfråga markerar du Aktivera anknytningsuppringning utan att kräva ett menyobjekt kryssrutan. | ||||||
| 7 | På Hälsning sida, under både Öppettider och Efter arbetstid väljer du om du vill använda standardhälsningen, överför en ljudinspelning eller spelar in din egen hälsningsfras. Klicka på Nästa. | ||||||
| 8 | På Granska under varje flik, granska de nya inställningarna för autosvar för att kontrollera att allt stämmer. Du kan klicka Tillbaka för att göra ändringar eller klicka på Skapa för att tillämpa inställningarna på din nya autosvar. | ||||||
| 9 | Klicka på Klar när du är färdig. |
Med den här proceduren kan du inaktivera en tidigare skapad autoassistent.
| 1 | Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . |
| 2 | Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som ska inaktiveras i listan. |
| 3 | Växla på sidopanelen Aktivera autoassistent till av för att inaktivera den automatiska receptionisten.
|
| 4 | Klicka på Spara. |
Du kan ändra plats och språk för din autoassistent.
| 1 | Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . |
| 2 | Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan. |
| 3 | I sidopanelen, bredvid Allmänna inställningar , klicka Hantera . |
| 4 | Visa eller redigera Språk från Språk från rullgardinsmenyn. |
| 5 | Visa eller redigera Tidszon från Tidszon rullgardinsmenyn. |
| 6 | Visa eller redigera Nummerpresentation används när samtal överförs eller vidarekopplas från denna autosvar. |
| 7 | Klicka på Spara. |
Ändra telefonnummer till autosvar och lägg till upp till 10 alternativa nummer.
| 1 | Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . | ||
| 2 | Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan. | ||
| 3 | Klicka på Telefonnummer i sidopanelen. | ||
| 4 | Redigera det primära telefonnumret och anknytningen.
| ||
| 5 | Lägg till alternativa nummer med hjälp av sökfunktionen. | ||
| 6 | Klicka på Spara. |
Det går att vidarebefordra alla inkommande samtal beroende på en uppsättning kriterier som du har definierat.
| 1 | Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . | ||
| 2 | Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan. | ||
| 3 | Klicka på Samtalsvidarekoppling i sidopanelen. | ||
| 4 | Aktivera funktionen Samtalsvidarekoppling. | ||
| 5 | Välj något av följande alternativ:
| ||
| 6 | Tilldela det nummer som du vill vidarekoppla samtal till. Om du har valt Vidarekoppla alltid samtal klickar du på Spara.
| ||
| 7 | Om du väljer Selektivt vidarebefordra skapar du en regel genom att klicka på Lägg till Vid vidarebefordran eller Lägg till när inte för att vidarebefordra .
| ||
| 8 | Skapa ett regelnamn. | ||
| 9 | För När ska vidarebefordras eller När du inte ska vidarebefordra väljer du en Schema för företag och Schema för helgdagar från listruta. | ||
| 10 | För Vidarekoppla till väljer du minst ett alternativ från Standardtelefonnummer eller lägger till ett annat telefonnummer. | ||
| 11 | För Samtal från väljer du Valfritt telefonnummer eller Valda nummer med minst ett av följande alternativ:
| ||
| 12 | För Samtal till väljer du ett nummer eller ett alternativt nummer i rullgardinsmenyn för att vidarekoppla ett samtal när det tas emot på det här numret i din organisation. | ||
| 13 | Klicka på Spara. |
Reglerna sorteras i tabellen efter regel namntecken. Exempel: 00_rule, 01_rule och så vidare.
Regeln ”Inte att gå vidare” har alltid företräde framför regeln ”Framåt”.
Reglerna bearbetas baserat på den ordning de anges i tabellen.
Du kan skapa flera regler. Om en regel är uppfylld kontrollerar systemet inte längre nästa regel. Om du vill att den specifika regeln ska kontrollera först föreslår vi att du uppdaterar regelnamnet med nummer. Till exempel: Om du vill att semesterregeln ska kontrollera innan regeln om stängda tider för verksamheten ska du ange regeln som 01-Semester och 02-Stängd.
Mer information om grundläggande funktioner och exempel på selektivt vidarekoppling finns i Konfigurera selektiv samtalskoppling för Webex Calling.
Nästa steg
.
Ange att uppringningsalternativen ska vara specifika för en kund eller en plats/plats.
| 1 | Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . |
| 2 | Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan. |
| 3 | Klicka på på sidopanelen Uppringningsalternativ . |
| 4 | Välj något av följande:
|
| 5 | Klicka på Spara. |
Du kan tilldela ett kontorstid som skapats tidigare eller skapa ditt eget kontorstid för autoassistenten.
| 1 | Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . |
| 2 | Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan. |
| 3 | I sidopanelen, under Öppettider Bilassistent klicka Schemalägg . |
| 4 | Välj ett av följande alternativ:
|
| 5 | Klicka på Spara. |
Tilldela olika funktioner till varje knappsatsnummer. Dessa inställningar dirigerar dina kunder dit de behöver när de anger ett visst nummer på sin telefon.
| 1 | Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . | ||
| 2 | Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan. | ||
| 3 | I sidopanelen, under Öppettider Bilassistent , klicka Meny . | ||
| 4 | Kontrollera Aktivera anknytningsuppringning utan att kräva ett menyobjekt kryssrutan för att tillåta uppringare att direkt ringa en anknytning när som helst.
| ||
| 5 | Välj den funktion som du vill tilldela varje nummer eller funktionsknapp på knappsatsen.
För varje tilldelad funktion anger du ytterligare information eller söker och lägger till användare eller arbetsyta eller virtuella linjenummer och anknytningar för att överföra samtal.
| ||
| 6 | Klicka på Spara. |
Det här är meddelandet som dina kunder får när de ringer under kontorstid. Hälsningar har ofta ett kort välkomstmeddelande och listar menyalternativen.
| 1 | Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . | ||||
| 2 | Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan. | ||||
| 3 | I sidopanelen, under Öppettider Bilassistent , klicka Hälsning . | ||||
| 4 | Välj ett av följande alternativ:
| ||||
| 5 | Klicka på Spara. |
Tilldela olika funktioner till varje knappsatsnummer för att dirigera dina kunder dit de behöver när de anger ett visst nummer på sin telefon. Menyn som du anger för efter stängning gäller även för semesterschemat.
| 1 | Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . |
| 2 | Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan. |
| 3 | I sidopanelen, under Autoassistent efter kontorstid klicka Meny . |
| 4 | Kontrollera Aktivera anknytningsuppringning utan att kräva ett menyobjekt kryssrutan för att tillåta uppringare att direkt ringa en anknytning när som helst. |
| 5 | Välj den funktion som du vill tilldela varje nummer eller funktionsknapp på knappsatsen.
För varje tilldelad funktion anger du ytterligare information eller söker och lägger till användare eller arbetsyta eller virtuella linjenummer och anknytningar för att överföra samtal.
|
| 6 | Klicka på Spara. |
Det här är meddelandet som dina kunder får när de ringer efter kontorstid. Hälsningar har ofta ett kort välkomstmeddelande och listar menyalternativen. Menyn som du anger för efter stängning gäller även för semesterschemat.
| 1 | Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . | ||||
| 2 | Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan. | ||||
| 3 | I sidopanelen, under Autoassistent efter kontorstid , klicka Hälsning . | ||||
| 4 | Välj ett av följande alternativ:
| ||||
| 5 | Klicka på Spara. |
Ange under vilka dagar din semesterassistent ska vara i drift. Du kan tilldela ett semesterschema som har skapats tidigare eller skapa ditt eget semesterschema för autoassistenten.
| 1 | Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . |
| 2 | Klicka på Autoassistent och välj sedan den autoassistent som du vill redigera i listan. |
| 3 | I sidopanelen, under Bilassistent under semestern klicka Schemalägg . |
| 4 | Välj ett av följande alternativ:
|
| 5 | Klicka på Spara. |
Du kan skapa en rapport som listar alla inkommande samtal som nått tjänsten autosvar.
| 1 | Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . |
| 2 | Klicka på . |
Hämta startsatsen för att se vad en autoassistent kan göra. Öppna hälsningsproven och e-postmallarna för att komma igång.
Du kan grupphantera automatiska receptionister med massbifogningar/uppdateringar för autoassistenter. Administratörer kan importera/exportera automatiska deltagare med en CSV-fil.
| Exportera CSV-fil till ZIP-format: Vid export av data till en CSV-fil kan antalet poster överskrida 1 000. I sådana fall hämtas ZIP-filen, där ZIP-filen innehåller hela uppsättningen poster i en enda CSV-fil. En separat mapp som innehåller alla data är uppdelad i flera CSV-filer med färre än 1 000 poster. Dessa filer genereras för att administratörer snabbt ska kunna importera uppdateringar och överföringar. |
Om du har många autoassistenter att lägga till är alternativet för masshantering av autoassistenter bekvämt och CSV-stödet minskar ansträngningarna för distribution och migrering.
Varje autoassistent som skapas i Control Hub kräver att du fyller i en guide med många parametrar och CSV-stödet effektiviserar processen.
Följande funktioner kommer snart:
Ta bort hela autoassistentinstanser
Skapa/ändra/ta bort regel för samtalskoppling
Exponera CSV-bulk-operationer som externa API:er på Hydra Portal
Skapa nya scheman
Så här masshanterar du automatiska receptionister:
| 1 | Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . |
| 2 | Klicka . |
| 3 | Välj en plats i listruta för att hämta data för autoassistenter på den platsen, eller välj alla platser för att hämta data för alla autosvar. |
| 4 | Klicka på Hämta data eller Hämta .csv-mall för att kontrollera att din CSV-fil är korrekt formaterad, och se till att du fyller i nödvändig information. |
| 5 | Lägg till eller redigera för- och efternamn, telefonnummer och så vidare och ladda upp den uppdaterade CSV-filen. |
| 6 | Klicka på Visa importhistorik/uppgifter för att visa statusen för din CSV-import och ange om du har stött på några fel. |
Kolumn | (Obligatoriskt eller valfritt) Lägg till en autoassistent | (obligatoriskt eller valfritt) Redigera en autoassistent | Beskrivning | Värden som stöds | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
Namn | Obligatorisk | Obligatorisk | Ange namnet på autoassistenten. | 1–30 tecken | ||
Telefonnummer | Obligatoriskt om anknytningen lämnas tom | Obligatoriskt om anknytningen lämnas tom | Ange ditt telefonnummer Du måste ha antingen ett telefonnummer eller en anknytning. | Endast E.164-nummer tillåts för CSV-import. Exempel: +12815550100
| ||
Anknytning | Obligatoriskt om telefonnumret lämnas tomt | Obligatoriskt om telefonnumret lämnas tomt | Ange anknytningen. Du måste ha antingen ett telefonnummer eller en anknytning. | Anknytning på två till sex siffror. 00-999 999. Anknytningar som matchar nödnummer i platslandet är inte tillåtna (du kan till exempel inte använda 911 som anknytning i USA) | ||
| Plats | Obligatorisk | Obligatorisk | Ange platsen för att lägga till autoassistenter. | Exempel: San Jose.
| ||
| Tidszon | Valfritt | Valfritt | Ange tidszonsknappen för autoassistent. Den här tidszonen gäller för de scheman som tillämpas för de automatiska receptionisterna. | Exempel: Amerika/Chicago. Teckengräns: 1–127 | ||
| Språkkod | Valfritt | Valfritt | Ange meddelandespråk för autoassistenterna. | Exempel: en_us | ||
| Förnamn för uppringar-ID | Obligatorisk | Obligatorisk | Ange det förnamn som ska visas för autoassistenten. Uppringar-ID används när samtalskoppling är aktiverat och samtal vidarekopplas. | Exempel: San. Teckengräns: 1–30
| ||
| Efternamn för uppringar-ID | Obligatorisk | Obligatorisk | Ange det förnamn som ska visas för autoassistenten. Uppringar-ID används när samtalskoppling är aktiverat och samtal vidarekopplas. | Exempel: Jose. Teckengräns: 1–30
| ||
| Schema för kontorstid | Obligatorisk | Obligatorisk | Ange affärsschemats namn. | Ett giltigt företagsnamn i organisationen. | ||
| Semesterschema | Obligatorisk | Obligatorisk | Ange namnet på semesterschemat. | Ett giltigt namn på semesterschemat i organisationen. | ||
| Uppringningstyp | Valfritt | Valfritt | Välj uppringningstyp. | Företag och grupp är de värden som du kan välja mellan. | ||
| Menytillägg för kontorstider | Valfritt | Valfritt | Välj kontorstid . | Sant och falskt är de värden som du kan välja mellan. | ||
Menytillägg efter kontorstid | Valfritt | Valfritt | Välj menytillägget efter öppettid. | Sant och falskt är de värden som du kan välja mellan. | ||
Aktivera autoassistent | Valfritt | Valfritt | Välj växel för att aktivera eller inaktivera alternativet. | Aktiverad eller Inaktiverad | ||
| Alternativa nummer | Valfritt | Valfritt | Ange det eller de alternativa numren som ska tilldelas till autoassistenterna. | Exempel: 1112223333. Teckengräns: 1–23
| ||
| Åtgärd för alternativ nummer | Valfritt | Valfritt | Ange LÄGG TILL för att lägga till de alternativa nummer du har listat på den här raden. Ange TA BORT för att ta bort de alternativa nummer du har listat på raden. Om du anger ERSÄTT tar du bort alla tidigare angivna alternativa nummer och ersätter det med endast de alternativa nummer som du lägger till i den här raden. | LÄGG TILL, TA BORT, ERSÄTT | ||
| Alternativt nummer 1–10 ringsignal | Valfritt | Valfritt | Om distinkt ringsignal är aktiverat för alternativa nummer väljer du det distinkta ringmönstret. Välj ett av de alternativ som stöds. | NORMAL, LÅNG_LÅNG, KORT_KORT_LÅNG, KORT_LÅNG_KORT | ||
| Kontorstid Tryck på 0–9, * och # Beskrivning | Obligatoriskt om kontorstid trycker på 0–9, * och # Beskrivning lämnas tomma | Obligatoriskt om kontorstid trycker på 0–9, * och # Beskrivning lämnas tomma | Välj typ av kontorstid . | Exempel: Beskrivning, teckenlängd: 1–20 | ||
Efter timmar trycker du på 0–9, * och # | Obligatoriskt om Efter timmar trycker på 0–9, * och # Beskrivning lämnas tomma | Obligatoriskt om Efter timmar trycker på 0–9, * och # Beskrivning lämnas tomma | Välj typ efter öppettid. | Exempel: Beskrivning, teckenlängd: 1–20 | ||
Kontorstid Tryck på 0–9, * och # Åtgärd | Obligatoriskt om Kontorstid trycker på 0–9, * och # Åtgärd lämnas tomma | Obligatoriskt om Kontorstid trycker på 0–9, * och # Åtgärd lämnas tomma | Välj typ av kontorstid . | SPELA_ MEDDELANDE ÖVERFÖRA SAMTAL_ MED_ FRÅGA ÖVERFÖRA SAMTAL_ UTAN_ FRÅGA ÖVERFÖRA SAMTAL_ TILL_ OPERATÖR ÖVERFÖRING_ TILL_ RÖSTMELLAN RING_ AV_ NAMN RING_ AV_ ANSLUTNING Upprepa_ MENY AVSLUTA_ MENY | ||
| Efter arbetstid Tryck på 0-9, * och # Åtgärd | Obligatoriskt om Efter timmar trycker på 0–9, * och # Åtgärd lämnas tomma | Obligatoriskt om Efter timmar trycker på 0–9, * och # Åtgärd lämnas tomma | Välj typ efter öppettid. | SPELA_ MEDDELANDE ÖVERFÖRING_ MED_ FRÅGA ÖVERFÖRING_ UTAN_ FRÅGA ÖVERFÖRING_ TILL_ OPERATÖR ÖVERFÖRING_ TILL_ RÖSTMELLAN RING_ AV_ NAMN RING_ AV_ ANSLUTNING Upprepa_ MENY AVSLUTA_ MENY | ||
Kontorstid Tryck på 0–9, * och # Värde | Obligatoriskt för ett fåtal åtgärder som PLAY_ MEDDELANDE, ÖVERFÖRING_ MED_ FRÅGA, ÖVERFÖRA_ UTAN_ FRÅGA, ÖVERFÖRA_ TILL_ OPERATÖR, ÖVERFÖRING_ TILL_ RÖSTMELLAN | Obligatoriskt för ett fåtal åtgärder som PLAY_ MEDDELANDE, ÖVERFÖRING_ MED_ FRÅGA, ÖVERFÖRA_ UTAN_ FRÅGA, ÖVERFÖRA_ TILL_ OPERATÖR, ÖVERFÖRING_ TILL_ RÖSTMELLAN | Ytterligare värde krävs för att utföra vissa åtgärder | Formatet för meddelandefilen Spela upp är Meddelandets namn| Typ av meddelande| Meddelandenivå Till exempel: CycloneAlert.wav| WAV| PLATS
Andra åtgärder som stöds kräver ett giltigt telefonnummer eller anknytning. | ||
Efter arbetstid Tryck på 0-9, * och # Värde | Obligatoriskt för ett fåtal åtgärder som PLAY_ MEDDELANDE, ÖVERFÖRING_ MED_ FRÅGA, ÖVERFÖRA_ UTAN_ FRÅGA, ÖVERFÖRA_ TILL_ OPERATÖR, ÖVERFÖRING_ TILL_ RÖSTMELLAN | Obligatoriskt för ett fåtal åtgärder som PLAY_ MEDDELANDE, ÖVERFÖRING_ MED_ FRÅGA, ÖVERFÖRA_ UTAN_ FRÅGA, ÖVERFÖRA_ TILL_ OPERATÖR, ÖVERFÖRING_ TILL_ RÖSTMELLAN | Ytterligare värde krävs för att utföra vissa åtgärder | Formatet för meddelandefilen Spela upp är Meddelandets namn| Typ av meddelande| Meddelandenivå Till exempel: CycloneAlert.wav| WAV| PLATS
Andra åtgärder som stöds kräver ett giltigt telefonnummer eller anknytning. |
