Administrar asistentes automáticos en Control Hub
Asegúrese de que las llamadas sean contestadas y de que se respondan los pedidos de quienes llaman. Puede agregar saludos, configurar menús y enrutar llamadas a un servicio de respuestas, a un grupo de búsqueda, a una casilla de correo de voz o a una persona real. Puede crear un programa de 24 horas o proporcionar distintas opciones cuando su empresa esté abierta o cerrada.
Antes de comenzar
Para los clientes de la región Asia-Pacífico, el campo Nombre del identificador de llamadas se rellena automáticamente con el nombre de usuario. No puede modificar el campo de Identificador de llamadas de texto.
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Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com, vaya a Servicios y elija . |
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Vaya a la tarjeta Operadora automática y haga clic en Añadir nueva para crear una operadora automática. |
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En la página de Aspectos básicos, introduzca la siguiente información y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Cuando configure un asistente automático, puede aprovisionar la cantidad de asistentes automáticos para cada ubicación u organización. |
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En la página Planificación de horario comercial, asigne una planificación de horario laboral existente en el menú desplegable Seleccionar una opción o cree una nueva planificación. Haga clic en Siguiente.
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En la página Programa de feriados, asigne un programa de feriados existente en la lista desplegable Seleccionar una opción o cree una nueva planificación. Haga clic en Siguiente.
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En la página menú, en las fichas Horario comercial y Después del horario de trabajo, utilice el menú desplegable para asignar cada número de teclado a su función. Haga clic en Siguiente.
Para permitir que las personas que llaman marquen una extensión sin un mensaje de menú, marque la casilla de verificación Habilitar marcado de extensiones sin necesidad de un elemento de menú. |
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En la página Saludo, tanto en las fichas Horario comercial como Después del horario de atención, seleccione si desea utilizar el saludo predeterminado, cargar una grabación de audio o grabar su propio saludo. Haga clic en Siguiente.
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En la página Revisión , en cada ficha, revise la configuración de su nuevo asistente automático para asegurarse de que todo esté correcto. Puede hacer clic en Atrás para realizar cualquier cambio, o en Crear para aplicar la configuración a su nuevo asistente automático. |
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Haga clic en Listo cuando haya finalizado.
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Con este procedimiento, puede desactivar una operadora automática creada previamente.
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Vaya a la página Operadora automática y haga clic en Gestionar. |
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Aparece la página Operadora automática . Seleccione de la lista la operadora automática que desea desactivar. |
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En el panel lateral, desactive Habilitar asistente automático para deshabilitar el asistente automático. |
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Haga clic en Guardar. |
Puede cambiar la ubicación y el idioma de su asistente automático.
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Vaya a la tarjeta Operadora automática y haga clic en Gestionar. Aparece la página Operadora automática. Seleccione de la lista la operadora automática que desea editar. |
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En el panel lateral, al lado de Configuración general, haga clic en Administrar. |
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Ver o editar el idioma desde el idioma desde el menú desplegable. |
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Ver o editar el Zona horaria desde el Zona horaria menú desplegable. |
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Ver o editar el Identificador de llamadas utilizado cuando se transfieren o reenvía llamadas de este asistente automático. |
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Haga clic en Guardar. |
Cambie los números de teléfono de su asistente automático y agregue hasta 10 números alternativos.
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Vaya a la tarjeta Operadora automática y haga clic en Gestionar. Aparece la página Operadora automática. Seleccione de la lista la operadora automática que desea editar. |
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En el panel lateral, haga clic en Números de teléfono. |
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Edite el número de teléfono principal y la extensión . Si ha dejado el campo de extensión en blanco al crear la operadora automática, el sistema asigna automáticamente los cuatro últimos dígitos del número de teléfono como extensión para esta operadora automática. |
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Agregar números alternativos mediante la función de búsqueda. |
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Haga clic en Guardar. |
Puede reenviar todas las llamadas entrantes en función de un conjunto de criterios que defina.
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Haga clic en Asistente automático y luego seleccione el asistente automático para editarlo de la lista. |
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En el panel lateral, haga clic en Reenvío de llamadas. |
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Active la característica de Reenvío de llamadas. |
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Seleccione una de las siguientes opciones:
Si elige Desviar llamadas selectivamente, debe tener al menos una regla de desvío aplicada para que el desvío de llamadas esté activo. |
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Asigne el número al que quiera reenviar llamadas. Si ha elegido Reenviar llamadas siempre, haga clic en Guardar. Cuando elija Siempre reenviar o Reenviar en forma selectiva, marque la casilla de verificación Enviar al correo de voz para reenviar todas las llamadas a un correo de voz interno. La casilla de verificación Enviar al correo de voz está deshabilitada cuando se introduce un número externo. También se puede añadir un número de línea virtual como número al que desviar las llamadas. |
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Si selecciona Reenviar en forma selectiva, cree una regla haciendo clic en Añadir cuándo se debe avanzar o Añadir cuando no lo desea. Al aprovisionar la opción Desvío selectivo de llamadas , la regla Añadir cuando no se desvíe tiene prioridad sobre la regla Añadir cuando se desvíe . |
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Crear un nombre de regla. |
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Para Cuándo avanzar o Cuando no se debe reenviar, seleccione una Planificación comercial y un programa de feriado desde el menú lista desplegable. |
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Para Reenviar a, seleccione al menos una opción desde Número de teléfono predeterminado o agregue un Número de teléfono diferente. |
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Para Llamadas desde, seleccione Cualquier número o Números seleccionados con al menos una opción de las siguientes opciones:
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Para Llamadas a, seleccione un número o un número alternativo del menú desplegable para reenviar una llamada cuando se la reciba con este número en su organización. |
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Haga clic en Guardar. |
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Las reglas se ordenan en la tabla por el carácter del nombre de la regla. Ejemplo: 00_rule, 01_rule, y así sucesivamente.
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La regla "No reenviar" siempre tiene prioridad sobre la regla "Reenviar".
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Las reglas se procesan según el orden en que aparecen en la tabla.
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Puede crear varias reglas. Sin embargo, si se cumple una norma, el sistema ya no comprueba la siguiente. Si desea que la regla específica se compruebe en primer lugar, le sugerimos que actualice el nombre de la regla con números. Por ejemplo: Si desea que la regla de días festivos se compruebe antes que la regla de horario comercial cerrado, entonces nombre la regla como 01-Festivo y 02-Cerrado.
Para obtener más información sobre la funcionalidad básica y ejemplos del desvío selectivo de llamadas, consulte Configure Call Forwarding Selective for Webex Calling.
Qué hacer a continuación
Defina las opciones de marcado de modo que sean específicas de un cliente o de una ubicación/sitio.
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Haga clic en Asistente automático y luego seleccione el asistente automático para editarlo de la lista. |
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En el panel lateral, haga clic en Opciones de marcado. |
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Seleccione una de las siguientes opciones:
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Haga clic en Guardar. |
Puede asignar un programa de horas laborales creado anteriormente, o crear su propio horario comercial para el asistente automático.
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Haga clic en Asistente automático y luego seleccione el asistente automático para editarlo de la lista. |
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En el panel lateral, en Horario comercial Asistente automático , haga clic en Planificar. |
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Elija una de las siguientes opciones:
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Haga clic en Guardar. |
Asigne diferentes funciones a cada número del teclado numérico. Esta configuración dirige a sus clientes hacia donde deben ir cuando introducen un número específico en el teléfono.
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Vaya a la tarjeta Operadora automática y haga clic en Gestionar. Aparece la página Operadora automática. Seleccione de la lista la operadora automática que desea editar. |
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En el panel lateral, en Asistente automático del horario comercial, haga clic en Menú. |
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Marque la casilla de verificación Habilitar marcado de extensiones sin requerir un elemento de menú para permitir que las personas que llaman marquen directamente una extensión en cualquier momento. La opción Extension Dialing para Operadora Automática sólo se aplica a los abonados de Webex Calling. |
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Seleccione la función que desea asignar a cada número o tecla de función del teclado de marcación. Para cada función asignada, introduzca información adicional o busque y añada usuario o espacio de trabajo o número de línea virtual y extensiones para transferir llamadas. |
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Haga clic en Guardar. |
Este es el mensaje que escucharán los clientes cuando llamen en horario laboral. Los saludos suelen tener un breve mensaje de bienvenida y enumerar las opciones del menú.
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Vaya a la tarjeta Operadora automática y haga clic en Gestionar. Aparece la página Operadora automática. Seleccione de la lista la operadora automática que desea editar. |
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En el panel lateral, en Asistente automático para horario comercial, haga clic en Saludo. |
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Elija una de las siguientes opciones:
El archivo de audio (WAV) debe cumplir con los siguientes requisitos:
Puede encontrar más información para grabar desde su teléfono y secuencias de comandos de saludo de muestra haciendo clic en Instrucciones para grabar en un teléfono y Mostrarme una secuencia de comandos de muestra. |
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Haga clic en Guardar. |
Asigne diferentes funciones a cada número del teclado numérico para dirigir a sus clientes hacia donde deben ir cuando introducen un número específico en el teléfono. El menú que establezca para fuera del horario también se aplica al programa de feriados.
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Vaya a la tarjeta Operadora automática y haga clic en Gestionar. Aparece la página Operadora automática. Seleccione de la lista la operadora automática que desea editar. |
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En el panel lateral, en Asistente automático después del horario de trabajo , haga clic en Menú. |
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Marque la casilla de verificación Habilitar marcado de extensiones sin requerir un elemento de menú para permitir que las personas que llaman marquen directamente una extensión en cualquier momento. |
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Seleccione la función que desea asignar a cada número o tecla de función del teclado de marcación. Para cada función asignada, introduzca información adicional o busque y añada usuario o espacio de trabajo o número de línea virtual y extensiones para transferir llamadas. |
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Haga clic en Guardar. |
Este es el mensaje que escucharán los clientes cuando llamen después del horario comercial. Los saludos suelen tener un breve mensaje de bienvenida y enumerar las opciones del menú. El menú que establezca para fuera del horario también se aplica al programa de feriados.
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Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com, vaya a Servicios y elija . |
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Vaya a la tarjeta Operadora automática y haga clic en Gestionar. Aparece la página Operadora automática. Seleccione de la lista la operadora automática que desea editar. |
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En el panel lateral, en Asistente automático después del horario de trabajo, haga clic en Saludo. |
4 |
Elija una de las siguientes opciones:
El archivo de audio (WAV) debe cumplir con los siguientes requisitos:
Puede encontrar más información para grabar desde su teléfono y secuencias de comandos de saludo de muestra haciendo clic en Instrucciones para grabar en un teléfono y Mostrarme una secuencia de comandos de muestra. |
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Haga clic en Guardar. |
Establezca los días durante los que funcionará su asistente automático de feriados. Puede asignar un programa de feriado creado anteriormente, o crear su propio programa de feriado para el asistente automático.
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Vaya a la tarjeta Operadora automática y haga clic en Gestionar. Aparece la página Operadora automática. Seleccione de la lista la operadora automática que desea editar. |
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En el panel lateral, en Asistente automático de feriado , haga clic en Planificar. |
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Elija una de las siguientes opciones:
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Haga clic en Guardar. |
Puede generar un informe que enumera todas las llamadas entrantes que llegaron al servicio de asistentes automáticos.
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Vaya a la tarjeta Operadora automática y haga clic en Gestionar. Aparece la página Operadora automática. |
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Haga clic en . |
Descargue el Launch Kit para ver lo que puede hacer una operadora automática. Accede a los ejemplos de felicitaciones y a las plantillas de correo electrónico para empezar.
Puede administrar en forma masiva asistentes automáticos con inserciones/actualizaciones masivas para los asistentes automáticos. Los administradores pueden importar/exportar operadoras automáticas con un archivo CSV.
Exportación de archivos CSV a formato ZIP: Al exportar los datos a un archivo CSV, es posible que se excedan los 1000 registros. En estos casos, se descarga el archivo ZIP, que contiene el conjunto completo de registros en un único archivo CSV. Una carpeta independiente que contiene todos los datos se desglosa en varios archivos CSV con menos de 1000 registros. Estos archivos se generan para que los administradores puedan importar y cargar rápidamente cualquier actualización.
Si tiene que añadir muchas operadoras automáticas, la opción de gestión masiva de operadoras automáticas es muy práctica y la compatibilidad con CSV reduce el esfuerzo de implantación y migración.
Cada operadora automática creada en el centro de control requiere rellenar un asistente con muchos parámetros y la compatibilidad con CSV agiliza el proceso.
Las siguientes funcionalidades estarán disponibles próximamente:
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Eliminación de instancias enteras del asistente automático
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Crear/Modificar/Eliminar regla de reenvío de llamadas
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Exposición de operaciones CSV masivas como API externas en el portal de Hydra
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Crear nuevas planificaciones
Para administrar en forma masiva asistentes automáticos:
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Vaya a la tarjeta Operadora automática y haga clic en Gestionar. Aparece la página Operadora automática. |
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Haga clic en Gestionar y seleccione Gestión masiva. |
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Seleccione una ubicación de la lista desplegable para descargar datos para los asistentes automáticos en esa ubicación, o seleccione todas las ubicaciones para descargar los datos para todos los asistentes automáticos. |
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Haga clic en Descargar datos o Descargar plantilla .csv para verificar que el archivo CSV tiene el formato correcto, asegúrese de completar la información requerida. |
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Añada o edite el nombre y apellidos, el número de teléfono, etc., y cargue el archivo CSV actualizado. |
7 |
Haga clic en Ver historial de importación/Tareas para ver el estado de su importación CSV e indicar si ha encontrado algún error. |
Columna |
(Obligatorio u opcional) Agregar un asistente automático |
(Obligatorio u opcional) Editar un asistente automático |
Descripción |
Valores admitidos |
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Nombre |
Obligatorio |
Obligatorio |
Introduzca el nombre de la operadora automática. | De 1 a 30 caracteres |
Número de teléfono |
Obligatorio si la extensión se deja en blanco |
Obligatorio si la extensión se deja en blanco |
Introduzca el número de teléfono. Debe tener un número telefónico o una extensión. | Solo se permiten números E.164 para la importación de archivos CSV. Ejemplo: +12815550100 El número de teléfono debe estar en la pestaña Numbers del Control Hub. |
Extensión |
Obligatorio si el número de teléfono se deja en blanco |
Obligatorio si el número de teléfono se deja en blanco |
Introduzca la extensión. Debe tener un número de teléfono o una extensión. | Extensión de dos a diez dígitos. 00-999999. No se permiten extensiones que coincidan con números de emergencia del país de ubicación (por ejemplo, no se puede utilizar el 911 como extensión en EE.UU.). |
Ubicación | Obligatorio | Obligatorio | Introduzca la ubicación para agregar asistentes automáticos. | Ejemplo: San José. La ubicación debe estar en la pestaña Ubicaciones del Centro de control. |
Zona horaria | (Opcional) | (Opcional) | Introduzca la clave de zona horaria del asistente automático. Esta zona horaria se aplica a las planificaciones aplicadas a los asistentes automáticos. | Ejemplo: América/Chicago. Longitud de caracteres: 1-127 |
Código de idioma | (Opcional) | (Opcional) | Introduzca el idioma del anuncio para los asistentes automáticos. | Ejemplo: en_us |
Nombre del ID de realizador de llamadas | Obligatorio | Obligatorio | Introduzca el nombre que se mostrará para el asistente automático. El identificador de llamadas se utiliza cuando el desvío de llamadas está activado y las llamadas se desvían. | Ejemplo: San. Longitud de caracteres: 1-30 Solo se admiten caracteres UTF-8. |
Apellido del ID de realizador de llamadas | Obligatorio | Obligatorio | Introduzca el nombre que se mostrará para el asistente automático. El identificador de llamadas se utiliza cuando el desvío de llamadas está activado y las llamadas se desvían. | Ejemplo: Jose. Longitud de caracteres: 1-30 Solo se admiten caracteres UTF-8. |
Planificación de negocios | Obligatorio | Obligatorio | Introduzca el nombre de la planificación comercial. | Un nombre de horario comercial válido dentro de la org. |
Planificación de días festivos | Obligatorio | Obligatorio | Introduzca el nombre del programa de feriado. | Un nombre de calendario de vacaciones válido dentro de la org. |
Tipo de marcado | (Opcional) | (Opcional) | Seleccione el tipo de marcado. | La empresa y el grupo son los valores que puede seleccionar. |
Extensión del menú de Horario comercial | (Opcional) | (Opcional) | Seleccione la extensión del menú de Horario comercial. | True (Verdadero) y False (Falso) son valores que puede seleccionar. |
Extensión del menú Después del horario de trabajo | (Opcional) | (Opcional) | Seleccione la extensión del menú "Después del horario de trabajo". | True (Verdadero) y False (Falso) son valores que puede seleccionar. |
Activar Operadora Automática |
(Opcional) |
(Opcional) |
Seleccione el conmutador para activar o desactivar la opción. |
Activado o desactivado |
Números alternativos | (Opcional) | (Opcional) | Introduzca el(los) número(s) alternativo(s) para asignar a los asistentes automáticos. | Ejemplo: 1112223333. Longitud de caracteres: 1-23 El número de teléfono debe estar en la pestaña Numbers del Control Hub. |
Acción de número alternativo | (Opcional) | (Opcional) |
Introduzca AGREGAR para agregar los números alternativos que se enumeran en esta fila. Introduzca ELIMINAR para eliminar los números alternativos que se enumeran en la fila. Si introduce REPLACE, eliminará todos los números alternativos introducidos anteriormente y los sustituirá por los números alternativos que está añadiendo sólo en esta fila. | AGREGAR, ELIMINAR, REEMPLAZAR |
Tono de llamada alternativo del número 1-10 | (Opcional) | (Opcional) | Si la opción de timbre distintivo está activada para los números alternativos, elija el patrón de timbre distintivo. Elija una de las opciones para las que se proporciona soporte. | NORMAL, LARGO_LARGO, CORTO_CORTO_LARGO, CORTO_LARGO_CORTO |
Horario comercial Pulse 0-9, * y # Descripción |
Obligatorio si Horario comercial Pulse 0-9, * y # La descripción se deja en blanco |
Obligatorio si Horario comercial Pulse 0-9, * y # La descripción se deja en blanco |
Seleccione el tipo de horario comercial. |
Ejemplo: Descripción, longitud de caracteres: 1-20 |
Fuera de horario Pulse 0-9, * y # Descripción |
Obligatorio si fuera de horario Pulse 0-9, * y # La descripción se deja en blanco |
Obligatorio si fuera de horario Pulse 0-9, * y # La descripción se deja en blanco |
Seleccione el tipo de después del horario de trabajo. |
Ejemplo: Descripción, longitud de caracteres: 1-20 |
Horario comercial Pulse 0-9, * y # Acción |
Obligatorio si Horario comercial Pulse 0-9, * y # La acción se deja en blanco |
Obligatorio si Horario comercial Pulse 0-9, * y # La acción se deja en blanco |
Seleccione el tipo de horario comercial. |
REPRODUCIR_ANUNCIO TRANSFERIR LLAMADA_CON_PROMPT TRANSFERIR LLAMADA_SIN_PROMPT TRANSFERIR LLAMADA_A_OPERADOR TRANSFERIR_AL BUZÓN DE VOZ_ MARCAR_POR_NOMBRE MARQUE_EN LA EXTENSIÓN_ REPETIR_MENÚ SALIR_MENU |
Fuera de horario Pulse 0-9, * y # Acción |
Obligatorio si fuera de horario Pulse 0-9, * y # La acción se deja en blanco |
Obligatorio si fuera de horario Pulse 0-9, * y # La acción se deja en blanco |
Seleccione el tipo de después del horario de trabajo. |
REPRODUCIR_ANUNCIO TRANSFERIR_CON MENSAJE_ TRANSFERENCIA_SIN_AVISO TRANSFERIR_AL_OPERADOR TRANSFERIR_AL BUZÓN DE VOZ_ MARCAR_POR_NOMBRE MARQUE_EN LA EXTENSIÓN_ REPETIR_MENÚ SALIR_MENU |
Horario comercial Pulse 0-9, * y # Valor |
Obligatorio para algunas acciones como REPRODUCIR_ANUNCIO, TRANSFERIR_CON_PROMPT, TRANSFERIR_SIN_PROMPT, TRANSFERIR_A_OPERADOR, TRANSFERIR_A_VOICEMAIL |
Obligatorio para algunas acciones como REPRODUCIR_ANUNCIO, TRANSFERIR_CON_PROMPT, TRANSFERIR_SIN_PROMPT, TRANSFERIR_A_OPERADOR, TRANSFERIR_A_VOICEMAIL |
Se necesita un valor adicional para realizar determinadas acciones |
El formato del archivo de anuncios de Play es Nombre del anuncio | Tipo de anuncio | Nivel de anuncio Ex: CycloneAlert.wav | WAV | UBICACIÓN El tipo de entrada es TODO MAYÚSCULAS Otras acciones admitidas requieren un número de teléfono o una extensión válidos. |
Fuera de horario Pulse 0-9, * y # Valor |
Obligatorio para algunas acciones como REPRODUCIR_ANUNCIO, TRANSFERIR_CON_PROMPT, TRANSFERIR_SIN_PROMPT, TRANSFERIR_A_OPERADOR, TRANSFERIR_A_VOICEMAIL |
Obligatorio para algunas acciones como REPRODUCIR_ANUNCIO, TRANSFERIR_CON_PROMPT, TRANSFERIR_SIN_PROMPT, TRANSFERIR_A_OPERADOR, TRANSFERIR_A_VOICEMAIL |
Se necesita un valor adicional para realizar determinadas acciones |
El formato del archivo de anuncios de Play es Nombre del anuncio | Tipo de anuncio | Nivel de anuncio Ex: CycloneAlert.wav | WAV | UBICACIÓN El tipo de entrada es TODO MAYÚSCULAS Otras acciones admitidas requieren un número de teléfono o una extensión válidos. |