Zorg ervoor dat gesprekken worden beantwoord en dat aan de behoeften van de bellers wordt voldaan. U kunt begroetingen toevoegen, menu's instellen en gesprekken omleiden naar een antwoordservice, Hunt-groep, voicemailvak of een echte persoon. U kunt een 24-uursplanning maken of verschillende opties bieden wanneer uw bedrijf geopend of gesloten is.
Voordat u begint
 | Voor klanten in de regio Azië-Pacific wordt in het veld Naam beller-id automatisch de gebruikersnaam ingevuld. U kunt het veld Naam beller- Id niet wijzigen. |
| 1 | Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies . | ||||||
| 2 | Klik op . | ||||||
| 3 | Voer op de pagina Basis de volgende informatie in en klik op Volgende.
| ||||||
| 4 | Op de Kantoorurenschema pagina, wijst u een bestaand kantoorurenschema toe in de Een optie selecteren vervolgkeuzelijst of maak een nieuwe planning. Klik op Volgende. | ||||||
| 5 | Op de Vakantieschema pagina, wijst u een bestaand vakantieschema toe in de Een optie selecteren vervolgkeuzelijst of maak een nieuwe planning. Klik op Volgende. | ||||||
| 6 | Op de Menu pagina, onder zowel de Kantooruren en Buiten kantooruren tabbladen, gebruikt u de vervolgkeuzelijst om elk toetsenbloknummer toe te wijzen aan hun functie. Klik op Volgende. Als u wilt dat bellers een toestelnummer kunnen bellen zonder een menuprompt, schakelt u het selectievakje in Kiezen via toestel inschakelen zonder dat een menu-item nodig is selectievakje. | ||||||
| 7 | Op de Begroeting pagina, onder zowel de Kantooruren en Buiten kantooruren tabbladen, kiest u of u de standaardbegroeting wilt gebruiken, een audio-opname wilt uploaden of uw eigen begroeting wilt opnemen. Klik op Volgende. | ||||||
| 8 | Op de Review Controleer onder elk tabblad uw nieuwe instellingen voor automatische beantwoorder om te controleren of alles correct is. U kunt klikken op Terug om wijzigingen aan te brengen of klik op Maken om de instellingen toe te passen op uw nieuwe automatische beantwoorder. | ||||||
| 9 | Klik op Gereed wanneer u klaar bent. |
Met deze procedure kunt u een eerder gemaakte virtuele operator uitschakelen.
| 1 | Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies . |
| 2 | Klik op Automatische telefoniste en selecteer vervolgens de automatische beantwoorder die u wilt uitschakelen in de lijst. |
| 3 | Schakel in het zijvenster in: Automatische assistent inschakelen naar uit om de automatische beantwoorder uit te schakelen.
|
| 4 | Klik op Opslaan. |
U kunt de locatie en taal voor uw automatische beantwoorder wijzigen.
| 1 | Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies . |
| 2 | Klik op Automatische telefoniste en selecteer vervolgens de automatische beantwoorder die u wilt bewerken in de lijst. |
| 3 | In het zijpaneel, naast Algemene instellingen , klik op Beheren . |
| 4 | De . weergeven of bewerken Taal van de Taal uit de vervolgkeuzelijst. |
| 5 | De . weergeven of bewerken Tijdzone van de Tijdzone vervolgkeuzelijst. |
| 6 | De . weergeven of bewerken Beller- Id gebruikt wanneer gesprekken worden doorverbonden of doorgeschakeld vanuit deze automatische beantwoorder. |
| 7 | Klik op Opslaan. |
Wijzig de telefoonnummers van uw automatische beantwoorder en voeg maximaal 10 alternatieve nummers toe.
| 1 | Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies . | ||
| 2 | Klik op Automatische telefoniste en selecteer vervolgens de automatische beantwoorder die u wilt bewerken in de lijst. | ||
| 3 | Klik in het zijpaneel op Telefoonnummers. | ||
| 4 | Bewerk het primaire telefoonnummer en het toestel.
| ||
| 5 | Voeg alternatieve nummers toe met behulp van de zoekfunctie. | ||
| 6 | Klik op Opslaan. |
U kunt alle binnenkomende gesprekken doorschakelen afhankelijk van een reeks criteria die u definieert.
| 1 | Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies . | ||
| 2 | Klik op Automatische telefoniste en selecteer vervolgens de automatische beantwoorder die u wilt bewerken in de lijst. | ||
| 3 | Klik in het deelvenster op Gesprek doorschakelen. | ||
| 4 | Schakel de functie Gesprek doorschakelen in. | ||
| 5 | Selecteer een van de volgende opties:
| ||
| 6 | Wijs het nummer toe waarnaar u gesprekken wilt doorschakelen. Als u Gesprekken altijd doorschakelen hebt gekozen, klikt u op Opslaan.
| ||
| 7 | Als u kiest: Selectief doorsturen , maak een regel door te klikken op Toevoegen Wanneer om door te sturen of Toevoegen Wanneer niet om door te sturen .
| ||
| 8 | Maak een regelnaam. | ||
| 9 | Voor Wanneer doorsturen? of Wanneer niet doorsturen? , selecteer een Zakelijke planning en Vakantieschema uit de vervolgkeuzelijst. | ||
| 10 | Selecteer voor Doorschakelen naar minimaal één optie uit Standaardtelefoonnummer of voeg een ander telefoonnummer toe. | ||
| 11 | Selecteer voor Gesprekken van de optie Elk nummer of Geselecteerde nummers met ten minste één optie uit het volgende:
| ||
| 12 | Voor Gesprekken naar , selecteert u een nummer of alternatief nummer in de vervolgkeuzelijst om een gesprek door te schakelen wanneer het wordt ontvangen op dit nummer in uw organisatie. | ||
| 13 | Klik op Opslaan. |
De regels worden in de tabel gesorteerd op regelnaamteken. Voorbeeld: 00_rule, 01_rule, enzovoort.
De regel 'Niet doorsturen' heeft altijd voorrang op de regel 'Doorsturen'.
De regels worden verwerkt op basis van de volgorde in de tabel.
U kunt meerdere regels maken. Als een regel echter voldoet, controleert het systeem de volgende regel niet meer. Als u eerst de specifieke regel wilt controleren, raden we u aan de naam van de regel bij te werken met nummers. Bijvoorbeeld: Als u wilt dat de vakantieregel wordt gecontroleerd voor de regel voor gesloten kantooruren, noemt u de regel 01-Holiday en 02-Closed.
Zie Gesprekken selectief doorschakelen configureren voor Webex Calling voor meer informatie over de basisfunctionaliteit en voorbeelden van het selectief doorschakelen van gesprekken.
De volgende stappen
.
Stel de belopties zo in dat ze specifiek zijn voor een klant of een locatie/site.
| 1 | Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies . |
| 2 | Klik op Automatische telefoniste en selecteer vervolgens de automatische beantwoorder die u wilt bewerken in de lijst. |
| 3 | Klik in het zijvenster op Kiesopties . |
| 4 | Selecteer een van de volgende opties:
|
| 5 | Klik op Opslaan. |
U kunt een eerder gemaakte kantooruren toewijzen of uw eigen kantooruren maken voor de automatische beantwoorder.
| 1 | Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies . |
| 2 | Klik op Automatische telefoniste en selecteer vervolgens de automatische beantwoorder die u wilt bewerken in de lijst. |
| 3 | In het zijpaneel, onder Automatische assistent tijdens kantooruren klik Plannen . |
| 4 | Kies een van de volgende opties:
|
| 5 | Klik op Opslaan. |
Wijs verschillende functies toe aan ieder nummer op het toetsenblok. Wanneer uw klanten een specifiek nummer invoeren op hun telefoon, zorgen deze instellingen ervoor dat ze naar de juiste plek worden geleid.
| 1 | Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies . | ||
| 2 | Klik op Automatische telefoniste en selecteer vervolgens de automatische beantwoorder die u wilt bewerken in de lijst. | ||
| 3 | In het zijpaneel, onder Automatische assistent tijdens kantooruren , klik op Menu . | ||
| 4 | Controleer de Kiezen via toestel inschakelen zonder dat een menu-item nodig is selectievakje in om bellers op elk gewenst moment rechtstreeks een toestelnummer te laten bellen.
| ||
| 5 | Selecteer de functie die u wilt toewijzen aan elk nummer of elke functietoets op het toetsenblok.
Voer voor elke toegewezen functie aanvullende informatie in of zoek en voeg het nummer van de gebruiker of de werkruimte of het virtuele lijnnummer en toestelnummers toe om gesprekken door te verbinden.
| ||
| 6 | Klik op Opslaan. |
Dit is het bericht dat uw klanten horen wanneer ze bellen tijdens kantooruren. Begroetingen omvatten meestal een korte welkomstboodschap en vermelden de menu-opties.
| 1 | Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies . | ||||
| 2 | Klik op Automatische telefoniste en selecteer vervolgens de Auto Attendant die u wilt bewerken in de lijst. | ||||
| 3 | In het zijpaneel, onder Automatische assistent tijdens kantooruren , klik op Begroeting . | ||||
| 4 | Kies uit een van de volgende opties:
| ||||
| 5 | Klik op Opslaan. |
Wijs verschillende functies toe aan ieder nummer op het toetsenblok om ervoor te zorgen dat uw klanten naar de juiste plek worden geleid. Het menu dat u voor buiten kantooruren instelt, is ook van toepassing op het vakantieschema.
| 1 | Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies . |
| 2 | Klik op Automatische telefoniste en selecteer vervolgens de automatische beantwoorder die u wilt bewerken in de lijst. |
| 3 | In het zijpaneel, onder Automatische telefoniste buiten kantooruren klik Menu . |
| 4 | Controleer de Kiezen via toestel inschakelen zonder dat een menu-item nodig is selectievakje in om bellers op elk gewenst moment rechtstreeks een toestelnummer te laten bellen. |
| 5 | Selecteer de functie die u wilt toewijzen aan elk nummer of elke functietoets op het toetsenblok.
Voer voor elke toegewezen functie aanvullende informatie in of zoek en voeg het nummer van de gebruiker of de werkruimte of het virtuele lijnnummer en toestelnummers toe om gesprekken door te verbinden.
|
| 6 | Klik op Opslaan. |
Dit is het bericht dat uw klanten horen wanneer ze buiten kantooruren bellen. Begroetingen omvatten meestal een korte welkomstboodschap en vermelden de menu-opties. Het menu dat u voor buiten kantooruren instelt, is ook van toepassing op het vakantieschema.
| 1 | Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies . | ||||
| 2 | Klik op Automatische telefoniste en selecteer vervolgens de automatische beantwoorder die u wilt bewerken in de lijst. | ||||
| 3 | In het zijpaneel, onder Automatische telefoniste buiten kantooruren , klik op Begroeting . | ||||
| 4 | Kies uit een van de volgende opties:
| ||||
| 5 | Klik op Opslaan. |
Stel de dagen in waarop uw automatische beantwoorder tijdens feestdagen actief is. U kunt een eerder gemaakte vakantieplanning toewijzen of uw eigen vakantieplanning maken voor de automatische beantwoorder.
| 1 | Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies . |
| 2 | Klik op Automatische telefoniste en selecteer vervolgens de automatische beantwoorder die u wilt bewerken in de lijst. |
| 3 | In het zijpaneel, onder Vakantie Auto Attendant klik Plannen . |
| 4 | Kies een van de volgende opties:
|
| 5 | Klik op Opslaan. |
U kunt een rapport genereren met alle inkomende gesprekken die de automatische beantwoordingsservice hebben bereikt.
| 1 | Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies . |
| 2 | Klik op . |
Download de startkit om te zien wat een automatische beantwoorder kan doen. Open de voorbeelden van begroetingen en e-mailsjablonen om aan de slag te gaan.
U kunt automatische assistenten bulksgewijs beheren met bulkinvoegingen/updates voor automatische assistenten. Beheerders kunnen virtuele operators importeren/exporteren met een CSV-bestand.
| CSV-bestand exporteren naar zipbestandsindeling: Bij het exporteren van gegevens naar een CSV-bestand kan het aantal records 1000 overschrijden. In dergelijke gevallen wordt het ZIP-bestand gedownload, waarbij het ZIP-bestand de volledige set record(s) in één CSV-bestand bevat. Een afzonderlijke map met alle gegevens wordt opgesplitst in meerdere CSV-bestanden met minder dan 1000 records. Deze bestanden worden gegenereerd voor de beheerders om snel updates en uploads te importeren. |
Als u veel virtuele operators wilt toevoegen, is de optie voor het bulksgewijs beheren van virtuele operators handig en vermindert de CSV-ondersteuning de inspanning voor implementatie en migratie.
Voor elke virtuele operator die in de Control Hub wordt gemaakt, moet een wizard met veel parameters worden ingevuld. De CSV-ondersteuning stroomlijnt het proces.
De volgende functionaliteiten zijn binnenkort beschikbaar:
Volledige exemplaren van Auto Attendant verwijderen
Doorschakelregel maken/wijzigen/verwijderen
Bulk- CSV bewerkingen weergeven als externe API's op Hydra Portal
Nieuwe planningen maken
Automatische assistenten bulksgewijs beheren:
| 1 | Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services en kies . |
| 2 | Klik op . |
| 3 | Selecteer een locatie in de vervolgkeuzelijst om gegevens voor automatische assistenten op die locatie te downloaden of alles selecteren locaties om gegevens voor alle automatische assistenten te downloaden. |
| 4 | Klik op Gegevens downloaden of CSV-sjabloon downloaden om te controleren of uw CSV-bestand de juiste indeling heeft, en zorg ervoor dat u de vereiste informatie invult. |
| 5 | Voeg de voor- en achternaam, het telefoonnummer enzovoort toe of bewerk deze en upload het bijgewerkte CSV-bestand. |
| 6 | Klik op Importgeschiedenis/taken weergeven om de status van uw CSV-import weer te geven en aan te geven of er fouten zijn opgetreden. |
Kolom | (Verplicht of optioneel) Een automatische beantwoorder toevoegen | (Verplicht of optioneel) Een automatische beantwoorder bewerken | Beschrijving | Ondersteunde waarden | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
Naam | Verplicht | Verplicht | Voer de naam van de virtuele operator in. | 1-30 tekens | ||
Telefoonnummer | Verplicht als het toestelnummer leeg blijft | Verplicht als het toestelnummer leeg blijft | Voer het telefoon nummer in. U moet een telefoonnummer of een toestel hebben. | Alleen E.164-nummers zijn toegestaan voor CSV-import. Voorbeeld: +12815550100
| ||
Extensie | Verplicht als het telefoonnummer leeg wordt gelaten | Verplicht als het telefoonnummer leeg wordt gelaten | Voer het toestelnummer in. U moet een telefoonnummer of een toestel hebben. | Toestelnummer van twee tot zes cijfers. 00-999999. Toestellen die overeenkomen met noodnummers in het land van de locatie zijn niet toegestaan (u kunt bijvoorbeeld geen 911 gebruiken als toestel in de VS) | ||
| Locatie | Verplicht | Verplicht | Voer de locatie in om automatische assistenten toe te voegen. | Voorbeeld: San José.
| ||
| Tijdzone | Optioneel | Optioneel | Voer de tijdzone van de automatische beantwoorder in. Deze tijdzone is van toepassing op de planningen die worden toegepast op de automatische assistenten. | Voorbeeld: Amerika/Chicago. Tekenlengte: 1-127 | ||
| Taalcodes | Optioneel | Optioneel | Voer de aankondigingstaal in voor de automatische assistenten. | Voorbeeld: en_us | ||
| Voornaam beller-id | Verplicht | Verplicht | Voer de voornaam in die voor de automatische beantwoorder moet worden weergegeven. De beller-id wordt gebruikt wanneer doorschakelen is ingeschakeld en gesprekken worden doorgeschakeld. | Voorbeeld: San. Tekenlengte: 1-30
| ||
| Achternaam beller-id | Verplicht | Verplicht | Voer de voornaam in die voor de automatische beantwoorder moet worden weergegeven. De beller-id wordt gebruikt wanneer doorschakelen is ingeschakeld en gesprekken worden doorgeschakeld. | Voorbeeld: José. Tekenlengte: 1-30
| ||
| Bedrijfsplanning | Verplicht | Verplicht | Voer de naam van de zakelijke planning in. | Een geldige naam voor een bedrijfsschema in de organisatie. | ||
| Vakantieplanning | Verplicht | Verplicht | Voer de naam van de vakantieplanning in. | Een geldige naam voor de vakantieplanning in de organisatie. | ||
| Kiestype | Optioneel | Optioneel | Selecteer het beltype. | Enterprise en Group zijn de waarden waaruit u kunt kiezen. | ||
| Menu-extensie kantooruren | Optioneel | Optioneel | Selecteer de menu-extensie voor kantooruren . | Waar en Onwaar zijn de waarden waaruit u kunt kiezen. | ||
Menu-extensie buiten kantooruren | Optioneel | Optioneel | Selecteer de menu-extensie buiten kantooruren. | Waar en Onwaar zijn de waarden waaruit u kunt kiezen. | ||
Virtuele operator inschakelen | Optioneel | Optioneel | Selecteer de schakelaar om de optie in of uit te schakelen. | Ingeschakeld of Uitgeschakeld | ||
| Alternatieve nummers | Optioneel | Optioneel | Voer de alternatief nummer in die u wilt toewijzen aan de automatische assistenten. | Voorbeeld: 1112223333. Tekenlengte: 1-23
| ||
| Alternatieve nummeractie | Optioneel | Optioneel | Voer TOEVOEGEN in om de lijst met alternatieve nummers in deze rij toe te voegen. Voer VERWIJDEREN in om de alternatieve nummers in de rij te verwijderen. Als u VERVANGEN invoert, verwijdert u alle eerder ingevoerde alternatieve nummers en vervangt u deze door de alternatieve nummers die u alleen in deze rij toevoegt. | TOEVOEGEN, VERWIJDEREN, VERVANGEN | ||
| Beltoon alternatief nummer 1-10 | Optioneel | Optioneel | Als Afwijkende beltoon is ingeschakeld voor alternatieve nummers, kiest u het rinkelpatroon Afwijkende beltoon. Kies uit een van de ondersteunde opties. | NORMAAL, LANG_LANG, KORT_KORT_LANG, KORT_LANG_KORT | ||
| Kantooruren Druk op 0–9, * en # Beschrijving | Verplicht als Kantooruren Druk op 0–9, * en # Beschrijving wordt leeg gelaten | Verplicht als Kantooruren Druk op 0–9, * en # Beschrijving wordt leeg gelaten | Selecteer het type kantooruren . | Voorbeeld: Beschrijving, tekenlengte: 1-20 | ||
Druk na uren op 0–9, * en # Beschrijving | Verplicht als u na uren op 0-9 drukt, * en # Beschrijving wordt leeg gelaten | Verplicht als u na uren op 0-9 drukt, * en # Beschrijving wordt leeg gelaten | Selecteer het type buiten kantooruren. | Voorbeeld: Beschrijving, tekenlengte: 1-20 | ||
Kantooruren Druk op 0–9, * en # Actie | Verplicht als de kantooruren op 0–9, * en # drukken. Actie wordt leeg gelaten | Verplicht als de kantooruren op 0–9, * en # drukken. Actie wordt leeg gelaten | Selecteer het type kantooruren . | AFSPELEN_ AANKONDIGING GESPREK DOORVERBINDEN_ MET_ PROMPT GESPREK DOORVERBINDEN_ ZONDER_ PROMPT GESPREK DOORVERBINDEN_ AAN_ OPERATOR OVERDRACHT_ AAN_ VOICEMAIL DIAL_ DOOR_ NAAM DIAL_ DOOR_ UITBREIDING HERHALEN_ MENU AFSLUITEN_ MENU | ||
| Buiten kantooruren Druk op 0-9, * en # Actie | Verplicht als u na uren op 0–9 drukt, * en # actie leeg blijft | Verplicht als u na uren op 0–9 drukt, * en # actie leeg blijft | Selecteer het type buiten kantooruren. | AFSPELEN_ AANKONDIGING OVERDRACHT_ MET_ PROMPT OVERDRACHT_ ZONDER_ PROMPT OVERDRACHT_ AAN_ OPERATOR OVERDRACHT_ AAN_ VOICEMAIL DIAL_ DOOR_ NAAM DIAL_ DOOR_ UITBREIDING HERHALEN_ MENU AFSLUITEN_ MENU | ||
Kantooruren Druk op 0–9, * en # Waarde | Verplicht voor enkele acties zoals PLAY_ AANKONDIGING, OVERDRACHT_ MET_ PROMPT, OVERDRACHT_ ZONDER_ PROMPT, OVERDRACHT_ AAN_ OPERATOR, OVERDRACHT_ AAN_ VOICEMAIL | Verplicht voor enkele acties zoals PLAY_ AANKONDIGING, OVERDRACHT_ MET_ PROMPT, OVERDRACHT_ ZONDER_ PROMPT, OVERDRACHT_ AAN_ OPERATOR, OVERDRACHT_ AAN_ VOICEMAIL | Er is extra waarde nodig om bepaalde acties uit te voeren | De indeling voor het aankondigingsbestand Afspelen is Naam van aankondiging| Aankondigingstype| Aankondigingsniveau Bijvoorbeeld: CycloneAlert.wav| WAV| LOCATIE
Voor andere ondersteunde acties is een geldig telefoonnummer of toestel vereist. | ||
Buiten kantooruren Druk op 0-9, * en # Waarde | Verplicht voor enkele acties zoals PLAY_ AANKONDIGING, OVERDRACHT_ MET_ PROMPT, OVERDRACHT_ ZONDER_ PROMPT, OVERDRACHT_ AAN_ OPERATOR, OVERDRACHT_ AAN_ VOICEMAIL | Verplicht voor enkele acties zoals PLAY_ AANKONDIGING, OVERDRACHT_ MET_ PROMPT, OVERDRACHT_ ZONDER_ PROMPT, OVERDRACHT_ AAN_ OPERATOR, OVERDRACHT_ AAN_ VOICEMAIL | Er is extra waarde nodig om bepaalde acties uit te voeren | De indeling voor het aankondigingsbestand Afspelen is Naam van aankondiging| Aankondigingstype| Aankondigingsniveau Bijvoorbeeld: CycloneAlert.wav| WAV| LOCATIE
Voor andere ondersteunde acties is een geldig telefoonnummer of toestel vereist. |
