Een ruimte nieuwe virtuele operator

Voordat u begint

U kunt een bestaand bedrijfsuren- en feestdagenschema gebruiken om de tijd/dagen te configureren dat uw automatische attendant operationeel en niet-operationeel is, of een nieuwe planning maken wanneer u een automatische attendant maakt. Als u uw planningen voor werkdagen en feestdagen wilt configureren voordat u een automatische attendant maakt, gaat u naar Een planning maken en configureren in Cisco Webex Control Hub voor meer informatie.

Voor klanten in de regio Azië-Pacific beller-id het veld Naam automatisch ingevuld met de gebruikersnaam. U kunt het veld Naam beller-id niet wijzigen.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.comnaar Services en kies Bellen > functies.

2

Klik op Automatisch attendant > voor het maken van de automatische attendant.

3

Voer op de pagina Basis in de volgende informatie in en klik opVolgende.

  • Locatie

  • Naam van virtuele operator

  • Telefoonnummer

  • Taal

4

Wijs op de pagina Planning werktijden een bestaande planning voor werktijden toe in de vervolgkeuzekeuzepagina Een optie selecteren of maak een nieuwe planning. Klik op Volgende.

5

Wijs op de pagina Feestdagenplanning een bestaande feestdagenplanning toe in de vervolgkeuzepagina Een optie selecteren of maak een nieuwe planning. Klik op Volgende.

6

Op de pagina Menu, onder de tabbladen Bedrijfsuren en Na uur, gebruikt u de vervolgkeuzelijst om elk toetsenbloknummer aan hun functie toe te wijzen. Klik op Volgende.

Als u wilt toestaan dat oproepers een extensie bellen zonder menuprompt, schakelt u het selectievakje Bellen via extensie inschakelen zonder dat een menu-item nodig is in.

7

Kies op de pagina Begroeting onder de tabbladen Bedrijfsuren en Na uur of u de standaardbegroeet wilt gebruiken, een audio-opname wilt uploaden of uw eigen begroeting wilt opnemen. Klik op Volgende.

8

Bekijk op de pagina Controleren onder elk tabblad uw nieuwe instellingen voor automatisch toezicht om te controleren of alles correct is. U kunt op Terug klikken om wijzigingen aan te brengen of op Maken klikken om de instellingen toe te passen op uw nieuwe systeemmedewerker.

9

Klik op Gereed wanneer u klaar bent.

Een automatische attendant uitschakelen

Met deze procedure kunt u een eerder gemaakte automatische attendant uitschakelen.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.comnaar Services en kies Bellen > functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de automatische attendant om deze uit te schakelen in de lijst.

3

Schakel in het zijpaneel de optie Automatische attendant inschakelen uit om de automatische attendant uit te schakelen.

4

Klik op Opslaan.

Algemene instellingen voor automatisch aanwezigen bewerken

U kunt de locatie en de taal van uw attendant wijzigen.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.comnaar Services en kies Bellen > functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant in de lijst die u wilt bewerken.

3

Klik in het zijpaneel naast Algemene instellingenop Beheren.

4

Bekijk de locatie en selecteer enbewerk de Taal in de vervolgkeuzekeuze elke keer.

5

Klik op Opslaan.

Een bestand met de automatische attendant Telefoonnummers

Wijzig de telefoonnummers van de automatisch aanwezigen en voeg maximaal tien alternatieve nummers toe.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.comnaar Services en kies Bellen > functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant in de lijst die u wilt bewerken.

3

Klik in het zijpaneel naast Telefoonnummers op het nummer dat u hebt toegewezen.

4

Bewerk het primaire telefoonnummer en/of het toestel.

5

Voeg alternatieve nummers toe met behulp van de zoekfunctie.

6

Klik op Opslaan.

Doorver forwarding van gesprek configureren voor automatische aanwezigen

U kunt alle inkomende gesprekken doorsturen afhankelijk van een set criteria die u definieert.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.comnaar Services en kies Bellen > functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant in de lijst die u wilt bewerken.

3

Klik in het zijpaneel op Gesprek doorsturen.

4

Schakel de functie Gesprek doorver forwarden in .

5

Selecteer een van de volgende opties:

  • Gesprekken altijd doorsturen: gesprekken altijd doorsturen naar een toegewezen nummer.
  • Selectief gesprekkendoorsturen: gesprekken doorsturen naar een toegewezen nummer, afhankelijk van criteria.

 

Als u Selectief gesprekken doorsturen kiest, moet u ten minste één regel voor doorsturen toepassen op het doorsturen van gesprekken om actief te zijn.

6

Wijs het nummer toe waar u gesprekken naar wilt doorsturen. Als u Gesprekken altijd doorsturen hebtgekozen, klikt u op Opslaan.


 

Als u Altijd doorsturen of Selectief selecterenkiest, vink dan het selectievakje Verzenden naar voicemail aan om alle gesprekken door te sturen naar een interne voicemail. Het selectievakje Verzenden naar voicemail wordt uitgeschakeld wanneer een extern nummer wordt ingevoerd.

7

Als u Selectief gesprekken doorsturen kiest, maakt u een regel door te klikken op Toevoegen wanneer u wilt doorsturen of toevoegen wanneer u niet moetdoorsturen.

8

Maak een regelnaam.

9

Voor Wanneer u moet doorsturen of Wanneer niet te doorsturen , selecteert u een Zakelijke planning en Feestdagenplanning in de vervolgkeuzelijst.

10

Selecteer voorDoorsturen naar minimaal één optie van Standaardtelefoonnummer of voeg een ander telefoonnummer toe.

11

Selecteer voor Gesprekken van Een nummer of Geselecteerde nummers met ten minste één optie uithet volgende:

  • Elknummer: alle gesprekken in de opgegeven regel doorsturen.

  • Alleprivénummers: gesprekken doorsturen vanaf privénummers.

  • Onbeschikbarenummers: gesprekken doorsturen via niet-beschikbare nummers.

  • Specifieke nummerstoevoegen: gesprekken doorsturen vanaf maximaal 12 nummers die u definieert.

12

Voor Gesprekken naar selecteert u een nummer of een alternatief nummer in de vervolgkeuzekeuze,zodat gesprekken worden doorgestuurd wanneer een oproep wordt ontvangen naar dit nummer in uw organisatie dat u definieert.

13

Klik op Opslaan.

De volgende stap

Zodra een regel is gemaakt, kunt u een regel in- of uitschakelen met behulp van de schakelaar naast de regel in de tabel. U kunt een regel ook op elk moment wijzigen of verwijderen door op Bewerken of te klikken.

Belopties voor automatische aanwezigen bewerken

Stel de belopties in op specifiek voor een klant of een locatie/site.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.comnaar Services en kies Bellen > functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant in de lijst die u wilt bewerken.

3

Klik in het zijpaneel op Belopties.

4

Selecteer een van de volgende opties:

  • Klant

  • Locatie

5

Klik op Opslaan.

Schema's voor werkdagen voor automatische aanwezigen bewerken

U kunt een eerder gemaakte planning voor bedrijfsuren toewijzen of uw eigen bedrijfsurenplanning maken voor de automatische attendant.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.comnaar Services en kies Bellen > functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant in de lijst die u wilt bewerken.

3

Klik in het zijpaneel onder Zakelijke openingstijden op Plannen.

4

Kies een van de volgende opties:

  • Een bestaande planning toewijzen- Selecteer een eerder gemaakte planning in het vervolgkeuzemenu.

  • Een nieuwe planningmaken: maak een nieuwe naam voor de planning en selecteer de werkdag.

5

Klik op Opslaan.

Menuopties voor werkdagen voor aanwezigen bewerken

Wijs verschillende functies toe aan ieder nummer op het toetsenblok. Wanneer uw klanten een specifiek nummer invoeren op hun telefoon, zorgen deze instellingen ervoor dat ze naar de juiste plek worden geleid.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.comnaar Services en kies Bellen > functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant in de lijst die u wilt bewerken.

3

Klik in het zijpaneel onder Zakelijke openingstijden opMenu .

4

Vink het selectievakje Bellen via toestelnummer inschakelen zonder dat een menu-item nodig is aan zodat gebruikers op elk moment rechtstreeks een toestel kunnen bellen.

5

Selecteer de functie die u aan elk nummer of de functietoets op het toetsenblok wilt toewijzen.

6

Voer voor elke toegewezen functie aanvullende informatie of telefoonnummers en toestelnummers in om gesprekken over te dragen.

7

Klik op Opslaan.

Een begroeting voor de zakelijke openingstijden bewerken

Dit is het bericht dat uw klanten horen wanneer ze hun gesprek tijdens werkdagen bellen. Begroetingen omvatten meestal een korte welkomstboodschap en vermelden de menu-opties.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.comnaar Services en kies Bellen > functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant die u wilt bewerken in de lijst.

3

Klik in het zijpaneel onder Zakelijke openingstijden opBegroeting.

4

Kies uit een van de volgende opties:

  • Standaardbegroete: speelt een standaardbegroete af voor binnenkomende gesprekken.

  • Aangepastebegroeting: upload een audiobestand of neem een begroeting op via de opnamefunctie.


 

Het audiobestand (WAV) moet aan de volgende vereisten voldoen:

  • 8 of 16 kHz

  • 8- of 16-bits mono

  • u-law, A-law of PCM

  • Maximale bestandsgrootte van 2 MB (of ongeveer 4 minuten afspelen)


 

U vindt meer informatie voor opnemen op uw telefoon en voorbeeld van begroetingsscripts door op Instructies voor opnemen op een telefoon te klikken en Een voorbeeldscript tonen.

5

Klik op Opslaan.

Menuopties na uur bewerken voor automatische aanwezigen

Wijs verschillende functies toe aan ieder nummer op het toetsenblok om ervoor te zorgen dat uw klanten naar de juiste plek worden geleid. Het menu dat u voor na uur in stelt, is ook van toepassing op de feestdagenplanning.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.comnaar Services en kies Bellen > functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant in de lijst die u wilt bewerken.

3

Klik in het zijpaneel onder Uur Automatisch toezicht op Menu.

4

Vink het selectievakje Bellen via toestelnummer inschakelen zonder dat een menu-item nodig is aan zodat gebruikers op elk moment rechtstreeks een toestel kunnen bellen.

5

Selecteer de functie die u aan elk nummer of de functietoets op het toetsenblok wilt toewijzen.

6

Voer voor elke toegewezen functie aanvullende informatie of telefoonnummers en toestelnummers in om gesprekken over te dragen.

7

Klik op Opslaan.

Een begroeting voor na uur van de automatische attendant bewerken

Dit is het bericht dat uw klanten horen wanneer ze na werkdagen bellen. Begroetingen omvatten meestal een korte welkomstboodschap en vermelden de menu-opties. Het menu dat u voor na uur in stelt, is ook van toepassing op de feestdagenplanning.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.comnaar Services en kies Bellen > functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant in de lijst die u wilt bewerken.

3

Klik in het zijpaneel onder Na uur Automatisch toezicht opBegroeting.

4

Kies uit een van de volgende opties:

  • Standaardbegroete: speelt een standaardbegroete af voor binnenkomende gesprekken.

  • Aangepastebegroeting: upload een audiobestand of neem een begroeting op via de opnamefunctie.


 

Het audiobestand (WAV) moet aan de volgende vereisten voldoen:

  • 8 of 16 kHz

  • 8- of 16-bits mono

  • u-law, A-law of PCM

  • Maximale bestandsgrootte van 2 MB (of ongeveer 4 minuten afspelen)


 

U vindt meer informatie voor opnemen op uw telefoon en voorbeeld van begroetingsscripts door op Instructies voor opnemen op een telefoon te klikken en Een voorbeeldscript tonen.

5

Klik op Opslaan.

Feestdagenplanningen voor automatische aanwezigen bewerken

Stel de dagen in waarop uw vakantiedag voor de automatische attendant werkt. U kunt een vakantieplanning toewijzen die u eerder hebt gemaakt, of u kunt uw eigen feestdagenplanning maken voor de automatische aanwezigen.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.comnaar Services en kies Bellen > functies.

2

Klik op De automatische attendant en selecteer de 1e attendant in de lijst die u wilt bewerken.

3

Klik in het zijpaneel onder Feestdagen op Plannen.

4

Kies een van de volgende opties:

  • Een bestaande planning toewijzen- Selecteer een eerder gemaakte planning in de vervolgkeuzekeuze.)

  • Een nieuwe planning maken: maak een nieuwe naam voor de planning en selecteer feestdagen voor uw organisatie.

5

Klik op Opslaan.

Rapporten voor automatische attendant genereren

U kunt een rapport genereren met alle inkomende gesprekken die de service voor automatisch gebruik hebben bereikt.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.comnaar Services en kies Bellen > functies.

2

Klik op Automatisch attendant > Rapporten weergeven.

U wordt gestart in de beheerportal voor bellen waar u een rapport van de automatische attendant kunt genereren. Klik hier voor meer informatie.