Se till att samtal besvaras och att personer som ringer får sina behov uppfyllda. Du kan lägga till hälsningar, konfigurera menyer och dirigera samtal till en svarstjänst, en sökgrupp, en röstbrevlåda eller en riktig person. Du kan skapa ett 24-timmarsschema eller tillhandahålla olika alternativ när ditt företag är öppet eller stängt.
Innan du börjar
För kunder i regionen Asien och Stillahavsområdet fylls fältet Inringar-ID-namn automatiskt i med användarnamnet. Du kan inte ändra fältet Inringar-ID-namn. |
1 |
Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . | ||||||
2 |
Gå till kortet Autoassistent och klicka på Lägg till nytt för att skapa en autoassistent. | ||||||
3 |
Ange följande information på sidan Grundläggande och klicka sedan på Nästa.
| ||||||
4 |
På sidan Schemaläggning av ett befintligt schemalägg för kontorstid i rullgardinsmenyn Välj ett alternativ eller skapa ett nytt schema. Klicka på Nästa.
| ||||||
5 |
På sidan Semesterschema tilldelar du ett befintligt semesterschema i rullgardinsmenyn Välj ett alternativ eller skapa ett nytt schema. Klicka på Nästa.
| ||||||
6 |
På sidan Meny, under både fliken Kontorstid och Efter timmar , använder du listrutan för att tilldela varje knappsatsnummer till sin funktion. Klicka på Nästa.
Om du vill tillåta uppringare att ringa en anknytning utan en menyuppmaning markerar du kryssrutan Aktivera anknytningsuppringning utan att behöva en menypost. | ||||||
7 |
På Hälsningarsidan, under båda Kontorstideroch Efter timmarflikar, välj om du vill använda standardhälsningsfrasen, ladda upp en ljudinspelning eller spela in din egen hälsningsfras. Klicka på Nästa.
| ||||||
8 |
På sidan Granska , under varje flik, granska dina nya inställningar för autoassistent för att se till att allt är korrekt. Du kan klicka på Tillbaka för att göra ändringar eller klicka på Skapa för att tillämpa inställningarna på din nya autoassistent. | ||||||
9 |
Klicka på Klar när du är färdig.
|
Med den här proceduren kan du inaktivera en tidigare skapad autoassistent.
1 |
Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . |
2 |
Gå till autoassistenten och klicka på Hantera. |
3 |
Sidan Autoassistent visas. Välj autoassistent som du vill inaktivera i listan. |
4 |
På sidopanelen växlar du Aktivera autoassistent till av för att inaktivera autoassistent. |
5 |
Klicka på Spara. |
Du kan ändra plats och språk för din autoassistent.
1 |
Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . |
2 |
Gå till kortet Autoassistent och klicka på Hantera. Sidan Autosvar visas. Välj autoassistent som du vill redigera i listan. |
3 |
I sidopanelen, bredvid Allmänna inställningar, klicka på Hantera. |
4 |
Visa eller redigera språket från språket i listrutan. |
5 |
Visa eller redigera tidszonen från listrutan Tidszon. |
6 |
Visa eller redigera det inringar-ID som används när samtal överförs eller vidarekopplas från den här autoassistenten. |
7 |
Klicka på Spara. |
Ändra dina telefonnummer för autoassistent och lägg till upp till 10 alternativa nummer.
1 |
Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . | ||
2 |
Gå till kortet Autoassistent och klicka på Hantera. Sidan Autosvar visas. Välj autoassistent som du vill redigera i listan. | ||
3 |
Klicka på Telefonnummer i sidopanelen. | ||
4 |
Redigera det primära telefonnumret och anknytningen.
| ||
5 |
Lägg till alternativa nummer med hjälp av sökfunktionen. | ||
6 |
Klicka på Spara. |
Det går att vidarebefordra alla inkommande samtal beroende på en uppsättning kriterier som du har definierat.
1 |
Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . | ||
2 |
Klicka på Autoassistent och välj sedan autoassistent som du vill redigera i listan. | ||
3 |
Klicka på Samtalsvidarekoppling i sidopanelen. | ||
4 |
Aktivera funktionen Samtalsvidarekoppling. | ||
5 |
Välj något av följande alternativ:
| ||
6 |
Tilldela numret som du vill vidarebefordra samtal till. Om du har valt Vidarekoppla alltid samtal klickar du på Spara.
| ||
7 |
Om du väljer Selektivt Vidarebefordra skapar du en regel genom att klicka på Lägg till när för att vidarebefordra eller Lägg till när inte för att vidarebefordra.
| ||
8 |
Skapa ett regelnamn. | ||
9 |
För När du ska vidarebefordra eller när du inte ska vidarebefordra väljer du ett affärsschema och semesterschema i listrutan. | ||
10 |
För Vidarekoppla till väljer du minst ett alternativ från Standardtelefonnummer eller lägger till ett annat telefonnummer. | ||
11 |
För Samtal från väljer du Valfritt telefonnummer eller Valda nummer med minst ett av följande alternativ:
| ||
12 |
För Samtal till väljer du ett nummer eller ett alternativt nummer i listrutan för att vidarebefordra ett samtal när det tas emot på det här numret i din organisation. | ||
13 |
Klicka på Spara. |
-
Reglerna sorteras i tabellen efter regel namntecken. Exempel: 00_rule, 01_rule och så vidare.
-
Regeln ”Inte att gå vidare” har alltid företräde framför regeln ”Framåt”.
-
Reglerna bearbetas baserat på den ordning de anges i tabellen.
-
Du kan skapa flera regler. Om en regel är uppfylld kontrollerar systemet inte längre nästa regel. Om du vill att den specifika regeln ska kontrollera först föreslår vi att du uppdaterar regelnamnet med nummer. Till exempel: Om du vill att semesterregeln ska kontrollera innan regeln om stängda tider för verksamheten ska du ange regeln som 01-Semester och 02-Stängd.
Mer information om grundläggande funktioner och exempel på det selektiva vidarekopplingen finns i Konfigurera selektiv samtalskoppling för Webex Calling.
Nästa steg
Ställ in uppringningsalternativen som specifika för en kund eller en plats/plats.
1 |
Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . |
2 |
Klicka på Autoassistent och välj sedan autoassistent som du vill redigera i listan. |
3 |
Klicka på Uppringningsalternativ i sidopanelen. |
4 |
Välj något av följande:
|
5 |
Klicka på Spara. |
Du kan tilldela ett kontorstidsschema som har skapats tidigare eller skapa ditt eget kontorsschema för autoassistenten.
1 |
Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . |
2 |
Klicka på Autoassistent och välj sedan autoassistent som du vill redigera i listan. |
3 |
Klicka på Schemalägg under Kontorstid i sidopanelen. |
4 |
Välj något av följande alternativ:
|
5 |
Klicka på Spara. |
Tilldela olika funktioner till varje knappsatsnummer. Dessa inställningar dirigerar dina kunder dit de behöver när de anger ett visst nummer på sin telefon.
1 |
Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . | ||
2 |
Gå till kortet Autoassistent och klicka på Hantera. Sidan Autosvar visas. Välj autoassistent som du vill redigera i listan. | ||
3 |
Klicka på Meny i sidopanelen under Autosvar för kontorstid. | ||
4 |
Markera kryssrutan Aktivera anknytningsuppringning utan att behöva en menypost för att låta uppringare ringa en anknytning direkt när som helst.
| ||
5 |
Välj den funktion som du vill tilldela till varje nummer eller funktionsknapp på knappsatsen. För varje tilldelad funktion anger du ytterligare information eller sök och lägg till användare eller arbetsyta eller virtuellt linjenummer och anknytningar för att överföra samtal. | ||
6 |
Klicka på Spara. |
Det här är meddelandet som dina kunder hör när de ringer under kontorstid. Hälsningar har ofta ett kort välkomstmeddelande och listar menyalternativen.
1 |
Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . | ||||
2 |
Gå till kortet Autoassistent och klicka på Hantera. Sidan Autosvar visas. Välj autoassistent som du vill redigera i listan. | ||||
3 |
Klicka på Hälsningsfras under Autosvar på sidopanelen. | ||||
4 |
Välj ett av följande alternativ:
| ||||
5 |
Klicka på Spara. |
Tilldela olika funktioner till varje knappsatsnummer för att dirigera dina kunder dit de behöver när de anger ett visst nummer på sin telefon. Menyn som du ställer in efter timmar gäller även för semesterschemat.
1 |
Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . |
2 |
Gå till kortet Autoassistent och klicka på Hantera. Sidan Autosvar visas. Välj autoassistent som du vill redigera i listan. |
3 |
Klicka på menyn under Autoassistent efter timmar i sidopanelen. |
4 |
Markera kryssrutan Aktivera anknytningsuppringning utan att behöva en menypost för att låta uppringare ringa en anknytning direkt när som helst. |
5 |
Välj den funktion som du vill tilldela till varje nummer eller funktionsknapp på knappsatsen. För varje tilldelad funktion anger du ytterligare information eller sök och lägg till användare eller arbetsyta eller virtuellt linjenummer och anknytningar för att överföra samtal. |
6 |
Klicka på Spara. |
Det här är meddelandet som dina kunder hör när de ringer efter kontorstid. Hälsningar har ofta ett kort välkomstmeddelande och listar menyalternativen. Menyn som du ställer in efter timmar gäller även för semesterschemat.
1 |
Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . | ||||
2 |
Gå till kortet Autoassistent och klicka på Hantera. Sidan Autosvar visas. Välj autoassistent som du vill redigera i listan. | ||||
3 |
Klicka på Hälsningsfras under Autoassistent efter timmar i sidopanelen. | ||||
4 |
Välj ett av följande alternativ:
| ||||
5 |
Klicka på Spara. |
Ange vilka dagar din helgautoassistent ska fungera. Du kan tilldela ett semesterschema som har skapats tidigare eller skapa ditt eget semesterschema för autoassistenten.
1 |
Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . |
2 |
Gå till kortet Autoassistent och klicka på Hantera. Sidan Autosvar visas. Välj autoassistent som du vill redigera i listan. |
3 |
Klicka på Schemalägg under Semesterautoassistent i sidopanelen. |
4 |
Välj något av följande alternativ:
|
5 |
Klicka på Spara. |
Du kan skapa en rapport som listar alla inkommande samtal som nådde tjänsten för autoassistent.
1 |
Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . |
2 |
Gå till kortet Autoassistent och klicka på Hantera. Sidan Autosvar visas. |
3 |
Klicka på . |
Hämta startsatsen för att se vad en autoassistent kan göra. Öppna hälsningsproven och e-postmallarna för att komma igång.
Du kan hantera autoassistenter med massinlägg/uppdateringar för autoassistenter. Administratörer kan importera/exportera automatiska deltagare med en CSV-fil.
Exportera CSV-fil till ZIP-format: Vid export av data till en CSV-fil kan antalet poster överskrida 1 000. I sådana fall hämtas ZIP-filen, där ZIP-filen innehåller hela uppsättningen poster i en enda CSV-fil. En separat mapp som innehåller alla data är uppdelad i flera CSV-filer med färre än 1 000 poster. Dessa filer genereras för att administratörer snabbt ska kunna importera uppdateringar och överföringar. |
Om du har många autoassistenter att lägga till är alternativet för masshantering av autoassistenter bekvämt och CSV-stödet minskar ansträngningarna för distribution och migrering.
Varje autoassistent som skapas i Control Hub kräver att du fyller i en guide med många parametrar och CSV-stödet effektiviserar processen.
Följande funktioner kommer snart:
-
Ta bort hela instanser för autoassistent
-
Skapa/ändra/ta bort regel för vidarekoppling av samtal
-
Exponera massfunktioner för CSV som externa API:er i Hydra-portalen
-
Skapa nya scheman
Så här hanterar du autoassistenter:
1 |
Från kundvyn i https://admin.webex.com går du till Tjänster och väljer . |
2 |
Gå till kortet Autoassistent och klicka på Hantera. Sidan Autosvar visas. |
3 |
Klicka på Hantera och välj Hantera massvis. |
4 |
Välj en plats i listrutan för att hämta data för autoassistenter på den platsen eller välj alla platser för att hämta data för alla autoassistenter. |
5 |
Klicka på Hämta data eller Hämta .csv-mallen för att kontrollera att din CSV-fil är korrekt formaterad, och se till att du fyller i den information som krävs. |
6 |
Lägg till eller redigera för- och efternamn, telefonnummer och så vidare och ladda upp den uppdaterade CSV-filen. |
7 |
Klicka på Visa importhistorik/uppgifter för att visa statusen för din CSV-import och ange om du har stött på några fel. |
Kolumn |
(Obligatoriskt eller valfritt) Lägg till en autoassistent |
(Obligatoriskt eller valfritt) Redigera en autoassistent |
Beskrivning |
Värden som stöds | ||
---|---|---|---|---|---|---|
Namn |
Obligatorisk |
Obligatorisk |
Ange namnet på autoassistenten. | 1–30 tecken | ||
Telefonnummer |
Obligatoriskt om anknytningen lämnas tom |
Obligatoriskt om anknytningen lämnas tom |
Ange ditt telefonnummer Du måste ha antingen ett telefonnummer eller en anknytning. | Endast E.164-nummer tillåts för CSV-import. Exempel: +12815550100
| ||
Anknytning |
Obligatoriskt om telefonnumret lämnas tomt |
Obligatoriskt om telefonnumret lämnas tomt |
Ange anknytningen. Du måste ha antingen ett telefonnummer eller en anknytning. | Två till tio-siffriga anknytningar. 00-999999. Anknytningar som matchar nödnummer i platslandet är inte tillåtna (du kan till exempel inte använda 911 som anknytning i USA) | ||
Plats | Obligatorisk | Obligatorisk | Ange platsen för att lägga till autodeltagare. | Exempel: San Jose.
| ||
Tidszon | Valfritt | Valfritt | Ange tangenten för autoassistentens tidszon. Den här tidszonen gäller scheman som tillämpas på autoassistenterna. | Exempel: Amerika/Chicago. Teckengräns: 1–127 | ||
Språkkod | Valfritt | Valfritt | Ange meddelandespråket för autoassistenterna. | Exempel: en_us | ||
Förnamn för uppringar-ID | Obligatorisk | Obligatorisk | Ange förnamnet som ska visas för autoassistenten. Uppringar-ID används när samtalskoppling är aktiverat och samtal vidarekopplas. | Exempel: Det är sant. Teckengräns: 1–30
| ||
Efternamn för uppringar-ID | Obligatorisk | Obligatorisk | Ange förnamnet som ska visas för autoassistenten. Uppringar-ID används när samtalskoppling är aktiverat och samtal vidarekopplas. | Exempel: Jose. Teckengräns: 1–30
| ||
Schema för kontorstid | Obligatorisk | Obligatorisk | Ange namnet på affärsschemat. | Ett giltigt företagsnamn i organisationen. | ||
Semesterschema | Obligatorisk | Obligatorisk | Ange namnet på semesterschemat. | Ett giltigt namn på semesterschemat i organisationen. | ||
Uppringningstyp | Valfritt | Valfritt | Välj uppringningstyp. | Företag och grupp är de värden du kan välja mellan. | ||
Menytillägg för kontorstid | Valfritt | Valfritt | Välj menytillägget för kontorstid. | Sanna och falska är de värden som du kan välja mellan. | ||
Menytillägg efter timmar | Valfritt | Valfritt | Välj menytillägget efter timmar. | Sanna och falska är de värden som du kan välja mellan. | ||
Aktivera autoassistent |
Valfritt |
Valfritt |
Välj växlingsknappen för att aktivera eller inaktivera alternativet. |
Aktiverad eller inaktiverad | ||
Alternativa nummer | Valfritt | Valfritt | Ange alternativt nummer som ska tilldelas till autoassistenterna. | Exempel: 1112223333. Teckengräns: 1–23
| ||
Åtgärd för alternativt nummer | Valfritt | Valfritt |
Ange LÄGG TILL för att lägga till de alternativa nummer du har listat på den här raden. Ange TA BORT för att ta bort de alternativa nummer du har listat på raden. Om du anger ERSÄTT tar du bort alla tidigare angivna alternativa nummer och ersätter det med endast de alternativa nummer som du lägger till i den här raden. | lägg till, ta bort, ersätt | ||
Alternativt nummer 1–10 ringsignal | Valfritt | Valfritt | Om distinkt ringsignal är aktiverat för alternativa nummer väljer du det distinkta ringmönstret. Välj ett av de alternativ som stöds. | normal, long_long, short_short_long, short_long_short | ||
Kontorstid Tryck på 0–9, * och # Beskrivning |
Obligatoriskt om kontorstid trycker på 0–9, * och # Beskrivning lämnas tomma |
Obligatoriskt om kontorstid trycker på 0–9, * och # Beskrivning lämnas tomma |
Välj typ av kontorstid. |
Exempel: Beskrivning, teckenlängd: 1–20 | ||
Efter timmar trycker du på 0–9, * och # |
Obligatoriskt om Efter timmar trycker på 0–9, * och # Beskrivning lämnas tomma |
Obligatoriskt om Efter timmar trycker på 0–9, * och # Beskrivning lämnas tomma |
Välj typ efter timmar. |
Exempel: Beskrivning, teckenlängd: 1–20 | ||
Kontorstid Tryck på 0–9, * och # Åtgärd |
Obligatoriskt om Kontorstid trycker på 0–9, * och # Åtgärd lämnas tomma |
Obligatoriskt om Kontorstid trycker på 0–9, * och # Åtgärd lämnas tomma |
Välj typ av kontorstid. |
play_meddelande överföra samtal_with_prompt överför call_without_prompt överföra samtal_till_operatör överföring_till_röstbrevlåda dial_by_name dial_by_extension repeat_menu exit_menu | ||
Efter timmar trycker du på 0–9, * och # Åtgärd |
Obligatoriskt om Efter timmar trycker på 0–9, * och # Åtgärd lämnas tomma |
Obligatoriskt om Efter timmar trycker på 0–9, * och # Åtgärd lämnas tomma |
Välj typ efter timmar. |
play_meddelande transfer_with_prompt transfer_without_prompt överföring_till_operatör överföring_till_röstbrevlåda dial_by_name dial_by_extension repeat_menu exit_menu | ||
Kontorstid Tryck på 0–9, * och # Värde |
Obligatoriskt för några Åtgärder som PLAY_ANNOUNCEMENT, TRANSFER_WITH_PROMPT, TRANSFER_WITHOUT_PROMPT, TRANSFER_TO_OPERATOR, TRANSFER_TO_VOICEMAIL |
Obligatoriskt för några Åtgärder som PLAY_ANNOUNCEMENT, TRANSFER_WITH_PROMPT, TRANSFER_WITHOUT_PROMPT, TRANSFER_TO_OPERATOR, TRANSFER_TO_VOICEMAIL |
Ytterligare värde krävs för att utföra vissa åtgärder |
Formatet för meddelandefilen Spela upp är Meddelandenamn | Meddelandetyp | Meddelandenivå Till exempel: CycloneAlert.wav | WAV | LOCATION
Andra åtgärder som stöds kräver ett giltigt telefonnummer eller anknytning. | ||
Efter timmar trycker du på 0–9, * och # värde |
Obligatoriskt för några Åtgärder som PLAY_ANNOUNCEMENT, TRANSFER_WITH_PROMPT, TRANSFER_WITHOUT_PROMPT, TRANSFER_TO_OPERATOR, TRANSFER_TO_VOICEMAIL |
Obligatoriskt för några Åtgärder som PLAY_ANNOUNCEMENT, TRANSFER_WITH_PROMPT, TRANSFER_WITHOUT_PROMPT, TRANSFER_TO_OPERATOR, TRANSFER_TO_VOICEMAIL |
Ytterligare värde krävs för att utföra vissa åtgärder |
Formatet för meddelandefilen Spela upp är Meddelandenamn | Meddelandetyp | Meddelandenivå Till exempel: CycloneAlert.wav | WAV | LOCATION
Andra åtgärder som stöds kräver ett giltigt telefonnummer eller anknytning. |