Indstil opbevaringspolitikken for din organisation

Indhold, der er ældre end opbevaringspolitikken, eller indhold, der overskrider lagerkvoterne, er underlagt sletning. Dette er vigtigt, da du, når du opbevarer oplysninger i lang tid, øger du risikoen for, at fortrolige oplysninger bliver tilgængelige.

Vi anbefaler, at du samarbejder med din juridiske rådgiver for at finde den mest passende tilbageholdelsesperiode for din organisation.

  • Vi udruller midlertidigt Meetings-opbevaringspolitikken for organisationer, der administrerer et enkelt Meetings-websted.

    Hvis du ikke kan ændre indstillingen for automatisk sletning af optagelse i webstedsadministration, er din politikindstilling flyttet til Control Hub. Se fremgangsmåden nedenfor for at logge ind på Control Hub og ændre din opbevaringspolitik.

  • Du kan kun indstille en opbevaringspolitik på organisationsniveau for alle dine mødewebsteder. Kontakt Ciscos support for assistance.

  • Hvis du har flere -mødewebsteder, kan du ikke indstille forskellige opbevaringspolitikker for hvert Meetings-websted.

  • Webex-assistant er ikke tilgængelig med Webex for forvaltninger, så vi understøtter kun opbevaringspolitik for Webex Meetings data (optagelser og mødemetadata) for disse organisationer.

1

Log ind på Control Hub.

2

Gå til Ledelse > Organisationsindstillinger > Indstillinger.

3

Rul til afsnittet Opbevaringspolitikker.

4

Definer en Beskeder opbevaringspolitik ved at klikke på Opdater politikken.

  1. Under Direkte beskeder:

    • Vælg Standard eller angiv en Brugerdefineret opbevaringsperiode.

  2. Under Gruppebeskeder:

    • Vælg Standard eller angiv en Brugerdefineret opbevaringsperiode.

  3. Klik på Gem.

Minimumsværdierne er 1 dag, 1 måned eller 1 år. Maksimumværdierne er 360 dage, 12 måneder eller 1 år. Værdierne styrer, hvor længe Webex opbevarer brugergenererede meddelelser, filer og whiteboards. Du kan indstille forskellige eller de samme værdier for henholdsvis direkte beskeder og gruppebeskeder.

5

Definer en Møder opbevaringspolitik ved at klikke på Opdater politikken.

  1. Under Opbevaringspolitik:

    • Vælg 360 dage eller angiv en Brugerdefineret opbevaringsperiode.

  2. Under Slettet optagelse:

    • Vælg Ryd med det samme eller Følg opbevaringspolitikken.

  3. Klik på Gem.

Minimumsværdien er 7 dage, og maksimumsværdien er 360 dage. Værdien styrer, hvor længe Webex gemmer optagelser, transskriptioner og højdepunkter fra dine møder.

Opbevaringspolitikken for Opkald er som standard indstillet til 400 dage og kan ikke ændres.

6

Definer en Kontaktcenter opbevaringspolitik ved at klikke på Opdater politikken.

Vi udruller gradvist denne funktion, så den er muligvis ikke tilgængelig for alle kunder endnu.

  1. Vælg Standard eller angiv en Brugerdefineret opbevaringsperiode.

  2. Klik på Gem.

Standardværdien er 1095 dage. Minimumsværdien er 1 dag, og maksimumsværdien er 3600 dage. Værdien styrer, hvor længe Webex gemmer stemmeoptagelser fra Contact Center.

Aktivering af AI-funktioner kan begrænse adgangen til stemmetransskriptioner, udover at anvende opbevaringspolitikker på stemmeoptagelser fra Contact Center.

Ofte stillede spørgsmål om Webex-dataopbevaring

Hvad er ændringerne i dataopbevaring i Webex, og hvordan gavner dette kunden?

I 2023 introducerede Webex betydelige ændringer i sine politikker for dataopbevaring ved at fjerne muligheden for at opbevare besked- og mødedata på ubestemt tid. Denne ændring hjælper organisationer med at administrere livscyklussen for brugergenereret indhold, minimere unødvendig datalagring og sikre overholdelse af lovgivningsmæssige standarder. For mere information, se Ændringer i dataopbevaring i Webex Suite.

Hvilke kunder er berørt af denne ændring?

Denne ændring gælder for alle Standard- og Pro Pack-kunder. For at kontrollere, om denne ændring gælder for din organisation, skal du gå til opbevaringsindstillingerne for dit møde og dine meddelelser under Organisationsindstillinger i Control Hub. Hvis opbevaringsindstillingen er tilgængelig for din organisation, gælder denne ændring for din organisation.

Hvem er kunderne i standardpakken? Hvordan finder jeg ud af dette?

Standard Webex-kunder er de kunder, der har købt basistilbuddene fra Webex, som ikke inkluderer Pro Pack-licensen. Den bedste måde at kontrollere dette på er via Control Hub.

Gælder denne ændring for alle websteder – websteder, der administreres af webstedsadministration, og websteder, der administreres af Control Hub?

Denne ændring gælder for alle organisationer med indstillinger for opbevaring af møder og beskeder tilgængelige i organisationsindstillinger i Control Hub. For mødeopbevaring vil den værdi, der er angivet her, overføres til alle websteder, der er knyttet til eller administreres af Control Hub. Hvis opbevaringspolitikken er indstillet til ubestemt tid i Control Hub, ændres opbevaringsindstillingen for optagelser for alle websteder, der er knyttet til Control Hub, til 360 dage. For Pro Pack-kunder kan du ændre denne værdi i op til 3600 dage i Control Hub.

Disse ændringer gælder ikke for enkeltstående websteder, der administreres af Site Administration. Hvis der er websteder, hvis opbevaringsindstilling er angivet via Webex-webstedsadministration, gælder opbevaringsindstillingen i webstedsadministration. Få mere at vide om Control Hub og Webex-websteder, der administreres af webstedsadministration.

Hvorfor kan nogle kunder ikke se politikken for mødetilbageholdelse under Organisationsindstillinger?

Den organisationsomspændende politik for opbevaring af møder gælder for alle websteder, der er knyttet til eller administreres i Control Hub. Kunder med et enkelt websted, der administreres i Control Hub, kan typisk se denne organisationsomspændende opbevaringsindstilling. Men kunder med flere mødesteder, der ønsker en forskellig opbevaringspolitik for hvert sted, ser typisk ikke den organisationsomspændende opbevaringsindstilling, da denne indstilling anvender den samme opbevaringspolitik for hvert sted.

Hvis kunder allerede administrerer politikken for mødeopbevaring for hvert websted, skal de så flytte til organisationsindstillinger?

I øjeblikket behøver kunder, der administrerer mødeopbevaring via Webex-webstedsadministration, med en forskellig opbevaringsindstilling for hvert websted, ikke at flytte til organisationsindstillinger i Control Hub. De kan fortsætte med at administrere deres opbevaringspolitik via Webex-webstedsadministration.

Hold øje med Webex-kommunikation for yderligere opdateringer relateret til opbevaringspolitikken for Webex Site Administration-administrerede websteder.

En kunde har flere mødesteder administreret i Control Hub og har indstillinger for opbevaring på tværs af organisationen. Nu skal kunden angive opbevaringspolitikken for hvert websted. Hvordan kan dette gøres?

Kunder med flere mødesteder, der allerede har valgt opbevaringsstyring på organisationsniveau i Control Hub, bør forberede sig på den kommende ændring ved at angive en opbevaringsværdi, afhængigt af den type pakke, de abonnerer på.

Hvis du vil fastsætte opbevaringspolitikken på webstedsniveau, bedes du straks kontakte din Customer Success Manager. Disse anmodninger vurderes fra sag til sag.

Hvad sker der, hvis kunderne ikke kan se knappen til mødetilbageholdelse under organisationsindstillinger?

Hvis kunderne ikke kan se den organisationsomfattende opbevaringsindstilling under Organisationsindstillinger i Control Hub, påvirker denne ændring dem ikke.

Hvis kunder har betalt for ubegrænset mødelagerplads, vil disse kunder så være på en undtaget liste, når de nye politikker for dataopbevaring aktiveres?

Disse kunder er undtaget fra de nye ændringer i politikken for dataopbevaring. Vi vil gøre vores bedste for at oprette en undtagelse for kunder, der har betalt for ubegrænset lagerplads, men vi kan ikke garantere, at individuelle kunder vil blive føjet til undtagelseslisten.

Hvis din organisation skal undtages, bedes du kontakte din Webex Account Manager eller Customer Success Manager inden den 7. marts 2023.

Gælder dette for onlinesider?

Nej. Denne ændring gælder ikke for onlinesider.

Gælder dette for Webex til Cisco BroadWorks og Wholesale Route to Market-kunder?

Webex for Cisco BroadWorks- og Wholesale Route to Market-kunder er undtaget fra denne ændring. For andre kunder gælder disse ændringer, hvis de har adgang til møder og beskedbelastninger, hvor de kan tilpasse opbevaringspolitikken.

Vil optagelser, der er ældre end 360 dage, for standardkunder blive slettet automatisk i januar 2023, eller vil 360-dages opbevaringsperioden starte i januar 2023 for alle tidligere og nye optagelser? Eller, hvis jeg anvender en indstilling, der er kortere end den nuværende opbevaringsperiode, slettes de optagelser, der er uden for den nye periode, så automatisk? Eller betragtes det som en ny regel, der gælder for fremtidige optagelser?

Denne ændring i opbevaring gælder for alle optagelser, nye som gamle. Dem, der er oprettet før eller efter udrulningsdatoen. Hvis opbevaringsperioden for eksempel er indstillet til 1 år, slettes optagelser, der er ældre end 1 år. Dette vil også gælde for nye optagelser.

Hvis du ikke ønsker, at dette skal ske, anbefaler vi at opgradere til Pro Pack-licensen, som giver dig mulighed for at opbevare din organisations data i mere end 360 dage og op til 3600 dage.

Hvad sker der, hvis en Pro Pack-administrator vælger muligheden "Ryd med det samme"?

Webex fjerner permanent alle slettede optagelser. Dette gælder også for brugere, der er sat under juridisk tilbageholdelse. Hvis en bruger under juridisk tilbageholdelse f.eks. sletter en optagelse, og den efterfølgende fjernes, slettes optagelsen permanent fra Webex og kan ikke hentes af compliance-ansvarlig.

Gælder opbevaringspolitikken for hele organisationen?

Ja. Når den er indstillet til Beskeder i rum, gælder den for alle rum, der er oprettet af brugere af organisationen, sendte beskeder, og indhold, der deles i disse rum. På samme måde gælder det, når den er indstillet til møder, for alle mødesiders optagelser og oplysninger, der er relateret til afsluttede møder.

Hvad sker der med rummeddelelserne, når de slettes af slutbrugere?

Beskeder, der slettes af slutbrugerne, er bløde sletninger. Selv hvis en meddelelse slettes af en slutbruger, findes den i systemet og kan tilgås af overensstemmelsesmedarbejderen. Den fjernes først permanent efter opbevaringsperioden.

Hvad sker der med meetings-optagelser, når de slettes af slutbrugere?

Optagelser, der slettes af slutbrugerne, er bløde sletninger. Selv hvis den slettes af en slutbruger, findes den i systemet og kan tilgås af overensstemmelsesmedarbejderen. Den fjernes først permanent efter opbevaringsperioden.

Hvilken type indhold er fjernet?

For rum, alle meddelelser, vedhæftede filer, whiteboard-indhold og begivenheder bliver fjernet.

For møder slettes alle optagelser og oplysninger, der er relateret til afsluttede møder (mødetitel, deltagerliste, start- og sluttidspunkt osv.).

Webex-data slettes permanent fra produktionssystemet og kan ikke gendannes, når de slettes i henhold til kundens opbevaringspolitik.

Hvor granuleret kan opbevaring være for Webex-rumindhold? Hvad er minimum og maksimum?

Opbevaring sker i trin på 1 dag. Minimum er 1 dag, og maksimum er ubestemt tid. Vær opmærksom på, at korte opbevaring perioder kan påvirke brugeroplevelsen negativt.

Hvis din organisation har en tilbageholdelsesperiode, fjerner vi alt brugergenereret indhold, som din organisation ejer, i overensstemmelse med opbevaringspolitikken. Fjernet indhold kan ikke genoprettes.

Hvor granuleret kan opbevaring være for Webex Meetings-indhold? Hvad er minimum og maksimum?

For Webex Meetings indstilles opbevaring i trin på 1 dag. Minimum er 7 dage, og maksimum er ubestemt tid.

Hvor ofte kører rensningstjeneste?

Sletningstjenesten kører konstant og identificerer, om der er nogen data, der skal fjernes i henhold til opbevaringspolitikken.

Hvordan kan jeg tjekke en rums opbevaringspolitik?

Åbn det rum, du vil kontrollere, klik på tandhjulsikonet "Rumsoplysninger" ud for rumnavnet, og vælg derefter Vis rumpolitik.

Jeg har allerede aktiveret politikken for automatisk sletning af optagelser i Cisco Webex-webstedsadministration for mit mødewebsted. Hvordan er denne nye Control Hub-organisationsindstilling forskellig?

Hvis din organisation har ét mødewebsted, vil din opbevaringspolitik blive overført fra Webex-webstedsadministration til indstillingerne for Control Hub-organisationen. Når migreringen er fuldført, skal du administrere opbevaringspolitikken i Control Hub og kan ikke ændre opbevaringspolitikken i webstedsadministrationen.

Hvis din organisation har flere mødewebsteder, kan du fortsætte med at administrere opbevaringspolitikken i Webex-webstedsadministration. Hvis du vil angive en opbevaringspolitik på organisationsniveau for alle dine mødesteder, bedes du kontakte Cisco-support for at få hjælp.

Jeg aktiverede politikken for automatisk sletning af optagelser for mine møder websted i Cisco Webex Meetings-webstedsadministration, men nu kan jeg ikke ændre det, fordi indstillingen er deaktiveret. Hvordan kan jeg ændre politikken for automatisk sletning af optagelser?

Hvis du ikke kan ændre indstillingen for automatisk sletning af optagelse i webstedsadministration, er din politikindstilling flyttet til Control Hub. Log ind på Control Hub på , og gå til Organisationsindstillinger https://admin.webex.com, og rul ned til Opbevaring for at ændre opbevaringspolitikken.

Mine Webex-websteder er ikke knyttet til Control Hub eller administreret i Control Hub. Kan jeg bruge Control Hub til at administrere opbevaringspolitikken for møder?

Nej. Webex Meetings-websteder, der enten administreres i Control Hub eller er knyttet til Control Hub, kan bruge Control Hub-organisationsindstillinger til at administrere organisationsomfattende politik for opbevaring af møder. For andre Webex-mødewebsteder skal du bruge Webex-webstedsadministration til at administrere mødewebstedsopbevaringspolitik.

Opbevares brugerdata for en inaktiv bruger?

Ja. Brugerdata gemmes, selvom brugerstatussen er Inaktiv. Hvis en inaktiv bruger genaktiveres, vil de finde deres gamle data (rum og møder), men kun hvis disse data stadig er inden for din opbevaringsperiode.