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Feedback?Definire e personalizzare le politiche di conservazione per riunioni Webex, messaggistica, chiamate e contact center. Gestisca i contenuti, le registrazioni e i dati generati dagli utenti in modo efficace per soddisfare le esigenze di conformità e sicurezza della sua organizzazione.
Stabilisca la politica di conservazione per la sua organizzazione
In qualità di cliente Pro Pack, può utilizzare Control Hub per specificare per quanto tempo vengono conservate le informazioni sull'app Webex Webex e le riunioni prima che vengano eliminate.
I contenuti più vecchi della politica di conservazione o i contenuti che superano le quote di archiviazione sono soggetti a cancellazione. Questo è importante perché quando conserva le informazioni a lungo, aumenta le possibilità che le informazioni riservate siano accessibili.
Le consigliamo di collaborare con il suo consulente legale per determinare il periodo di conservazione più appropriato per la sua organizzazione.
- Stiamo progressivamente implementando la politica di conservazione delle riunioni per le organizzazioni che gestiscono un unico sito di riunioni.
Se non è in grado di modificare l'impostazione della sua politica di cancellazione automatica delle registrazioni in Amministrazione del sito, l'impostazione della sua politica è stata spostata su Control Hub. Consulti la procedura seguente per accedere a Control Hub e modificare la sua politica di conservazione.
- Può impostare una politica di conservazione a livello di organizzazione solo per tutti i suoi siti di riunioni. Contatti l'assistenza Cisco per ricevere assistenza.
- Se dispone di più siti Meetings, non può impostare politiche di conservazione diverse per ogni sito Meetings.
- Webex Assistantnon è disponibile con Webex for Government, quindi supportiamo solo la politica di conservazione Webex Meetings dei dati (metadati delle registrazioni e delle riunioni) per tali organizzazioni.
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Accedi a Control Hub. |
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Vai a . |
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Scorra fino alla sezione Politiche di conservazione. |
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Definire una politica di conservazione dei messaggi facendo clic su Aggiorna la politica. I valori minimi sono 1 giorno, 1 mese o 1 anno. I valori massimi sono 360 giorni, 12 mesi o 1 anno. I valori controllano per quanto tempo Webex conserva i messaggi, i file e le lavagne generati dagli utenti. Può impostare valori diversi o uguali rispettivamente per i messaggi diretti e di gruppo. |
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Definire una politica di conservazione delle riunioni facendo clic su Aggiorna la politica. Il valore minimo è 7 giorni e il valore massimo è 360 giorni. Il valore controlla per quanto tempo Webex conserva le registrazioni, le trascrizioni e i momenti salienti delle sue riunioni. |
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Definire una politica di conservazione delle chiamate facendo clic su Impostazioni. Per ulteriori informazioni, consulti Garantire la conformità normativa dei Webex Calling contenuti. |
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Definire una politica di conservazione del Contact Center facendo clic su Aggiorna la politica. Stiamo implementando progressivamente questa funzione, quindi potrebbe non essere ancora disponibile per tutti i clienti. Il valore predefinito è 1095 giorni. Il valore minimo è 7 giorni e il valore massimo è 3600 giorni. Il valore controlla per quanto tempo Webex conserva le registrazioni vocali del Contact Center. L'attivazione delle funzionalità di intelligenza artificiale può limitare l'accesso alle trascrizioni vocali, oltre all'applicazione delle politiche di conservazione alle registrazioni vocali di Contact Center. |
Domande frequenti sulla conservazione dei dati Webex
- Quali sono le modifiche alla conservazione dei dati in Webex e in che modo ciò avvantaggia il cliente?
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Nel 2023, Webex ha introdotto modifiche significative alle sue politiche di conservazione dei dati rimuovendo l'opzione predefinita per conservare i dati di messaggistica e riunioni a tempo indeterminato. Questa modifica aiuta le organizzazioni a gestire il ciclo di vita dei contenuti generati dagli utenti, a ridurre al minimo l'archiviazione dei dati non necessaria e a garantire la conformità agli standard normativi. Per ulteriori informazioni, vedere Modifiche alla conservazione dei dati in Webex Suite.
- Quali clienti sono interessati da questa modifica?
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Questa modifica è applicabile a tutti i clienti standard e Pro Pack. Per verificare se questa modifica è applicabile alla sua organizzazione, acceda alle impostazioni di conservazione per le riunioni e i messaggi in Impostazioni dell'organizzazione in Control Hub. Se l'impostazione di conservazione è disponibile per la sua organizzazione, questa modifica è applicabile alla sua organizzazione. Alcune organizzazioni create prima della modifica continuano a conservare le impostazioni storiche (inclusa la conservazione a tempo indeterminato).
- Chi sono i clienti del pacchetto standard? Come posso scoprirlo?
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I clienti Webex standard sono quei clienti che hanno acquistato le offerte base di Webex che non includono la licenza Pro Pack. Il modo migliore per verificarlo è tramite Control Hub.
- Questa modifica è applicabile a tutti i siti, siti gestiti dall'amministrazione del sito e siti gestiti da Control Hub?
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Questa modifica è applicabile a tutte le organizzazioni con impostazioni di conservazione delle riunioni e dei messaggi disponibili nelle Impostazioni dell'organizzazione in Control Hub. Per la conservazione delle riunioni, il valore impostato qui fluirà su tutti i siti collegati o gestiti da Control Hub. Se il criterio di conservazione è stato impostato a tempo indeterminato in Control Hub, il valore delle impostazioni di conservazione per le registrazioni, per tutti i siti collegati a Control Hub, viene modificato in 360 giorni. Per i clienti Pro Pack, può modificare questo valore fino a 3600 giorni in Control Hub.
Queste modifiche non sono applicabili ai siti autonomi gestiti dall'amministrazione del sito. Se ci sono siti la cui impostazione di conservazione è impostata tramite Webex Site Administration, verrà applicata l'impostazione di conservazione in Amministrazione sito. Ulteriori informazioni sui siti Webex gestiti da Control Hub e Site Administration.
- Perché alcuni clienti non riescono a vedere la politica di conservazione delle riunioni nelle Impostazioni dell'organizzazione?
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La politica di conservazione delle riunioni a livello di organizzazione è applicabile a tutti i siti collegati o gestiti in Control Hub. I clienti con un solo sito gestito in Control Hub in genere possono visualizzare questa impostazione di fidelizzazione a livello di organizzazione. Ma i clienti con più siti di riunione che desiderano avere una fidelizzazione diversa per ogni sito in genere non vedono l'impostazione di conservazione a livello di organizzazione poiché questa impostazione applica la stessa politica di conservazione per ogni sito.
- Se i clienti stanno già gestendo la politica di conservazione delle riunioni per ogni sito, devono passare alle Impostazioni dell'organizzazione?
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Attualmente, i clienti che gestiscono la conservazione delle riunioni tramite Webex Site Administration, con un'impostazione di conservazione diversa per ogni sito, non devono passare alle Impostazioni dell'organizzazione in Control Hub. Possono continuare a gestire la loro politica di conservazione tramite Webex Site Administration.
Cerca le comunicazioni Webex per ulteriori aggiornamenti relativi alla politica di conservazione per i siti gestiti dall'amministrazione del sito Webex.
- Un cliente ha più siti di riunioni gestiti in Control Hub e dispone di impostazioni di fidelizzazione a livello di organizzazione . Ora il cliente deve impostare la politica di conservazione per ogni sito. Come si può fare?
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I clienti con più sedi di riunione che hanno già optato per la gestione della fidelizzazione a livello di organizzazione in Control Hub dovrebbero prepararsi alla modifica imminente impostando un valore di fidelizzazione, a seconda del tipo di pacchetto a cui si sono abbonati.
Se desidera impostare la politica di fidelizzazione a livello di sito, contatti immediatamente il suo Customer Success Manager. Queste richieste vengono valutate caso per caso.
- Cosa succede se i clienti non vedono il pulsante di conservazione delle riunioni in Impostazioni dell'organizzazione?
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Se i clienti non vedono l'impostazione di fidelizzazione a livello di organizzazione in Impostazioni dell'organizzazione in Control Hub, questa modifica non ha alcun impatto su di loro.
- Se i clienti hanno pagato per l'archiviazione illimitata delle riunioni, saranno inclusi in un elenco esente quando le nuove politiche di conservazione dei dati saranno abilitate?
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Questi clienti sono esentati dalle nuove modifiche alla politica di conservazione dei dati. Faremo del nostro meglio per creare un'eccezione per i clienti che hanno pagato per lo spazio di archiviazione illimitato, ma non possiamo garantire che i singoli clienti vengano aggiunti all'elenco delle eccezioni.
Se la sua organizzazione deve essere esentata, contatti il suo Account Manager o Customer Success Manager Webex prima del 7 marzo 2023.
- È applicabile ai siti online?
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No. Questa modifica non è applicabile ai siti online.
- È applicabile a Webex per BroadWorks e ai clienti Wholesale Route-to-Market?
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I clienti Webex per BroadWorks e Wholesale Route-to-Market sono esclusi da questa modifica. Per gli altri clienti, se hanno accesso a riunioni e carichi di lavoro di messaggistica in cui possono personalizzare la politica di conservazione, queste modifiche sono applicabili a loro.
- Per i clienti standard, le registrazioni più vecchie di 360 giorni verranno eliminate automaticamente a gennaio 2023 o il periodo di conservazione di 360 giorni inizierà a gennaio 2023, per tutte le registrazioni precedenti e nuove? oppure, se applico un'impostazione più breve del periodo di conservazione corrente, elimina automaticamente le registrazioni che non rientrano nel nuovo periodo impostato? o è considerata una nuova regola che si applica alle registrazioni future?
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Questa modifica alla conservazione si applica a tutte le registrazioni, nuove o vecchie. Quelli creati prima o dopo la data di implementazione. Ad esempio, se il periodo di conservazione è stato impostato su 1 anno , le registrazioni più vecchie di 1 anno vengono eliminate. Questo vale anche per le nuove registrazioni.
Se non vuole che ciò accada, le consigliamo di passare alla licenza Pro Pack che le consente di conservare i dati della sua organizzazione per più di 360 giorni e fino a 3600 giorni.
- Cosa succede se un amministratore di Pro Pack sceglie l'opzione Elimina immediatamente?
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Webex rimuove definitivamente tutte le registrazioni eliminate. Questo è applicabile anche agli utenti che sono tenuti in custodia legale. Ad esempio, se un utente in custodia legale elimina una registrazione e questa viene successivamente eliminata, la registrazione viene eliminata definitivamente da Webex e non può essere recuperata dal responsabile della conformità.
- La politica di conservazione si applica all'intera organizzazione?
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Sì. Quando è impostato per Messaging, si applica a tutti gli spazi creati dagli utenti dell'organizzazione, ai messaggi inviati e ai contenuti condivisi in tali spazi. Allo stesso modo, quando è impostato per le riunioni, si applica alle registrazioni e alle informazioni di tutti i siti di riunioni relative alle riunioni completate.
- Cosa succede ai messaggi quando vengono eliminati dagli utenti finali?
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I messaggi eliminati dagli utenti finali sono eliminazioni automatiche. Anche se un messaggio viene eliminato da un utente finale, esiste nel sistema ed è accessibile dal responsabile della conformità. Viene rimosso definitivamente solo dopo il periodo di conservazione.
- Cosa succede alle registrazioni delle riunioni quando vengono eliminate dagli utenti finali?
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Le registrazioni eliminate dagli utenti finali sono eliminazioni automatiche. Anche se eliminato da un utente finale, esiste nel sistema ed è accessibile dal responsabile della conformità. Viene rimosso definitivamente solo dopo il periodo di conservazione.
- Che tipo di contenuto viene eliminato?
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Per la messaggistica, tutti i messaggi, gli allegati, il contenuto della lavagna e gli eventi vengono eliminati.
Per le riunioni, tutte le registrazioni e le informazioni relative alle riunioni completate (titolo della riunione, elenco dei partecipanti, ora di inizio e fine, ecc.) vengono eliminate.
I dati Webex vengono eliminati definitivamente dal sistema di produzione e non sono recuperabili se eliminati secondo la politica di conservazione del cliente.
- Quanto può essere granulare la conservazione dei Webex Messaging contenuti? Quali sono il minimo e il massimo?
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La conservazione è impostata in incrementi di 1 giorno. Il minimo è 1 giorno e il massimo è a tempo indeterminato. Tenga presente che brevi periodi di conservazione possono avere un impatto negativo sull'esperienza dell'utente.
Se la sua organizzazione ha un periodo di conservazione, eliminiamo tutti i contenuti generati dagli utenti di proprietà della sua organizzazione in conformità con la politica di conservazione. I contenuti eliminati non sono recuperabili.
- Quanto può essere granulare la conservazione dei Webex Meetings contenuti? Quali sono il minimo e il massimo?
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PerWebex Meetings, la conservazione è impostata in incrementi di 1 giorno. Il minimo è 7 giorni e il massimo è a tempo indeterminato.
- Con che frequenza viene eseguito il servizio di purificazione?
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Il servizio di eliminazione viene eseguito costantemente per identificare se ci sono dati da eliminare in base alla politica di conservazione.
- Come posso controllare la politica di fidelizzazione di Space?
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Aprire lo spazio che desidera controllare, fare clic
accanto al nome dello spazio e quindi selezionare Visualizza la politica dello spazio. - Ho già abilitato la politica di eliminazione automatica delle registrazioni in Webex Site Administration per il mio sito di riunioni. In che modo questa nuova impostazione organizzativa di Control Hub è diversa?
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Se la sua organizzazione ha un sito per riunioni, la sua politica di conservazione verrà migrata da Amministrazione del sito Webex a Control Hub Organization Settings. Una volta completata la migrazione, deve gestire la politica di conservazione in Control Hub e non potrà modificare la politica di conservazione in Site Admin.
Se la sua organizzazione ha più siti di riunioni, può continuare a gestire la politica di conservazione in Webex Site Administration. Se desidera impostare una politica di conservazione a livello di organizzazione per tutti i suoi siti di riunione, contatti l'assistenza Cisco per ricevere assistenza.
- Ho abilitato la politica di eliminazione automatica delle registrazioni per il mio sito di riunioni in Amministrazione sito Webex, ma ora non posso modificarla perché l'impostazione è disabilitata. Come posso modificare la politica di cancellazione automatica delle registrazioni?
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Se non è in grado di modificare l'impostazione della sua politica di cancellazione automatica delle registrazioni in Amministrazione del sito, l'impostazione della sua politica è stata spostata su Control Hub.
- Accedi a Control Hub.
- Vai su , quindi su Conservazione per modificare la politica di conservazione.
- I miei siti Webex non sono collegati a Control Hub o gestiti in Control Hub. Posso usare Control Hub per gestire la politica di conservazione delle riunioni?
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No. Webex Meetingsi siti gestiti in Control Hub o collegati a Control Hub possono utilizzare Control Hub Organization Settings per gestire la politica di conservazione delle riunioni a livello di organizzazione. Per altri siti di riunioni Webex, è necessario utilizzare Webex Site Administration per gestire la politica di conservazione dei siti di riunione.
- I dati utente vengono conservati per un utente inattivo?
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Sì. I dati dell'utente vengono conservati anche se lo stato dell'utente è Inattivo. Se un utente inattivo viene riattivato, troverà i suoi vecchi dati (Messaggi e riunioni), ma solo se tali dati rientrano ancora nel suo periodo di conservazione.
