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In diesem Artikel
Feedback?Definieren und passen Sie Aufbewahrungsrichtlinien für Webex-Meetings, Messaging-, Anruf- und Kontaktzentren an. Verwalten Sie nutzergenerierte Inhalte, Aufzeichnungen und Daten effektiv, um die Compliance- und Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.
Festlegen der Aufbewahrungsrichtlinie für Ihre Organisation
Als Pro Pack-Kunde können Sie Control Hub verwenden, um festzulegen, wie lange die Webex Webex App- und Meetings-Informationen aufbewahrt werden, bevor sie gelöscht werden.
Inhalte, die älter sind als die Aufbewahrungsrichtlinie oder Inhalte, die die Speicherkontingente überschreiten, können gelöscht werden. Dies ist wichtig, denn umso länger Sie Informationen aufbewahren, desto höher das Risiko, dass vertrauliche Informationen für Unbefugte zugänglich sind.
Arbeiten Sie mit Ihrem Rechtsbeistand zusammen, um den optimalen Aufbewahrungszeitraum für Ihre Organisation zu bestimmen.
- Wir arbeiten an der schrittweisen Einführung der Aufbewahrungsrichtlinie für Meetings für Organisationen, die eine einzelne Meetings-Site verwalten.
Wenn Sie ihre Richtlinieneinstellung für automatische Löschung von Aufzeichnungen in Site-Administration nicht ändern können, wurde Ihre Strategieeinstellung auf Control Hub verschoben. Siehe das folgende Verfahren, um sich bei Control Hub zu anmelden und Ihre Aufbewahrungsrichtlinie zu ändern.
- Sie können nur für all Ihre Meeting-Sites eine Aufbewahrungsrichtlinie auf Organisationsebene festlegen. Wenden Sie sich an den Cisco-Support, um Unterstützung zu erhalten.
- Wenn Sie mehrere Meetings-Websites haben, können Sie nicht für jede Meetings-Website unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien festlegen.
- Webex-Assistent ist mit Webex for Government nicht verfügbar. Daher unterstützen wir nur die Aufbewahrungsrichtlinie für Webex Meetings -Daten (Aufzeichnungen und Meeting-Metadaten) für diese Organisationen.
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Definieren Sie eine Messaging Aufbewahrungsrichtlinie, indem Sie auf Richtlinie aktualisierenklicken. Die Mindestwerte sind 1 Tag, 1 Monat oder 1 Jahr. Die Maximalwerte betragen 360 Tage, 12 Monate oder 1 Jahr. Die Werte steuern, wie lange Webex benutzergenerierte Nachrichten, Dateien und Whiteboards speichert. Sie können für Direktnachrichten und Gruppennachrichten unterschiedliche oder gleiche Werte festlegen. |
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Definieren Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für Besprechungen durch Klicken auf Richtlinie aktualisieren. Der Mindestwert beträgt 7 Tage, der Höchstwert 360 Tage. Dieser Wert steuert, wie lange Webex Aufzeichnungen, Transkripte und Highlights Ihrer Meetings speichert. |
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Definieren Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für Anrufe, indem Sie auf Einstellungen klicken. Weitere Informationen finden Sie unter Sicherstellen der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen für Webex Calling-Inhalte. |
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Definieren Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für das Contact Center, indem Sie auf „ Richtlinie aktualisieren“ klicken. Wir stellen diese Funktion schrittweise bereit, daher ist sie möglicherweise noch nicht für alle Kunden verfügbar. Der Standardwert beträgt 1095 Tage. Der Mindestwert beträgt 7 Tage, der Höchstwert 3600 Tage. Dieser Wert steuert, wie lange Webex Sprachaufzeichnungen des Contact Centers speichert. Die Aktivierung von KI-Funktionen kann den Zugriff auf Sprachtranskripte einschränken und zusätzlich Aufbewahrungsrichtlinien für Sprachaufzeichnungen im Contact Center anwenden. |
Häufig gestellte Fragen zur Webex-Datenspeicherung
- Was sind die Änderungen bei der Datenspeicherung in Webex und wie kommt das dem Kunden zugute?
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Im Jahr 2023 führte Webex erhebliche Änderungen an seinen Richtlinien zur Datenspeicherung ein, indem die Standardoption entfernt wurde, Nachrichten- und Besprechungsdaten auf unbestimmte Zeit aufzubewahren. Diese Änderung hilft Organisationen dabei, den Lebenszyklus von nutzergenerierten Inhalten zu verwalten, unnötige Datenspeicherung zu minimieren und die Einhaltung regulatorischer Standards sicherzustellen. Weitere Informationen finden Sie unter Änderungen der Datenaufbewahrung in Webex Suite.
- Welche Kunden sind von dieser Änderung betroffen?
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Diese Änderung gilt für alle Standard- und Pro-Paket-Kunden. Um zu prüfen, ob diese Änderung für Ihre Organisation gilt, navigieren Sie in Control Hub unter Organisationseinstellungen zu den Aufbewahrungseinstellungen für Ihre Besprechungen und Nachrichten. Wenn die Aufbewahrungseinstellung für Ihre Organisation verfügbar ist, dann ist diese Änderung für Ihre Organisation anwendbar. Einige Organisationen, die vor der Änderung gegründet wurden, behalten weiterhin ihre historischen Einstellungen bei (einschließlich der unbefristeten Aufbewahrung).
- Wer sind die Kunden der Standardverpackung? Wie finde ich das heraus?
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Standard-Webex-Kunden sind Kunden, die die Basisangebote von Webex gekauft haben, die die Pro Pack-Lizenz nicht enthalten. Am besten lässt sich dies über den Control Hub überprüfen.
- Gilt diese Änderung für alle Websites — Websites, die von der Site-Administration verwaltet werden, und Sites, die von Control Hub verwaltet werden?
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Diese Änderung gilt für alle Organisationen, deren Einstellungen zur Aufbewahrung von Besprechungen und Nachrichten in den Organisationseinstellungen in Control Hub verfügbar sind. Für die Meeting-Speicherung wird der hier festgelegte Wert auf alle mit Control Hub verknüpften oder von diesem verwalteten Websites übertragen. Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie im Control Hub auf „unbefristet“ eingestellt ist, wird der Wert für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen für alle mit dem Control Hub verknüpften Standorte auf 360 Tage geändert. Für Pro Pack-Kunden kann dieser Wert im Control Hub auf bis zu 3600 Tage geändert werden.
Diese Änderungen gelten nicht für eigenständige Websites, die von der Site-Administration verwaltet werden. Wenn es Websites gibt, deren Aufbewahrungseinstellungen über die Webex-Websiteverwaltung festgelegt wurden, dann gelten die Aufbewahrungseinstellungen aus der Websiteverwaltung. Erfahren Sie mehr über Control Hub und von der Site Administration verwaltete Webex-Sites.
- Warum können manche Kunden die Aufbewahrungsrichtlinie für Besprechungen nicht unter Organisationseinstellungen sehen?
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Die organisationsweite Richtlinie zur Aufbewahrung von Besprechungsprotokollen gilt für alle Standorte, die mit Control Hub verknüpft oder von Control Hub verwaltet werden. Kunden mit einem einzigen Standort, der über Control Hub verwaltet wird, können diese organisationsweite Aufbewahrungseinstellung in der Regel einsehen. Kunden mit mehreren Meeting-Standorten, die für jeden Standort eine andere Aufbewahrungsdauer wünschen, sehen die organisationsweite Aufbewahrungseinstellung in der Regel nicht, da diese Einstellung für alle Standorte die gleiche Aufbewahrungsrichtlinie anwendet.
- Müssen Kunden, die die Aufbewahrungsrichtlinie für Besprechungen bereits für jeden Standort selbst verwalten, zu den Organisationseinstellungen wechseln?
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Aktuell müssen Kunden, die die Aufbewahrung von Meetings über die Webex-Site-Administration verwalten und für jede Site eine andere Aufbewahrungseinstellung festlegen, nicht zu den Organisationseinstellungen im Control Hub wechseln. Sie können ihre Aufbewahrungsrichtlinie weiterhin über die Webex-Site-Administration verwalten.
Suchen Sie nach Webex-Mitteilungen für weitere Updates in Bezug auf die Aufbewahrungsrichtlinie für Websites, die von der Webex Site Administration verwaltet werden.
- Ein Kunde verwaltet mehrere Meeting-Standorte im Control Hub und verfügt über unternehmensweite Aufbewahrungseinstellungen. Nun muss der Kunde die Aufbewahrungsrichtlinie für jeden Standort festlegen. Wie kann das bewerkstelligt werden?
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Kunden mit mehreren Tagungsorten, die sich bereits für das Aufbewahrungsmanagement auf Organisationsebene in Control Hub entschieden haben, sollten sich auf die bevorstehende Änderung vorbereiten, indem sie je nach Art des Pakets, das sie abonniert haben, einen Aufbewahrungswert festlegen.
Wenn Sie die Aufbewahrungsrichtlinie auf Standortebene festlegen möchten, wenden Sie sich bitte umgehend an Ihren Customer Success Manager. Diese Anfragen werden von Fall zu Fall geprüft.
- Was passiert, wenn Kunden die Schaltfläche zur Aufbewahrung von Besprechungen in den Organisationseinstellungen nicht sehen?
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Wenn Kunden die organisationsweite Aufbewahrungseinstellung unter den Organisationseinstellungen in Control Hub nicht sehen, wirkt sich diese Änderung nicht auf sie aus.
- Werden Kunden, die für unbegrenzten Speicherplatz für Besprechungen bezahlt haben, bei Inkrafttreten der neuen Datenaufbewahrungsrichtlinien von dieser Regelung ausgenommen?
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Diese Kunden sind von den Änderungen der neuen Datenaufbewahrungsrichtlinie ausgenommen. Wir werden unser Bestes tun, um eine Ausnahme für Kunden zu schaffen, die für unbegrenzten Speicherplatz bezahlt haben, können aber nicht garantieren, dass einzelne Kunden in die Ausnahmeliste aufgenommen werden.
Falls Ihre Organisation von dieser Regelung ausgenommen werden muss, wenden Sie sich bitte vor dem 7. März 2023 an Ihren Webex Account Manager oder Customer Success Manager.
- Gilt dies auch für Online-Seiten?
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Nein. Diese Änderung gilt nicht für Online-Seiten.
- Gilt das für Webex for BroadWorks- und Wholesale-Route-to-Market-Kunden?
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Webex for BroadWorks- und Wholesale-Route-to-Market-Kunden sind von dieser Änderung ausgeschlossen. Für andere Kunden, die Zugriff auf Meeting- und Messaging-Workloads haben, bei denen sie die Aufbewahrungsrichtlinie anpassen können, gelten diese Änderungen.
- Werden für Standardkunden Aufnahmen, die älter als 360 Tage sind, automatisch im Januar 2023 gelöscht, oder beginnt die 360-tägige Aufbewahrungsfrist im Januar 2023 für alle vorherigen und neuen Aufnahmen? Oder: Wenn ich eine kürzere Aufbewahrungsfrist als die aktuelle anwende, werden dann automatisch alle Aufnahmen gelöscht, die außerhalb des festgelegten Zeitraums liegen? Oder gilt dies als neue Regel für zukünftige Aufnahmen?
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Diese Änderung der Aufbewahrungsfrist gilt für alle Aufnahmen, egal ob neu oder alt. Solche, die vor oder nach dem Einführungsdatum erstellt wurden. Wenn beispielsweise die Aufbewahrungsfrist auf 1 Jahr eingestellt ist, werden Aufzeichnungen, die älter als 1 Jahr sind, gelöscht. Dies gilt auch für neue Aufnahmen.
Falls Sie dies nicht wünschen, empfehlen wir ein Upgrade auf die Pro Pack-Lizenz, mit der Sie die Daten Ihrer Organisation länger als 360 Tage und bis zu 3600 Tage lang aufbewahren können.
- Was passiert, wenn ein Pro Pack-Administrator die Option „Sofort löschen“ auswählt?
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Webex entfernt alle gelöschten Aufnahmen endgültig. Dies gilt auch für Nutzer, die unter gerichtliche Aufsicht gestellt werden. Wenn beispielsweise ein Benutzer, der einer rechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt, eine Aufzeichnung löscht und diese anschließend endgültig gelöscht wird, wird die Aufzeichnung dauerhaft aus Webex gelöscht und kann vom Compliance-Beauftragten nicht wiederhergestellt werden.
- Gilt die Aufbewahrungsrichtlinie für die gesamte Organisation?
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Ja. Wenn es für Messaging festgelegt ist, gilt es für alle Bereiche, die von Benutzern der Organisation erstellt wurden, für gesendete Nachrichten und für Inhalte, die in diesen Bereichen geteilt werden. Wenn die Einstellung für Besprechungen vorgenommen wird, gilt dies analog für alle Aufzeichnungen und Informationen der Besprechungsseiten, die sich auf abgeschlossene Besprechungen beziehen.
- Was passiert mit Nachrichten, wenn sie von Endbenutzern gelöscht werden?
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Nachrichten, die von den Endbenutzern gelöscht werden, gelten als Soft Deletes. Selbst wenn eine Nachricht von einem Endbenutzer gelöscht wird, existiert Sie weiterhin im System und kann vom Compliance-Beauftragten aufgerufen werden. Sie wird erst nach der Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht.
- Was geschieht mit Meeting-Aufzeichnungen, wenn sie vom Endbenutzer gelöscht werden?
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Aufnahmen, die von den Endbenutzern gelöscht werden, gelten als Soft Deletes. Selbst wenn es von einem Endbenutzer gelöscht wird, existiert es im System und ist für den Compliance-Beauftragten zugänglich. Sie wird erst nach der Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht.
- Welche Art von Inhalten werden gelöscht?
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Für Messaging werden alle Nachrichten, Anlagen, Whiteboard-Inhalte und Ereignisse gelöscht.
Bei Besprechungen werden sämtliche Aufzeichnungen und Informationen, die sich auf abgeschlossene Besprechungen beziehen (Besprechungstitel, Teilnehmerliste, Start- und Endzeit usw.), gelöscht.
Webex-Daten werden gemäß der Aufbewahrungsrichtlinie des Kunden endgültig aus dem Produktionssystem gelöscht und können nach der Löschung nicht wiederhergestellt werden.
- Wie detailliert kann die Aufbewahrung von Webex Messaging Inhalten sein? Was ist das Minimum und das Maximum?
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Die Aufbewahrungsfrist wird in Schritten von 1 Tag festgelegt. Die minimale Zeit beträgt 1 Tag und die maximale Anzahl gilt für unbegrenzte Zeit. Denken Sie daran, dass sich kurze Aufbewahrungsfristen negativ auf die Benutzererfahrung auswirken können.
Wenn Ihre Organisation über einen Aufbewahrungszeitraum verfügt, werden alle benutzergenerierten Inhalte gelöscht, die Ihrer Organisation in Übereinstimmung mit der Aufbewahrungsrichtlinie zurEnthalten sind. Gelöschte Inhalte können nicht wiederherstellt werden.
- Wie granular kann die Aufbewahrung für Webex Meetings-Inhalte sein? Was ist das Minimum und Maximum?
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Für Webex Meetings wird die Aufbewahrung in Schritten von 1 Tag festgelegt. Die minimale Zeit beträgt 7 Tage und die maximale Anzahl gilt für unbegrenzte Zeit.
- Wie oft wird der Bereinigungsdienst ausgeführt?
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Der Bereinigungsprozess wird regelmäßig ausgeführt, um zu ermitteln, ob Daten gemäß der Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht werden sollen.
- Wie kann ich die Aufbewahrungsrichtlinie eines Space überprüfen?
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Öffnen Sie den Bereich, den Sie überprüfen möchten, klicken Sie
neben den Bereichsnamen und wählen Sie dann Raumrichtlinie anzeigen aus. - Ich habe die Richtlinie zum automatischen Löschen von Aufzeichnungen in der Webex-Site-Administration für meine Meeting-Website bereits aktiviert. Inwiefern unterscheidet sich das neue Control Hub-Organisationsumfeld?
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Wenn Ihre Organisation über eine Meeting-Website verfügt, wird Ihre Aufbewahrungsrichtlinie von der Webex-Site-Administration in die Control Hub-Organisationseinstellungen migriert. Nach Abschluss der Migration müssen Sie die Aufbewahrungsrichtlinie im Control Hub verwalten und sind nicht berechtigt, die Aufbewahrungsrichtlinie in der Site-Administration zu ändern.
Wenn Ihre Organisation über mehrere Meeting-Sites verfügt, können Sie weiterhin die Aufbewahrungsrichtlinie in der Webex-Site-Administration verwalten. Wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie auf Organisationsebene für all Ihre Besprechungsorte festlegen möchten, wenden Sie sich an den Cisco Support, um Unterstützung zu erhalten.
- Ich habe die Richtlinie zum automatischen Löschen von Aufzeichnungen für meine Meetings-Website in der Webex-Site-Administration aktiviert, aber jetzt kann ich sie nicht ändern, da die Einstellung deaktiviert ist. Wie kann ich die Richtlinie zum automatischen Löschen von Aufzeichnungen ändern?
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Wenn Sie ihre Richtlinieneinstellung für automatische Löschung von Aufzeichnungen in Site-Administration nicht ändern können, wurde Ihre Strategieeinstellung auf Control Hub verschoben.
- Meine Webex-Sites sind nicht mit Control Hub verknüpft oder werden im Control Hub verwaltet. Kann ich Control Hub verwenden, um die Aufbewahrungsrichtlinie für Meetings zu verwalten?
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Nein. Webex MeetingsWebsites, die entweder in Control Hub verwaltet oder mit Control Hub verknüpft werden, können die Control Hub-Organisationseinstellungen verwenden, um die organisationsweite Aufbewahrungsrichtlinie für Besprechungen zu verwalten. Für andere Webex-Meeting-Sites müssen Sie die Webex-Site-Administration verwenden, um die Aufbewahrungsrichtlinie für Meeting-Sites zu verwalten.
- Werden Benutzerdaten für inaktive Benutzer gespeichert?
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Ja. Benutzerdaten bleiben auch dann erhalten, wenn der Benutzerstatus inaktiv ist. Wenn ein inaktiver Benutzer reaktiviert wird, findet er seine alten Daten (Nachrichten und Besprechungen), aber nur, wenn diese Daten noch innerhalb Ihrer Aufbewahrungsfrist liegen.
