Voit etsiä tiettyä henkilöä yrityksestäsi, löytää sisältöä ja metatietoja, jotka liittyvät heidän lähettämiinsä viesteihin ja kokouksiin, joihin he ovat osallistuneet tai joita he ovat isännöineet organisaatiossasi. Voit myös hakea tietyn Webex-sovelluksen tilaa ja luoda raportin löydöksistäsi. Tällä tavoin voit varmistaa, että ihmiset noudattavat sekä sisäisiä käytäntöjäsi että ulkoisia sääntelyvaatimuksia.

  • Otamme kokousten sähköisen löytämisen käyttöön vaiheittain organisaatioille, jotka hallinnoivat yhtä kokoussivustoa Control Hubista.

  • Emme vielä tue kokoussivustokohtaista eDiscovery-ominaisuutta Control Hubissa organisaatioille, joilla on useita kokoussivustoja. Jos haluat käyttää organisaatiotason eDiscoverya kaikissa kokouspaikoissasi, ota yhteyttä Ciscon tukeen saadaksesi apua.

  • Control Hub tukee nyt Webexin kokoussisältöjen eDiscovery-toimintoa valtion organisaatioille.

  • Webex Assistant ei ole vielä saatavilla Webex for Government -organisaatioille, joten Control Hub tukee vain kokoustallenteiden ja niihin liittyvien metatietojen eDiscovery-toimintoa.

Hae käyttäjien Webex-sovelluksessa ja Meetingsissä luomia tietoja

  • Sinulle on oltava määritettynä vaatimustenmukaisuusvastaavan rooli, jotta voit luoda ja tarkastella raportteja.

  • Voit hakea poistettua sisältöä tietojen säilytyskäytäntöjen tai lakisääteisen säilytysmääräyksen mukaisesti.

  • Voit hakea sisällöstä henkilöä, joka on lähtenyt organisaatiostasi. Tietoja on säilytetty maaliskuusta 2019 lähtien organisaatiosi tietojen säilytyskäytännön mukaisesti.

  • Voit hakea seuraavaa sisältöä:

    • Kaikki sisältö tiloista, joissa on yksi toinen henkilö ja joissa joku yrityksestäsi on osallistuja. Tämä sisältää tilat, joissa on joku, joka on lähtenyt yrityksestä.

    • Kaikki sisältö ryhmätiloista, jotka joku yrityksesi jäsen on luonut. Tämä sisältää luodut tilat, joihin ei ole lisätty osallistujia, sekä tilat, joista kaikki muut osallistujat ovat poistuneet.

    • Sisältö, jonka yrityksesi työntekijät ovat luoneet ryhmätiloista, joissa joku toinen yritys on luonut tilan.

    • Organisaatiosi käyttäjien isännöimiin ja osallistumiin kokouksiin liittyvät metatiedot. Ulkoisten tai toisen organisaation kokouksissa tai sivustoilla käyttäjien luomia tietoja ei voi hakea eikä poimia.

    Raporteissa kirjataan seuraavat toiminnot:

    • Viestit – Tilaan lähetettyjen viestien sisältö. Kun viestiä muokataan, sekä alkuperäinen että muokattu viesti sisällytetään, mutta viestien välillä ei ole kontekstia. Kun ihmiset vastaavat viestiketjuihin, vastaus tallennetaan, mutta vastauksen ja viestiketjun lähteen välillä ei ole kontekstia.

    • Tapahtumat – Kun käyttäjä liittyy tilaan tai poistuu siitä tai käyttäjälle määritetään moderaattorin rooli tai poistetaan se.

    • Tiedostojen jakaminen – Tilassa jaetut tiedostot ja valkotauluista luodut tilannevedokset.

    • Valkotaulut – Raportissa palautetaan kuva jokaisesta ruudussa olevasta valkotaulusta. Kuva edustaa valkotaulun versiota raportin päivämäärävälin päättymispäivänä.

    • Kokoustapahtumat – Raportti sisältää organisaatiosi käyttäjien isännöimiin kokouksiin liittyvät tapahtumien metatiedot, mukaan lukien tapahtumien tallenteet, kokouksen alkamis- tai päättymistapahtumat sekä osallistujaluettelon.

  • Voit hakea viimeisen 90 päivän aikana julkaistua sisältöä tai, jos sinulla on Pro Pack, voit hakea yli 90 päivää vanhoja sisältöjä.

  • Voit ladata raportteja, jotka ovat jopa 10 päivää vanhoja. Yli 10 päivää vanhat raportit katsotaan vanhentuneiksi, ja sinun on suoritettava raportti uudelleen, jotta pääset käsiksi kyseisiin tietoihin.

  • Kaikki vaatimustenmukaisuudesta vastaavien tekemät haut kirjataan lokiin tarkastusta varten.

  • eDiscovery tukee seuraavia välityspalvelimia:

    • Ei todennusta

    • Perus

    • NTLM Windowsissa – Tämä välityspalvelin on määritettävä toimimaan käyttöjärjestelmän tunnistetietojen kanssa. Tunnistetietojen manuaalista syöttämistä ei tueta.

    • Neuvottele (Kerberos) Windowsissa – Tämä välityspalvelin on määritettävä toimimaan käyttöjärjestelmän tunnistetietojen kanssa. Tunnistetietojen manuaalista syöttämistä ei tueta.

1

Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2

Siirry kohtaan Vianmääritys > Tila > Näytä eDiscovery.

3

Valitse haettavat tiedot (tämä asetus on oletusarvoisesti käytössä):

  • Hae Webex-viestejä
  • Hae Webex-kokouksia
4

Lisää hakutietosi:

  • Sähköpostiosoite— Anna enintään 500 pilkulla erotettua sähköpostiosoitetta joko manuaalisesti tai valitse CSV-tiedosto napsauttamalla CSV-joukkolisäys.
  • Tilanimet(Koskee vain, jos valitsit Webex-viestien haun) – Anna enintään viisi pilkulla erotettua tilannimeä.

    Tilan nimen täsmäytys on käytössä. Esimerkiksi kun haet note, tuloksesi sisältävät notes, noted, ja footnote.

  • Aikaväli— Valitse haullesi aikaväli.

Kun syötät useita arvoja kohtiin Sähköpostiosoite ja Tilanimet, hakukone käyttää näitä arvoja seuraavasti: [ (email_address1 TAI email_address2) JA (space_name1 TAI space_name2)]

5

Anna raporttisi tiedot:

  • Raportin nimi – Anna raportillesi nimi.
  • Description—[Optional] Lisää raporttisi kuvaus.
6

Klikkaa Hae & Luo raportti.

Hakusi on jonossa ja voit tarkistaa raportin tilan. Raportin luomiseen kuluva aika riippuu hakuehtojasi vastaavien tietojen määrästä.

Kun raportin ZIP-tiedosto saavuttaa 5 Gt:n tai 100 000 tiedoston rajan, luodaan uusi ZIP-tiedosto samalla nimellä, mutta sen loppuun lisätään -1, sitten -2 ja niin edelleen.

Emme vielä tue tyhjän raportin luomista, jos tietoja ei ole saatavilla.

Asenna eDiscovery Download Manager

  • Sinun on ladattava eDiscovery Download Manager, jotta voit tarkastella raportteja.

  • Sinulla on oltava vaatimustenmukaisuusvastaavan rooli, jotta voit käyttää eDiscovery Download Manageria.

  • Varmista, että tietokoneella on riittävästi tilaa suurten raporttien lataamiseen.

  • eDiscovery Download Manager -sovellus toimii Webex-sovelluksessa erillisen työpöytäsovelluksen sijaan.
1

Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2

Siirry kohtaan Vianmääritys > Tila > Näytä eDiscovery ja napsauta Latausten hallinta.

3

Valitse käyttöjärjestelmällesi sopiva eDiscovery Download Manager ja asenna sovellus noudattamalla ohjeita.

Näytä vaatimustenmukaisuusraportit

Voit tarkastella vain itse luomiasi vaatimustenmukaisuusraportteja. Voit tarkastella raporttisi tilaa ja ladata sen eDiscovery Download Managerin avulla.

1

Kirjaudu sisään Control Hubiin.

2

Siirry kohtaan Vianmääritys > Tila > Näytä eDiscovery.

3

Napsauta RAPORTIT nähdäksesi kaikki raporttisi.

Raporteilla on jokin seuraavista tiloista:

  • Haetaan— Raportti jatkaa tiedon etsimistä.

  • Valmis—Raportti on valmis.

  • Pysäytetty— Raportin suorittaminen pysähtyi ongelman vuoksi.

  • Peruutettu—Raportti on peruttu.

  • Vanhentunut— Raportti on vanhentunut.

4

Napsauta raporttia tarkastellaksesi raportin tietoja, kuten tilaa, aloituspäivämäärää, kuvausta ja yhteenvetoa raportin sisällöstä.

  • Lataa raportti— Lataa raporttisi eDiscovery Download Managerin avulla. Valitse lataushakemisto, johon raporttisi on tallennettu, ja lataa sitten Yhteenvetoraportti CSV-tiedostona tai lataa Koko raportti EML-tiedostojen ZIP-tiedostona.

    Raportin lataamiseen kuluva aika riippuu raportin koosta, sijainnistasi ja verkon kaistanleveydestä.

    Kun tarkastelet EML-tiedostoja Outlookin avulla, Outlookin apuohjelmat saattavat estää EML-tiedostojesi viestisisällön, mutta voit tarkastella viestisisältöä suorittamalla Outlookin vikasietotilassa.

  • Muokkaa ja luo uusi raportti uudelleen— Lisää hakukriteerisi hakunäyttöön uuden raportin luomiseksi.

  • Poista raportti— Poistaa raporttisi luettelosta.

  • Suorita raportti uudelleen— Päivittää raportin tiedot. Voit suorittaa vanhentuneen raportin uudelleen 10 päivän kuluttua.

Vaatimustenmukaisuusvastaavan rooli

Täysivaltaiset järjestelmänvalvojat voivat määrittää vaatimustenmukaisuusvastaavan roolin kenelle tahansa organisaationsa jäsenelle. Täysivaltaiset järjestelmänvalvojat eivät voi määrittää itselleen vaatimustenmukaisuusvastaavan roolia, vaan toisen täysivaltaisen järjestelmänvalvojan on määritettävä rooli heille.

Jos yrityksesi esimerkiksi tarvitsee tietoja oikeudenkäyntejä varten, voit vaatimustenmukaisuudesta vastaavana henkilönä käyttää Webex-sovelluksen eDiscovery-haku- ja tiedonkeruutyökalua Control Hubissa. Voit luoda täältä raportteja, jotka sisältävät kaikki Webex-sovelluksen tiloissa käydyt keskustelut ja kaikki näissä tiloissa jaetut tiedostot.

Vaatimustenmukaisuudesta vastaavana henkilönä voit säilyttää tietoja oikeudenkäyntejä varten. Nämä tiedot palautetaan myös, kun käytät Webex-sovelluksen eDiscovery-haku- ja tiedonkeruutyökalua. Lisätietoja on kohdassa Hallitse vaatimustenmukaisuustietoja oikeudellista säilytystä varten Cisco Webex Control Hubissa

Ylläpitäjät voivat rajoittaa säilytettävien viestien ja tiedostojen määrää määrittämällä tietojen säilytyskäytännön. Kun tämä kynnysarvo ylittyy, vanheneva sisältö poistetaan.