Uw service voor leidinggevende configureren

Als manager kunt u instellen wanneer en welke typen gesprekken een assistent kan afhandelen. Assistenten kunnen zich aanmelden wanneer dat nodig is of afmelden wanneer dat niet het geval is.

optie Leidinggevende in User Hub

Voordat u begint

  • Uw beheerder moet de services directie/directieassistent voor u hebben ingeschakeld om deze te openen en te configureren. Als deze instelling niet wordt weergegeven, neemt u contact op met uw beheerder.

  • De directeur moet u toewijzen aan zijn/haar groep assistenten.

  • U kunt alle gespreksinstellingen configureren vanuit de User Hub door naar Instellingen > Bellen te gaan.

    De optie Bellen is alleen beschikbaar voor gebruikers met de Webex Calling-licentie. Als u de optie Bellen niet ziet, betekent dit dat u geen Webex Calling-licentie hebt.

    Als u wilt na te gaan met welke belservice u bent ingesteld, kunt u in de Webex-app controleren. Zie Ontdek welke belservice u hebt voor meer informatie.

Belopties, rolloveropties en presentatie met beller-id instellen

Met de waarschuwingsfunctie kunt u belopties configureren voor binnenkomende gesprekken, rollover-opties en presentatie van de beller-id.

1

Meld u aan bij User Hub.

2

Ga naar Instellingen > Bellen > Gespreksinstellingen.

3

Ga naar het gedeelte Leidinggevende en klik op Meer instellingen.

4

Kies een van de volgende waarschuwingsmodus:

  • Tegelijkertijd: als u deze optie selecteert, worden alle toegevoegde telefoons van de Directie-assistent tegelijkertijd gebeld. Iedereen kan het gesprek aannemen.
  • Sequentieel: als u deze optie selecteert, wordt de telefoon van de Directie-assistent in de volgorde geplaatst waarin deze wordt weergegeven in de tabel van de Directie-assistent. Het gesprek gaat naar de eerste directieassistent en vervolgens naar de tweede.
5

Kies hoe gesprekken worden verwerkt als niemand deze beantwoordt:

  • Verzenden naar voicemail: selecteer deze optie om een voicemail te verzenden naar de directeur.
  • Doorschakelen: selecteer deze optie en voer het nummer in waarnaar de gesprekken moeten worden doorgeschakeld.
  • Niets doen: selecteer deze optie als u geen actie wilt ondernemen.

U kunt de tijd (in seconden) opgeven waarna de niet-beantwoorde gesprekken moeten worden doorgeschakeld.

6

Kies de naam en het nummer van de beller-id die u op de telefoon van de assistent wilt weer geven voor inkomende gesprekken vanaf uw lijn.

7

Klik op Opslaan.

De volgende stappen

Nadat u de assistenten aan uw groep assistenten hebt toegevoegd, kunnen zij uw gesprekken op dezelfde manier afhandelen als elk ander gesprek. Daarnaast kunnen assistenten zich voor de service directie-assistent aan- of afmelden en de gesprekken doorschakelen naar een andere bestemming. Zie Uw directie-assistentservice beheren voor meer informatie.

Gespreksmeldingen inschakelen op extra locaties

U kunt ervoor kiezen om extra locaties te waarschuwen met behulp van de leidinggevende service. U kunt er ook voor kiezen om een belwaarschuwing toe te voegen aan deze waarschuwingen.

1

Meld u aan bij User Hub.

2

Ga naar Instellingen > Bellen > Gespreksinstellingen.

3

Ga naar het gedeelte Leidinggevende en klik op Meer instellingen.

4

Schakel de schakelaar Locatie om te bellen in.

5

Kies het Type waarschuwing in de vervolgkeuzelijst:

  • Stil

  • Korte beltoon

6

Kies de locaties die u wilt waarschuwen:

  • Single Number Reach-locatie (Office Anywhere): het telefoonnummer dat is opgegeven in uw Office Anywhere-instellingen.

  • Mobiliteitslocatie: het telefoonnummer dat is opgegeven in uw mobiliteitsinstellingen.

  • Locaties met gedeelde gespreksweergave: de apparaten waar de weergave van gedeelde gesprekken is geconfigureerd.

7

Klik op Opslaan.

Gesprekken die naar uw assistent worden verzonden filteren

Met de optie gesprek filteren kunt u bepalen welke gesprekken naar uw assistent moeten gaan.

1

Meld u aan bij User Hub.

2

Ga naar Instellingen > Bellen > Gespreksinstellingen.

3

Ga naar het gedeelte Leidinggevende en klik op Meer instellingen.

4

Schakel de schakelaar Gespreksfiltering in.

5

Kies een van de volgende opties:

  • Alle gesprekken: kies deze optie om zowel interne als externe gesprekken naar de directieassistent te sturen.
  • Alle interne gesprekken: kies deze optie om alle interne gesprekken door te sturen naar de directieassistent.
  • Alle externe gesprekken: kies deze optie om alle externe gesprekken door te sturen naar de directieassistent.
  • Aangepaste gespreksfilters: kies deze optie om ervoor te zorgen dat alleen specifieke gesprekken worden omgeleid naar uw directieassistent. Als u deze optie selecteert, klikt u op Nieuw filter toevoegen om een aangepast gespreksfilter te ontwikkelen met de volgende parameters.

    • Filternaam: voer de filternaam in.

    • Wanneer: selecteer uw vooraf gedefinieerde planning in de vervolgkeuzelijst.

    • Gesprekken van: selecteer de gesprekken in Elk telefoonnummer, Elk intern, Elk extern of Selecteer telefoonnummers naar de directie-assistent. Als u Selecteer Telefoonnummers kiest, voert u de aanvullende gegevens in.

    • Filteren of Niet filteren: kies of u wilt filteren of niet wilt filteren op de gesprekken die binnen deze parameters passen.

6

Klik op Opslaan.

U kunt de optie voor het filteren van de oproep activeren of deactiveren met uw bureautelefoon. Gebruik de volgende functietoegangscodes (FAC). Deze kunnen via het toetsenblok van de telefoon worden ingevoerd om bepaalde functies te beheren. Hiermee kunt u de gespreksfilteropties die u hebt ingesteld in User Hub, activeren of deactiveren.

  • Gespreksfiltering activeren (manager) - #61.

  • Gespreksfiltering deactiveren (manager) - #62.

Assistenten toewijzen aan de assistentengroep

1

Meld u aan bij User Hub.

2

Ga naar Instellingen > Bellen > Gespreksinstellingen.

3

Ga naar het gedeelte Leidinggevende .

4

Zoek en selecteer de gebruikers die u aan uw assistent-groep wilt toevoegen.

5

Klik op Opslaan.

Uw service voor leidinggevend assistent beheren

Als uw beheerder u heeft ingesteld als assistent met de functie Leidinggevende assistent (ook bekend als Boss-Admin), kunt u namens uw baas gesprekken uitvoeren en beantwoorden. Als u meer dan één baas hebt, kunt u de juiste lijn selecteren wanneer u belt. En u weet altijd voor welke baas een inkomend gesprek is bedoeld.

Kies of u de service directie-assistent wilt aan- of afmelden

U kunt zich aanmelden wanneer de directeur uw hulp nodig heeft of u zich afmelden wanneer u niet nodig bent.
1

Meld u aan bij User Hub.

2

Ga naar Instellingen > Bellen > Gespreksinstellingen.

3

Ga naar het gedeelte Directie-assistent .

De lijst met leidinggevenden waaraan u bent toegewezen als assistent wordt weergegeven samen met de optie Aanmelden.
4

Als u zich wilt aanmelden bij een service van directie-assistent, selecteert u de optie Aanmelden van de betreffende directeur.

Als u zich wilt afmelden bij de service van de directie-assistent, schakelt u het selectievakje Aanmelden uit.

5

Klik op Opslaan.

U kunt zich aan- of uitroepen van de leidinggevende assistent-service door de respectievelijke Functietoegangscodes (FAC) in te voeren met het telefoontoetsenblok.

  • Opt-in (leidinggevende assistent) - #65

  • Opt-out (leidinggevende assistent) - #66

Uw directieassistent-gesprekken doorschakelen

U kunt uw gesprekken doorschakelen naar een andere bestemming door het telefoonnummer in te stellen.
1

Meld u aan bij User Hub.

2

Ga naar Instellingen > Bellen > Gespreksinstellingen.

3

Ga naar het gedeelte Directie-assistent .

4

Voer in het veld Telefoonnummer instellen het telefoonnummer in waarnaar de gesprekken moeten worden doorgeschakeld en selecteer Gefilterde gesprekken doorschakelen.

5

Klik op Opslaan.