Можно выполнить поиск определенного сотрудника вашей компании, найти контент и метаданные, связанные с сообщениями, которые этот сотрудник опубликовал, а также совещаниями, которые он посещал или организовал в вашей организации. Также можно выполнить поиск по определенному пространству приложения Webex и создать отчет по результатам этого поиска. Таким образом можно проверять, соблюдают ли пользователи внутренние политики компании и внешние нормативные требования.

  • Мы последовательно осуществляем развертывание возможности обнаружения электронных данных Meetings для организаций, которые управляют одним веб-сайтом Meetings в Control Hub.

  • Обнаружение электронных данных для веб-сайтов Meetings в Control Hub пока не поддерживается для организаций с несколькими веб-сайтами Meetings. Чтобы использовать обнаружение электронных данных на уровне организации для всех своих веб-сайтов совещаний, обратитесь за помощью в службу поддержки Cisco.

  • Control Hub пока не поддерживает обнаружение электронных данных контента совещаний в части решения "Webex для правительственных организаций".

Поиск информации, созданной пользователями в приложении Webex и на совещаниях

  • Для создания и просмотра отчетов вам должна быть назначена роль ответственного за обеспечение соответствия требованиям.

  • Можно выполнять поиск по удаленному контенту в соответствии с политиками хранения данных или удержания данных по юридическим причинам.

  • Можно выполнять поиск по контенту пользователя, который покинул вашу организацию. Данные хранятся начиная с марта 2019 г. в соответствии с политикой хранения данных вашей организации.

  • Можно выполнять поиск по контенту следующих типов:

    • по контенту всех типов, который хранится в пространствах с еще одним участником, причем хотя бы одним участником пространства должен быть сотрудник компании. К таким пространствам относятся пространства с пользователем, который покинул компанию;

    • по контенту всех типов, который хранится в групповых пространствах, созданных сотрудниками компании. К таким пространствам относятся созданные пространства, к которым не добавлены участники, и пространства, которые покинули все остальные участники;

    • по контенту, который сформировали сотрудники компании в групповых пространствах, созданных сотрудниками других компаний.

    • Метаданные, связанные с совещаниями, которые организовывают и посещают пользователи вашей организации. Поиск и извлечение данных, созданных пользователями на совещаниях или веб-сайтах внешней или другой организации, невозможны.

    • Если возможности совещания включены для Webex Assistant, в отчете будут отражены все тексты стенограммы, которые были созданы и сохранены на сервере Webex, принадлежащем вашей организации. При определенных условиях, когда тексты стенограммы являются временными, они не будут добавлены в скачиваемый отчет.

    В отчетах регистрируются приведенные ниже действия.

    • Сообщения: контент сообщений, опубликованных в пространстве. При редактировании сообщения отображается и исходное, и редактируемое сообщение, однако контекст между этими двумя сообщениями отсутствует. Когда пользователи отвечают в цепочках, ответы сохраняются, но между ответами и исходными сообщениями в цепочках отсутствует контекст.

    • События: пользователь присоединяется к пространству или покидает его, пользователю назначают роль модератора или отменяют ее назначение.

    • Файлы в совместном доступе: файлы, к которым предоставлен совместный доступ в пространстве, и снимки виртуальных досок.

    • Виртуальные доски: в отчете отображается изображение для каждой виртуальной доски в пространствах. Изображение представляет собой версию виртуальной доски на дату окончания, указанную в диапазоне дат отчета.

    • События совещания. Метаданные событий, связанные с совещаниями, организаторами которых являются пользователи вашей организации, включая события записи, события начала или завершения совещания, а также список участников будут добавлены в отчет.

    • Тексты стенограммы. Если Webex Assistant приглашен на совещание или если запись совещания осуществлялась при включенной функции записи текста стенограммы для веб-сайта совещаний, текст стенограммы этого совещания будет скачиваться либо в текстовом формате, либо в формате vtt в зависимости от того, что выберут пользователи.

  • Можно выполнять поиск по контенту, опубликованному в течение последних 90 дней. В профессиональной версии можно осуществлять поиск по контенту, созданному более 90 дней назад.

  • Можно скачивать отчеты, созданные не более десяти дней назад. Отчет, созданный более десяти дней назад, считается устаревшим. Для получения доступа к соответствующим данным отчет нужно создать заново.

  • Сведения обо всех сеансах поиска, которые выполняются ответственными за обеспечение соответствия требованиям, вносятся в журнал в целях аудита.

  • Функция обнаружения электронных данных поддерживает указанные далее прокси.

    • Без аутентификации.

    • Базовый

    • С аутентификацией NTLM в Windows: этот прокси должен быть настроен для работы с учетными данными из операционной системы; функция ручного ввода учетных данные не поддерживается.

    • С аутентификацией на основе согласования (Kerberos) в Windows: этот прокси должен быть настроен для работы с учетными данными из операционной системы; функция ручного ввода учетных данные не поддерживается.

1

В оке просмотра информации о клиенте на перейдите в > https://admin.webex.comУстранение неполадок с состоянием > Просмотра электронных данных.
2

Выберите, какие данные необходимо найти.

  • Поиск данных Webex
  • Поиск данных Webex Meetings
3

Добавьте информацию для поиска.

  • Адрес электронной почты: введите не более 500 адресов электронной почты, разделяя их запятыми. Можно сделать это вручную или щелкнуть Пакетное добавление с помощью файла CSV и выбрать файл CSV.
  • Названия пространств (применимо только в случае поиска данных Webex). Введите не более 5 названий пространств через запятую.

    К названиям пространств применяется сопоставление. Например, результаты поиска слова note будут содержать слова notes, noted и footnote.

  • Диапазон дат: выберите диапазон дат для поиска.

При вводе нескольких значений адресов электронной почты и названий пространств поисковая система использует эти значения следующим образом: [(адрес_электронной_почты1 ИЛИ адрес_электронной_почты2) И (название_пространства1 ИЛИ название_пространства2)].
4

Введите информацию об отчете.

  • Название отчета: введите название отчета.
  • Описание (необязательно): добавьте описание отчета.
5

Щелкните Поиск и создание отчета.

Поисковый запрос будет поставлен в очередь. Вы сможете просматривать информацию о состоянии отчета. Продолжительность создания отчета зависит от объема данных, соответствующих критериям поиска.

Если отчет в виде файла ZIP достигает ограничения в 5 ГБ или 100 000 файлов, то создается другой файл ZIP с таким же именем, но с суффиксом -1, затем -2 и т. д.

Установка диспетчера скачиваний для обнаружения электронных данных

  • Чтобы просматривать отчеты, необходимо скачать диспетчер скачиваний для обнаружения электронных данных.

  • Чтобы запускать диспетчер скачиваний для обнаружения электронных данных, необходимо иметь роль ответственного за обеспечение соответствия требованиям.

  • Убедитесь в том, что на компьютере достаточно места для скачивания отчетов большого размера.

1

В оке просмотра информации о клиенте на перейдите в > Устранение неполадок с состоянием > Просмотра электронных данных и щелкните https://admin.webex.com Диспетчер скачиваний .
2

Выберите диспетчер скачиваний для обнаружения электронных данных, версия которого соответствует используемой вами операционной системе, и выполните инструкции по установке приложения.

Просмотр отчетов о соответствии требованиям

Можно просматривать только те отчеты о соответствии требованиям, которые были созданы вами. Чтобы просмотреть информацию о состоянии отчета и скачать его, используйте диспетчер скачиваний для обнаружения электронных данных.

1

В оке просмотра информации о клиенте на перейдите в > https://admin.webex.comУстранение неполадок с состоянием > Просмотра электронных данных.
2

Чтобы просмотреть все свои отчеты, щелкните ОТЧЕТЫ.

Каждый отчет обладает каким-либо из перечисленных ниже состояний.

  • Поиск: продолжается поиск информации по отчету.

  • Готов: отчет готов.

  • Остановлен: создание отчета остановлено из-за возникновения проблемы.

  • Отменен: создание отчета отменено.

  • Устарел: отчет устарел.
3

Щелкните отчет, чтобы просмотреть подробные сведения о нем, включая данные о его состоянии, дату его создания, описание отчета и сводную информацию о содержании отчета.

  • Скачать отчет: скачивание отчета с использованием диспетчера скачиваний для обнаружения электронных данных. Выберите папку для скачивания, в которой хранятся отчеты. Затем скачайте сводный отчет в виде файла CSV или полный отчет в виде архива ZIP с файлами EML.

    Продолжительность скачивания отчета зависит от размера отчета, вашего местонахождения и пропускной способности сети.

    Если для просмотра файлов EML используется Outlook, надстройки для Outlook могут блокировать контент сообщения в файлах EML. Для просмотра контента сообщения можно запустить Outlook в безопасном режиме.

  • Редактировать и повторно запустить новый отчет: добавление указанных вами критериев поиска на экран поиска для создания нового отчета.

  • Удалить отчет: удаление отчета из списка.

  • Повторно запустить отчет: обновление данных, содержащихся в отчете. Можно повторно создать отчет, который устарел по истечении десяти дней после создания.

Роль ответственного за обеспечение соответствия требованиям

Администраторы с полными правами могут назначить роль ответственного за обеспечение соответствия требованиям любому сотруднику организации. Администратор с полными правами не может назначить роль ответственного за обеспечение соответствия требованиям самому себе: такое назначение должен выполнить другой администратор с полными правами.

Если, например, компании нужно получить какие-либо сведения в целях судебного разбирательства, ответственный за обеспечение соответствия требованиям может получить доступ к средству обнаружения, поиска и извлечения электронных данных Cisco Webex с помощью Cisco Webex Control Hub. Здесь можно создавать отчеты, содержащие все беседы, которые хранятся в пространствах Cisco Webex, а также любые файлы, совместный доступ к которым предоставлен в этих пространствах.

Ответственный за обеспечение соответствия требованиям может хранить эти данные в целях судебного разбирательства. Кроме того, эти данные также отображаются при использовании средства обнаружения, поиска и извлечения электронных данных Cisco Webex. Дополнительную информацию см. в статье Управление данными о соответствии в части удержания по юридическим причинам в Cisco Webex Control Hub.

Администраторы могут ограничить количество хранящихся сообщений и файлов путем настройки политики хранения данных. При достижении предельного количества сообщений и файлов устаревший контент удаляется.