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Garantir la conformité réglementaire du contenu de l'application Webex et des réunions
Dans cet article
Un commentaire ?En tant que responsable de la conformité, vous pouvez utiliser Control Hub pour effectuer des recherches dans n'importe quelle conversation sur l'application Webex et dans toutes les réunions Webex organisées par les utilisateurs de votre organisation.
Vous pouvez rechercher une personne en particulier dans votre entreprise, trouver du contenu et des métadonnées relatives aux messages qu'elle a publiés et aux réunions auxquelles elle a participé ou qu'elle a organisées dans votre organisation. Vous pouvez également effectuer une recherche dans un espace spécifique de l'application Webex et générer un rapport contenant vos résultats. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les gens respectent à la fois vos politiques internes et toutes les exigences réglementaires externes.
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Nous déployons progressivement Meetings eDiscovery pour les organisations qui gèrent un seul site de réunions depuis Control Hub.
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Nous ne prenons pas encore en charge la découverte électronique spécifique à un site de réunions dans Control Hub pour les organisations qui possèdent plusieurs sites de réunions. Si vous souhaitez utiliser l'eDiscovery au niveau de l'organisation pour tous vos sites de réunion, contactez le support Cisco pour obtenir de l'aide.
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Control Hub prend désormais en charge la découverte électronique du contenu des réunions pour Webex pour les organisations gouvernementales.
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Webex Assistantn'est pas encore disponible pour Webex pour les organisations gouvernementales. Control Hub ne prend donc en charge que la découverte électronique des enregistrements de réunions et des métadonnées associées.
Recherchez les informations générées par les utilisateurs dans l'application Webex et Meetings
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Le rôle de responsable de la conformité doit vous être attribué pour créer et consulter des rapports.
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Vous pouvez effectuer une recherche dans le contenu supprimé, sous réserve des politiques de conservation des données ou de la conservation légale .
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Vous pouvez rechercher dans le contenu une personne qui a quitté votre organisation. Les données sont stockées depuis mars 2019 et sont soumises à la politique de conservation des données de votre organisation.
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Vous pouvez effectuer une recherche dans le contenu suivant :
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Tout le contenu des espaces avec une autre personne auxquels participe un membre de votre entreprise. Cela inclut les espaces avec une personne qui a quitté l'entreprise.
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Tout le contenu des espaces de groupe créés par un membre de votre entreprise. Cela inclut les espaces créés mais aucun participant n'a été ajouté et les espaces où tous les autres participants ont quitté l'espace.
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Du contenu créé par des membres de votre entreprise à partir d'espaces de groupe créés par un membre d'une autre entreprise.
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Métadonnées relatives aux réunions organisées et auxquelles ont participé les utilisateurs de votre organisation. Les données générées par les utilisateurs lors de réunions ou de sites externes ou d'une autre organisation ne peuvent pas être recherchées ni extraites.
Les activités suivantes sont répertoriées dans les rapports :
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Messages : contenu d'un message publié dans un espace. Lorsqu'un message est modifié, le message d'origine et le message modifié sont inclus, mais il n'y a aucun contexte entre les deux messages. Lorsque les utilisateurs répondent à un fil de discussion, la réponse est enregistrée mais il n'y a aucun contexte entre la réponse et la source du fil de discussion.
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Événements : lorsqu'un utilisateur rejoint ou quitte un espace, ou que le rôle de modérateur lui est attribué ou non.
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Partage de fichiers : fichiers partagés dans un espace et captures d'écran créées à partir de tableaux blancs.
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Tableaux blancs : une image pour chaque tableau blanc dans les espaces est renvoyée dans le rapport. L'image représente la version du tableau blanc à la date de fin de la période du rapport.
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Événements de réunion : les métadonnées relatives aux réunions organisées par les utilisateurs de votre organisation, y compris l'enregistrement des événements, les événements de début ou de fin de réunion et la liste des participants sont incluses dans le rapport.
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Vous pouvez effectuer une recherche dans le contenu publié au cours des 90 derniers jours ou, si vous possédez le Pro Pack, vous pouvez rechercher du contenu datant de plus de 90 jours.
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Vous pouvez télécharger des rapports datant de 10 jours au maximum. Les rapports datant de plus de 10 jours sont considérés comme expirés et vous devrez les réexécuter pour accéder à ces données.
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Toutes les recherches effectuées par les responsables de la conformité sont enregistrées à des fins d'audit.
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eDiscovery prend en charge les proxys suivants :
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Aucune authentification
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Basique
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NTLM sur Windows : ce proxy doit être configuré pour fonctionner avec les informations d'identification du système d' exploitation. La saisie manuelle des informations d'identification n'est pas prise en charge.
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Negotiate (Kerberos) sur Windows. Ce proxy doit être configuré pour fonctionner avec les informations d'identification du système d'exploitation. La saisie manuelle des informations d'identification n'est pas prise en charge.
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Connectez-vous à Control Hub. |
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Accédez à . |
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Choisissez les données que vous souhaitez rechercher (Ce paramètre est activé par défaut) :
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Ajoutez vos informations de recherche :
Lorsque vous saisissez plusieurs valeurs pour l'adresse e-mail et les noms d'espace, le moteur de recherche utilise ces valeurs comme suit : [(email_address1 OR email_address2) AND (space_name1 OR space_name2)] |
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Entrez les informations de votre rapport :
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Cliquez sur Rechercher et générer un rapport. Votre recherche est en file d'attente et vous pouvez consulter l'état du rapport. La durée de création de votre rapport dépend de la quantité de données correspondant à vos critères de recherche. Lorsqu'un fichier ZIP de rapport atteint la limite de 5 Go, soit 100 000 fichiers, un autre fichier ZIP est créé avec le même nom mais avec un postfixe de -1, puis -2 et ainsi de suite.
Nous ne sommes pas encore favorables à la génération d'un rapport vide s'il n'y a pas de données disponibles. |
Installez le gestionnaire de téléchargement eDiscovery
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Vous devez télécharger le gestionnaire de téléchargement eDiscovery pour consulter les rapports.
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Vous devez avoir le rôle de responsable de la conformité pour gérer le gestionnaire de téléchargement eDiscovery.
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Assurez-vous qu'il y a suffisamment d'espace sur l'ordinateur pour télécharger des rapports volumineux.
L'application eDiscovery Download Manager s'exécute dans l'application Webex au lieu d'une application de bureau distincte.
Nous déployons cette fonctionnalité au fur et à mesure, il se peut qu'elle ne soit pas encore disponible pour tous les clients.
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Connectez-vous à Control Hub. |
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Accédez à et cliquez sur Download Manager. |
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Choisissez le gestionnaire de téléchargement eDiscovery adapté à votre système d'exploitation et suivez les instructions pour installer l'application. |
Afficher les rapports de conformité
Vous ne pouvez consulter que les rapports de conformité que vous avez créés. Vous pouvez consulter l'état de votre rapport et le télécharger à l'aide du gestionnaire de téléchargement eDiscovery.
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Connectez-vous à Control Hub. |
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Accédez à . |
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Cliquez sur RAPPORTS pour consulter tous vos rapports. Les rapports ont l'un des statuts suivants :
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Cliquez sur un rapport pour en consulter les détails, notamment son statut, sa date de lancement, sa description et un résumé du contenu de votre rapport.
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Rôle de responsable de la conformité
Les administrateurs à part entière peuvent attribuer le rôle de responsable de la conformité à n'importe quel membre de leur organisation. Les administrateurs à part entière ne peuvent pas s'attribuer le rôle de responsable de la conformité, un autre administrateur complet doit le leur attribuer.
Si, par exemple, votre entreprise a besoin de détails pour une procédure judiciaire, en tant que responsable de la conformité, vous pouvez accéder à l'outil de recherche et d'extraction Webex App eDiscovery depuis Control Hub. À partir d'ici, vous pouvez générer des rapports contenant toutes les conversations tenues dans les espaces de l'application Webex et tous les fichiers partagés dans ces espaces.
En tant que responsable de la conformité, vous pouvez conserver les données pour les procédures judiciaires. Ces données sont également renvoyées lorsque vous accédez à l'outil de recherche et d'extraction Webex App eDiscovery. Pour plus d'informations, voir Gérer les données de conformité pour Legal Hold in Cisco Webex Control Hub
Les administrateurs peuvent limiter le nombre de messages et de fichiers conservés en configurant une politique de conservation des données. Lorsque ce seuil est atteint, le contenu ancien est supprimé.
