Настройка политики хранения для вашей организации

Контент, созданный раннее политики хранения, или контент, размер которого превышает квоты хранилища, подлежит удалению. Это важно, поскольку при хранении информации в течение длительного времени вероятность того, что конфиденциальная информация станет доступной, растет.

Рекомендуется проконсультироваться с юристом для определения наиболее подходящего для вашей организации периода хранения.

  • Мы последовательно осуществляем развертывание политики хранения Meetings для организаций, которые управляют одним веб-сайтом Meetings.

    Если в службе администрирования веб-сайта не удается изменить параметр политики автоматического удаления записей, значит, этот параметр политики был перемещен в Control Hub. Чтобы войти в Control Hub и изменить политику хранения, ознакомьтесь с процедурой ниже.

  • Политика хранения на уровне организации может быть настроена только для всех веб-сайтов совещаний. За помощью обращайтесь в службу поддержки Cisco.

  • Если у вас несколько веб-сайтов совещаний, настроить разные политики хранения для каждого веб-сайта Meetings невозможно.

  • помощник Webex в Webex для правительства, поэтому мы поддерживаем политику хранения только для Webex Meetings (записей и метаданных совещаний) для этих организаций.

1

Войдите в Control Hub.

2

Перейти к Управлению > Настройки организации > Настройки.

3

Прокрутите до раздела Политики хранения.

4

Определите политику хранения сообщений, нажав Обновить политику.

  1. В разделе Прямые сообщения:

    • Выберите По умолчанию или установите Пользовательский период хранения.

  2. В разделе Групповые сообщения:

    • Выберите По умолчанию или установите Пользовательский период хранения.

  3. Щелкните Сохранить.

Минимальные значения — 1 день, 1 месяц или 1 год. Максимальные значения — 360 дней, 12 месяцев или 1 год. Значения определяют, как долго Webex хранит созданные пользователями сообщения, файлы и виртуальные доски. Вы можете установить разные или одинаковые значения для прямых и групповых сообщений соответственно.

5

Определите политику хранения собраний, нажав Обновить политику.

  1. В соответствии с Политикой хранения:

    • Выберите 360 дней или установите пользовательский период хранения.

  2. Под Удаленная запись:

    • Выберите Очистить немедленно или Следовать политике хранения.

  3. Щелкните Сохранить.

Минимальное значение — 7 дней, а максимальное значение — 360 дней. Значение определяет, как долго Webex хранит записи, стенограммы и основные моменты ваших совещаний.

Политика хранения Вызовов по умолчанию установлена на 400 дней и не может быть изменена.

6

Определите политику хранения Контактного центра, нажав Обновить политику.

Мы постепенно внедряем эту функцию, поэтому она может быть пока доступна не всем клиентам.

  1. Выберите По умолчанию или установите Пользовательский период хранения.

  2. Щелкните Сохранить.

Значение по умолчанию — 1095 дней. Минимальное значение — 1 день, а максимальное значение — 3600 дней. Значение определяет продолжительность хранения Webex записей голоса контакт-центра.

Включение функций ИИ может ограничить доступ к голосовым расшифровкам, а также применить политики хранения к голосовым записям контакт-центра.

Часто задаваемые вопросы о хранении данных Webex

Какие изменения произошли в хранении данных в Webex и какую пользу это приносит клиентам?

В 2023 году компания Webex внесла существенные изменения в свою политику хранения данных, исключив возможность бессрочного хранения данных сообщений и совещаний. Это изменение помогает организациям управлять жизненным циклом пользовательского контента, минимизировать ненужное хранение данных и обеспечивать соответствие нормативным стандартам. Для получения дополнительной информации см. Изменения в хранении данных в Webex Suite.

Каких клиентов коснется это изменение?

Это изменение применимо ко всем клиентам Standard и Pro Pack. Чтобы проверить, применимо ли это изменение к вашей организации, перейдите к настройкам хранения данных вашей встречи и сообщений в разделе «Настройки организации» в Control Hub. Если настройка хранения доступна для вашей организации, то это изменение применимо к вашей организации.

Кто такие клиенты стандартного пакета? Как мне это узнать?

Стандартные клиенты Webex — это те клиенты, которые приобрели базовые предложения Webex, не включающие лицензию Pro Pack. Лучший способ проверить это — через Control Hub.

Применимо ли это изменение ко всем сайтам — сайтам, управляемым Site Administration, и сайтам, управляемым Control Hub?

Это изменение применимо ко всем организациям, в которых настройки хранения собраний и сообщений доступны в настройках организации в Control Hub. Для сохранения собраний заданное здесь значение будет передано всем сайтам, связанным с Control Hub или управляемым им. Если в Control Hub политика хранения установлена на неопределенный срок, то значение настройки хранения записей для всех сайтов, связанных с Control Hub, изменяется на 360 дней. Для клиентов Pro Pack вы можете изменить это значение до 3600 дней в Control Hub.

Эти изменения не распространяются на отдельные сайты, управляемые Администрацией сайта. Если имеются сайты, настройки хранения которых установлены через систему администрирования сайта Webex, то будут применяться настройки хранения в системе администрирования сайта. Узнайте больше о Control Hub и сайтах Webex, управляемых службой Site Administration.

Почему некоторые клиенты не видят политику сохранения собраний в настройках организации?

Политика хранения информации о совещаниях в масштабах всей организации применима к каждому сайту, связанному или управляемому в Control Hub. Клиенты с одним сайтом, который управляется в Control Hub, обычно могут видеть эту настройку хранения для всей организации. Однако клиенты с несколькими местами проведения встреч, которым нужны разные сроки хранения для каждого места, обычно не видят настройку хранения для всей организации, поскольку эта настройка применяет одну и ту же политику хранения для каждого места.

Если клиенты уже управляют политикой сохранения собраний для каждого сайта, нужно ли им переходить к настройкам организации?

В настоящее время клиентам, управляющим сохранением совещаний через службу администрирования сайта Webex, с разными настройками сохранения для каждого сайта, не нужно переходить к настройкам организации в Control Hub. Они могут продолжать управлять своей политикой хранения через администрирование сайта Webex.

Следите за сообщениями Webex о дальнейших обновлениях, касающихся политики хранения данных для сайтов, управляемых администрацией сайта Webex.

У клиента есть несколько мест проведения встреч, управляемых в Control Hub, и настройки хранения для всей организации. Теперь заказчик должен установить политику хранения для каждого сайта. Как это можно сделать?

Клиенты с несколькими местами проведения встреч, которые уже выбрали управление сохранением на уровне организации в Control Hub, должны подготовиться к предстоящим изменениям, установив значение сохранения в зависимости от типа пакета, на который они подписались.

Если вы хотите установить политику хранения на уровне сайта, немедленно свяжитесь с вашим менеджером по работе с клиентами. Такие запросы рассматриваются в каждом конкретном случае.

Что произойдет, если клиенты не увидят кнопку сохранения встречи в настройках организации?

Если клиенты не видят параметр хранения данных на уровне всей организации в разделе «Настройки организации» в Control Hub, то это изменение на них не повлияет.

Если клиенты заплатили за неограниченное хранилище для совещаний, будут ли они включены в список исключений при активации новых политик хранения данных?

На этих клиентов не распространяются новые изменения политики хранения данных. Мы сделаем все возможное, чтобы создать исключение для клиентов, которые заплатили за неограниченное хранилище, но мы не можем гарантировать, что отдельные клиенты будут добавлены в список исключений.

Если ваша организация должна быть освобождена от уплаты налога, обратитесь к своему менеджеру по работе с клиентами Webex или менеджеру по работе с клиентами до 7 марта 2023 г.

Применимо ли это к интернет-сайтам?

Нет. Это изменение не распространяется на интернет-сайты.

Применимо ли это к клиентам Webex to Cisco BroadWorks и Wholesale Route to Market?

Это изменение не распространяется на клиентов Webex для Cisco BroadWorks и Wholesale Route to Market. Для других клиентов, если у них есть доступ к рабочим нагрузкам по встречам и обмену сообщениями, где они могут настраивать политику хранения, то эти изменения применимы к ним.

Будут ли для стандартных клиентов записи старше 360 дней автоматически удаляться в январе 2023 года, или 360-дневный период хранения начнется с января 2023 года для всех предыдущих и новых записей? Или, если я применю настройку, которая короче текущего периода хранения, будут ли автоматически удалены записи, выходящие за рамки нового установленного периода? Или это будет считаться новым правилом, которое будет применяться к будущим записям?

Это изменение условий хранения применяется ко всем записям, как новым, так и старым. Созданные до или после даты внедрения. Например, если период хранения установлен на 1 год, то записи старше 1 года будут удалены. Это также будет относиться к новым записям.

Если вы не хотите, чтобы это произошло, мы рекомендуем перейти на лицензию Pro Pack, которая позволяет хранить данные вашей организации более 360 дней и до 3600 дней.

Что произойдет, если администратор Pro Pack выберет опцию «Очистить немедленно»?

Webex навсегда удаляет все удаленные записи. Это также применимо к пользователям, находящимся под юридическим запретом. Например, если пользователь, находящийся под защитой закона, удаляет запись, а затем она удаляется, запись навсегда удаляется из Webex и не может быть восстановлена сотрудником по обеспечению соответствия.

Политика хранения применяется ко всей организации?

Да. Если этот параметр установлен для обмена сообщениями в пространстве, он применяется ко всем пространствам, созданным пользователями организации, отправленным сообщениям и контенту, которым делятся в этих пространствах. Аналогично, если он установлен для собраний, он применяется ко всем записям сайтов собраний и информации, связанной с завершенными собраниями.

Что происходит с сообщениями в пространстве при удалении их конечными пользователями?

Сообщения, удаляемые конечными пользователями, являются обратимыми. Даже если сообщение удалено конечным пользователем, оно существует в системе и доступно ответственному за обеспечение соответствия требованиям. Окончательное удаление происходит только по завершении периода хранения.

Что происходит с записями Meetings при удалении их конечными пользователями?

Записи, удаляемые конечными пользователями, являются обратимыми. Даже если запись удалена конечным пользователем, она существует в системе и доступна ответственному за обеспечение соответствия требованиям. Окончательное удаление происходит только по завершении периода хранения.

Содержимое какого типа удаляется?

Удаляются все сообщения, вложения, контент виртуальных досок и event-совещания, которые находились в пространствах.

Для собраний удаляются все записи и информация, относящиеся к завершенным собраниям (название собрания, список участников, время начала и окончания и т. д.).

Данные Webex навсегда удаляются из производственной системы и не подлежат восстановлению после удаления в соответствии с политикой хранения данных клиента.

Насколько подробным может быть период хранения для контента в пространстве Webex? Каков минимальный и максимальный период?

Интервал настройки срока хранения составляет 1 день. Минимальный период – 1 день, максимальный – не ограничен. Помните, что короткие периоды хранения могут негативно влиять на возможности пользователей.

Если для вашей организации установлен период хранения, весь созданный пользователями контент, который принадлежит вашей организации, будет удален в соответствии с политикой хранения. Удаленный контент не может быть восстановлен.

Насколько подробным может быть период хранения для контента Webex Meetings? Каков минимальный и максимальный период?

Для Webex Meetings интервал настройки периода хранения составляет 1 день. Минимальный период – 7 дней, максимальный – не ограничен.

Как часто запускается служба окончательного удаления?

Служба окончательного удаления запускается постоянно для определения наличия любых данных, подлежащих окончательному удалению в соответствии с политикой хранения.

Как проверить политику хранения в пространстве?

Откройте пространство, которое вы хотите проверить, нажмите на значок шестеренки «Информация о пространстве» рядом с названием пространства, а затем выберите Просмотреть политику пространства.

Политика автоматического удаления записей для веб-сайта совещаний уже включена в службе администрирования веб-сайта Cisco Webex. Чем отличается эта новая настройка организации в Control Hub?

Если в вашей организации есть один веб-сайт совещаний, политика хранения будет перенесена из службы администрирования веб-сайта Webex в настройки организации в Control Hub. По завершении переноса управлять политикой хранения необходимо в Control Hub. Изменять политику хранения в службе администрирования веб-сайта будет запрещено.

Если в вашей организации несколько веб-сайтов совещаний, можно продолжить управление политикой хранения в службе администрирования веб-сайта Webex. Если вы хотите установить политику хранения на уровне организации для всех ваших мест проведения совещаний, обратитесь за помощью в службу поддержки Cisco.

Я включил (-а) политику автоматического удаления записей для веб-сайта совещаний в службе администрирования веб-сайта Cisco Webex, но теперь я не могу ее изменить, поскольку этот параметр отключен. Как я могу изменить политику автоматического удаления записей?

Если в службе администрирования веб-сайта не удается изменить параметр политики автоматического удаления записей, значит, этот параметр политики был перемещен в Control Hub. Войдите в систему вашей организации в Control Hub по ссылке https://admin.webex.com и перейдите к меню Настройки организации, затем прокрутите вниз до пункта Хранение, чтобы изменить политику хранения.

Мой веб-сайт Webex не связан с Control Hub и не управляется с помощью Control Hub. Можно ли использовать Control Hub для управления политикой хранения Meetings?

Нет. Сайты Webex Meetings, которые управляются в Control Hub или связаны с Control Hub, могут использовать настройки организации Control Hub для управления политикой хранения совещаний в масштабах всей организации. Для управления политикой хранения совещаний на других веб-сайтах совещаний Webex необходимо использовать службу администрирования веб-сайта Webex.

Сохраняются ли данные неактивного пользователя?

Да. Данные пользователя сохраняются, даже если статус пользователя — «Неактивен». Если неактивный пользователь будет повторно активирован, он обнаружит свои старые данные (Пространства и Собрания), но только если эти данные все еще находятся в пределах вашего периода хранения.