Планування зустрічей і долучення до них у планувальнику Webex для Microsoft Outlook

Додавання надбудови "Планувальник Webex" із Microsoft AppSource

Якщо ваш адміністратор не встановив надбудову "Планувальник Webex", ви можете зробити це власноруч за допомогою Microsoft AppSource.

1	Перейдіть на сторінку Microsoft AppSource.
2	У полі пошуку введіть `Webex Scheduler add-in` (Надбудова "Планувальник Webex").
3	Виберіть Get it now (Отримати) і дотримуйтеся вказівок на екрані. Коли додасте програму, виконайте вказівки в розділі Налаштування сайту Webex в Outlook.

Налаштування сайту Webex в Outlook

Перш ніж запланувати зустріч за допомогою планувальника Webex, потрібно вказати, який сайт Webex слід використовувати з вашим обліковим записом.

Якщо ви використовуєте Outlook для комп’ютерів, перейдіть до групи Cisco Webex на стрічці та виберіть Add Webex Meeting (Додати зустріч Webex).

Якщо ви використовуєте вебверсію програми Outlook, натисніть New event (Нова подія) > Cisco Webex Scheduler (Планувальник Cisco Webex) Планувальник Webex > Add Webex Meeting (Додати зустріч Webex).

Щоб використовувати цей параметр, попросіть свого адміністратора додати надбудову "Планувальник Webex" або зробіть це власноруч. Адміністратор сайту Webex має налаштувати планувальник Webex для Microsoft 365.

Відкриється екран привітання.

Виберіть Get Started (Почати).

Виберіть або вкажіть URL-адресу потрібного сайту Webex у форматі назва_компанії.webex.com, а потім натисніть Next (Далі).

Якщо ви бачите повідомлення про те, що для перегляду параметрів Webex необхідно відкрити нове вікно, натисніть Allow (Дозволити).

У новому вікні браузера відкриється екран входу. Введіть адресу електронної пошти Microsoft 365 і натисніть Next (Далі).

Введіть пароль від облікового запису Microsoft 365, а потім натисніть Sign in (Увійти).

Якщо ви бачите повідомлення Stay signed in? (Залишатися в системі?), натисніть Yes (Так), щоб спростити вхід.

Щоб запланувати зустріч Webex, натисніть Add Webex Meeting (Додати зустріч Webex). Якщо ви хочете запланувати в Outlook зустріч Webex в особистій кімнаті, змініть налаштований стандартний тип зустрічей. Додаткові відомості див. в розділі Змінення стандартного типу зустрічей.

Планування зустрічі Microsoft 365 в Outlook

Налаштувавши сайт Webex, ви можете додати зустріч Webex до будь-яку зустрічі, створеної в Outlook.

Створіть зустріч в Outlook.

Укажіть її назву, місце, час початку й завершення.

Якщо зустріч має повторюватися:

У програмі для комп’ютерів виберіть Recurrence (Повторення) на стрічці та вкажіть, як часто та доки ця зустріч повторюватиметься.
У вебпрограмі розкрийте список у полі Repeat (Повторення) і вкажіть, як часто та доки ця зустріч повторюватиметься.

Щоб запросити інших:

У програмі для комп’ютерів виберіть Invite Attendees (Запросити відвідувачів) введіть адреси електронної пошти в полі Required (Обов’язково).
У вебпрограмі введіть адреси електронної пошти в полі Invite attendees (Запросити відвідувачів).

Якщо ви використовуєте вебверсію програми Outlook, натисніть Cisco Webex Scheduler (Планувальник Cisco Webex) і в розкривному списку виберіть Add Webex Meeting (Додати зустріч Webex).

За кілька секунд посилання на зустріч з’явиться в полі місця, а дані зустрічі – в описі.

Якщо після спроби додати зустріч до Webex Meetings з’являється помилка, ви побачите дані про неї над описом зустрічі.

Необов’язково. Змініть параметри зустрічі, наприклад додайте альтернативного організатора чи співорганізатора (для сайтів версії WBS40.9 або пізніших). Для сайтів версії WBS40.12 і пізніших ви також можете вибрати тон входу й виходу, змінити пароль зустрічі або додати код відстеження.

Якщо ви використовуєте Outlook для комп’ютерів, перейдіть до групи Cisco Webex на стрічці та виберіть Webex Preferences (Параметри Webex).
Якщо ви використовуєте вебпрограму Outlook, натисніть Cisco Webex Scheduler (Планувальник Cisco Webex) > Webex Preferences (Параметри Webex).

Коли завершите редагувати зустріч, натисніть Update meeting (Оновити зустріч).

Натисніть Send (Надіслати).

У даних про зустріч також відображатиметься посилання, за яким до неї можна долучитися. Його можна скопіювати та надіслати іншим.

Подальші дії

Залежно від налаштувань сайту, у вас може бути можливість інтегрувати календар Microsoft 365 із сайтом Webex. Ви зможете отримувати доступ до зустрічей Webex, запланованих у Microsoft 365, у новому поданні Meetings.

Запуск зустрічі або долучення до неї

Ви можете з легкістю розпочати зустріч, заплановану за допомогою планувальника Webex у Microsoft Outlook, або долучитися до неї.

Щоб розпочати зустріч або долучитися до неї:

Перейдіть за посиланням у запрошенні в календарі в Outlook.
Якщо ви використовуєте програму або відеосистему, введіть відеоадресу, указану в запрошенні в календарі.
Якщо ви використовуєте програму для мобільних пристроїв, введіть номер, указаний у запрошенні в календарі.
Натисніть Join (Долучитися) на своєму відеопристрої, зареєстрованому в хмарі. Кнопка Join (Долучитися) з’являється за 5 хвилин до початку зустрічі.

Редагування зустрічі

Заплановану зустріч можна будь-коли відредагувати в Outlook. Ви можете змінити список відвідувачів, інформацію про зустріч, як-от дату й час, і налаштування зустрічі. Крім того, зустріч можна Webex видалити.

Коли ви відредагуєте заплановану зустріч, на адресу електронної пошти відвідувачів буде надіслано нове запрошення. Крім того, інформацію про зустріч на сайті Webex буде оновлено.

1	Відредагуйте заплановану зустріч у календарі Outlook.
2	Ви можете внести описані нижче зміни. Щоб додати відвідувачів, натисніть Required (Обов’язково). Відредагуйте тему, місце, дату, час і повторюваність. Дані зустрічі Webex мають приблизно такий вигляд:
3	Змініть параметри зустрічі Webex. Якщо ви використовуєте Outlook для комп’ютерів, перейдіть до групи Cisco Webex на стрічці та виберіть Webex Preferences (Параметри Webex). Якщо ви використовуєте вебпрограму Outlook, натисніть Cisco Webex Scheduler (Планувальник Cisco Webex) > Webex Preferences (Параметри Webex). Коли завершите редагувати зустріч, натисніть Update meeting (Оновити зустріч).
4	Виберіть Send Update (Надіслати оновлення).

Змінення стандартного типу зустрічей

Додаючи зустріч Webex до зустрічі в Outlook, ви можете змінити її стандартний тип.

Generate a one-time meeting link (Створити одноразове посилання на зустріч) – кожна зустріч матиме унікальне посилання й відеоадресу.
Use my Personal Room link (Використовувати посилання на особисту кімнату) – в усіх зустрічей буде посилання на вашу особисту кімнату, а відеоадресою буде адреса особистої кімнати.

Якщо ви використовуєте Outlook для комп’ютерів, перейдіть до групи Cisco Webex на стрічці та виберіть Webex Preferences (Параметри Webex).

Якщо ви використовуєте вебпрограму Outlook, натисніть New event (Нова подія) > Cisco Webex Scheduler (Планувальник Cisco Webex) > Webex Preferences (Параметри Webex).

Виберіть стандартний тип зустрічей у розділі Webex Meeting Link (Посилання на зустріч Webex) і натисніть Save (Зберегти).

Зміна застосовуватиметься до всіх майбутніх зустрічей Webex, які ви додаватимете до Outlook.

Змінення сайту Webex для використання в Outlook

Якщо у вас кілька сайтів Webex для зустрічей, можна зазначити, який саме використовувати під час додавання зустрічей Webex до Outlook.

1	Якщо ви використовуєте Outlook для комп’ютерів, перейдіть до групи Cisco Webex на стрічці та виберіть Webex Preferences (Параметри Webex). Якщо ви використовуєте вебпрограму Outlook, натисніть New event (Нова подія) > Cisco Webex Scheduler (Планувальник Cisco Webex) > Webex Preferences (Параметри Webex).
2	Виберіть Change Webex site (Змінити сайт Webex).
3	Виберіть або введіть URL-адресу потрібного сайту Webex, а потім натисніть Next (Далі).
4	Виберіть стандартний тип зустрічей і натисніть Save (Зберегти).

Видалення надбудови "Планувальник Webex"

Якщо ви встановили планувальник Webex, самостійно та більше не хочете його використовувати, цю програму можна видалити. Якщо програму встановив адміністратор, зверніться до нього.

1	Якщо ви використовуєте Outlook для комп’ютерів, перейдіть до групи Add-ins (Надбудови) на стрічці та виберіть Get Add-ins (Отримати надбудови). Якщо ви використовуєте вебпрограму Outlook, натисніть More options (Інші параметри) > Get Add-ins (Отримати надбудови).
2	Виберіть My add-ins (Мої надбудови) у вікні Microsoft 365 Add-ins (Надбудови Microsoft 365).
3	Знайдіть планувальник Cisco Webex і виберіть > Remove (Видалити).