Nastavení zásad uchovávání informací pro vaši organizaci

Obsah starší než zásady uchovávání nebo obsah přesahující kvóty pro ukládání je předmětem vymazání. To je důležité, protože pokud informace uchováváte po dlouhou dobu, zvyšujete tím pravděpodobnost, že důvěrné informace budou přístupné.

Doporučujeme, abyste spolupracovali se svým právním poradcem a určili nejvhodnější dobu uchovávání pro vaši organizaci.

  • Postupně zavádíme zásady uchovávání schůzek pro organizace, které spravují jeden web schůzek.

    Pokud nemůžete změnit nastavení zásad automatického mazání záznamu ve Správě webu, pak se vaše nastavení zásad přesunulo do Centra řízení. V níže uvedeném postupu se přihlaste k Centru řízení a změňte zásady uchovávání informací.

  • Zásady uchovávání informací na úrovni organizace můžete nastavit pouze pro všechny weby schůzek. Požádejte o pomoc podporu společnosti Cisco.

  • Pokud máte více webů schůzek, nemůžete pro každý web schůzek nastavit různé zásady uchovávání informací.

  • Webex Assistant není k dispozici s Webex pro státní správu, takže podporujeme pouze zásady uchovávání informací pro data webex Meetings (záznamy a metadata schůzek) pro tyto organizace.

1

Přihlaste se k Centru řízení.

2

Přejít na Management > Nastavení organizace > Nastavení.

3

Přejděte do sekce Zásady uchovávání dat.

4

Definujte zásady uchovávání zpráv kliknutím na Aktualizovat zásady.

  1. V části Přímé zprávy:

    • Vyberte Výchozí nebo nastavte Vlastní dobu uchování.
  2. V části Skupinové zprávy:

    • Vyberte Výchozí nebo nastavte Vlastní dobu uchování.
  3. Klikněte na možnost Uložit.

Minimální hodnoty jsou 1 den, 1 měsíc nebo 1 rok. Maximální hodnoty jsou 360 dní, 12 měsíců nebo 1 rok. Tyto hodnoty určují, jak dlouho Webex uchovává uživatelsky generované zprávy, soubory a bílé tabule. Pro přímé a skupinové zprávy můžete nastavit různé nebo stejné hodnoty.

5

Definujte zásady uchovávání dat pro Schůzky kliknutím na Aktualizovat zásady.

  1. V části Zásady uchovávání:

    • Zvolte 360 dní nebo nastavte Vlastní dobu uchování.
  2. V části Smazaná nahrávka:

    • Zvolte Okamžitě smazat nebo Dodržovat zásady uchovávání.
  3. Klikněte na možnost Uložit.

Minimální hodnota je 7 dní a maximální hodnota je 360 dní. Tato hodnota určuje, jak dlouho Webex uchovává nahrávky, přepisy a sestřihy z vašich schůzek.

Zásady uchovávání dat pro volání jsou ve výchozím nastavení nastaveny na 400 dní a nelze je změnit.

6

Definujte zásady uchovávání informací pro kontaktní centrum kliknutím na Aktualizovat zásady.

Tuto funkci postupně zavádíme, takže zatím nemusí být dostupná pro všechny zákazníky.

  1. Vyberte Výchozí nebo nastavte Vlastní dobu uchování.

  2. Klikněte na možnost Uložit.

Výchozí hodnota je 1095 dní. Minimální hodnota je 1 den a maximální hodnota je 3600 dní. Tato hodnota určuje, jak dlouho Webex uchovává hlasové nahrávky kontaktního centra.

Povolení funkcí umělé inteligence může omezit přístup k hlasovým přepisům a navíc může uplatňovat zásady uchovávání na hlasové nahrávky kontaktního centra.

Nejčastější dotazy k uchovávání dat ve Webexu

Jaké jsou změny v uchovávání dat ve Webexu a jaký z toho má prospěch zákazník?

V roce 2023 společnost Webex zavedla významné změny ve svých zásadách uchovávání dat odstraněním možnosti uchovávat data zpráv a schůzek na dobu neurčitou. Tato změna pomáhá organizacím spravovat životní cyklus obsahu generovaného uživateli, minimalizovat zbytečné ukládání dat a zajistit soulad s regulačními standardy. Další informace naleznete v článku Změny v uchovávání dat v sadě Webex Suite.

Kterých zákazníků se tato změna týká?

Tato změna se týká všech zákazníků standardního balíčku a balíčku Pro. Chcete-li zkontrolovat, zda se tato změna týká vaší organizace, přejděte do nastavení uchovávání dat pro vaši schůzku a zprávy v části Nastavení organizace v Control Hubu. Pokud je nastavení uchovávání dat pro vaši organizaci dostupné, pak se tato změna vztahuje na vaši organizaci.

Kdo jsou zákazníci standardního balíčku? Jak to zjistím?

Standardní zákazníci Webexu jsou ti, kteří si zakoupili základní nabídky Webexu, které neobsahují licenci Pro Pack. Nejlepší způsob, jak to ověřit, je přes Control Hub.

Platí tato změna pro všechny weby – weby spravované Správou webu a weby spravované Centrem řízení?

Tato změna se týká všech organizací, které mají v nastavení organizace v Control Hubu k dispozici nastavení uchovávání schůzek a zpráv. Pro uchovávání schůzek se zde nastavená hodnota použije na všechna pracoviště propojená s Control Hubem nebo spravovaná tímto centrem. Pokud byla v Control Hub nastavena zásada uchovávání na dobu neurčitou, pak se hodnota nastavení uchovávání pro nahrávky pro všechny weby propojené s Control Hub změní na 360 dní. Zákazníci s balíčkem Pro Pack mohou tuto hodnotu změnit v Control Hub až na 3600 dní.

Tyto změny se nevztahují na samostatné weby spravované službou Správa webu. Pokud existují weby, jejichž nastavení uchování je nastaveno prostřednictvím Správy webů Webex, pak se použije nastavení uchování v Správě webů. Zjistěte více o Centru pro správu a webech Webex spravovaných službou Správa webu.

Proč někteří zákazníci nevidí zásady uchovávání schůzek v Nastavení organizace?

Zásady uchovávání informací o schůzkách v celé organizaci platí pro každé pracoviště propojené nebo spravované v Control Hub. Zákazníci s jedním pracovištěm spravovaným v Control Hubu obvykle vidí toto nastavení uchovávání dat pro celou organizaci. Zákazníci s více weby pro schůzky, kteří chtějí mít pro každé web jiné uchovávání dat, však obvykle nastavení uchovávání dat pro celou organizaci nevidí, protože toto nastavení uplatňuje stejné zásady uchovávání dat pro každé weby.

Pokud zákazníci již spravují zásady uchovávání schůzek pro každé pracoviště, musí se přesunout do Nastavení organizace?

Zákazníci, kteří v současné době spravují uchovávání schůzek prostřednictvím Správy webů Webex, s jiným nastavením uchovávání pro každé pracoviště, se nemusí přesouvat do Nastavení organizace v Control Hubu. Své zásady uchovávání dat mohou nadále spravovat prostřednictvím Správy webu Webex.

Sledujte komunikaci společnosti Webex s dalšími aktualizacemi týkajícími se zásad uchovávání dat pro weby spravované službou Webex Site Administration.

Zákazník má v Control Hubu spravováno více míst konání schůzek a má nastavení uchovávání dat v celé organizaci. Nyní musí zákazník nastavit zásady uchovávání dat pro každou lokalitu. Jak se to dá udělat?

Zákazníci s více místy konání schůzek, kteří si již v Control Hubu zvolili správu uchování na úrovni organizace, by se měli na nadcházející změnu připravit nastavením hodnoty uchování v závislosti na typu balíčku, který si předplatili.

Pokud chcete nastavit zásady uchovávání dat na úrovni webu, kontaktujte prosím ihned svého manažera pro zákaznickou podporu. Tyto žádosti se posuzují individuálně.

Co se stane, když zákazníci v nastavení organizace nevidí tlačítko pro uchování schůzky?

Pokud zákazníci v Control Hubu v části Nastavení organizace nevidí nastavení uchovávání dat pro celou organizaci, pak se jich tato změna nedotkne.

Pokud si zákazníci zaplatili neomezené úložiště pro schůzky, budou tito zákazníci po aktivaci nových zásad uchovávání dat na seznamu výjimek?

Tito zákazníci jsou z nových změn zásad uchovávání údajů vyňati. Uděláme vše pro to, abychom vytvořili výjimku pro zákazníky, kteří si zaplatili neomezené úložiště, ale nemůžeme zaručit, že budou jednotliví zákazníci přidáni na seznam výjimek.

Pokud vaše organizace musí být osvobozena, kontaktujte prosím svého manažera pro vztahy s klienty Webex nebo manažera pro zákaznickou podporu do 7. března 2023.

Platí to i pro online stránky?

Ne. Tato změna se netýká online stránek.

Platí to pro zákazníky Webex to Cisco BroadWorks a Wholesale Route to Market?

Zákazníci služby Webex pro Cisco BroadWorks a Wholesale Route to Market jsou z této změny vyloučeni. Pro ostatní zákazníky, kteří mají přístup k úlohám schůzek a zasílání zpráv, kde si mohou přizpůsobit zásady uchovávání dat, platí tyto změny.

Budou nahrávky starší než 360 dní u standardních zákazníků automaticky smazány v lednu 2023, nebo začne 360denní doba uchovávání v lednu 2023 pro všechny předchozí i nové nahrávky? Nebo pokud použiji nastavení, které je kratší než aktuální doba uchovávání, automaticky se smažou nahrávky, které jsou mimo nově nastavenou dobu? Nebo se to považuje za nové pravidlo, které se vztahuje na budoucí nahrávky?

Tato změna uchovávání se týká všech nahrávek, nových i starých. Ty, které byly vytvořeny před datem vydání nebo po něm. Například pokud je doba uchovávání nastavena na 1 rok, pak se záznamy starší než 1 rok smažou. To se bude vztahovat i na nové nahrávky.

Pokud si nepřejete, aby se to stalo, doporučujeme upgradovat na licenci Pro Pack, která vám umožní uchovávat data vaší organizace po dobu delší než 360 dní a až 3600 dní.

Co se stane, když administrátor Pro Packu zvolí možnost Okamžitě vymazat?

Webex trvale odstraní všechny smazané nahrávky. To platí i pro uživatele, kteří jsou zadrženi z právních důvodů. Pokud například uživatel, na kterého se vztahuje právní blokování, smaže nahrávku a ta je následně vymazána, nahrávka se z Webexu trvale smaže a pracovník pro dodržování předpisů ji nemůže načíst.

Vztahují se zásady uchovávání informací na celou organizaci?

Ano. Pokud je nastaveno pro zasílání zpráv v prostoru, vztahuje se na všechny prostory vytvořené uživateli organizace, odeslané zprávy a obsah sdílený v těchto prostorech. Podobně, když je nastaveno pro schůzky, vztahuje se na všechny záznamy a informace webů pro schůzky, které se týkají dokončených schůzek.

Co se stane se zprávami Space, když je koncoví uživatelé odstraní?

Zprávy, které koncoví uživatelé smažou, se označují jako obnovitelné odstranění. I když je zpráva smazána koncovým uživatelem, existuje v systému a je přístupná kontrolorovi shody. Je trvale odstraněn až po uplynutí doby uchovávání.

Co se stane se záznamy schůzek, když je koncoví uživatelé odstraní?

Nahrávky, které koncoví uživatelé smažou, se označují jako soft delete (obrátkové odstranění). I když je odstraněn koncovým uživatelem, existuje v systému a je přístupný kontrolorovi shody. Je trvale odstraněn až po uplynutí doby uchovávání.

Jaký typ obsahu se vymaže?

V aplikaci Spaces jsou všechny zprávy, přílohy, obsah tabule a události vymazány.

U schůzek se smažou všechny záznamy a informace související s dokončenými schůzkami (název schůzky, seznam účastníků, čas zahájení a ukončení atd.).

Data Webex jsou trvale odstraněna z produkčního systému a po odstranění v souladu se zásadami uchovávání dat zákazníka je nelze obnovit.

Jak granulární může být uchovávání obsahu Webex Space? Jaké je minimum a maximum?

Uchovávání se nastavuje v krocích po 1 dni. Minimum je 1 den a maximum je neurčité. Mějte na paměti, že krátká doba uchovávání může negativně ovlivnit uživatelské prostředí.

Pokud má vaše organizace dobu uchovávání, vymažeme veškerý obsah generovaný uživateli, který vaše organizace vlastní, v souladu se zásadami uchovávání informací. Vymazaný obsah nelze obnovit.

Jak podrobné může být uchovávání obsahu Webex Meetings? Jaké je minimum a maximum?

U schůzek Webex je uchovávání nastaveno v přírůstcích po 1 dni. Minimum je 7 dní a maximum je neurčité.

Jak často se služba vyprazdňování spouští?

Služba vyprazdňování běží neustále, aby zjistila, jestli existují nějaká data, která se mají vymazat podle zásad uchovávání informací.

Jak mohu zkontrolovat zásady uchovávání informací v prostoru?

Otevřete prostor, který chcete zkontrolovat, klikněte na ikonu ozubeného kola „Informace o prostoru“ vedle názvu prostoru a poté vyberte Zobrazit zásady prostoru.

Již jsem povolil zásady automatického mazání nahrávek ve správě webu Cisco Webex pro svůj web schůzky, jak se toto nové nastavení organizace Control Hub liší?

Pokud má vaše organizace jeden web schůzky, vaše zásady uchovávání informací budou migrovány ze správy webu Webex do nastavení organizace Centra řízení. Po dokončení migrace musíte spravovat zásady uchovávání informací v Centru řízení a nebudete moct měnit zásady uchovávání informací ve Správci webu.

Pokud má vaše organizace více webů schůzek, můžete pokračovat ve správě zásad uchovávání informací ve Správě webu Webex. Pokud chcete nastavit zásady uchovávání dat na úrovni organizace pro všechna místa konání schůzek, obraťte se na podporu společnosti Cisco.

Povolil jsem zásady automatického mazání nahrávek pro svůj web schůzek ve správě webu Cisco Webex, ale nyní je nemohu změnit, protože nastavení je zakázáno. Jak mohu změnit zásady automatického mazání nahrávek?

Pokud nemůžete změnit nastavení zásad automatického mazání záznamu ve Správě webu, pak se vaše nastavení zásad přesunulo do Centra řízení. Přihlaste se k Centru řízení na adrese , přejděte na https://admin.webex.com Nastaveníorganizace a přejděte na Uchovávání informací a změňte zásady uchovávání informací.

Moje weby Webex nejsou propojeny s Control Hub ani nejsou spravovány v Control Hub. Můžu použít Control Hub ke správě zásad uchovávání informací pro schůzky?

Ne. Weby Webex Meetings, které jsou spravovány v Control Hub nebo propojeny s Control Hub, mohou používat nastavení organizace Control Hub ke správě zásad uchovávání schůzek v celé organizaci. U jiných webů schůzek Webex je nutné použít Správu webu Webex ke správě zásad uchovávání webů schůzek.

Jsou uživatelská data uchovávána i pro neaktivního uživatele?

Ano. Uživatelská data se uchovávají, i když je uživatel ve stavu Neaktivní. Pokud je neaktivní uživatel znovu aktivován, najde svá stará data (prostory a schůzky), ale pouze pokud jsou tato data stále v rámci vaší doby uchovávání.