El contenido anterior a la política de retención o el contenido que excede las cuotas de almacenamiento está sujeto a eliminación. Esto es importante porque, cuando conserva información durante mucho tiempo, aumentan las probabilidades de que pueda accederse a información confidencial.
Le recomendamos que trabaje con su asesor legal para determinar cuál es el período de retención más adecuado para su organización.
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| 1 | Inicie sesión en su organización en Control Hub en https://admin.webex.com y ve a Configuraciones y desplácese hasta Retención . | ||
| 2 | Definir un Política de retención de espacio de Webex haciendo clic en Modificar y luego: Los valores mínimos son 1 día, 1 mes o 1 año. Los valores máximos son 3600 días, 120 meses o 10 años. Los valores controlan durante cuánto tiempo Webex conserva los mensajes, los archivos y las pizarras blancas generados por el usuario. Puede establecer valores iguales o diferentes para los chats grupales y de 1 a 1, respectivamente.
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| 3 | Definir un Política de retención de Webex Meetings haciendo clic en Configuraciones y luego: El valor mínimo es de 7 días y el valor máximo es de 3600 días. El valor controla durante cuánto tiempo Webex conserva las grabaciones, las transcripciones y los aspectos más destacados de sus reuniones.
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- ¿Cuáles son los próximos cambios de retención de datos en Webex y cómo esto beneficia al cliente?
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Webex va a eliminar la opción para conservar los datos de mensajería por un período indeterminado.
Este cambio lo ayuda a administrar el ciclo de vida de su contenido generado por el usuario, minimizar su huella de datos si ya no es necesaria y garantizar que pueda cumplir con los estándares regulatorios y de cumplimiento. Los cambios en la retención de datos se realizarán en 2023
- ¿Qué clientes se ven afectados por este cambio?
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Este cambio es aplicable a todos los clientes estándar y Pro Pack. Para comprobar si este cambio es aplicable a su organización, navegue a la configuración de retención para su reunión y mensajes en Configuración de la organización en Control Hub. Si la configuración de retención está disponible para su organización, este cambio es aplicable a su organización.
- ¿Quiénes son los clientes de paquetes estándar? ¿Cómo averiguo esto?
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Los clientes estándar de Webex son aquellos clientes que han comprado las ofertas básicas de Webex que no incluyen la licencia Pro Pack. La mejor forma de comprobarlo es a través de Control Hub.
- ¿Este cambio se aplica a todos los sitios: Administración del sitio del sitio y sitios administrados por Control Hub?
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Este cambio se aplica a todas las organizaciones con configuración de retención de mensajes y reuniones disponible en la configuración de la organización en Control Hub. Para la retención de reuniones, el valor establecido aquí fluirá a todos los sitios vinculados o administrados por Control Hub. Si la política de retención se ha establecido como indefinida en Control Hub, el valor de la configuración de retención para las grabaciones, para todos los sitios que están vinculados a Control Hub, se cambia a 360 días. Para los clientes de Pro Pack, puede cambiar este valor hasta 3600 días en Control Hub.
Estos cambios no se aplican a los Administración del sitio independiente. Si hay sitios cuya configuración de retención se establece a través de la Administración del sitio de Webex , se aplicará la configuración de retención en la Administración del sitio . Más información sobre Control Hub y sitios de Webex Administración del sitio la administración del sitio .
- ¿Por qué algunos clientes no pueden ver la política de retención de reuniones en Configuración de la organización?
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La política de retención de reuniones de toda la organización se aplica a todos los sitios vinculados o administrados en Control Hub. Los clientes con un único sitio que se administra en Control Hub normalmente pueden ver esta configuración de retención en toda la organización. Pero los clientes con varios sitios de reuniones que desean tener una retención diferente para cada sitio normalmente no ven la configuración de retención de toda la organización, ya que esta configuración aplica la misma política de retención para cada sitio.
- Si los clientes ya están administrando la política de retención de reuniones para cada sitio, ¿tienen que pasar a la configuración de la organización?
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Actualmente, los clientes que administran la retención de reuniones a través de la Administración del sitio de Webex , con una configuración de retención diferente para cada sitio, no necesitan moverse a la Configuración de la organización en Control Hub. Pueden continuar administrando su política de retención a través de la Administración del sitio de Webex .
Esté atento a las comunicaciones de Webex para obtener más actualizaciones relacionadas con la política de retención para los sitios administrados de Webex Administración del sitio .
- Un cliente tiene varios sitios de reuniones administrados en Control Hub y tiene configuraciones de retención en toda la organización. Ahora el cliente debe establecer la política de retención para cada sitio. ¿Cómo se puede hacer esto?
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Los clientes con varios sitios de reuniones que ya hayan optado por la administración de retención a nivel de la organización en Control Hub deben prepararse para el próximo cambio estableciendo un valor de retención, según el tipo de paquete al que se hayan suscrito.
Si desea establecer la política de retención a nivel del sitio, comuníquese con su Gerente de Éxito del Cliente de inmediato. Estas solicitudes se evalúan caso por caso.
- ¿Qué sucede si los clientes no ven el botón de retención de reuniones en la configuración de la organización?
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Si los clientes no ven la configuración de retención de toda la organización en Configuración de la organización en Control Hub, este cambio no los afectará.
- Si los clientes han pagado por el almacenamiento ilimitado de reuniones, ¿estarán estos clientes en una lista de exentos cuando se habiliten las nuevas políticas de retención de datos?
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Estos clientes están exentos de los nuevos cambios en la política de retención de datos. Haremos todo lo posible para crear una excepción para los clientes que hayan pagado por almacenamiento ilimitado, pero no podemos garantizar que se agreguen clientes individuales a la lista de excepciones.
Si su organización debe estar exenta, comuníquese con su Gerente de cuentas de Webex o su Gerente de éxito del cliente antes del 7 de marzo de 2023.
- ¿Es esto aplicable a los sitios en línea?
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No. Este cambio no se aplica a los sitios en línea.
- ¿Es esto aplicable a los clientes de Webex to Cisco BroadWorks y Wholesale Route to Market?
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Webex para Cisco BroadWorks y los clientes de Wholesale Route to Market están excluidos de este cambio. Para otros clientes, si tienen acceso a reuniones y cargas de trabajo de mensajería donde pueden personalizar la política de retención, estos cambios les son aplicables.
- Para los clientes estándar, ¿se eliminarán automáticamente las grabaciones de más de 360 días en enero de 2023 o el período de retención de 360 días comenzará en enero de 2023, para todas las grabaciones anteriores y nuevas? o, si aplico una configuración que es más corta que el período de retención actual, ¿borra automáticamente las grabaciones que están fuera del nuevo período establecido? ¿O se considera una nueva regla que se aplica a futuras grabaciones?
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Este cambio de retención se aplica a todas las grabaciones, nuevas o antiguas. Aquellos creados antes o después de la fecha de implementación. Por ejemplo, si el período de retención se ha establecido en 1 año, las grabaciones anteriores a 1 año se eliminan. Esto también se aplicará a las nuevas grabaciones.
Si no desea que esto suceda, le recomendamos que actualice a la licencia Pro Pack, que le permite conservar los datos de su organización durante más de 360 días y hasta 3600 días.
- ¿Qué sucede si un administrador de Pro Pack elige la opción Purgado en 30 días?
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Webex elimina de forma permanente todas las grabaciones eliminadas. Esto también se aplica a los usuarios que están en suspensión legal. Por ejemplo, si un usuario de retención legal elimina una grabación, esta se depura y el oficial de cumplimiento no puede recuperarla.
- ¿Se aplica la política de retención a toda la organización?
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Sí. Una vez configurada para la mensajería del espacio, se aplica a todos los espacios creados por los usuarios de la organización, los mensajes enviados y el contenido compartidos en esos espacios. De manera similar, cuando está configurado para reuniones, se aplica a todas las grabaciones y la información de los sitios de reuniones que está relacionada con las reuniones completadas.
- ¿Qué sucede con los mensajes del Space cuando son eliminados por los usuarios finales?
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Los mensajes eliminados por los usuarios finales son eliminaciones temporales. Incluso si un usuario final elimina un mensaje, este se encuentra en el sistema y es accesible para el responsable de cumplimiento. Se elimina en forma permanente solo después del período de retención.
- ¿Qué sucede con las grabaciones de Meetings cuando son eliminadas por los usuarios finales?
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Las grabaciones eliminadas por los usuarios finales son eliminaciones por programación. Incluso si un usuario final lo elimina, existe en el sistema y el responsable de cumplimiento puede acceder a él. Se elimina en forma permanente solo después del período de retención.
- ¿Qué tipo de contenido se depura?
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En el caso de los Espacios, todos los mensajes, archivos adjuntos, contenido de pizarras blancas y eventos se depuran.
Para las reuniones, se eliminan todas las grabaciones y la información relacionada con las reuniones completadas (título de la reunión, lista de asistentes, hora de finalización, etc.).
Los datos de Webex se depuran en forma permanente del sistema de producción y no se pueden recuperar una vez depurados, según la política de retención del cliente.
- ¿Qué grado de granularidad puede tener la retención para el contenido de Webex Space? ¿Cuál es el mínimo y el máximo?
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Retención está configurada en incrementos de 1 mes. El mínimo es 7 días y el máximo es indefinido. Tenga en cuenta que los cortos períodos de retención pueden afectar de manera negativa la experiencia del usuario.
Si su organización tiene un período de retención, purgamos todo el contenido generado por el usuario que su organización posee según la política de retención. El contenido purgado no se puede recuperar.
- ¿Qué grado de granularidad puede tener la retención para el contenido de Webex Meetings? ¿Cuál es el mínimo y el máximo?
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Para Webex Meetings, la retención está configurada en incrementos de 1 día. El mínimo es 7 días y el máximo es indefinido.
- ¿Con qué frecuencia se ejecuta el servicio de depuración?
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El servicio de depuración se ejecuta constantemente para identificar si hay que depurar algún dato según la política de retención.
- ¿Cómo puedo comprobar la política de retención de un espacio?
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Abra el espacio que quiera comprobar, haga clic en el icono del engranaje "Información del espacio" junto al nombre del espacio y, luego, seleccione Ver política sobre el espacio.
- Ya he habilitado la política de eliminación automática de grabaciones en la Administración del sitio de Cisco Webex para mi sitio de reuniones, ¿en qué se diferencia esta nueva configuración de la organización de Control Hub?
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Si su organización tiene un sitio de reuniones, su política de retención migrará de la Administración del sitio de Webex a la configuración de la organización de Control Hub. Una vez que se haya completado la migración, debe administrar la política de retención en Control Hub y no podrá cambiar la política de retención en la Administración del sitio.
Si su organización tiene varios sitios de reuniones, puede seguir administrando la política de retención en la Administración del sitio de Webex. Si desea definir una política de retención en el nivel de la organización para todos los sitios de reuniones, comuníquese con el soporte de Cisco para obtener ayuda.
- Habilité la política de eliminación automática de grabaciones para mi sitio de reuniones en la Administración del sitio del sitio de Cisco Webex , pero ahora no puedo cambiarla porque la configuración está deshabilitada. ¿Cómo puedo cambiar la política de eliminación automática de grabaciones?
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Si no puede cambiar su Política de eliminación automática de grabaciones en Administración del sitio, la configuración de la política se ha trasladado a Control Hub. Inicie sesión en Control Hub en https://admin.webex.com y ve a Configuración de la organización y desplácese hasta Retención para cambiar la política de retención.
- Los sitios de Mi Webex no se enlazan a Control Hub o se administran en Control Hub. ¿Puedo utilizar el Control Hub para administrar la política de retención para Meetings?
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No. Los sitios de reuniones de Webex que se administran en Control Hub o se enlazan a Control Hub, pueden utilizar la configuración de la organización de Control Hub para administrar la política de retención de reuniones en toda la organización. Para otros sitios de reuniones de Webex, debe utilizar la Administración del sitio de Webex para administrar la política de retención del sitio de reuniones.
- ¿Se conservan los datos del usuario de un usuario inactivo?
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Sí. Los datos del usuario se conservan incluso si el estado del usuario es Inactivo. Si se reactiva un usuario inactivo, encontrará sus datos antiguos (espacios y reuniones), pero solo si esos datos aún se encuentran dentro de su período de retención.
