Järjestelmänvalvojasi voi määrittää kaikki puhepostiasetukset puolestasi. Jos löydät ongelmia asetusten määrittämisessä, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaasi.

Jos haluat nollata vastaajaviestin PIN-koodin ja kuunnella ääniviestejäsi, katso Aseta tai nollaa vastaajasi ja Kuuntele ääniviestejäsi.

Ota vastaaja käyttöön

Jotta voit vastaanottaa vastaaja- ja faksiviestejä ja määrittää erilaisia puhepostiasetuksia, kuten puhelujen lähettämistä vastaajaan, ilmoitusten ottamista käyttöön ja viestien tallennustilan määrittämistä, sinun on ensin otettava puhepostin vaihto käyttöön.

1

Kirjaudu sisään User Hubja napsauta sitten asetukset > Kutsumus > Vastaaja.

2

Mene Vastaaja -osio ja kytke kytkin päälle.

Mitä tehdä seuraavaksi

Kun puhepostin vaihtokytkin on käytössä, voit määrittää erilaisia vastaajaasetuksia.

Lähetä puhelut vastaajaan tervehdyksellä

Voit määrittää, milloin haluat lähettää soittajat vastaajaan. Voit esimerkiksi lähettää kaikki puhelut vastaajaan, kun tiedät, että olet poissa toimistosta etkä vastaa puheluihin.

Voit määrittää vastaajatervehdyksen, jonka soittajat kuulevat saapuessaan vastaajaan. Vastaajatervehdyksiä on kahdenlaisia - Varattu ja Ei vastausta. Varattu-tervehdys toistetaan, kun sinulla on toinen puhelu etkä ole odottamassa puhelua, ja Ei vastausta -tervehdys toistetaan, kun et vastaa puheluun.

1

Kirjaudu sisään User Hubja napsauta sitten asetukset > Kutsumus > Vastaaja.

2

Mene Lähetä puhelut vastaajaan ja valitse seuraavista vaihtoehdoista:

  • Lähetä kaikki puhelut vastaajaan -Tämä vaihtoehto siirtää kaikki puhelut vastaajaan.

  • Lähetä puhelut vastaajaan, kun linja on varattu— Tämä vaihtoehto siirtää puhelut vastaajaan, kun sinulla on jo puhelu. Valitse valintaruutu ja voit määrittää joko oletustervehdyksen tai mukautetun tervehdyksen.

    Voit määrittää oletustervehdyksen valitsemalla Oletusviesti, kun on varattu vaihtoehto.

    Jos haluat määrittää omat mukautetut tervehdyksesi, valitse Mukautettu viesti vaihtoehto ja napsauta Lataa tiedosto ladataksesi äänitiedostosi (WAV) tai napsauta Tallenna viesti tallentaaksesi viestin.

  • Lähetä puhelut vastaajaan, kun kukaan ei vastaa –Tämä vaihtoehto siirtää saapuvat puhelut vastaajaan tietyn soittomäärän jälkeen. Valitse valintaruutu ja valitse soittojen määrä ennen tervehdysten toistamista avattavasta luettelosta. Voit määrittää joko oletustervehdyksen tai mukautetun tervehdyksen.

    Voit määrittää oletustervehdyksen valitsemalla Oletusviesti, kun ei vastausta vaihtoehto.

    Jos haluat määrittää omat mukautetut tervehdyksesi, valitse Mukautettu viesti vaihtoehto ja napsauta Lataa tiedosto ladataksesi äänitiedostosi (WAV) tai napsauta Tallenna viesti tallentaaksesi viestin.


 

Kun olet ladannut tiedoston tai tallentanut tervehdyksen, voit päivittää sen valitsemalla Korvaa tiedosto tai tallentaa toisen viestin. Uuden viestin tallentaminen tai uuden tiedoston lataaminen ohittaa aiemmat tervehdykset.

Äänitiedoston (WAV) on oltava 8 khz, 8-bittinen mono, CCITT µ-laki, enintään 2 Mt, .wav-tiedostomuoto.


 

Tervehdykset voidaan myös nauhoittaa soittamalla puhelimestasi puheportaaliin. Lisätietoja: Määritä ja hallinnoi pidennettyä tervehdystäsi.


 

Jos valitset Lähetä kaikki puhelut vastaajaan, et voi valita kahta muuta vaihtoehtoa. Voit ohjata vastaajaan molemmilla Lähetä puhelut vastaajaan, kun linja on varattu ja Lähetä puhelut vastaajaan, kun kukaan ei vastaa vaihtoehdot valitaan yhdessä.

3

Klikkaus Tallentaa.

Tallenna vastaaja- ja faksiviestisi

Voit valita, mihin haluat tallentaa vastaaja- ja faksiviestisi – User Hubissa tai tiettyyn sähköpostiosoitteeseen .tiff-tiedostona.

1

Kirjaudu sisään User Hubja napsauta sitten asetukset > Kutsumus > Vastaaja.

2

Mene Viestien tallennustila ja valitse, mihin haluat tallentaa viestisi:

  • Käytä sisäistä postilaatikkoa— Tämän vaihtoehdon avulla voit käyttää vastaajaa puhelimesta tai Webex-asetukset Portaali. Valitse Käytä puhelimen uuden viestin ilmaisinta -valintaruutu ottaaksesi viestiä odottavan ilmaisimen käyttöön pöytäpuhelimessasi.

     
    Sisäisellä postilaatikolla on seuraavat tallennusrajoitukset:

    • Yhden viestin raja on 10 minuuttia

    • Postilaatikon kokonaiskesto on 100 minuuttia

  • Käytä ulkoista postilaatikkoa— Tällä vaihtoehdolla voit kirjoittaa sähköpostiosoitteen, johon haluat lähettää kaikki vastaajaviestit. Jos tämä vaihtoehto valitaan, ääniviestejä ei voi käyttää puhelimellasi, työpöytäsovelluksellasi tai käyttäjäportaalillasi, eikä niitä litteroida.
3

Klikkaus Tallentaa.

Mitä tehdä seuraavaksi

Jos sijainnissasi on puhepostin transkriptio käytössä, tämä vaihtoehto Käytä sisäistä postilaatikkoa ja Lähetä kopio vastaajaviestistä sähköpostitse on valittava, jotta voit vastaanottaa vastaajaviestien transkriptioita. Katso lisätietoja Määritä vastaajaviestien transkriptio osio.

Ota puhepostiilmoitukset käyttöön

Voit määrittää sähköpostitunnuksen vastaanottamaan ilmoituksia uuden vastaajaviestin saapumisesta.
1

Kirjaudu sisään User Hubja napsauta sitten asetukset > Kutsumus > Vastaaja.

2

Mene Ilmoitukset ja kytke päälle Vastaanota puheposti-ilmoituksia.

3

Valitse yksi seuraavista vaihtoehdoista:

  • Jos haluat vastaanottaa sähköposti-ilmoituksia, valitse Sähköposti ja anna sähköpostiosoite, johon ilmoitukset lähetetään.
  • Jos haluat vastaanottaa tekstiviesti-ilmoituksia, valitse Tekstiviesti ja syötä puhelinnumero ja valitse palveluntarjoaja.

     

    Jos haluat saada ilmoituksia tekstiviestinä, tarkista langattoman verkon palveluntarjoajalta heidän sähköposti-teksti-prosessinsa.

4

Jos haluat lähettää vastaajaviestin sähköpostiosoitteeseen, johon viesti on liitetty, mene osoitteeseen Lisäasetukset, kytke päälle Lähetä kopio vastaajaviestistä sähköpostitseja anna sähköpostiosoite, johon transkriptiot lähetetään.


 

Tämä vaihtoehto ei ehkä ole käytettävissä, jos vastaajaviestien edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

5

Klikkaus Tallentaa.

Mitä tehdä seuraavaksi

Jos sijainnissasi on puhepostin transkriptio käytössä, tämä vaihtoehto Käytä sisäistä postilaatikkoa ja Lähetä kopio vastaajaviestistä sähköpostitse on valittava, jotta voit vastaanottaa vastaajaviestien transkriptioita. Katso apua Määritä vastaajaviestien transkriptio osio.

Määritä vastaajaviestien transkriptio

Vastaajaviestien transkriptiolla voit vastaanottaa sähköpostin, jossa on vastaajaviestin transkriptio sähköpostin tekstiosassa ja .wav-tiedosto vastaajaviestin liitteenä.

Ennen kuin aloitat

  • Tuetut kielet: Englanti

  • Järjestelmänvalvojan on otettava puhepostin transkriptio käyttöön sijainnissasi.

1

Kirjaudu sisään User Hubja napsauta sitten asetukset > Kutsumus > Vastaaja.

2

Mene Viestien tallennustila ja valitse Käytä sisäistä postilaatikkoa.

3

Mene Lisäasetukset ja kytke päälle Lähetä kopio vastaajaviestistä sähköpostitseja anna sähköpostiosoite, johon transkriptiot lähetetään.


 

Tämä vaihtoehto ei ehkä ole käytettävissä, jos vastaajaviestien edelleenlähetys on poistettu käytöstä.

4

Klikkaus Tallentaa.

Voit käyttää seuraavaa kuvaa hyödyllisenä kuvana sähköposti-ilmoitus vastaajaviestien transkriptiosta.

Voit myös nähdä vastaajaviestien transkriptio Webex-sovelluksessa.

Syyt, miksi vastaajaviestien transkriptio ei ole käytettävissä

Järjestelmä ei tuota transkriptiota, jos transkription yleinen laatu tai tarkkuus on huono. Se voi tapahtua, jos äänenlaatu oli huono seuraavista rajoituksista johtuen:

  • Meluisa tausta

  • Huono kuuluvuus

  • Äänessä on muita kuin englanninkielisiä sanoja tai kielellä, jota ei tueta


     

    Vastaajaviestien transkriptio on saatavilla vain englanniksi jätetyille vastaajaviesteille.

  • Raskas aksentti

Salli soittajien siirtyä vastaajatervehdyksestäsi

Voit sallia soittajien painaa 0 ja siirtyä toiseen valitsemaasi puhelinnumeroon, kun he saapuvat vastaajaviestiin.


 

Jos tämä ominaisuus on käytössä, muista nauhoittaa vastaajatervehdys soittajalle sopivien ohjeiden mukaan. Esimerkki: "Tavoita avustajani painamalla 0."

1

Kirjaudu sisään User Hubja napsauta sitten asetukset > Kutsumus > Vastaaja.

2

Mene Lisäasetukset ja kytke päälle Siirrä numerolla '0' toiseen puhelinnumeroonja anna puhelinnumero, johon soittajat siirretään.

3

Klikkaus Tallentaa.

Määritä faksiviestien vastaanottaminen

Faksiviestien avulla voit vastaanottaa suoraan saapuvia fakseja puhepostipalvelusta.


 

Faksit tallennetaan jaettuun tallennusalueeseen ääniviestien kanssa. Tallennuskapasiteetti on 100 minuuttia puhepostia tai 1000 sivua faksiviestejä. Varmista, että varaat tilaa uusille faksiviesteille ja arkistoi viisaasti.

Ennen kuin aloitat

Faksiviestintävaihtoehto tulee näkyviin vain, jos järjestelmänvalvoja on ottanut ominaisuuden käyttöön puolestasi.

1

Kirjaudu sisään User Hubja napsauta sitten asetukset > Kutsumus > Vastaaja.

2

Mene Faksiviestit ja laita kytkin päälle.

Jos järjestelmänvalvoja on ottanut faksiviestit käyttöön, kytkin on oletuksena käytössä.

Faksinumerosi ja alanumerosi tulevat näkyviin.

3

Klikkaus Tallentaa.