Voicemail inschakelen

Als u voicemail- en faxberichten wilt ontvangen en verschillende voicemailinstellingen wilt configureren, zoals het verzenden van gesprekken naar voicemail, het inschakelen van meldingen en het instellen van berichtopslag, moet u eerst de voicemailschakelaar inschakelen.

1

Meld u aan bij User Hub en klik op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar het gedeelte Voicemail en schakel de schakelaar in.

De volgende stappen

Zodra de voicemailschakelaar is ingeschakeld, kunt u verschillende voicemailinstellingen configureren.

Gesprekken naar voicemail verzenden met begroetingen

U kunt instellen wanneer u bellers naar uw voicemail wilt verzenden. U kunt bijvoorbeeld alle gesprekken naar de voicemail verzenden als u weet dat u niet op kantoor bent en geen telefoongesprekken aanneemt.

U kunt een voicemailbegroeting instellen. Dit is het bericht dat uw bellers horen wanneer ze uw voicemail bereiken. Er zijn twee typen voicemailbegroetingen: bezet en geen antwoord. De begroeting bij bezet wordt afgespeeld wanneer u in gesprek bent en geen gesprek in de wacht hebt staan, en de begroeting bij geen antwoord wordt afgespeeld wanneer u het gesprek niet beantwoordt.

1

Meld u aan bij User Hub en klik op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar Gesprekken naar voicemail verzenden en kies uit de volgende opties:

  • Alle gesprekken naar voicemail verzenden: deze optie stuurt alle gesprekken door naar voicemail.

  • Gesprekken naar voicemail verzenden wanneer de lijn bezet is: met deze optie worden gesprekken doorgeschakeld naar voicemail wanneer u al in gesprek bent. Schakel het selectievakje in en u kunt kiezen om een standaardbegroeting of een aangepaste begroeting in te stellen.

    Als u de standaardbegroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Standaardbericht bij bezet.

    Als u uw eigen gepersonaliseerde aangepaste begroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Aangepast bericht en klikt u op Bestand uploaden om uw audiobestand (WAV) te uploaden of klikt u op Bericht opnemen om het bericht op te nemen.

  • Gesprekken naar voicemail verzenden wanneer niemand opneemt: deze optie stuurt binnenkomende gesprekken door naar voicemail na een opgegeven aantal keren overgaan. Schakel het selectievakje in en selecteer het aantal keren overgaan voordat de begroetingen in de vervolgkeuzelijst worden afgespeeld. U kunt ervoor kiezen een standaardbegroeting of een aangepaste begroeting in te stellen.

    Als u de standaardbegroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Standaardbericht wanneer geen antwoord.

    Als u uw eigen gepersonaliseerde aangepaste begroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Aangepast bericht en klikt u op Bestand uploaden om uw audiobestand (WAV) te uploaden of klikt u op Bericht opnemen om het bericht op te nemen.


 

Nadat u het bestand hebt geüpload of de begroetingen hebt opgenomen, kunt u het bijwerken door Bestand vervangen te selecteren of een ander bericht op te nemen. Als u een nieuw bericht opneemt of een nieuw bestand uploadt, worden de vorige begroetingen genegeerd.

Het audiobestand (WAV) moet 8Khz, 8-bits mono, CCITT µ-law, maximaal 2 MB, .wav-bestandsindeling zijn.


 

Begroetingen kunnen ook worden opgenomen door de spraakportal te bellen vanaf uw telefoon. Voor meer informatie raadpleegt u: Stel uw uitgebreide begroeting in en beheer deze.


 

Als u Alle gesprekken naar voicemail verzenden selecteert, kunt u de andere twee opties niet selecteren. U kunt ervoor kiezen om door te schakelen naar voicemail met Gesprekken naar voicemail verzenden wanneer de lijn bezet is en Gesprekken naar voicemail verzenden wanneer er geen antwoorden zijn geselecteerd.

3

Klik op Opslaan.

Uw voicemail- en faxberichten opslaan

U kunt kiezen waar u uw voicemail- en faxberichten wilt opslaan: in de User Hub of op een opgegeven e-mailadres als een .tiff-bestand.

1

Meld u aan bij User Hub en klik op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar Berichtopslag en selecteer waar u uw berichten wilt opslaan:

  • Intern postvak gebruiken: met deze optie hebt u toegang tot de voicemail vanaf uw telefoon of via de Webex-instellingenportal. Schakel het selectievakje Nieuwe berichtindicator van de telefoon gebruiken in om de indicator voor wachtend bericht voor uw bureautelefoon in te schakelen.

     
    Het interne postvak heeft de volgende opslagbeperkingen:

    • Limiet voor één bericht: 10 minuten

    • Totale limiet voor het postvak: 100 minuten

  • Extern postvak gebruiken: met deze optie kunt u het e-mailadres invoeren waarnaar u alle voicemails wilt verzenden. Als deze optie is geselecteerd, zijn spraakberichten niet toegankelijk vanaf uw telefoon, bureaublad-app en de gebruikersportal en worden ze niet getranscribeerd.
3

Klik op Opslaan.

De volgende stappen

Als voicemailtranscriptie is ingeschakeld op uw locatie, moet de optie Intern postvak gebruiken en E-mail een kopie van het voicemailbericht zijn geselecteerd zodat u voicemailtranscripties kunt ontvangen. Zie het gedeelte Voicemailtranscriptie instellen voor meer informatie.

Voicemailmeldingen inschakelen

U kunt een e-mail-id instellen om meldingen te ontvangen wanneer een nieuwe voicemail wordt ontvangen.
1

Meld u aan bij User Hub en klik op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar Meldingen en schakel Voicemailmeldingen ontvangen in.

3

Kies een van de volgende opties:

  • Als u e-mailmeldingen wilt ontvangen, selecteert u E-mail en voert u het e-mailadres in waarnaar u meldingen wilt verzenden.
  • Als u tekstberichtmeldingen wilt ontvangen, selecteert u Tekstbericht, voert u het telefoonnummer in en kiest u de serviceprovider.

     

    Als u meldingen via tekst wilt ontvangen, neemt u contact op met uw draadloze provider voor het e-mailproces naar tekst.

4

Als u een voicemail wilt verzenden naar een e-mailadres met het bijgevoegde bericht, gaat u naar Aanvullende instellingen, schakelt u Een kopie van het voicemailbericht e-mailen in en voert u het e-mailadres in waarnaar u de omzettingen wilt verzenden.


 

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als het doorsturen van voicemail is uitgeschakeld.

5

Klik op Opslaan.

De volgende stappen

Als voicemailtranscriptie is ingeschakeld op uw locatie, moet de optie Intern postvak gebruiken en E-mail een kopie van het voicemailbericht zijn geselecteerd zodat u voicemailtranscripties kunt ontvangen. Zie het gedeelte Voicemailtranscriptie instellen voor hulp.

Voicemailtranscriptie instellen

Met voicemailtranscriptie kunt u een e-mail ontvangen met de voicemailtranscriptie in de hoofdtekst van de e-mail en het .wav-bestand als voicemailbijlage.

Voordat u begint

  • Ondersteunde taal/talen: Engels

  • De beheerder moet voicemailtranscriptie inschakelen voor uw locatie.

1

Meld u aan bij User Hub en klik op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar Berichtopslag en selecteer Intern postvak gebruiken.

3

Ga naar Aanvullende instellingen en schakel E-mail een kopie van het voicemailbericht in en voer het e-mailadres in waarnaar u de omzettingen wilt verzenden.


 

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als het doorsturen van voicemail is uitgeschakeld.

4

Klik op Opslaan.

U kunt de volgende afbeelding gebruiken als handige afbeelding van een e-mailmelding voor voicemailtranscriptie.

U kunt ook de voicemailtranscriptie zien in de Webex-app.

Redenen waarom voicemailtranscriptie niet beschikbaar is

Het systeem produceert geen transcriptie als de algehele kwaliteit of nauwkeurigheid van de transcriptie slecht is. Dit kan gebeuren als de audiokwaliteit slecht was als gevolg van de volgende beperkingen:

  • Lawaaierige achtergrond

  • Slechte verstaanbaarheid

  • Niet-Engelse woorden aanwezig in de audio of niet-ondersteunde taal


     

    Voicemailtranscriptie is alleen beschikbaar voor voicemails die in het Engels worden achtergelaten.

  • Zwaar accent

Bellers toestaan om door te verbinden via uw voicemailbegroeting

U kunt bellers toestaan op 0 te drukken en naar een ander telefoonnummer van uw keuze worden doorverbonden wanneer ze uw voicemailbegroeting bereiken.


 

Als deze functie is ingeschakeld, moet u uw voicemailbegroeting opnemen met de juiste begeleiding voor de beller. Bijvoorbeeld: “Om mijn assistent te bereiken, drukt u op 0.”

1

Meld u aan bij User Hub en klik op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar Aanvullende instellingen en schakel Doorverbinden op '0' in op een ander telefoonnummer en voer het telefoonnummer in waarnaar bellers moeten worden doorverbonden.

3

Klik op Opslaan.

Instellen om faxberichten te ontvangen

Met faxberichten kunt u directe inkomende faxen ontvangen van de voicemailservice.


 

Faxen worden samen met spraakberichten opgeslagen in een gedeelde opslagruimte. De opslagcapaciteit is 100 minuten voicemail of 1000 pagina's faxberichten. Zorg ervoor dat u ruimte toewijst voor nieuwe faxberichten en archiveer verstandig.

Voordat u begint

De optie voor faxberichten wordt alleen weergegeven als uw beheerder de functie voor u heeft ingeschakeld.

1

Meld u aan bij User Hub en klik op Instellingen > Bellen > Voicemail.

2

Ga naar Faxberichten en schakel de schakelaar in.

Als de beheerder faxberichten heeft ingeschakeld, is de schakelaar standaard ingeschakeld.

Uw faxnummer en toestel worden weergegeven.

3

Klik op Opslaan.