Aktivera röstmeddelanden

Om du vill ta emot röstbrevlåda och faxmeddelanden och konfigurera olika inställningar för röstbrevlåda, till exempel att skicka samtal till röstbrevlådan, aktivera avisering och ställa in meddelandelagring måste du först aktivera röstbrevlådan.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till avsnittet Röstbrevlåda och aktivera växlingen.

Nästa steg

När röstbrevlådeväxlingen är aktiverad kan du konfigurera olika inställningar för röstbrevlåda.

Skicka samtal till röstbrevlådan med hälsningsfraser

Du kan ange när du vill skicka uppringare till din röstbrevlåda. Du kanske till exempel vill skicka alla samtal till röstbrevlådan när du vet att du kommer att vara utanför kontoret och inte ta telefonsamtal.

Du kan ställa in en hälsning till röstbrevlådan som är det meddelande som dina uppringare hör när de når din röstbrevlåda. Det finns två typer av röstbrevlådehälsningar – upptagen och inget svar. Hälsningsfrasen spelas upp när du är i ett annat samtal och inte har ett samtal väntar och hälsningsfrasen spelas upp när du inte svarar på samtalet.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Skicka samtal till röstbrevlådan och välj bland följande alternativ:

  • Skicka alla samtal till röstbrevlådan – Det här alternativet vidarekopplar alla samtal till röstbrevlådan.

  • Skicka samtal till röstbrevlådan när linjen är upptagen – det här alternativet vidarekopplar samtal till röstbrevlådan när du redan är i ett samtal. Markera kryssrutan och du kan välja att konfigurera antingen en standardhälsning eller en anpassad hälsning.

    Om du vill ställa in standardhälsningsfraser väljer du alternativet Standardmeddelande vid upptaget.

    Om du vill ställa in dina egna anpassade hälsningsfraser väljer du alternativet Anpassat meddelande och klickar på Överför fil för att ladda upp din ljudfil (WAV) eller klicka på Spela in meddelande för att spela in meddelandet.

  • Skicka samtal till röstbrevlådan när ingen svarar – Det här alternativet vidarekopplar inkommande samtal till röstbrevlådan efter ett visst antal ringningar. Markera kryssrutan och välj antalet ringsignaler innan du spelar upp hälsningsfrasen i listrutan. Du kan välja att konfigurera antingen en standardhälsning eller en anpassad hälsning.

    Om du vill ställa in standardhälsningsfraser väljer du alternativet Standardmeddelande när inget svar är obesvarat.

    Om du vill ställa in dina egna anpassade hälsningsfraser väljer du alternativet Anpassat meddelande och klickar på Överför fil för att ladda upp din ljudfil (WAV) eller klicka på Spela in meddelande för att spela in meddelandet.


 

När du har laddat upp filen eller spelat in hälsningsfraserna kan du uppdatera den genom att välja Ersätt fil eller spela in ett annat meddelande. När du spelar in ett nytt meddelande eller laddar upp en ny fil åsidosätts de tidigare hälsningsfraserna.

Ljudfilen (WAV) måste vara 8 Khz, 8-bitars mono, CCITT µ-law, 2 MB max, .wav-filformat.


 

Hälsningsfraser kan också spelas in genom att ringa röstportalen från din telefon. För mer information, se: Konfigurera och hantera din förlängda hälsningsfras.


 

Om du väljer Skicka alla samtal till röstbrevlådan kan du inte välja de andra två alternativen. Du kan välja att dirigera till röstbrevlådan med både Skicka samtal till röstbrevlådan när linjen är upptagen och Skicka samtal till röstbrevlådan när ingen svarar alternativen väljs tillsammans.

3

Klicka på Spara.

Spara röstbrevlådan och faxmeddelanden

Du kan välja var du vill lagra röstbrevlådan och faxmeddelanden – i användarhubben eller till en angiven e-postadress som en .tiff-fil.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Meddelandelagring och välj var du vill lagra dina meddelanden:

  • Använd intern brevlåda – med det här alternativet kan du komma åt röstbrevlådan från din telefon eller från Webex-inställningsportalen. Välj Använd telefonens nya meddelandeindikator för att aktivera indikatorn för meddelande väntar på din skrivbordstelefon.

     
    Den interna postlådan har följande lagringsbegränsningar:

    • Gräns på tio minuter för ett enskilt meddelande.

    • Gräns på 100 minuter för hela postlådan.

  • Använd extern brevlåda – med det här alternativet kan du ange e-postadressen som du vill skicka alla röstmeddelanden till. Om det här alternativet är valt kommer röstmeddelanden inte att vara tillgängliga från din telefon, skrivbordsapp och användarportalen och transkriberas inte.
3

Klicka på Spara.

Nästa steg

Om din plats har röstbrevlådetranskription aktiverad måste alternativet Använd intern brevlåda och E-posta en kopia av röstbrevlådemeddelandet väljas för att du ska få röstbrevlådetranskriptioner. Mer information finns i avsnittet Konfigurera avskrift för röstbrevlåda.

Aktivera röstbrevlådeaviseringar

Du kan konfigurera ett e-post-ID för att ta emot aviseringar när en ny röstbrevlåda tas emot.
1

Logga in på User Hub och klicka sedan Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Aviseringar och aktivera Ta emot röstbrevlådeaviseringar.

3

Välj något av följande alternativ:

  • För att få e-postaviseringar väljer du E-post och anger e-postadressen som du vill skicka aviseringar till.
  • För att ta emot meddelandeaviseringar väljer du Textmeddelande och anger telefonnumret och väljer tjänsteleverantören.

     

    Om du vill få aviseringar via text kan du kontakta din trådlösa leverantör för deras e-post till texthantering.

4

Om du vill skicka en röstbrevlåda till en e-postadress med det bifogade meddelandet går du till Ytterligare inställningar, aktiverar E-post en kopia av röstbrevlådemeddelandet och anger e-postadressen för att skicka transkriptionerna till.


 

Det här alternativet kanske inte är tillgängligt om vidarebefordran av röstmeddelanden är inaktiverad.

5

Klicka på Spara.

Nästa steg

Om din plats har röstbrevlådetranskription aktiverad måste alternativet Använd intern brevlåda och E-posta en kopia av röstbrevlådemeddelandet väljas för att du ska få röstbrevlådetranskriptioner. Mer information finns i avsnittet Konfigurera avskrift för röstbrevlåda.

Konfigurera röstbrevlådeavskrift

Med röstbrevlådeavskrivning kan du få ett e-postmeddelande med röstbrevlådeavskriften i texten i e-postfilen och .wav-filen som en bilaga till röstbrevlådan.

Innan du börjar

  • Språk som stöds: Engelska

  • Administratören måste aktivera avskrivning av röstbrevlådan för din plats.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Lagring av meddelanden och välj Använd intern brevlåda.

3

Gå till Ytterligare inställningar och aktivera E-post en kopia av röstmeddelandemeddelandet och ange e-postadressen för att skicka transkriptionerna till.


 

Det här alternativet kanske inte är tillgängligt om vidarebefordran av röstmeddelanden är inaktiverad.

4

Klicka på Spara.

Du kan använda följande bild som en användbar bild av ett e-postmeddelande för röstbrevlådeavskrift.

Du kan även se röstbrevlådeavskriften i Webex-appen.

Orsaker till att transkription av röstbrevlåda inte är tillgänglig

Systemet producerar inte en avskrift om avskriftens totala kvalitet eller noggrannhet är dålig. Det kan hända om ljudkvaliteten var dålig på grund av följande begränsningar:

  • Bullrig bakgrund

  • Dålig hörbarhet

  • Icke-engelska ord som finns i ljud eller språk som inte stöds


     

    Röstbrevlådeavskrivning är endast tillgänglig för röstbrevlådor som lämnas på engelska.

  • Tung accent

Tillåt att uppringare överför från din röstbrevlådehälsning

Du kan låta uppringare trycka på 0 och överföras till ett annat telefonnummer som du väljer när de når din röstbrevlådehälsning.


 

Om den här funktionen är aktiverad ska du spela in din röstbrevlådehälsning med lämplig vägledning för uppringaren. Till exempel ”För att nå min assistent trycker du på 0”.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Ytterligare inställningar och aktivera Överför på ”0” till ett annat telefonnummer och ange det telefonnummer som uppringare ska överföras till.

3

Klicka på Spara.

Konfigurera för att ta emot faxmeddelanden

Med faxmeddelanden kan du ta emot direkta inkommande faxmeddelanden från röstbrevlådetjänsten.


 

Faxer lagras i ett delat lagringsutrymme tillsammans med röstmeddelanden. Lagringskapaciteten är 100 minuters röstbrevlåda eller 1000 sidor faxmeddelanden. Se till att tilldela utrymme för nya faxmeddelanden och arkivera klokt.

Innan du börjar

Alternativet faxmeddelanden visas endast om din administratör har aktiverat funktionen åt dig.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan Inställningar > Samtal > Röstbrevlåda.

2

Gå till Faxmeddelanden och aktivera växlingen.

Om faxmeddelanden aktiveras av administratören är växlingsknappen på som standard.

Ditt faxnummer och anknytning visas.

3

Klicka på Spara.