Aperçu

Vous pouvez gérer les agents automatiques en bloc avec des insertions/mises à jour en bloc pour les attendants automatiques. Les administrateurs pourront importer/exporter les attendants automatiques avec un fichier CSV.

Si vous avez beaucoup de assistants automatiques à ajouter, l’option de gestion en bloc du attendant automatique est très pratique et la prise en charge du système CSV réduit les efforts de déploiement et de migration.

Chaque assistant automatique créé dans Control Hub nécessite de remplir un assistant avec de nombreux paramètres et la prise en charge du système CSV simplifie le processus.

Les fonctionnalités ci-dessous seront bientôt disponible :

  • Supprimer des instances complètes du attendant automatique

  • Créer/Modifier/Supprimer la règle de forwarding d’appel

  • Prise en charge de l’accueil pour le programme des heures d’ouverture et des congés

  • Exposition d’opérations en bloc au CSV en tant qu’API externes sur le portail Hydra

  • Création de nouveaux calendriers

Gestion des assistants automatiques en bloc

Pour gérer les assistants automatiques en bloc :

1.

À partir de l’affichage du https://admin.webex.comclient dans , allez à Services et choisissez Appel > fonctionnalités.
2

Cliquez sur Le attendant automatique > gestion en bloc.
3

Sélectionnez un emplacement dans l’Liste déroulante pour télécharger les données des participants automatiques sur cet emplacement, ou sélectionnez tous les emplacements pour télécharger les données de tous les participants automatiques.
4

Cliquez sur Télécharger les données ou Télécharger le modèle .csv pour vérifier que votre fichier CSV est correctement formaté, en vérifiant les informations requises.
5

Ajoutez ou modifiez le prénom et le nom, le numéro de téléphone, etc. et téléchargez le fichier CSV mis à jour.
6

Cliquez sur Afficher l’historique des importations/ tâches pour afficher le statut de votre importation CSV et indiquer si vous avez rencontré des erreurs.

Préparez votre CSV

Tableau 1.
Colonne (Obligatoire ou facultatif) Ajouter un attendant automatique (Obligatoire ou facultatif) Modifier un attendant automatique Description Valeurs supportées
Nom Obligatoire Obligatoire Saisissez le nom du automatiquement. 1 à 30 caractères
Numéro de téléphone Obligatoire si le poste est laissé vide Obligatoire si le poste est laissé vide Saisissez le numéro de téléphone. Vous devez avoir un numéro de téléphone ou un numéro de poste. Seuls les numéros E.164 sont autorisés pour l’importation CSV. Exemple : +12815550100

 
Le numéro de téléphone doit être sur l’onglet Numéros dans Control Hub.
Extension Obligatoire si le numéro de téléphone est laissé vide Obligatoire si le numéro de téléphone est laissé vide Saisissez l’extension. Vous devez avoir un numéro de téléphone ou un numéro de poste. Extension de deux à six chiffres. 00-999999. Les extensions qui correspondent aux numéros d’urgence dans le pays de l’emplacement ne sont pas autorisées (par exemple, vous ne pouvez pas utiliser le 911 comme extension aux États-Unis)
Emplacement Obligatoire Obligatoire Saisissez l’emplacement pour ajouter des assistants automatiques. Exemple : San Jose

 
L’emplacement doit être sur l’onglet Emplacements dans Control Hub.
Fuseau horaire Facultatif Facultatif Saisissez la clé de fuseau horaire du attendant automatique. Ce fuseau horaire s’applique aux calendriers appliqués aux automatiquement. Exemple : Amérique/Chicago. Longueur des caractères : 1-127
Codes langues Facultatif Facultatif Saisissez la langue d’annonce pour les attendants automatiques. Exemple : en_us
Prénom de l’ID d’appelant Obligatoire Obligatoire Saisissez le prénom à afficher pour le attendant automatique. L’ID appelant est utilisé lorsque le forward d’appel est activé et que les appels sont sortants. Exemple : San. Longueur des caractères : 1-30

 
Seuls les caractères UTF-8 sont pris en charge.
Nom de l’ID d’appelant Obligatoire Obligatoire Saisissez le prénom à afficher pour le attendant automatique. L’ID appelant est utilisé lorsque le forward d’appel est activé et que les appels sont sortants. Exemple : Jose. Longueur des caractères : 1-30

 
Seuls les caractères UTF-8 sont pris en charge.
Horaire d’activité Obligatoire Obligatoire Saisissez le nom de la planification commerciale. Un nom de calendrier commercial valide dans l’organisation .
Programme des vacances Obligatoire Obligatoire Saisissez le nom du programme des vacances. Nom valide du programme des vacances dans l’organisation.
Type de numérotation Facultatif Facultatif Sélectionnez le type de numérotation. Enterprise et Group sont les valeurs parmi qui vous pouvez choisir.
Extension du menu des heures d’ouverture Facultatif Facultatif Sélectionnez l’extension du menu des heures d’ouverture. True (Vrai) et False (Faux) sont les valeurs parmi qui vous pouvez choisir.
Extension du menu après les heures d’ouverture Facultatif Facultatif Sélectionnez l’extension du menu après les heures d’ouverture. True (Vrai) et False (Faux) sont les valeurs parmi qui vous pouvez choisir.
Autres numéros Facultatif Facultatif Saisissez les autres numéro(s) à attribuer aux assistants automatiques. Exemple : 1112223333. Longueur des caractères : 1-23

 
Le numéro de téléphone doit être sur l’onglet Numéros dans Control Hub.
Autre numéro d’action Facultatif Facultatif

Saisissez AJOUTER pour ajouter les autres numéros que vous listez dans cette ligne. Saisissez SUPPRIMER pour supprimer les autres numéros que vous listez dans la ligne.

Si vous saisissez REMPLACER, vous supprimerez tous les autres numéros précédemment entrés et les remplacerez par les autres numéros que vous ajoutez uniquement dans cette ligne.

 AJOUTER, SUPPRIMER, REMPLACER
Autre numéro 1 - 10 sonnerie Facultatif Facultatif Si la sonnerie du groupe est activée pour les autres numéros, choisissez le schéma de sonnerie. Choisissez parmi l’une des options supportées. NORMAL, LONG_, COURT,__COURT, COURT_ET_COURT
Heures d’ouverture Appuyez sur 0 – 9, * et # Description Facultatif Facultatif Sélectionnez le type des heures d’ouverture.

TRANSFÉRER SANS__INVITE

TRANSFERT AVEC_INVITE_

TRANSFÉRER À_L’OPÉRATEUR_

NUMÉROTATION_DU NOM

NUMÉROTATION DE_L’EXTENSION

MENU_RÉPÉTER

SORTIE

TRANSFÉRER VERS_LA BOITE DE_MESSAGERIE

TRANSFERT_VERS LE_SOUS-MENU

REVENIR_AU__MENU PRÉCÉDENT

LIRE L’ANNONCE_
Après les heures d’ouverture Appuyez sur 0 – 9, * et # Description Facultatif Facultatif Sélectionnez le type après les heures d’ouverture.

TRANSFÉRER SANS__INVITE

TRANSFERT AVEC_INVITE_

TRANSFÉRER À_L’OPÉRATEUR_

NUMÉROTATION_DU NOM

NUMÉROTATION DE_L’EXTENSION

MENU_RÉPÉTER

SORTIE

TRANSFÉRER VERS_LA BOITE DE_MESSAGERIE

TRANSFERT_VERS LE_SOUS-MENU

REVENIR_AU__MENU PRÉCÉDENT

LIRE L’ANNONCE_

Créer un nouveau attendant automatique

Avant de commencer

Vous pouvez utiliser un horaire des heures d’ouverture et des congés existant pour configurer l’heure/jours où votre employé automatique est opérationnel et non opérationnel, ou créer un nouveau programme lorsque vous créez un automatiquement. Pour configurer vos horaires d’ouverture et vos congés avant la création d’un attendant automatique, voir Créer et configurer une programmation dans Control Hub pour plus d’informations.

Pour les clients de la région de l’Asie du ID de l'appelant, le champ Nom d’ID de l'appelant’utilisateur est automatiquement rempli avec le nom d’utilisateur. Vous ne pouvez pas modifier le champ ID de l'appelant’équipe.

1.

Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.
2

Cliquez sur Le attendant automatique > Créer un automatiquement.
3

Sur la page Bases, saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Suivant.

  • Emplacement

  • Nom du standard automatique

  • Numéro de téléphone

  • LANGUE


 

Lors de la configuration d’un attendant automatique, vous pouvez fournir le nombre de attendants automatiques pour chaque emplacement ou organisation.
4

Sur la page Horaire des heures d’ouverture, attribuez un programme des heures d’ouverture existant dans la page sélectionner une option , ou créez un nouveau programme. Cliquez sur Suivant.
5

Sur la page Programmer les vacances , attribuez un programme des vacances existant dans la page sélectionnez une option , ou créez un nouveau programme. Cliquez sur Suivant.
6

Sur la page Menu, sous les onglets Heures d’ouverture et Après les heures d’ouverture, utilisez le menu déroulant pour attribuer chaque numéro de clavier à leur fonction. Cliquez sur Suivant.

Pour autoriser les appelants à composer un numéro de poste sans invite de menu, cochez la case Activer la numérotation de l’extension sans demander un élément de menu .
7

Sur la page Message d’accueil, sous les onglets Heures d’ouverture et Après les heures d’ouverture, choisissez si vous souhaitez utiliser le message de bienvenue par défaut, charger un enregistrement audio ou enregistrer votre propre message d’accueil. Cliquez sur Suivant.
8

Sur la page Révision , sous chaque onglet, retentez les paramètres de votre nouveau attendant automatique pour vous assurer que tout est correct. Vous pouvez cliquer sur Retour pour effectuer des modifications, ou cliquer sur Créer pour appliquer les paramètres à votre nouveau attendant automatique.
9

Cliquez sur Terminé lorsque vous avez terminé.

Exemple

Vous souhaitez voir comment cela s’est passé ? Regardez cette démonstration vidéo sur la façon de créer un nouveau attendant automatique dans Control Hub.

Désactiver un attendant automatique

Avec cette procédure vous pouvez désactiver un standard automatique précédemment créé.

1.

Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.
2

Cliquez sur Invité automatique et sélectionnez le attendant automatique à désactiver dans la liste.
3

Dans le panneau latéral, activez Activer le attendant automatique pour désactiver le attendant automatique.
4

Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les paramètres généraux du attendant automatique

Vous pouvez changer l’emplacement et la langue de votre attendant automatique.

1.

Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.
2

Cliquez sur Invité automatique , puis sélectionnez le invité automatique à modifier dans la liste.
3

Dans le panneau latéral, à côté des Paramètres généraux, cliquez sur Gérer.
4

Afficher ou modifier la langue à partir de la langue dans le drop-down.
5

Afficher ou modifier les Fuseau horaire à partir du Fuseau horaire des salles.
6

Afficher ou modifier les ID de l'appelant utilisées lorsque les appels sont transférés ou transférés hors de ce attendant automatique.
7

Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les numéros de téléphone automatiques du attendant

Changez vos numéros de téléphone automatiques et ajoutez jusqu’à 10 autres numéros.

1.

Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.
2

Cliquez sur Invité automatique , puis sélectionnez le invité automatique à modifier dans la liste.
3

Dans le panneau latéral, à côté Numéros de téléphone cliquez sur le(s) numéro(s) que vous avez attribués.
4

Modifier le numéro de téléphone principal et/ou l’extension.
5

Ajouter des numéros de remplacement en utilisant la fonction de recherche.
6

Cliquez sur Enregistrer.

Configurer le forwarding d’appel pour les attendants automatiques

Vous pouvez faire suivre tous les appels entrants en fonction d’un ensemble de critères que vous définissez.

1.

Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.
2

Cliquez sur Invité automatique , puis sélectionnez le invité automatique à modifier dans la liste.
3

Dans le panneau latéral, cliquez sur Faire suivre les appels.
4

Bascule la fonctionnalité de forwarding d’appel.
5

Choisissez l'une des options suivantes :

  • Toujours faire suivre les appels—Toujours faire suivre les appels vers un numéro désigné.
  • Faire suivre les appels sélectivement—Faire suivre les appels vers un numéro désigné en fonction d’un critère.

 

Si vous choisissez Avancez les appels de façon sélective, vous devez avoir au moins une règle pour que le forwarding soit appliqué pour que le forwarding d’appel soit actif.

6

Attribuer le numéro à qui vous souhaitez faire suivre les appels. Si vous avez choisi Toujours faire suivre les appels, cliquez sur Enregistrer.


 

Lorsque vous choisissez Toujours faire suivre ou Avance sélectivement, cochez la case Envoyer à la messagerie vocale pour faire suivre tous les appels vers une messagerie vocale interne. La case à cocher Envoyer à la messagerie vocale est désactivée lorsqu’un numéro externe est saisi.
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Si vous choisissez Avance sélectivement, créez une règle en cliquant sur Ajouter quand faire suivre ou Ajouter quand ne pas faire suivre.


 

Sur le provisioning de l’option Faire suivre des appels de façon sélective, la règle Ajouter quand ne pas faire suivre prendra la priorité sur Ajouter quand faire suivre la règle.
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Créer un nom de règle.
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Pour Quand faire suivre ou Ne pas faire suivre, sélectionnez un programme d’entreprise et une programmation des vacances à partir du Liste déroulante.
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Pour Faire suivre à, sélectionnez au moins une option à partir du Numéro de téléphone par défaut ou ajoutez un autre numéro de téléphone.
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Pour les appels à partir de, sélectionnez Tous les numéros ou Numéros sélectionnés avec au moins une option parmi les options suivantes :

  • N’importe quel numéro—Fait suivre tous les appels dans la règle spécifiée.

  • Tous les numéros privés—Fait suivre les appels à partir de numéros privés.

  • Tous les numéros indisponibles—Fait suivre les appels à partir des numéros indisponibles.

  • Ajouter des numéros spécifiques—Fait suivre les appels de 12 numéros que vous avez définis.
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Pour Appels à, sélectionnez un numéro ou un autre numéro dans le drop-down pour faire suivre un appel lorsqu’il est reçu sur ce numéro de votre organisation.
13

Cliquez sur Enregistrer.

Ce qu’il faut faire ensuite

Lorsqu’une règle est créée, vous pouvez activer ou désactiver une règle en utilisant le basculement à côté de la règle dans le tableau. Vous pouvez également changer ou supprimer une règle à tout moment en cliquant sur Modifier ou .

Modifier les options de numérotation pour les attendants automatiques

Configurer les options de numérotation pour qu’ils soient spécifiques à un client ou à un emplacement/un site.

1.

Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.
2

Cliquez sur Invité automatique , puis sélectionnez le invité automatique à modifier dans la liste.
3

Dans le panneau latéral, cliquez sur Options de numérotation.
4

Effectuez l'une des actions suivantes :

  • Client

  • Emplacement
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Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les horaires des heures d’ouverture pour les attendants automatiques

Vous pouvez attribuer un horaire des heures d’ouverture créé précédemment, ou créer vos propres horaires d’heures d’ouverture pour le attendant automatique.

1.

Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.
2

Cliquez sur Invité automatique , puis sélectionnez le invité automatique à modifier dans la liste.
3

Dans le panneau latéral, sous Horaires de travail Invité automatique cliquez sur Programmer.
4

Choisissez l’une des options suivantes :

  • Attribuer un programme existant—Sélectionnez un programme précédemment créé à partir du menu déroulant.

  • Créer un nouveau programme—Créez un nouveau nom pour la programmation et sélectionnez les heures d’ouverture.
5

Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les options du menu des heures d’ouverture pour les attendants automatiques

Veuillez attribuer des fonctions différentes à chaque numéro du clavier. Ces paramètres dirigent vos clients où ils le souhaitent lorsqu’ils saisissent un numéro spécifique sur le clavier.

1.

Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.
2

Cliquez sur Invité automatique , puis sélectionnez le invité automatique à modifier dans la liste.
3

Dans le panneau latéral, sous Participants automatiques des heures d’ouverture, cliquez sur Menu.
4

Cochez la case Activer la numérotation de l’extension sans exiger un élément de menu pour permettre aux appelants d’appeler un numéro de poste directement à tout moment.
5

Sélectionnez la fonction que vous souhaitez attribuer à chaque numéro ou clé de fonction sur le clavier de numérotation.
6

Pour chaque fonction attribuée, saisissez des informations supplémentaires ou des numéros de téléphone et des extensions pour transférer les appels.
7

Cliquez sur Enregistrer.

Modifier un message d’accueil pour un attendant automatique des heures d’ouverture

Ceci est le message que vos clients entendent lorsqu’ils appellent pendant les heures d’ouverture. Les messages d’accueil comportent souvent un court message de bienvenue et énumèrent les options du menu.

1.

Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.
2

Cliquez sur Invité automatique , puis sélectionnez le invité automatique à modifier dans la liste.
3

Dans le panneau latéral, sous Participants automatiques des heures d’ouverture, cliquez sur Accueil.
4

Choisissez l'une des options suivantes :

  • Message de bienvenue par défaut–Affiche un message d’accueil par défaut pour les appels entrants.

  • Message d’accueil personnalisé–Téléchargez un fichier audio ou enregistrez un message d’accueil à l’aide de la fonction d’enregistrement.


 

Le fichier audio (WAV) doit répondre aux exigences suivantes :

  • 8 ou 16 kHz

  • Mono 8 ou 16 bits

  • 8.000 or 16.000 khz

  • Taille maximum de fichier de 2 Mo (ou approximativement 4 minutes de lecture)

 

Vous pouvez trouver plus d’informations sur l’enregistrement à partir de votre téléphone et des scripts d’accueil modèles en cliquant sur Instructions pour l’enregistrement par téléphone et Montrez-moi un exemple de script.
5

Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les options du menu après les heures d’ouverture pour les menus automatiques

Attribuez des fonctions différentes à chaque numéro de clavier pour indiquer à vos clients où ils doivent aller lorsqu’ils saisissent un numéro spécifique sur leur téléphone. Le menu que vous définissez pour après les heures d’ouverture s’applique également au programme des vacances.

1.

Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.
2

Cliquez sur Invité automatique , puis sélectionnez le invité automatique à modifier dans la liste.
3

Dans le panneau latéral, sous Pendant les heures d’ouverture, cliquez sur Menu.
4

Cochez la case Activer la numérotation de l’extension sans exiger un élément de menu pour permettre aux appelants d’appeler un numéro de poste directement à tout moment.
5

Sélectionnez la fonction que vous souhaitez attribuer à chaque numéro ou clé de fonction sur le clavier de numérotation.
6

Pour chaque fonction attribuée, saisissez des informations supplémentaires ou des numéros de téléphone et des extensions pour transférer les appels.
7

Cliquez sur Enregistrer.

Modifier un message d’accueil pour un attendant automatique après les heures d’ouverture

Ceci est le message que vos clients entendent lorsqu’ils appellent après les heures d’ouverture. Les messages d’accueil comportent souvent un court message de bienvenue et énumèrent les options du menu. Le menu que vous définissez pour après les heures d’ouverture s’applique également au programme des vacances.

1.

Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.
2

Cliquez sur Invité automatique , puis sélectionnez le invité automatique à modifier dans la liste.
3

Dans le panneau latéral, sous Participants automatiques après les heures d’ouverture, cliquez sur Accueil.
4

Choisissez l'une des options suivantes :

  • Message de bienvenue par défaut–Affiche un message d’accueil par défaut pour les appels entrants.

  • Message d’accueil personnalisé–Téléchargez un fichier audio ou enregistrez un message d’accueil à l’aide de la fonction d’enregistrement.


 

Le fichier audio (WAV) doit répondre aux exigences suivantes :

  • 8 ou 16 kHz

  • Mono 8 ou 16 bits

  • 8.000 or 16.000 khz

  • Taille maximum de fichier de 2 Mo (ou approximativement 4 minutes de lecture)

 

Vous pouvez trouver plus d’informations sur l’enregistrement à partir de votre téléphone et des scripts d’accueil modèles en cliquant sur Instructions pour l’enregistrement par téléphone et Montrez-moi un exemple de script.
5

Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les horaires des vacances pour les attendants automatiques

Définir les jours pendant lesquels votre employé automatique des vacances fonctionne. Vous pouvez attribuer un programme d’vacances créé précédemment, ou créer votre propre programme de vacances pour le automatiquement.

1.

Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.
2

Cliquez sur Invité automatique , puis sélectionnez le invité automatique à modifier dans la liste.
3

Dans le panneau latéral, sous Invité automatique des Vacances cliquez sur Programmer.
4

Choisissez l’une des options suivantes :

  • Attribuer un programme existant—Sélectionnez un programme précédemment créé à partir de la drop-down.

  • Créer un nouveau programme—Créez un nouveau nom pour la programmation et sélectionnez les vacances pour votre organisation.
5

Cliquez sur Enregistrer.

Générer des rapports de attendant automatiques

Vous pouvez générer un rapport qui répertorie tous les appels entrants qui ont atteint le service du attendant automatique.

1.

Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.
2

Cliquez sur Le attendant automatique > afficher les rapports.

Vous êtes lancé sur le portail d’administration d’appel où vous pouvez générer un rapport de attendant automatique. Pour plus d’informations, cliquez ici.