Créer un Nouveau standard automatique

Avant de commencer

Vous pouvez utiliser un horaire des heures d’ouverture et des congés existant pour configurer l’heure/jours d’ouverture de votre programme automatique, ou créer un nouveau programme lorsque vous créez un attendant automatique. Pour configurer vos horaires d’ouverture et vos congés avant la création d’un attendant automatique, voir Créer et configurer une programmation dans Cisco Webex Control Hub plus d’informations.

Pour les clients de la région de l’Asie du Pacifique, le champ ID de l’appelant’utilisateur est automatiquement rempli avec le nom d’utilisateur. Vous ne pouvez pas modifier le champ ID de l’appelant’équipe.

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À partir de l’affichage https://admin.webex.comdu client dans , allez à Services , puis choisissez Appel >Fonctionnalités.
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Cliquez sur Le attendant automatique > Créer un automatiquement .
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Sur la page Bases, saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Suivant.

  • Emplacement

  • Nom du standard automatique

  • Numéro de téléphone

  • LANGUE
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Sur la page Horaire des heures d’ouverture, attribuez un programme des heures d’ouverture existant dans la page sélectionner une option, ou créez un nouveau programme. Cliquez sur Suivant.
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Sur la page Programmer les vacances, attribuez un programme des vacances existant dans la page sélectionner une option, ou créez un nouveau programme. Cliquez sur Suivant.
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Sur la page Menu, sous les onglets Heures d’ouverture et Après les heures d’ouverture, utilisez le menu déroulant pour attribuer chaque numéro de clavier à leur fonction. Cliquez sur Suivant.

Pour permettre aux appelants de composer un numéro de poste sans invite de menu, cochez la case Activer la numérotation de l’extension sans qu’un élément du menu soit nécessitant.
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Sur la page Message d’accueil, sous les onglets Heures d’ouverture et Après les heures d’ouverture, choisissez si vous souhaitez utiliser le message de bienvenue par défaut, charger un enregistrement audio ou enregistrer votre propre message d’accueil. Cliquez sur Suivant.
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Sur la page Révision, sous chaque onglet, retentez les paramètres de votre nouveau attendant automatique pour vous assurer que tout est correct. Vous pouvez cliquer sur Retour pour effectuer des modifications, ou cliquer sur Créer pour appliquer les paramètres à votre nouveau attendant automatique.
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Cliquez sur Terminé lorsque vous avez terminé.

Désactiver un attendant automatique

Avec cette procédure vous pouvez désactiver un standard automatique précédemment créé.

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À partir de l’affichage https://admin.webex.comdu client dans , allez à Services , puis choisissez Appel >Fonctionnalités.
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Cliquez sur Invité automatique et sélectionnez le attendant automatique à désactiver dans la liste.
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Dans le panneau latéral, activez Activer le attendant automatique pour désactiver le attendant automatique.
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Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les paramètres généraux du attendant automatique

Vous pouvez changer l’emplacement et la langue de votre attendant automatique.

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À partir de l’affichage https://admin.webex.comdu client dans , allez à Services , puis choisissez Appel >Fonctionnalités.
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Cliquez sur Invité automatique, puis sélectionnez le attendant automatique à modifier dans la liste.
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Dans le panneau latéral, à côté des Paramètres généraux, cliquez sur Gérer .
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Affichez l’emplacement et sélectionnez et modifiez la langue dans la zone de texte.
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Cliquez sur Enregistrer.

Modifier le attendant automatique Numéros de téléphone

Changez vos numéros de téléphone automatiques et ajoutez jusqu’à 10 autres numéros.

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À partir de l’affichage https://admin.webex.comdu client dans , allez à Services , puis choisissez Appel >Fonctionnalités.
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Cliquez sur Invité automatique, puis sélectionnez le attendant automatique à modifier dans la liste.
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Dans le panneau latéral, à côté Numéros de téléphone cliquez sur le(s) numéro(s) que vous avez attribués.
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Modifier le numéro de téléphone principal et/ou l’extension.
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Ajouter des numéros de remplacement en utilisant la fonction de recherche.
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Cliquez sur Enregistrer.

Configurer le forwarding d’appel pour les attendants automatiques

Vous pouvez faire suivre tous les appels entrants en fonction d’un ensemble de critères que vous définissez.

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À partir de l’affichage https://admin.webex.comdu client dans , allez à Services , puis choisissez Appel >Fonctionnalités.
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Cliquez sur Invité automatique, puis sélectionnez le attendant automatique à modifier dans la liste.
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Dans le panneau latéral, cliquez sur Avance d’appel.
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Bascule la fonctionnalité de forwardingd’appel sur.
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Choisissez l'une des options suivantes :

  • Toujours faire suivre lesappels —Toujours faire suivre les appels vers un numéro désigné.
  • Faire suivre les appelssélectivement — Faire suivre les appels vers un numéro désigné en fonction d’un critère.

 

Si vous choisissez Le forwarding sélectif des appels, vous devez avoir au moins une règle pour que le forwarding soit appliqué pour que le forwarding d’appel soit actif.

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Attribuez le numéro à qui vous souhaitez faire suivre les appels. Si vous avez choisi Toujours faire suivre les appels , cliquez sur Enregistrer.


 

Lorsque vous choisissez Toujours faire suivre ou Avance sélectivement , cochez la case Envoyer à la messagerie vocale pour faire suivre tous les appels vers une messagerie vocale interne. La case à cocher Envoyer à la messagerie vocale est désactivée lorsqu’un numéro externe est saisi.
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Si vous choisissez Avancez les appels de façon sélective , créez une règle en cliquant sur Ajouter quand faire suivre ou Ajouter quand nepas faire suivre .
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Créer un nom de règle.
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Pour Quand faire suivre ou Ne pas faire suivre , sélectionnez un programme d’entreprise et un programme d’congés dans le menu déroulant.
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Pour Faire suivre à , sélectionnez au moins une option à partir du Numéro de téléphone par défaut ou ajoutez un autre numéro de téléphone .
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Pour les appels à partir de ,sélectionnez Tous les numéros ou Numérossélectionnés avec au moins une option parmi les options suivantes :

  • N’importequel numéro — fait suivre tous les appels dans la règle spécifiée.

  • Tous les numérosprivés —Fait suivre les appels à partir des numéros privés.

  • Tous les numéros indisponibles— fait suivre les appels à partir des numéros indisponibles.

  • Ajouter des numérosspécifiques —Permet de faire suivre les appels de 12 numéros que vous avez définis.
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Pour Appels vers , sélectionnez un numéro ou un autre numéro dans la drop-down afin que les appels soient transmis lorsqu’un appel est reçu à ce numéro de votre organisation que vous définissez.
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Cliquez sur Enregistrer.

Ce qu’il faut faire ensuite

Lorsqu’une règle est créée, vous pouvez activer ou désactiver une règle en utilisant le basculement à côté de la règle dans le tableau. Vous pouvez également changer ou supprimer une règle à tout moment en cliquant sur Modifier ou .

Modifier les options de numérotation pour les composants automatiques

Configurer les options d’appel pour être spécifiques à un client ou à un emplacement/un site.

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À partir de l’affichage https://admin.webex.comdu client dans , allez à Services , puis choisissez Appel >Fonctionnalités.
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Cliquez sur Invité automatique, puis sélectionnez le attendant automatique à modifier dans la liste.
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Dans le panneau latéral, cliquez sur Options de numérotation.
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Effectuez l'une des actions suivantes :

  • Client

  • Emplacement
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Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les horaires des heures d’ouverture pour les attendants automatiques

Vous pouvez attribuer un horaire des heures d’ouverture créé précédemment, ou créer vos propres horaires d’heures d’ouverture pour le attendant automatique.

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À partir de l’affichage https://admin.webex.comdu client dans , allez à Services , puis choisissez Appel >Fonctionnalités.
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Cliquez sur Invité automatique, puis sélectionnez le attendant automatique à modifier dans la liste.
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Dans le panneau latéral, sous Horaires de travail Invité automatique cliquez sur Programmer.
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Choisissez l’une des options suivantes :

  • Attribuer un programme existant—Sélectionnez un programme précédemment créé à partir du menu déroulant.

  • Créer un nouveau programme—Créez un nouveau nom pour la programmation et sélectionnez les heures d’ouverture.
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Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les options du menu des heures d’ouverture pour les attendants automatiques

Veuillez attribuer des fonctions différentes à chaque numéro du clavier. Ces paramètres dirigent vos clients où ils le souhaitent lorsqu’ils saisissent un numéro spécifique sur le clavier.

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À partir de l’affichage https://admin.webex.comdu client dans , allez à Services , puis choisissez Appel >Fonctionnalités.
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Cliquez sur Invité automatique, puis sélectionnez le attendant automatique à modifier dans la liste.
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Dans le panneau latéral, sous Participants automatiques des heures d’ouverture, cliquez sur Menu .
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Cochez la case Activer la numérotation de l’extension sans exiger un élément de menu pour autoriser les appelants à composer un numéro de poste directement à tout moment.
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Sélectionnez la fonction que vous souhaitez attribuer à chaque numéro ou clé de fonction sur le clavier de numérotation.
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Pour chaque fonction attribuée, saisissez des informations supplémentaires ou des numéros de téléphone et des extensions pour transférer les appels.
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Cliquez sur Enregistrer.

Modifier un message d’accueil pour un attendant automatique des heures d’ouverture

Ceci est le message que vos clients entendent lorsqu’ils appellent pendant les heures d’ouverture. Les messages d’accueil comportent souvent un court message de bienvenue et énumèrent les options du menu.

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À partir de l’affichage https://admin.webex.comdu client dans , allez à Services , puis choisissez Appel >Fonctionnalités.
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Cliquez sur Invité automatique, puis sélectionnez le invité automatique à modifier dans la liste.
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Dans le panneau latéral, sous Participants automatiques des heures d’ouverture, cliquez sur Accueil .
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Choisissez l'une des options suivantes :

  • Message d’accueilpar défaut —Lit un message d’accueil par défaut pour les appels entrants.

  • Message de bienvenuepersonnalisé —Chargez un fichier audio, ou enregistrez un message d’accueil en utilisant la fonction d’enregistrement.


 

Le fichier audio (WAV) doit répondre aux exigences suivantes :

  • 8 ou 16 kHz

  • 8 ou 16 bits mono

  • 8.000 or 16.000 khz

  • Taille maximum de fichier de 2 Mo (ou approximativement 4 minutes de lecture)

 

Vous pouvez trouver plus d’informations pour l’enregistrement à partir de votre téléphone et modèles de scripts de bienvenue en cliquant sur Instructions pour l’enregistrement par téléphone et Montrez-moi un exemple de script.
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Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les options du menu après les heures d’ouverture pour les agents automatiques

Attribuez des fonctions différentes à chaque numéro de clavier pour indiquer à vos clients où ils doivent aller lorsqu’ils saisissent un numéro spécifique sur leur téléphone. Le menu que vous définissez pour après les heures d’ouverture s’applique également au programme des vacances.

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À partir de l’affichage https://admin.webex.comdu client dans , allez à Services , puis choisissez Appel >Fonctionnalités.
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Cliquez sur Invité automatique, puis sélectionnez le attendant automatique à modifier dans la liste.
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Dans le panneau latéral, sous After Hours Invité automatique cliquez sur Menu.
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Cochez la case Activer la numérotation de l’extension sans exiger un élément de menu pour autoriser les appelants à composer un numéro de poste directement à tout moment.
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Sélectionnez la fonction que vous souhaitez attribuer à chaque numéro ou clé de fonction sur le clavier de numérotation.
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Pour chaque fonction attribuée, saisissez des informations supplémentaires ou des numéros de téléphone et des extensions pour transférer les appels.
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Cliquez sur Enregistrer.

Modifier un message d’accueil pour le attendant automatique après les heures d’ouverture

Ceci est le message que vos clients entendent lorsqu’ils appellent après les heures d’ouverture. Les messages d’accueil comportent souvent un court message de bienvenue et énumèrent les options du menu. Le menu que vous définissez pour après les heures d’ouverture s’applique également au programme des vacances.

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À partir de l’affichage https://admin.webex.comdu client dans , allez à Services , puis choisissez Appel >Fonctionnalités.
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Cliquez sur Invité automatique, puis sélectionnez le attendant automatique à modifier dans la liste.
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Dans le panneau latéral, sous Participants automatiques après les heures d’ouverture, cliquez sur Accueil .
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Choisissez l'une des options suivantes :

  • Message d’accueilpar défaut —Lit un message d’accueil par défaut pour les appels entrants.

  • Message de bienvenuepersonnalisé —Chargez un fichier audio, ou enregistrez un message d’accueil en utilisant la fonction d’enregistrement.


 

Le fichier audio (WAV) doit répondre aux exigences suivantes :

  • 8 ou 16 kHz

  • 8 ou 16 bits mono

  • 8.000 or 16.000 khz

  • Taille maximum de fichier de 2 Mo (ou approximativement 4 minutes de lecture)

 

Vous pouvez trouver plus d’informations pour l’enregistrement à partir de votre téléphone et modèles de scripts de bienvenue en cliquant sur Instructions pour l’enregistrement par téléphone et Montrez-moi un exemple de script.
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Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les calendriers des vacances pour les attendants automatiques

Définir les jours pendant lesquels votre employé automatique des vacances fonctionne. Vous pouvez attribuer un programme d’vacances créé précédemment, ou créer votre propre programme de vacances pour le automatiquement.

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À partir de l’affichage https://admin.webex.comdu client dans , allez à Services , puis choisissez Appel >Fonctionnalités.
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Cliquez sur Invité automatique, puis sélectionnez le attendant automatique à modifier dans la liste.
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Dans le panneau latéral, sous Invité automatique des Vacances cliquez sur Programmer.
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Choisissez l’une des options suivantes :

  • Attribuer un programme existant—Sélectionnez un programme précédemment créé à partir de la drop-down.

  • Créer un nouveau programme—Créez un nouveau nom pour la programmation et sélectionnez les vacances pour votre organisation.
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Cliquez sur Enregistrer.

Générer des rapports sur le attendant automatique

Vous pouvez générer un rapport qui répertorie tous les appels entrants qui ont atteint le service du attendant automatique.

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À partir de l’affichage https://admin.webex.comdu client dans , allez à Services , puis choisissez Appel >Fonctionnalités.
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Cliquez sur Le attendant automatique > Afficher les rapports .

Vous êtes lancé sur le portail d’administration d’appel où vous pouvez générer un rapport de attendant automatique. Pour plus d’informations, cliquez ici.