In quanto responsabile della conformità, è possibile utilizzare le Cisco Webex Control Hub per ricercare qualsiasi conversazione nell'app Webex e tutte le riunioni Webex ospitate dagli utenti della propria organizzazione.
È possibile ricercare una persona specifica nella propria società, trovare contenuto e metadati relativi ai messaggi pubblicati e alle riunioni a cui ha partecipato o ospitate nella propria organizzazione. È anche possibile eseguire una ricerca in uno specifico spazio dell'app Webex e generare un report dei risultati. In questo modo, è possibile accertarsi che le persone siano conformi sia con le politiche interne che con eventuali requisiti di normative esterne.
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Ricerca di informazioni generate dagli utenti nell'app Webex e nelle riunioni
Per creare e visualizzare i report è necessario disporre del ruolo di responsabile della conformità.
È possibile eseguire la ricerca attraverso il contenuto che è stato eliminato, in base ai criteri di conservazione dei dati o al blocco a mezzo legale.
È possibile ricercare il contenuto di qualcuno che ha lasciato la propria organizzazione, i dati vengono memorizzati da marzo 2019 e in base ai criteri di conservazione dei dati della propria organizzazione.
È possibile effettuare una ricerca tra i seguenti contenuti:
Tutto il contenuto degli spazi con un'altra persona in cui qualcuno nella propria società è un partecipante. Sono inclusi gli spazi con qualcuno che ha lasciato la società.
Tutto il contenuto degli spazi del gruppo in cui qualcuno nella propria società ha creato lo spazio. Sono inclusi gli spazi creati ma nessun partecipante e gli spazi in cui tutti gli altri partecipanti hanno abbandonato lo spazio.
Contenuto che le persone nella propria società hanno creato da spazi di gruppo in cui qualcuno in un'altra società ha creato lo spazio.
Metadati relativi alle riunioni ospitate e a cui partecipano gli utenti nella propria organizzazione. Non è possibile ricercare ed estrarre i dati generati dagli utenti nelle riunioni o nei siti esterni o di un'altra organizzazione.
Se Assistente Webex per le riunioni, il report includerà eventuali trascrizioni generate e persistenti nel back end Webex appartenente alla propria organizzazione. In determinate condizioni, quando le trascrizioni sonophemeral, non vengono scaricate come parte del report.
Le seguenti attività vengono acquisite nei report:
Messaggi: contenuto dei messaggi pubblicati in uno spazio. Quando viene modificato un messaggio, vengono inclusi sia il messaggio originale che il messaggio modificato, ma non esiste alcun contesto tra i due messaggi. Quando le persone rispondono alle discussioni, la risposta viene memorizzata ma non esiste alcun contesto tra la risposta e l'origine del thread.
Eventi: quando un utente si unisce o abbandona uno spazio oppure quando a un utente viene assegnato o non assegnato il ruolo di moderatore.
Azioni di file: file condivisi in uno spazio e istantanee create di lavagne.
Lavagne: nel report viene restituita un'immagine per ogni lavagna bianca negli spazi. L'immagine rappresenta la versione della lavagna nella data di fine dell'intervallo di date del report.
Eventi di riunione: eventi relativi a riunioni ospitate da utenti nella propria organizzazione, inclusi eventi di registrazione, eventi di inizio o fine e un elenco di partecipanti incluso nel report
Trascrizioni: se il Assistente Webex è stato invitato alla riunione o se la riunione è stata registrata con le trascrizioni delle registrazioni abilitate per il sito della riunione, una trascrizione della riunione verrà scaricata nei formati di testo o vtt come selezionato dagli utenti.
È possibile eseguire la ricerca attraverso il contenuto pubblicato negli ultimi 90 giorni oppure se si dispone di Pro Pack è possibile eseguire la ricerca attraverso il contenuto precedente a 90 giorni.
È possibile scaricare i report precedenti fino a 10 giorni prima. I report precedenti a 10 giorni vengono considerati scaduti e sarà necessario eseguire nuovamente il report per accedere a questi dati.
Tutte le ricerche eseguite dai funzionari di conformità vengono registrate per la verifica.
eDiscovery supporta i seguenti proxy:
Nessuna autenticazione
Base
NTLM su Windows: questo proxy deve essere configurato per funzionare con le credenziali del sistema operativo; l'inserimento manuale delle credenziali non è supportato.
Negoziare (Dominio) su Windows: questo proxy deve essere configurato per funzionare con le credenziali del sistema operativo; l'inserimento manuale delle credenziali non è supportato.
1 | Dalla vista del cliente in https://admin.webex.com, andare a Risoluzione . |
2 | Scegliere i dati da ricercare:
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3 | Aggiungere le informazioni di ricerca:
Se si immettono più valori per Indirizzo e-mail e Nomi spazi, il motore di ricerca utilizza i seguenti valori come: [ (email_address1 O email_address2) E (space_name1 O space_name2)] |
4 | Immettere le informazioni del report:
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5 | Fare clic su Cerca e genera report. La ricerca è accodata ed è possibile esaminare lo stato del report. Il periodo di tempo di creazione del report dipende dalla quantità di dati corrispondente ai criteri di ricerca. Quando un file ZIP di report raggiunge un limite di 5 GB o 100.000 file, viene creato un altro file ZIP utilizzando lo stesso nome ma postfixed con -1, quindi -2 e così via. |
Installa eDiscovery Download Manager
È necessario scaricare l'Download Manager eDiscovery per visualizzare qualsiasi report.
Per eseguire l'applicazione eDiscovery Download Manager, è necessario disporre del ruolo del responsabile della conformità.
Assicurarsi che sia disponibile spazio sufficiente sul computer per scaricare report di grandi dimensioni.
1 | Dalla vista del cliente in , andare a Risoluzione https://admin.webex.com su Download Manager . |
2 | Scegliere le informazioni eDiscovery Download Manager per il sistema operativo in uso e seguire le istruzioni per installare l'applicazione. |
Visualizzazione dei report di conformità
1 | Dalla vista del cliente in https://admin.webex.com, andare a Risoluzione . |
2 | Fare clic su REPORT per esaminare tutti i report. Lo stato dei report è uno dei seguenti:
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3 | Fare clic su un report per esaminare i dettagli del report, inclusi stato, data di generazione, descrizione e un riepilogo del contenuto del report.
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Ruolo responsabile conformità
Gli amministratori completi possono assegnare il ruolo di responsabile della conformità a qualsiasi persona all'interno della propria organizzazione. Gli amministratori completi non possono assegnare il ruolo di responsabile della conformità a se stessi; un altro amministratore completo deve assegnargli il ruolo.
Se, ad esempio, la propria società richiede i dettagli per le procedure legali, in in quanto responsabile della conformità è possibile accedere agli strumenti di ricerca ed estrazione Cisco Webex eDiscovery da Cisco Webex Control Hub . Da qui è possibile generare report che contengono tutte le conversazioni tenute negli spazi Cisco Webex e qualsiasi file condiviso all'interno di tali spazi.
In quanto responsabile della conformità, è possibile conservare i dati per le procedure legali; tali dati vengono restituiti anche quando si accede Cisco Webex strumento di ricerca ed estrazione eDiscovery. Per ulteriori informazioni, vedere Gestione dei dati di conformità per il blocco a livello legale in Cisco Webex Control Hub
Gli amministratori possono limitare la quantità di messaggi e file che vengono conservati mediante la configurazione di un criterio di conservazione dei dati. Quando tale soglia viene soddisfatta, il contenuto della durata viene eliminato.