În calitate de ofițer de conformitate, puteți utiliza Cisco Webex Control Hub pentru a căuta prin orice conversație din aplicația Webex și prin toate întâlnirile Webex găzduite de utilizatorii din organizația dvs.
Puteți căuta o anumită persoană în compania dvs., puteți găsi conținut și metadate legate de mesajele pe care le-a postat și de întâlnirile la care au participat sau găzduit în organizația dvs. De asemenea, puteți căuta printr-un anumit spațiu al aplicației Webex și puteți genera un raport al constatărilor dvs. În acest fel, vă puteți asigura că utilizatorii respectă atât politicile interne, cât și orice cerințe de reglementare externe.
|
Căutarea informațiilor generate de utilizatori în aplicația Webex și întâlniri
Trebuie să aveți rolul de ofițer de conformitate atribuit pentru a crea și vizualiza rapoarte.
Puteți căuta prin conținutul care a fost șters, sub rezerva politicilor de păstrare a datelor sau a reținerii legale.
Puteți căuta prin conținut pe cineva care a părăsit organizația dvs., datele sunt stocate din martie 2019 și sub rezerva politicii de păstrare a datelor organizației dvs.
Puteți căuta prin următorul conținut:
Tot conținutul din spațiile cu o altă persoană în care cineva din compania dvs. Aceasta include spații cu cineva care a părăsit compania.
Tot conținutul din spațiile de grup în care cineva din compania dvs. Aceasta include spații create, dar niciun participant adăugat și spații în care toți ceilalți participanți au părăsit spațiul.
Conținut pe care utilizatorii din compania dvs. l-au creat din spații de grup în care o altă companie a creat spațiul.
Metadate legate de întâlniri găzduite și la care participă utilizatorii din organizația dvs. Datele generate de utilizatorii din întâlnirile sau site-urile externe sau ale altei organizații nu pot fi căutate și extrase.
Dacă Asistentul Webex este activat pentru întâlniri, raportul va include orice transcrieri care au fost generate și au persistat în back end-ul Webex care aparțin organizației dvs. În anumite condiții, atunci când transcrieri sunt efemere, acestea nu vor fi descărcate ca parte a raportului.
Următoarele activități sunt capturate în rapoarte:
Mesaje - Conținutul mesajului a fost postat într-un spațiu. Când se editează un mesaj, sunt incluse atât mesajul original, cât și mesajul editat, dar nu există niciun context între cele două mesaje. Când oamenii răspund la fire, răspunsul este stocat, dar nu există nici un context între răspuns și sursa de thread.
Evenimente - Atunci când un utilizator se alătură sau părăsește un spațiu sau un utilizator este atribuit sau neatribuit rolul de moderator.
Partajări fișiere - Fișiere partajate într-un spațiu și instantanee create de table albe.
Table albe — O imagine pentru fiecare tablă albă din spații este returnată în raport. Imaginea reprezintă versiunea tablei albe la data de sfârșit a intervalului de date al raportului.
Evenimente de întâlnire - Metadatele evenimentelor legate de întâlnirile găzduite de utilizatorii din organizația dvs., inclusiv înregistrarea evenimentelor, evenimentele de început sau de sfârșit ale întâlnirii și o listă de participanți sunt incluse în raport
Transcrieri - Dacă Asistentul Webex a fost invitat la întâlnire sau dacă întâlnirea a fost înregistrată cu transcrierile de înregistrare activate pentru site-ul întâlnirii, o transcriere a întâlnirii va fi descărcată fie în formate text, fie în formate vtt selectate de utilizatori.
Puteți căuta prin conținutul postat în ultimele 90 de zile sau, dacă aveți Pro Pack, puteți căuta prin conținut mai vechi de 90 de zile.
Puteți descărca rapoarte care au o vechime de până la 10 zile. Rapoartele care sunt mai vechi de 10 zile sunt considerate expirate și va trebui să executați din nou raportul pentru a accesa datele respective.
Toate perchezițiile efectuate de ofițerii de conformitate sunt înregistrate pentru audit.
eDiscovery acceptă următoarele proxy-uri:
Fără autentificare
De bază
NTLM pe Windows - Acest proxy trebuie configurat pentru a lucra cu acreditările din sistemul de operare, introducerea manuală a acreditărilor nu este acceptată.
Negociere (Kerberos) pe Windows - Acest proxy trebuie configurat să funcționeze cu acreditările din sistemul de operare, introducerea manuală a acreditărilor nu este acceptată.
1 | Din vizualizarea client din https://admin.webex.com, mergeți la . |
2 | Alegeți datele pe care doriți să le căutați:
|
3 | Adăugați informațiile de căutare:
Când introduceți mai multe valori pentru Adresă de e-mail și Nume spațiu , motorul de căutare utilizează aceste valori ca: [ (email_address1 SAU email_address2) ȘI (space_name1 SAU space_name2)] |
4 | Introduceți informațiile despre raport:
|
5 | Faceți clic pe Căutare & generare raport. Căutarea este în coadă și aveți posibilitatea să examinați starea raportului. Durata de timp pentru crearea raportului depinde de cantitatea de date care corespunde criteriilor de căutare. Când un fișier ZIP raport atinge o limită de 5 GB sau 100.000 de fișiere, atunci un alt fișier ZIP este creat folosind același nume, dar postfixat cu -1, apoi -2 și așa mai departe. |
Instalarea eDiscovery Download Manager
Trebuie să descărcați eDiscovery Download Manager pentru a vizualiza orice rapoarte.
Trebuie să aveți rolul de Ofițer de conformitate pentru a executa Managerul de descărcare eDiscovery.
Asigurați-vă că există suficient spațiu pe computer pentru a descărca rapoarte mari.
1 | Din vizualizarea client din https://admin.webex.com, accesați Depanare faceți clic pe Download Manager . |
2 | Alegeți eDiscovery Download Manager pentru sistemul de operare și urmați instrucțiunile pentru a instala aplicația. |
Vizualizare rapoarte de conformitate
1 | Din vizualizarea client din https://admin.webex.com, mergeți la . |
2 | Faceți clic pe RAPOARTE pentru a examina toate rapoartele. Rapoartele au una dintre următoarele stări:
|
3 | Faceți clic pe un raport pentru a examina detaliile raportului, inclusiv starea, data generată, descrierea și un rezumat al conținutului raportului.
|
Rolul ofițerului de conformitate
Administratorii cu drepturi depline pot atribui rolul de ofițer de conformitate oricărei persoane din cadrul organizației lor. Administratorii plini nu își pot atribui rolul de ofițer de conformitate, un alt administrator complet trebuie să le atribuie rolul.
Dacă, de exemplu, compania dumneavoastră solicită detalii pentru proceduri legale, în calitate de responsabil cu conformitatea, puteți accesa instrumentul Cisco Webex eDiscovery Search and Extraction din Cisco Webex Control Hub. Puteți genera rapoarte de aici care conțin toate conversațiile purtate în spațiile Cisco Webex și orice fișiere partajate în acele spații.
În calitate de ofițer de conformitate, puteți păstra datele pentru procedurile judiciare, aceste date sunt, de asemenea, returnate atunci când accesați instrumentul Cisco Webex eDiscovery Search and Extraction. Pentru mai multe informații, consultați Gestionarea datelor de conformitate pentru reținere legală în Cisco Webex Control Hub
Administratorii pot limita cantitatea de mesaje și fișiere care sunt păstrate prin configurarea unei politici de păstrare a datelor. Când acest prag este atins, conținutul îmbătrânit este eliminat.