Assistenten toewijzen aan de assistentengroep

Voordat u begint

Uw beheerder moet de services voor Leidinggevende en Leidinggevend assistent hebben ingeschakeld zodat u deze kunt openen en configureren. Als deze instelling niet wordt weergegeven, neemt u contact op met uw beheerder.

1

Meld u aan bij Gebruikershub en klik vervolgens op Instellingen > Bellen > Gespreksinstellingen.

De optie Bellen is alleen beschikbaar voor gebruikers met de Webex Calling-licentie. Als u de optie Bellen niet ziet, betekent dit dat u niet over de Webex Calling-licentie beschikt.

2

Ga naar het gedeelte Leidinggevende en schakel de schakelaar in.

3

Zoek en selecteer de gebruikers die u aan uw assistentgroep wilt toevoegen.

4

Klik op Opslaan.

Gesprekken die naar uw assistent worden verzonden filteren

Met de optie gesprek filteren kunt u bepalen welke gesprekken naar uw assistent moeten gaan.

1

Meld u aan bij Gebruikershub en klik vervolgens op Instellingen > Bellen > Gespreksinstellingen.

2

Ga naar het gedeelte Leidinggevende en schakel de schakelaar in.

3

Klik op Meer instellingen en schakel de schakelaar Gespreksfiltering in.

4

Kies een van de volgende opties:

  • Alle gesprekken: kies deze optie om zowel interne als externe gesprekken naar de directieassistent te verzenden.
  • Alle interne gesprekken: kies deze optie om alle interne gesprekken naar de directieassistent te verzenden.
  • Alle externe gesprekken: kies deze optie om alle externe gesprekken naar de directieassistent te verzenden.
  • Aangepaste gespreksfilters: kies deze optie om ervoor te zorgen dat alleen specifieke gesprekken worden omgeleid naar uw directieassistent. Als u deze optie selecteert, klikt u op Nieuwe filter toevoegen om een aangepast gespreksfilter te ontwikkelen met behulp van de volgende parameters.

    • Filternaam: voer de filternaam in.

    • Wanneer: selecteer uw vooraf gedefinieerde planning in de vervolgkeuzelijst.

    • Gesprekken van: selecteer de gesprekken in Elk telefoonnummer, Elk intern telefoonnummer, Elk extern telefoonnummer of Telefoonnummers selecteren die u naar de directieassistent wilt gaan. Als u Selecteer Telefoonnummers kiest, voert u de aanvullende gegevens in.

    • Filteren of Niet filteren: kies of u de gesprekken die binnen deze parameters passen wilt filteren of niet.

5

Klik op Opslaan.

U kunt de optie voor het filteren van de oproep activeren of deactiveren met uw bureautelefoon. Gebruik de volgende functietoegangscodes (FAC), die kunnen worden ingevoerd via het toetsenblok van de telefoon om bepaalde functies te beheren, om de opties voor gespreksfiltering die u hebt ingesteld in de User Hub te activeren of te deactiveren.

  • Gespreksfiltering activeren (manager) - #61.

  • Gespreksfiltering deactiveren (manager) - #62.

Gespreksmeldingen inschakelen op extra locaties

U kunt ervoor kiezen om extra locaties te waarschuwen met behulp van de leidinggevende service. U kunt er ook voor kiezen om een belwaarschuwing toe te voegen aan deze waarschuwingen.

1

Meld u aan bij Gebruikershub en klik vervolgens op Instellingen > Bellen > Gespreksinstellingen.

2

Ga naar het gedeelte Leidinggevende en schakel de schakelaar in.

3

Klik op Meer instellingen en schakel de schakelaar Locatie bellen in.

4

Kies het waarschuwingstype in de vervolgkeuzelijst:

  • Stil

  • Korte beltoon

5

Kies de locaties die u wilt waarschuwen:

  • Single Number Reach-locatie (Office Anywhere): het telefoonnummer dat is opgegeven in de instellingen van Office Anywhere.

  • Mobiele locatie: het telefoonnummer dat is opgegeven in uw mobiliteitsinstellingen.

  • Locaties voor gedeelde gespreksweergave: de apparaten waar gedeelde gespreksweergave is geconfigureerd.

6

Klik op Opslaan.

Belopties, rolloveropties en presentatie met beller-id instellen

Met de waarschuwingsfunctie kunt u belopties configureren voor binnenkomende gesprekken, rollover-opties en presentatie van de beller-id.

1

Meld u aan bij Gebruikershub en klik vervolgens op Instellingen > Bellen > Gespreksinstellingen.

2

Ga naar het gedeelte Leidinggevende en schakel de schakelaar in.

3

Klik op Meer instellingen en kies een van de volgende Waarschuwingsmodus:

  • Gelijktijdig: als u deze optie selecteert, gaan alle toegevoegde directieassistenttelefoons tegelijk over. Iedereen kan het gesprek aannemen.
  • Sequentieel: als u deze optie selecteert, gaat de telefoon van de directieassistent over in de volgorde die wordt weergegeven in de tabel van de directieassistent. Het gesprek gaat naar de eerste directieassistent en vervolgens naar de tweede.
4

Kies hoe gesprekken worden verwerkt als niemand deze beantwoordt:

  • Verzenden naar voicemail: selecteer deze optie om een voicemail naar de directeur te verzenden.
  • Doorschakelen: selecteer deze optie en voer het nummer in waarnaar de gesprekken moeten worden doorgeschakeld.
  • Niets doen: selecteer deze optie als er geen actie moet worden ondernomen.

U kunt de tijd (in seconden) opgeven waarna de onbeantwoorde gesprekken moeten worden doorgeschakeld.

5

Kies de naam en het nummer van de beller-id die u op de telefoon van de assistent wilt weer geven voor inkomende gesprekken vanaf uw lijn.

6

Klik op Opslaan.

De volgende stappen

Nadat u de assistenten hebt toegevoegd aan uw assistentenpool, kunnen ze uw gesprekken op dezelfde manier afhandelen als elk ander gesprek. Assistenten kunnen zich ook aanmelden of afmelden bij de service van de directieassistent en de gesprekken doorschakelen naar een andere bestemming. Zie De service voor uw directieassistent beheren voor meer informatie.