Tilldela assistenter till din assistentpool

Innan du börjar

Din administratör måste ha aktiverat chefsassistenttjänsterna och chefsassistenttjänsterna för att du ska kunna komma åt och konfigurera dem. Kontakta administratören om du inte ser den här inställningen.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan på Inställningar > Samtal > Samtalsinställningar.

Alternativet Calling är endast tillgängligt för användare med Webex Calling-licensen. Om du inte ser alternativet Calling innebär det att du inte har Webex Calling-licensen.

2

Gå till Executive-avsnittet och aktivera växlingen.

3

Sök och välj de användare som ska läggas till i din assistentpool.

4

Klicka på Spara.

Filtrera samtal som skickas till din assistent

Med alternativet samtalsfiltrering kan du bestämma vilka samtal som ska gå till din assistent.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan på Inställningar > Samtal > Samtalsinställningar.

2

Gå till Executive-avsnittet och aktivera växlingen.

3

Klicka på Fler inställningar och aktivera knappen Samtalsfiltrering .

4

Välj något av följande alternativ:

  • Alla samtal– Välj det här alternativet för att skicka både interna och externa samtal till chefsassistenten.
  • Alla interna samtal– Välj det här alternativet för att skicka alla interna samtal till chefsassistenten.
  • Alla externa samtal– Välj det här alternativet för att skicka alla externa samtal till chefsassistenten.
  • Anpassade samtalsfilter – Välj det här alternativet för att säkerställa att endast specifika samtal omdirigeras till din chefsassistent. Om det är markerat klickar du på Lägg till nytt filter för att utveckla ett anpassat samtalsfilter med hjälp av följande parametrar.

    • Filternamn – Ange filternamnet.

    • När– Välj ditt fördefinierade schema i listrutan.

    • Samtal från– Välj samtal från Valfritt telefonnummer, Valfritt internt, Valfritt externt eller Välj telefonnummer som du vill gå till chefsassistenten. Om du väljer Välj telefonnummer, ange de ytterligare uppgifterna.

    • Filtrera eller Filtrera inte – Välj att filtrera eller inte filtrera de samtal som passar inom dessa parametrar.

5

Klicka på Spara.

Du kan aktivera eller inaktivera alternativet samtalsfiltrering med hjälp av din skrivbordstelefon. Använd följande funktionsåtkomstkoder (FAC) som kan anges via telefonens knappsats för att styra vissa funktioner – för att aktivera eller inaktivera alternativ för samtalsfiltrering som du har konfigurerat i användarhubben.

  • Aktivera samtalsfiltrering (chef) – #61.

  • Inaktivera samtalsfiltrering (chef) – #62.

Aktivera samtalsaviseringar till ytterligare platser

Du kan välja att varna ytterligare platser med hjälp av den verkställande tjänsten. Du kan även välja att få en välkomstbild av dessa varningar.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan på Inställningar > Samtal > Samtalsinställningar.

2

Gå till Executive-avsnittet och aktivera växlingen.

3

Klicka på Fler inställningar och aktivera Plats för att ringa växla.

4

Välj typ av avisering i listrutan:

  • Tyst

  • Ring Splash

5

Välj de platser som du vill avisera:

  • Plats för Single Number Reach (Office Anywhere) – det telefonnummer som anges i inställningarna för Office Anywhere.

  • Mobil plats – det telefonnummer som anges i dina mobilitetsinställningar.

  • Platser för visning av delade samtal– Enheterna där det delade samtalet har konfigurerats.

6

Klicka på Spara.

Ange ringalternativ, rollover-alternativ och presentation med uppringnings-ID

Med aviseringsfunktionen kan du konfigurera ringalternativ för inkommande samtal, rollover-alternativ och presentation med uppringnings-ID.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan på Inställningar > Samtal > Samtalsinställningar.

2

Gå till Executive-avsnittet och aktivera växlingen.

3

Klicka på Fler inställningar och välj ett av följande varningsläge:

  • Samtidigt – Om du väljer det här alternativet ringer alla tillagda chefsassistenttelefoner samtidigt. Vem som helst kan ringa samtalet.
  • Sekventiell – Om du väljer det här alternativet ringer telefonen för chefsassistent i den ordning de visas i tabellen för chefsassistent. Samtalet går till den första chefsassistenten och sedan till den andra.
4

Välj hur samtal hanteras om ingen svarar:

  • Skicka till röstbrevlåda – Välj det här alternativet för att skicka en röstbrevlåda till chefen.
  • Vidarekoppla – Välj det här alternativet och ange det nummer som samtalen ska vidarekopplas till.
  • Gör ingenting – Välj det här alternativet om ingen åtgärd ska vidtas.

Du kan ange tiden (i sekunder) efter vilken obesvarade samtal ska vidarebefordras.

5

Välj namn och nummer till uppringande som ska visas i assistentens telefon för inkommande samtal från din linje.

6

Klicka på Spara.

Nästa steg

När du har lagt till assistenterna i din assistentpool kan de hantera dina samtal på samma sätt som de hanterar alla andra samtal. Assistenter kan också välja att delta i eller stänga av tjänsten Executive Assistant och vidarebefordra samtalen till en annan destination. Mer information finns i Hantera din assistenttjänst.