Konfigurera din chefstjänst

Som chef kan du ställa in när och vilka typer av samtal en assistent kan hantera. Assistenter kan välja att delta när de behövs eller välja bort när de inte gör det.

chefsalternativ i användarhubben

Innan du börjar

  • Administratören måste ha aktiverat tjänsterna Executive och Executive Assistant för att du ska kunna komma åt och konfigurera dem. Kontakta administratören om du inte ser den här inställningen.

  • Chefen måste tilldela dig till sin assistentpool.

  • Du kan konfigurera alla samtalsinställningar från användarhubben genom att navigera till Inställningar > Samtal.

    Alternativet Calling är endast tillgängligt för användare med Webex Calling-licensen. Om du inte ser alternativet Samtal innebär det att du inte har Webex Calling-licensen.

    Om du vill ta reda på vilken samtalstjänst du är konfigurerad med kan du kontrollera från Webex-appen. Mer information finns i Ta reda på vilken samtalstjänst du har.

Ange ringalternativ, rollover-alternativ och presentation med uppringnings-ID

Med aviseringsfunktionen kan du konfigurera ringalternativ för inkommande samtal, rollover-alternativ och presentation med uppringnings-ID.

1

Logga in på User Hub.

2

Gå till Inställningar > Samtal > Samtalsinställningar.

3

Gå till avsnittet Chef och klicka på Fler inställningar.

4

Välj ett av följande Aviseringsläge:

  • Samtidigt – Om du väljer det här alternativet ringer alla tillagda telefoner för chefsassistenten på samma gång. Vem som helst kan välja samtalet.
  • Sekventiell – Om du väljer det här alternativet ringer chefsassistentens telefon i den ordning de visas i tabellen för chefsassistenten. Samtalet går till den första chefsassistenten och sedan till den andra.
5

Välj hur samtal hanteras om ingen svarar:

  • Skicka till röstbrevlåda – Välj det här alternativet om du vill skicka ett röstmeddelande till chefen.
  • Vidarebefordra – Välj det här alternativet och ange numret som samtalen ska vidarebefordras till.
  • Gör ingenting – Välj det här alternativet om ingen åtgärd ska vidtas.

Du kan ange efter vilken tid (i sekunder) de obesvarade samtalen ska vidarebefordras.

6

Välj namn och nummer till uppringande som ska visas i assistentens telefon för inkommande samtal från din linje.

7

Klicka på Spara.

Nästa steg

När du har lagt till assistenterna i assistentpoolen kan de hantera dina samtal på samma sätt som de hanterar alla andra samtal. Assistenter kan även välja att välja bort tjänsten Executive Assistant och vidarebefordra samtalen till en annan destination. Mer information finns i Hantera din tjänst för chefsassistent.

Aktivera samtalsaviseringar till ytterligare platser

Du kan välja att varna ytterligare platser med hjälp av den verkställande tjänsten. Du kan även välja att få en välkomstbild av dessa varningar.

1

Logga in på User Hub.

2

Gå till Inställningar > Samtal > Samtalsinställningar.

3

Gå till avsnittet Chef och klicka på Fler inställningar.

4

Aktivera växlingsknappen Plats för att ringa .

5

Välj Aviseringstyp i listrutan:

  • Tyst

  • Startbild för ringsignal

6

Välj de platser som du vill avisera:

  • Plats för Single Number Reach (Kontor var som helst) – telefonnumret som anges i inställningarna för Kontor var som helst.

  • Mobilitetsplats – telefonnumret som anges i dina mobilitetsinställningar.

  • Platser för visning av delade samtal – de enheter där visning av delade samtal har konfigurerats.

7

Klicka på Spara.

Filtrera samtal som skickas till din assistent

Med alternativet samtalsfiltrering kan du bestämma vilka samtal som ska gå till din assistent.

1

Logga in på User Hub.

2

Gå till Inställningar > Samtal > Samtalsinställningar.

3

Gå till avsnittet Chef och klicka på Fler inställningar.

4

Aktivera växlingsknappen Samtalsfiltrering .

5

Välj något av följande alternativ:

  • Alla samtal – Välj det här alternativet om du vill skicka både interna och externa samtal till chefsassistenten.
  • Alla interna samtal – Välj det här alternativet för att skicka alla interna samtal till chefsassistenten.
  • Alla externa samtal – Välj det här alternativet för att skicka alla externa samtal till chefsassistenten.
  • Anpassade samtalsfilter – Välj det här alternativet för att säkerställa att endast specifika samtal omdirigeras till din chefsassistent. Om detta är markerat klickar du på Lägg till nytt filter för att utveckla ett anpassat samtalsfilter med hjälp av följande parametrar.

    • Filternamn – ange filternamnet.

    • När – Välj ditt fördefinierade schema i den nedrullningsbara listan.

    • Samtal från – Välj samtalen från Alla telefonnummer, Alla interna, Alla externa eller Välj telefonnummer som du vill gå till chefsassistenten. Om du väljer Välj telefonnummer, ange de ytterligare uppgifterna.

    • Filtrera eller Filtrera inte – Välj att filtrera eller inte filtrera samtal som passar inom dessa parametrar.

6

Klicka på Spara.

Du kan aktivera eller inaktivera alternativet samtalsfiltrering med hjälp av din skrivbordstelefon. Använd följande funktionsåtkomstkoder (FAC) som kan anges via telefonens knappsats för att styra vissa funktioner – för att aktivera eller inaktivera de alternativ för samtalsfiltrering som du har ställt in i User Hub.

  • Aktivera samtalsfiltrering (chef) – #61.

  • Inaktivera samtalsfiltrering (chef) – #62.

Tilldela assistenter till din assistentpool

1

Logga in på User Hub.

2

Gå till Inställningar > Samtal > Samtalsinställningar.

3

Gå till avsnittet Chef .

4

Sök efter och välj de användare som ska läggas till i assistentpoolen.

5

Klicka på Spara.

Hantera din tjänst för chefsassistent

Om din administratör har angett dig som assistent med chefsassistentsfunktionen (även kallad chefsadministratör) kan du ringa och besvara samtal åt din chef. Om du har fler än en chef kan du välja lämplig linje när du ringer ett samtal. Och du vet alltid vilken chef som ett inkommande samtal är avsett för.

Välj eller välj bort tjänsten för chefsassistent

Du kan antingen välja att delta när chefen behöver din hjälp eller välja bort när du inte behöver det.
1

Logga in på User Hub.

2

Gå till Inställningar > Samtal > Samtalsinställningar.

3

Gå till avsnittet Chefsassistent .

Listan över chefer som du har tilldelats som assistent visas tillsammans med alternativet Välj.
4

För att välja en Executive Assistant-tjänst väljer du alternativet Registrera för respektive chef.

Om du vill välja bort tjänsten Executive Assistant avmarkerar du Registrera.

5

Klicka på Spara.

Du kan välja om du vill ha en tjänst för verkställande assistent genom att ange respektive funktionsåtkomstkod (PROMO) med telefonens knappsats.

  • Opt-in (chefsassistent) – #65

  • Opt-out (chefsassistent) – #66

Vidarekoppla samtal till chefsassistenten

Du kan vidarebefordra dina samtal till en annan destination genom att ställa in telefonnumret.
1

Logga in på User Hub.

2

Gå till Inställningar > Samtal > Samtalsinställningar.

3

Gå till avsnittet Chefsassistent .

4

Ange telefonnumret som samtalen ska vidarebefordras till i fältet Ange telefonnummer och välj Vidarebefordra filtrerade samtal.

5

Klicka på Spara.