Configurer votre service exécutif

En tant que cadre, vous pouvez définir quand et quels types d'appels un assistant peut gérer. Les assistants peuvent s'inscrire ou se désinscrire selon leurs besoins.

option exécutive dans le hub utilisateur

Avant de commencer

  • Votre administrateur doit avoir activé les services exécutif et assistant exécutif pour que vous puissiez y accéder et les configurer. Si vous ne voyez pas ce paramètre, vérifiez auprès de votre administrateur.

  • Le dirigeant doit vous affecter à son bassin d’assistants.

  • Vous pouvez configurer tous les paramètres d'appel depuis le hub utilisateur en accédant à Paramètres > Appel.

    L'option Appel est disponible uniquement pour les utilisateurs disposant d'une licence Webex Calling. Si vous ne voyez pas l'option Appel, cela signifie que vous n'avez pas de licence Webex Calling.

    Si vous souhaitez savoir quel service d'appel vous utilisez, vous pouvez le vérifier à partir de l'application Webex. Pour plus de détails, voir Découvrez quel service d'appel vous avez.

Configurer les options de sonnerie, les options deover et la présentation de l’ID de l’appelant

Avec la fonctionnalité d’alerte, vous pouvez configurer les options de sonnerie pour les appels entrants, les options deover et la présentation de l’ID de l’appelant.

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Connectez-vous à User Hub.

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Accédez à Paramètres > Appel > Paramètres d'appel.

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Accédez à la section Exécutif et cliquez sur Plus de paramètres.

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Choisissez l'un des modes d'alerte suivants :

  • Simultané— Fait sonner tous les téléphones des assistants exécutifs ajoutés en même temps. N’importe qui peut répondre à l’appel.
  • Séquentiel— Fait sonner le téléphone de l'assistant exécutif dans l'ordre dans lequel ils apparaissent dans le tableau de l'assistant exécutif. L'appel est adressé au premier assistant exécutif, puis au deuxième.
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Choisissez comment les appels sont traités si personne ne répond.

  • Envoyer vers la messagerie vocale— Sélectionnez cette option pour envoyer un message vocal au dirigeant.
  • Transférer— Sélectionnez cette option et entrez le numéro vers lequel les appels doivent être transférés.
  • Ne rien faire— Sélectionnez cette option si aucune action ne doit être entreprise.

Vous pouvez spécifier le délai (en secondes) après lequel les appels sans réponse sont transférés.

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Choisissez le nom et le numéro d’ID appelant à afficher sur le téléphone de l’assistant pour les appels entrants à partir de votre ligne.

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Cliquez sur Enregistrer.

Que faire ensuite ?

Une fois que vous avez ajouté les assistants à votre pool d'assistants, ils peuvent gérer vos appels de la même manière qu'ils géreraient n'importe quel autre appel. De plus, les assistants peuvent opter pour ou contre le service d'assistant exécutif et transférer les appels vers une autre destination. Pour plus d'informations, consultez Gérer votre service d'assistant exécutif.

Activer les notifications d’appel dans d’autres emplacements

Vous pouvez choisir d’alerter d’autres sites par le service de direction. Vous pouvez également choisir d’ajouter une sonnerie à ces alertes.

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Connectez-vous à User Hub.

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Accédez à Paramètres > Appel > Paramètres d'appel.

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Accédez à la section Exécutif et cliquez sur Plus de paramètres.

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Activez Localisation pour faire sonner.

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Sélectionnez le Type d'alerte dans le menu déroulant :

  • Silencieux

  • Sonnerie Éclaboussure

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Sélectionnez les emplacements que vous souhaitez alerter :

  • Emplacement Single Number Reach (Office Anywhere)— Le numéro de téléphone spécifié dans vos paramètres Office Anywhere.

  • Emplacement de mobilité— Le numéro de téléphone spécifié dans vos paramètres de mobilité.

  • Emplacements d'apparence d'appel partagé— Les appareils sur lesquels l'apparence d'appel partagé est configurée.

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Cliquez sur Enregistrer.

Filtrer les appels envoyés à votre assistant

Utilisez le filtrage des appels pour décider quels appels doivent être adressés à votre assistant.

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Connectez-vous à User Hub.

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Accédez à Paramètres > Appel > Paramètres d'appel.

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Accédez à la section Exécutif et cliquez sur Plus de paramètres.

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Activer Filtrage des appels.

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Choisissez l’une des options suivantes :

  • Tous les appels— Choisissez cette option pour envoyer les appels internes et externes à l’assistant exécutif.
  • Tous les appels internes— Choisissez cette option pour envoyer tous les appels internes à l’assistant exécutif.
  • Tous les appels externes— Choisissez cette option pour envoyer tous les appels externes à l’assistant exécutif.
  • Filtres d’appels personnalisés— Choisissez cette option pour rediriger uniquement des appels spécifiques vers votre assistant exécutif. Si cette option est sélectionnée, cliquez sur Ajouter un nouveau filtre pour développer un filtre d'appel personnalisé à l'aide des paramètres suivants.

    • Nom du filtre— Saisissez le nom du filtre.

    • Quand— Sélectionnez votre programme prédéfini dans la liste déroulante.

    • Appels de— Sélectionnez les appels provenant de N'importe quel numéro de téléphone, N'importe quel numéro interne, N'importe quel numéro externeou Sélectionnez les numéros de téléphone que vous souhaitez transmettre à l'assistant exécutif. Si vous choisissez Sélectionner Numéros de téléphone, saisissez les détails supplémentaires.

    • Filtrer ou Ne pas filtrer— Filtrez ou ne filtrez pas les appels dans ces paramètres.

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Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez activer ou désactiver l’option de filtrage d’appel en utilisant téléphone de bureau. Utilisez les codes d'accès aux fonctionnalités (FAC) suivants, qui peuvent être saisis via le clavier du téléphone pour contrôler certaines fonctionnalités, pour activer ou désactiver les options de filtrage des appels que vous avez configurées dans User Hub.

  • Activer le filtrage des appels (executive)—#61.

  • Désactiver le filtrage des appels (executive)—#62.

Affecter des assistants à votre pool d’assistants

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Connectez-vous à User Hub.

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Accédez à Paramètres > Appel > Paramètres d'appel.

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Accédez à la section Exécutif.

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Recherchez et sélectionnez les utilisateurs à ajouter à votre pool d’assistants.

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Cliquez sur Enregistrer.

Gérer votre service d’assistant exécutif

Si votre administrateur vous a configuré comme assistant avec la fonction Assistant exécutif (également appelée Boss-Admin), vous pouvez passer et répondre à des appels au nom de votre responsable. Si vous avez plusieurs responsables, vous pouvez sélectionner la ligne appropriée lors d'un appel.

Activer ou désactiver la fonction d'assistant exécutif

Vous pouvez activer ou désactiver la fonction d'assistant exécutif selon vos besoins.
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Connectez-vous à User Hub.

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Accédez à Paramètres > Appel > Paramètres d'appel.

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Accédez à la section Assistant exécutif.

La liste des cadres auxquels vous êtes affecté en tant qu'assistant s'affiche, ainsi que la possibilité d'accepter ou de refuser.
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Pour adhérer à un service d'assistant exécutif, sélectionnez le cadre, puis cochez Opt-in.

Pour vous désinscrire, cochez Opt-out.

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Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez opter pour ou contre le service d'assistant exécutif en saisissant les codes d'accès aux fonctionnalités (FAC) respectifs sur le clavier du téléphone.

  • Opt-in (exécutif) assistant)—#65

  • Opt-out (exécutif) assistant)—#66

Transférez les appels de votre assistant exécutif

Vous pouvez transférer vos appels vers une autre destination en définissant le numéro de téléphone.
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Connectez-vous à User Hub.

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Accédez à Paramètres > Appel > Paramètres d'appel.

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Accédez à la section Assistant exécutif.

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Saisissez le numéro de téléphone vers lequel les appels doivent être transférés dans le champ Définir le numéro de téléphone et sélectionnez Transférer les appels filtrés.

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Cliquez sur Enregistrer.