Nastavit organizační nastavení hlasové schránky

Před správou nastavení hlasové pošty uživatelů nakonfigurujte nastavení své organizace. Tyto konfigurace určují nastavení hlasové schránky uživatelů, které můžete nastavit.

Než začnete

Aby funkce hlasové schránky fungovala, musíte pro danou pobočku nastavit linku hlasového portálu. Podrobnosti najdete v tématu Konfigurace hlasových portálů pro službu Webex Calling .

1

Přihlaste se k Centru řízení.

2

Přejděte na Služby > Volání > Nastavení služeb.

3

Přejděte do části Hlasová schránka a nakonfigurujte následující nastavení:

  • Přesměrování hlasové pošty

  • Odstranění hlasové pošty

  • Heslo k hlasové poště

Přeposílání hlasové schránky

Pokud je povoleno, nastavení umožňuje uživatelům přeposlat hlasovou zprávu jinému uživatelskému číslu nebo rozšíření. Pokud je zakázáno, zakazuje to uživateli přeposílat hlasové zprávy prostřednictvím externí poštovní schránky nebo odesílat kopii hlasové zprávy na zadanou e-mailovou adresu.

  • Chcete-li toto nastavení povolit, klikněte na přepínač.

Smazání hlasové schránky

Hlasové zprávy starší 180 dnů jsou archivovány automaticky. Požadujete-li přístup k archivovaným hlasovým zprávám, požádáme vás o vytvoření žádosti o službu u společnosti Cisco.

Odstranění hlasové pošty umožňuje nastavit podmínky pro zprávy, které vypršely. Když je tato možnost povolena, správci mohou určit časový rámec, po který vyprší platnost zpráv. Do poskytnutého pole můžete zadat dny (1–180). Správci mohou také nastavit podmínky pro odstranění zpráv.

Chcete-li toto nastavení povolit, klikněte na přepínač a vyberte jednu z následujících možností:

  • Oprávněné odstranění– Tím se zachová všechny nepřečtené zprávy hlasové schránky a odstraní ty zprávy hlasové schránky, které vypršely, když uživatel otevře svou schránku.

  • Striktní odstranění – Tím se odstraní všechny přečtené a nepřečtené hlasové zprávy na základě nastaveného časového rámce.

Heslo hlasové schránky

Pokud je povoleno, nastavení vám umožní vytvořit časový rámec, ve kterém si osoba musí změnit své heslo a jak často může své heslo znovu měnit (po jeho změně):

  • Můžete nastavit minimální počet dní (1–7), po které může uživatel heslo změnit, je-li tato možnost povolena. Když je přepínač vypnutý, mohou změnit svůj přístupový kód několikrát ve stejný den.

    Webex Calling zabraňuje uživateli nastavit jeden ze starších přístupových kódů, aby byl přístupový kód uživatelů bezpečnější

  • Můžete nastavit počet dní, za které vyprší platnost hesla (mezi 15 a 180), pokud je povoleno. Když je přepínač vypnutý, heslo nikdy nevyprší.

    Tato funkce také rozšiřuje historii hesel 10–24. To znamená, že může uložit posledních 24 přístupových kódů každého uživatele a zabránit uživateli v opakovaném použití jednoho z těchto uložených přístupových kódů.

  • Chcete-li toto nastavení povolit, klikněte na přepínač a nastavte příslušné konfigurace.

Povolit hlasovou schránku pro uživatele

Pokud máte aktivováno přesměrování hovorů, pak tato nastavení přesměrování hovorů přepíší nastavení hlasové schránky, které jste nakonfigurovali.

1

Přihlaste se k Centru řízení.

2

Přejděte do nabídky Správa > Uživatelé.

3

Vyberte uživatele a klikněte na možnost Volání.

4

Přejděte do části Hlasová schránka, fax a jazyk oznámení a klikněte na Hlasová schránka.

5

Zapněte přepínač Hlasová schránka a vyberte si z nastavení, která chcete povolit.

Některé funkce hlasové schránky nemusí být k dispozici z důvodu nastaveného nastavení organizace.

Chceš vidět, jak se to dělá? Podívejte se na tuto videoukázku , jak spravovat nastavení hlasové schránky pro uživatele v prostředí Control Hub.

Odeslat hovory uživatele do hlasové schránky

Nakonfigurujte tato nastavení hlasové schránky tak, aby směrovala příchozí hovory do hlasové schránky uživatelů.
1

Přihlaste se k Centru řízení.

2

Přejděte do nabídky Správa > Uživatelé.

3

Vyberte uživatele a klikněte na možnost Volání.

4

Přejděte do části Hlasová schránka, fax a jazyk oznámení a klikněte na Hlasová schránka.

5

Zapněte přepínač Hlasová schránka .

6

Přejděte do části Odeslat hovory do hlasové schránky a vyberte některou z následujících možností:

  • Odeslat všechny hovory do hlasové schránky – tato možnost přesměruje všechny hovory do hlasové schránky.
  • Odeslat hovory do hlasové schránky, když je linka obsazená – tato možnost přesměruje hovory do hlasové schránky, když uživatel již volá. Zaškrtněte pole a zvolte, zda chcete nastavit výchozí nebo vlastní pozdrav.

    Chcete-li nastavit výchozí pozdravy, vyberte možnost Výchozí zpráva „Obsazeno“ .

    Chcete-li nastavit vlastní přizpůsobené pozdravy, vyberte možnost Vlastní zpráva a kliknutím na tlačítko Nahrát soubor nahrajte zvukový soubor (WAV). Chcete-li zprávu zaznamenat, klikněte na tlačítko Nahrát zprávu .

  • Odeslat hovory do hlasové schránky, když nikdo neodpoví – tato možnost přesměruje příchozí hovory do hlasové schránky po zadaném počtu zazvonění. Před přehráním pozdravů z rozevíracího seznamu zaškrtněte pole a počet zazvonění. Můžete si vybrat, zda chcete nastavit výchozí pozdrav, nebo vlastní pozdrav.

    Chcete-li nastavit výchozí pozdravy, vyberte možnost Výchozí zpráva „Obsazeno“ .

    Chcete-li nastavit vlastní přizpůsobené pozdravy, vyberte možnost Vlastní zpráva a kliknutím na tlačítko Nahrát soubor nahrajte zvukový soubor (WAV). Chcete-li zprávu zaznamenat, klikněte na tlačítko Nahrát zprávu .

Jakmile soubor nahrajete nebo nahrajete pozdravy, můžete jej aktualizovat výběrem možnosti Nahradit soubor nebo nahráním jiné zprávy. Záznam nové zprávy nebo nahrání nového souboru přepíše předchozí pozdravy.

Zvukový soubor (WAV) musí být 8kHz, 8 bitů mono, CCITT µ-law, max. velikost 2 MB, formát souboru WAV.

Pokud vyberete možnost Odeslat všechny hovory do hlasové schránky, nemůžete vybrat další dvě možnosti. Přesměrování do hlasové schránky můžete zvolit pomocí možností Odeslat hovory do hlasové schránky během obsazené linky a Odeslat hovory do hlasové schránky, když není hovor přijat jsou vybrány společně.

7

Klikněte na možnost Uložit.

Obnovit/nastavit kód PIN hlasové pošty dočasného uživatele

Pokud je pro vaši organizaci povolen výchozí KÓD PIN hlasové schránky, můžete KÓD PIN hlasové schránky uživatele resetovat. Další informace o nastavení výchozího KÓDU PIN hlasové schránky pro vaši organizaci naleznete v části Konfigurace výchozího KÓDU PIN hlasové schránky pro všechny nové uživatele.

1

Přihlaste se k Centru řízení.

2

Obnovení kódu PIN hlasové schránky pro uživatele:

  1. Přejděte do nabídky Správa > Uživatelé.

  2. Vyberte uživatele a klikněte na možnost Volání.

  3. Přejděte do části Hlasová schránka, fax a jazyk oznámení a klikněte na Hlasová schránka.

  4. Zapněte přepínač Hlasová schránka .

  5. Přejděte do části Kód PIN hlasové schránky a klikněte na Obnovit kód PIN hlasové schránky.

    Uživatel se nyní může přihlásit ke svému hlasovému portálu a zadat výchozí KÓD PIN nastavený pro vaši organizaci.

3

Nastavení dočasného hesla pro uživatele:

  1. Přejděte do nabídky Správa > Uživatelé.

  2. Vyberte uživatele a klikněte na možnost Volání.

  3. Přejděte do části Hlasová schránka, fax a jazyk oznámení a klikněte na Hlasová schránka.

  4. Zapněte přepínač Hlasová schránka .

  5. Přejděte do části Kód PIN hlasové schránky a v části Vytvořit nové dočasné heslo zadejte dočasné heslo pro přístup k hlasové schránce.

    • Heslo musí obsahovat 6 až 30 číslic.

    • Nesmí obsahovat 5 nebo více opakovaných číslic.

    • Nesmí se jednat o opakované vzorce.

    • Nesmí obsahovat 4 po sobě jdoucí číslice za sebou.

    • Nesmí obsahovat žádnou část telefonního čísla ani linky.

  6. Heslo potvrďte v části Potvrzení nového dočasného hesla.

  7. Klikněte na možnost Uložit.

4

Nastavení dočasného hesla pro virtuální linky:

  1. Přejděte do části Služby → Volání > Virtuální linky.

  2. Vyberte virtuální linku a klikněte na možnost Volání.

  3. Přejděte do části Hlasová schránka, fax a jazyk oznámení a klikněte na Hlasová schránka.

  4. Zapněte přepínač Hlasová schránka .

  5. Přejděte do části Kód PIN hlasové schránky a v části Vytvořit nové dočasné heslo zadejte dočasné heslo pro přístup k hlasové schránce.

    • Heslo musí obsahovat 6 až 30 číslic.

    • Nesmí obsahovat 5 nebo více opakovaných číslic.

    • Nesmí se jednat o opakované vzorce.

    • Nesmí obsahovat 4 po sobě jdoucí číslice za sebou.

    • Nesmí obsahovat žádnou část telefonního čísla ani linky.

  6. Heslo potvrďte v části Potvrzení nového dočasného hesla.

  7. Klikněte na možnost Uložit.

Uživatelé mohou také obnovit kód PIN hlasové schránky v nástroji User Hub podle kritérií nastavených na úrovni organizace. Podrobnosti najdete v tématu Nastavení nebo obnovení kódu PIN hlasové schránky.

Povolit oznámení hlasové schránky pro uživatele

1

Přihlaste se k Centru řízení.

2

Přejděte do nabídky Správa > Uživatelé.

3

Vyberte uživatele a klikněte na možnost Volání.

4

Přejděte do části Hlasová schránka, fax a jazyk oznámení a klikněte na Hlasová schránka.

5

Zapněte přepínač Hlasová schránka .

6

Přejděte do části Oznámení a zapněte možnost Přijímat oznámení hlasové schránky.

7

Vyberte jednu z následujících možností:

  • Prostřednictvím e-mailu – vyberte tuto možnost a zadejte e-mailovou adresu pro odeslání oznámení.

  • Prostřednictvím textu – vyberte tuto možnost, zadejte telefonní číslo pro odeslání oznámení a pak z rozevírací nabídky vyberte poskytovatele sítě.

8

Klikněte na možnost Uložit.

Správa úložiště hlasových zpráv uživatele

Můžete určit, kde mají uživatelé přístup ke své hlasové schránce – na svém telefonu, v uživatelském centru nebo prostřednictvím zadané e-mailové adresy v souboru TIFF .

Pokud má umístění přiřazené uživateli povoleno přepis hlasové pošty, a chcete, aby uživatel přijímal přepisy hlasové pošty, odešlete kopii zprávy e-mailem a vyberte možnost Použít interní schránku. Podrobnosti o zapnutí přepisu hlasové schránky pro vaši polohu naleznete v tématu Povolení nebo zakázání přepisu hlasové schránky pro určité místo.

1

Přihlaste se k Centru řízení.

2

Přejděte do nabídky Správa > Uživatelé.

3

Vyberte uživatele a klikněte na možnost Volání.

4

Přejděte do části Hlasová schránka, fax a jazyk oznámení a klikněte na Hlasová schránka.

5

Zapněte přepínač Hlasová schránka .

6

Přejděte do části Úložiště zpráv a vyberte jednu z následujících možností:

  • Použít interní poštovní schránku – pokud zvolíte tuto možnost, uživatelé budou mít přístup ke svým hlasovým zprávám z telefonu, aplikace Webex a uživatelského centra. Zvolte Použít nový indikátor zprávy v telefonu pro povolení indikátoru.

    Pokud má pobočka přiřazená uživateli přepis hlasové pošty, musíte pro tohoto uživatele vybrat možnost Použít interní hlasovou schránku , aby mohl obdržet přepis hlasové pošty, který je povolen.

    Interní poštovní schránka má následující omezení úložiště:

    • Limit jedné zprávy 10 minut

    • Celkový limit poštovní schránky 100 minut

  • Použít externí poštovní schránku – pokud zvolíte tuto možnost, všechny hlasové zprávy budou odeslány na zadaný e-mail. Uživatelé nemají přístup k hlasovým zprávám z telefonu, aplikace Webex ani uživatelského centra. Hlasové zprávy se také nepřepisují.

Tato možnost nemusí být k dispozici, pokud je zakázáno přeposílání hlasové schránky.

7

Klikněte na možnost Uložit.

Konfigurace dalších nastavení hlasové schránky pro uživatele

Tato další nastavení lze nakonfigurovat s dalšími nastaveními hlasové pošty pro uživatele v centru Control Hub.
1

Přihlaste se k Centru řízení.

2

Přejděte do nabídky Správa > Uživatelé.

3

Vyberte uživatele a klikněte na možnost Volání.

4

Přejděte do části Hlasová schránka, fax a jazyk oznámení a klikněte na Hlasová schránka.

5

Zapněte přepínač Hlasová schránka .

6

Přejděte do části Další nastavení a vyberte jednu nebo obě následující možnosti:

  • Vyberte možnost Přepojit na „0“ na jinou linku a zadejte telefonní číslo, na které budou volající přepojeni.

    Pokud vyberete tuto možnost, ujistěte se, že pozdrav hlasové schránky informuje volající, že stisknutím tlačítka "0" je přenesete.

  • Vyberte možnost Poslat kopii zprávy hlasové pošty e-mailem a zadejte e-mailovou adresu, na kterou bude odeslán záznam všech hlasových zpráv.

Tato možnost nemusí být k dispozici, pokud je zakázáno přeposílání hlasové schránky.

Pokud má pobočka přiřazená uživateli zapnutou přepis hlasové pošty, vyberte možnost Odeslat kopii zprávy e-mailem , aby uživatel mohl přijímat přepisy hlasové pošty.

7

Klikněte na možnost Uložit.

Konfigurace nastavení faxových zpráv pro uživatele

Faxové zprávy umožňují uživateli přijímat přímé příchozí faxy z hlasové schránky.

Než začnete

Před konfigurací této funkce zvažte tyto ukazatele:

  • Faxy jsou shromažďovány platformou Webex Calling a uloženy ve sdíleném úložišti spolu s hlasovými zprávami. Kapacita úložiště je 100 minut hlasové schránky nebo 1000 stránek faxových zpráv. Ujistěte se, že uživatelé jsou si vědomi dostupného místa a musí přidělit místo pro nové faxové zprávy a archivovat moudře.

  • Faxové zprávy jsou uloženy po neomezenou dobu.

1

Přihlaste se k Centru řízení.

2

Přejděte do nabídky Správa > Uživatelé.

3

Vyberte uživatele a klikněte na možnost Volání.

4

Přejděte do části Hlasová schránka, fax a jazyk oznámení a klikněte na Hlasová schránka.

5

Zapněte přepínač Hlasová schránka .

6

Přejděte do části Faxové zprávy a zapněte přepínač Přijímat faxové zprávy .

7

Zadejte telefonní číslo přiřazené pro faxové zprávy.

8

V případě potřeby zadejte linku.

9

Klikněte na položku Uložit.

Povolení přepisu hlasové schránky pro uživatele

Při přepisu hlasové schránky obdrží uživatel e-mail s přepisem hlasové schránky v těle e-mailu a souboru .WAV jako přílohy hlasové schránky.

Aby uživatel mohl mít přepis hlasové schránky, platí následující podmínky:

  • Povolit přepis hlasové schránky pro umístění uživatele. Podrobnosti najdete v tématu Přepis hlasové pošty pro službu Webex Calling.

  • Vyberte možnost Odeslat kopii zprávy hlasové pošty e-mailem a Použít interní hlasovou schránku v oblasti nastavení hlasové pošty uživatele v profilu Volání .

Uživatel může také v centru User Hub nakonfigurovat všechna nastavení hlasové schránky sám. Podrobnosti najdete v tématu Konfigurace nastavení hlasové schránky. Veškeré změny těchto nastavení uživatelem se projeví v uživatelském centru i v ovládacím centru.