Konfigurieren von Organisationseinstellungen für Voicemail

Konfigurieren Sie Ihre Organisationseinstellungen, bevor Sie die Voicemail-Einstellungen der Benutzer verwalten. Diese Konfigurationen bestimmen die Voicemail-Einstellungen der Benutzer, die Sie festlegen können.

Vorbereitungen

Damit die Voicemail-Funktion funktioniert, müssen Sie die Sprachportaldurchwahl für den Standort einrichten. Weitere Details finden Sie unter Konfigurieren von Sprachportalen für Webex Calling .

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Dienste > Anrufe > Diensteinstellungen.

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Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen:

  • Voicemail-Weiterleitung

  • Voicemail-Löschung

  • Voicemail-Passcode

Voicemail-Weiterleitung

Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer mit den Einstellungen eine Voicemail-Nachricht an die Nummer oder Durchwahl eines anderen Benutzer senden. Ist diese Adresse deaktiviert, ist es dem Benutzer untersagt, Voicemail-Nachrichten mithilfe einer externen Mailbox weitersenden oder eine Kopie der Voicemail-Nachricht an eine angegebene E-Mail-Adresse zu senden.

  • Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf den Umschalter.

Löschen von Sprachmails

Voicemails, die älter als 180 Tage sind, werden automatisch archiviert. Wenn Sie Zugriff auf archivierte Voicemails benötigen, werden Sie aufgefordert, eine Serviceanfrage bei Cisco zu stellen.

Mit dem Löschen von Voicemail können Sie Bedingungen für abgelaufene Nachrichten festlegen. Wenn diese Option aktiviert ist, können Administratoren den Zeitraum für das Ablaufen von Nachrichten angeben. Sie können die Tage (1 bis 180) in das angegebene Feld eingeben. Die Administratoren können auch Bedingungen für das Löschen von Nachrichten festlegen.

Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf den Umschalter und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Erlaubte Löschung: Damit werden alle ungelesenen Voicemail-Nachrichten beibehalten und die Voicemail-Nachrichten gelöscht, die abgelaufen sind, wenn ein Benutzer auf seine Mailbox zugreift.

  • Strenge Löschung: Hiermit werden alle gelesenen und ungelesenen Voicemail-Nachrichten basierend auf dem von Ihnen festgelegten Zeitrahmen gelöscht.

Voicemail-Passcode

Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie mit den Einstellungen einen Zeitrahmen erstellen, in dem eine Person ihren Passcode ändern muss und wie oft sie ihren Passcode erneut ändern kann (nach der Änderung):

  • Sie können die Mindestanzahl an Tagen (1 bis 7) festlegen, an denen ein Passcode bei Aktivierung vom Benutzer geändert werden kann. Wenn der Schalter deaktiviert ist, kann er seinen Passcode am selben Tag mehrmals ändern.

    Webex Calling benutzer daran, eines der älteren Passwörter zu setzen, wodurch der Passcode des Benutzers sicherer wird

  • Sie können die Anzahl der Tage festlegen, nach denen ein Passcode abläuft (zwischen 15 und 180), wenn er aktiviert ist. Wenn der Umschalter deaktiviert ist, verfällt der Passcode nie.

    Diese Funktion erweitert auch den Passcode-Verlauf um 10 bis 24. Das heißt, es kann die letzten 24 Passcodes aller Benutzer speichern und verhindern, dass der Benutzer eines dieser gespeicherten Passwörter wieder verwendet.

  • Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf den Umschalter und legen die entsprechenden Konfigurationen fest.

Voicemail für einen Benutzer aktivieren

Wenn Sie die Anrufweiterleitung aktiviert haben, werden die von Ihnen konfigurierten Voicemail-Einstellungen mit diesen Anrufweiterleitungseinstellungen überschrieben.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer.

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Wählen Sie einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Anrufen.

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Wechseln Sie zum Abschnitt Sprache für Voicemail, Fax und Ankündigung und klicken Sie auf Voicemail.

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Aktivieren Sie die Option Voicemail , und wählen Sie aus den Einstellungen, die Sie aktivieren möchten.

Einige Voicemail-Funktionen sind möglicherweise nicht verfügbar, da die Organisationseinstellungen festgelegt sind.

Möchten Sie sehen, wie das funktioniert? Sehen Sie sich diese Videodemonstration an, um zu erfahren, wie Sie Voicemail-Einstellungen für einen Benutzer in Control Hub verwalten.

Benutzeranrufe an Voicemail senden

Konfigurieren Sie diese Voicemail-Einstellungen, um eingehende Anrufe an die Voicemail der Benutzer weiter zu richten.
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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer.

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Wählen Sie einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Anrufen.

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Wechseln Sie zum Abschnitt Sprache für Voicemail, Fax und Ankündigung und klicken Sie auf Voicemail.

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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail .

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Wechseln Sie zum Abschnitt Anrufe an Voicemail senden , und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Alle Anrufe an Voicemail senden – Diese Option leitet alle Anrufe an die Voicemail weiter.
  • Anrufe bei besetzter Leitung an die Voicemail senden – Diese Option leitet Anrufe an die Voicemail weiter, wenn der Benutzer bereits telefoniert. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und legen Sie fest, ob die Standardbegrüßung oder die benutzerdefinierte Begrüßung eingerichtet werden soll.

    Um die Standardbegrüßungen festzulegen, wählen Sie die Option Standardmäßige „Besetzt“-Nachricht aus.

    Um Ihre eigenen personalisierten Begrüßungen festzulegen, wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Nachricht aus und klicken Sie auf Datei hochladen , um Ihre Audiodatei (WAV) hochzuladen, oder klicken Sie auf Nachricht aufzeichnen , um die Nachricht aufzuzeichnen.

  • Anrufe an die Voicemail senden, wenn der Anruf nicht angenommen wird – Mit dieser Option werden eingehende Anrufe nach einer bestimmten Anzahl von Klingelzeichen an die Voicemail weitergeleitet. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und die Anzahl der Klingelzeichen, bevor Sie die Begrüßungen in der Dropdown-Liste wiedergeben. Sie können entweder eine Standardbegrüßung oder eine benutzerdefinierte Begrüßung einrichten.

    Um die Standardbegrüßungen festzulegen, wählen Sie die Option Standardmäßige „Besetzt“-Nachricht aus.

    Um Ihre eigenen personalisierten Begrüßungen festzulegen, wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Nachricht aus und klicken Sie auf Datei hochladen , um Ihre Audiodatei (WAV) hochzuladen, oder klicken Sie auf Nachricht aufzeichnen , um die Nachricht aufzuzeichnen.

Nachdem Sie die Datei hochgeladen oder die Begrüßungen aufgezeichnet haben, können Sie sie aktualisieren, indem Sie Datei ersetzen auswählen oder eine andere Nachricht aufzeichnen. Wenn Sie eine neue Nachricht aufzeichnen oder eine neue Datei hochladen, werden die vorherigen Begrüßungen überschrieben.

Die Audiodatei (WAV) muss das Dateiformat 8 kHz, 8-Bit-Mono, CCITT µ-law, max. 2 MB und .wav haben.

Wenn Sie Alle Anrufe an Voicemail senden auswählen, können Sie die beiden anderen Optionen nicht auswählen. Sie können die Optionen Anrufe bei besetzter Leitung an die Voicemail senden und Anrufe an die Voicemail senden, wenn nicht angenommen gemeinsam auswählen, um die Voicemail weiterzuleiten.

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Klicken Sie auf Speichern.

Zurücksetzen/Festlegen der Voicemail-PIN eines temporären Benutzers

Wenn die standardmäßige Voicemail-PIN für Ihre Organisation aktiviert ist, können Sie die Voicemail-PIN eines Benutzers zurücksetzen. Weitere Informationen zum Einrichten einer standardmäßigen Voicemail-PIN für Ihre Organisation finden Sie unter Konfigurieren einer standardmäßigen Voicemail-PIN für alle neuen Benutzer.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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So setzen Sie eine Voicemail-PIN für einen Benutzer zurück:

  1. Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer.

  2. Wählen Sie einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Anrufen.

  3. Wechseln Sie zum Abschnitt Sprache für Voicemail, Fax und Ankündigung und klicken Sie auf Voicemail.

  4. Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail .

  5. Wechseln Sie zum Abschnitt Voicemail-PIN und klicken Sie auf Voicemail-PIN zurücksetzen.

    Nun kann sich der Benutzer an seinem Voicemail-Portal anmelden und die Standard-PIN eingeben, die für Ihre Organisation eingerichtet ist.

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So legen Sie einen temporären Passcode für einen Benutzer fest:

  1. Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer.

  2. Wählen Sie einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Anrufen.

  3. Wechseln Sie zum Abschnitt Sprache für Voicemail, Fax und Ankündigung und klicken Sie auf Voicemail.

  4. Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail .

  5. Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail-PIN und geben Sie einen temporären Passcode für den Voicemail-Zugriff unter Neuen temporären Passcode erstellen ein.

    • Der Passcode muss zwischen 6 und 30 Ziffern lang sein.

    • Darf keine 5 oder mehr sich wiederholende Ziffern enthalten.

    • Darf keine wiederholten Muster enthalten.

    • Darf keine 4 aufeinanderfolgende Ziffern in Folge enthalten.

    • Darf keinen Teil Ihrer Telefonnummer oder Durchwahl enthalten.

  6. Bestätigen Sie den Passcode unter Neuen temporären Passcode bestätigen.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

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So legen Sie einen temporären Passcode für virtuelle Leitungen fest:

  1. Gehen Sie zu Dienste → Anrufe > Virtuelle Leitungen.

  2. Wählen Sie eine virtuelle Leitung aus und klicken Sie auf Anrufen.

  3. Wechseln Sie zum Abschnitt Sprache für Voicemail, Fax und Ankündigung und klicken Sie auf Voicemail.

  4. Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail .

  5. Gehen Sie zum Abschnitt Voicemail-PIN und geben Sie einen temporären Passcode für den Voicemail-Zugriff unter Neuen temporären Passcode erstellen ein.

    • Der Passcode muss zwischen 6 und 30 Ziffern lang sein.

    • Darf keine 5 oder mehr sich wiederholende Ziffern enthalten.

    • Darf keine wiederholten Muster enthalten.

    • Darf keine 4 aufeinanderfolgende Ziffern in Folge enthalten.

    • Darf keinen Teil Ihrer Telefonnummer oder Durchwahl enthalten.

  6. Bestätigen Sie den Passcode unter Neuen temporären Passcode bestätigen.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

Benutzer können ihre Voicemail-PIN auch in User Hub gemäß den auf Organisationsebene festgelegten Kriterien zurücksetzen. Weitere Informationen finden Sie unter Ihre Voicemail-PIN festlegen oder zurücksetzen.

Voicemail-Benachrichtigungen für einen Benutzer aktivieren

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer.

3

Wählen Sie einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Anrufen.

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Wechseln Sie zum Abschnitt Sprache für Voicemail, Fax und Ankündigung und klicken Sie auf Voicemail.

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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail .

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Wechseln Sie zum Abschnitt Benachrichtigungen und aktivieren Sie die Option Voicemail-Benachrichtigungen erhalten.

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Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Per E-Mail – Wählen Sie diese Option aus, und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, um die Benachrichtigung zu senden.

  • Per Text – Wählen Sie diese Option aus, geben Sie die Telefonnummer ein, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll, und wählen Sie dann im Dropdown-Menü den Netzwerkanbieter aus.

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Klicken Sie auf Speichern.

Verwalten des Voicemail-Nachrichtenspeichers eines Benutzers

Sie können angeben, wo Benutzer auf ihre Voicemail zugreifen können – auf ihrem Telefon, in User Hub oder über eine angegebene E-Mail-Adresse als .tiff -Datei.

Wenn für den dem Benutzer zugewiesenen Standort eine Voicemail-Abschrift aktiviert ist und Sie möchten, dass der Benutzer Voicemail-Abschriften erhält, senden Sie eine Kopie der Nachricht per E-Mail und wählen Sie die Option Interne Mailbox verwenden aus. Weitere Informationen zum Aktivieren der Voicemail-Transkription für Ihren Standort finden Sie unter Voicemail-Transkription für einen Standort aktivieren oder deaktivieren.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer.

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Wählen Sie einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Anrufen.

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Wechseln Sie zum Abschnitt Sprache für Voicemail, Fax und Ankündigung und klicken Sie auf Voicemail.

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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail .

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Gehen Sie zum Abschnitt Nachrichtenspeicher und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Interne Mailbox verwenden – Wenn Sie diese Option auswählen, können Benutzer über das Telefon, die Webex-App und den User Hub auf ihre Sprachnachrichten zugreifen. Wählen Sie Neue Nachrichtenanzeige auf dem Telefon verwenden aus, um die Anzeige zu aktivieren.

    Wenn der dem Benutzer zugewiesene Standort über eine Voicemail-Transkription verfügt, müssen Sie Interne Mailbox verwenden auswählen, damit dieser Benutzer eine aktivierte Voicemail-Transkription erhalten kann.

    Der Speicher der internen Mailbox ist wie folgt begrenzt:

    • Limit von 10 Minuten für einzelne Nachrichten

    • Limit von 100 Minuten für die gesamte Mailbox

  • Externe Mailbox verwenden: Wenn Sie diese Option auswählen, werden alle Sprachnachrichten an eine angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Benutzer können nicht auf Sprachnachrichten über ihr Telefon, die Webex-App oder den User Hub zugreifen. Voicemails werden auch nicht transkribiert.

Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist.

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Klicken Sie auf Speichern.

Konfigurieren zusätzlicher Voicemail-Einstellungen für einen Benutzer

Diese zusätzlichen Einstellungen können mit anderen Voicemail-Einstellungen für Benutzer im Control Hub konfiguriert werden.
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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer.

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Wählen Sie einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Anrufen.

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Wechseln Sie zum Abschnitt Sprache für Voicemail, Fax und Ankündigung und klicken Sie auf Voicemail.

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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail .

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Gehen Sie zum Abschnitt Zusätzliche Einstellungen und wählen Sie eine oder beide der folgenden Optionen aus:

  • Wählen Sie Bei „0“ an eine andere Leitung übergeben aus, und geben Sie die Telefonnummer ein, an die die Anrufer übergeben werden.

    Wenn Sie diese Option auswählen, informieren Sie die Anrufer in Ihrer Voicemail-Begrüßung, dass die 0 übertragen wird.

  • Wählen Sie Kopie der Voicemail-Nachricht per E-Mail versenden und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Aufzeichnung aller Voicemails gesendet wird.

Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist.

Wenn für den dem Benutzer zugewiesenen Standort die Voicemail-Transkription aktiviert ist, wählen Sie die Option Kopie der Nachricht per E-Mail versenden aus, damit der Benutzer die Voicemail-Transkription erhalten kann.

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Klicken Sie auf Speichern.

Konfigurieren von Faxnachrichteneinstellungen für einen Benutzer

Durch Faxnachrichten können Benutzer direkte eingehende Faxe von ihrem Voicemail-Dienst erhalten.

Vorbereitungen

Berücksichtigen Sie diese Pointer, bevor Sie diese Funktion konfigurieren:

  • Faxe werden von der Webex Calling plattform erfasst und in einem gemeinsam genutzten Speicherbereich zusammen mit Voicemail-Nachrichten gespeichert. Die Speicherkapazität beträgt 100 Minuten Voicemail oder 1000 Seiten für Faxnachrichten. Stellen Sie sicher, dass die Benutzer den verfügbaren Speicherplatz kennen, und müssen Sie Speicherplatz für neue Faxnachrichten zuweisen und mit Bedacht archivieren.

  • Faxnachrichten werden für unbegrenzte Zeit gespeichert.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Verwaltung > Benutzer.

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Wählen Sie einen Benutzer aus, und klicken Sie auf Anrufen.

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Wechseln Sie zum Abschnitt Sprache für Voicemail, Fax und Ankündigung und klicken Sie auf Voicemail.

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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail .

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Wechseln Sie zum Abschnitt Faxnachrichten und aktivieren Sie die Option Faxnachrichten empfangen .

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Geben Sie die für Faxnachrichten zugewiesene Telefonnummer ein.

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Geben Sie bei Bedarf einen Anschluss ein.

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Klicken Sie auf Speichern.

Voicemail-Transkription für einen Benutzer aktivieren

Mit Voicemail-Transkription erhält der Benutzer eine E-Mail mit der Voicemail-Transkription im Textkörper der E-Mail und . WAV-Datei als Voicemail-Anhang.

Für einen Benutzer mit Voicemail-Transkription gelten die folgenden Bedingungen:

  • Voicemail-Transkription für den Standort des Benutzers aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Voicemail-Transkription für Webex Calling.

  • Wählen Sie Kopie der Voicemail-Nachricht per E-Mail versenden und Interne Mailbox verwenden im Voicemail-Einstellungsbereich des Benutzers des Calling -Profils aus.

Ein Benutzer kann auch alle Voicemail-Einstellungen selbst in User Hub konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Ihre Voicemail-Einstellungen konfigurieren. Alle vom Benutzer an diesen Einstellungen vorgenommenen Änderungen werden in User Hub und Control Hub angezeigt.