Konfigurieren von Organisationseinstellungen für Voicemail

Bevor Sie mit der Verwaltung der Voicemail-Einstellungen beginnen, müssen Sie zuerst Ihre Organisationseinstellungen konfigurieren. Diese legen die Voicemail-Einstellungen der Benutzer fest, die Sie konfigurieren können.

  1. Wählen Sie aus der Kundenansicht in https://admin.webex.comdie Option Anrufen unter Dienste.

  2. Wählen Sie Diensteinstellungen aus , und suchen Sie den Voicemail-Bereich.

Sie können Folgendes konfigurieren:

Voicemail-Weiterleitung

Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer mit den Einstellungen eine Voicemail-Nachricht an die Nummer oder Durchwahl eines anderen Benutzer senden. Ist diese Adresse deaktiviert, ist es dem Benutzer untersagt, Voicemail-Nachrichten mithilfe einer externen Mailbox weitersenden oder eine Kopie der Voicemail-Nachricht an eine angegebene E-Mail-Adresse zu senden.

  • Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf den Umschalter.

Löschen von Sprachmails

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Sie Bedingungen für abgelaufene Nachrichten festlegen.

Sie können Folgendes aktivieren:

  • Unzulässige Löschung –Damit bleiben alle ungelesenen Voicemail-Nachrichten erhalten und diese Voicemail-Nachrichten, die beim Zugriff eines Benutzers auf das Postfach abgelaufen sind, werden gelöscht.

  • Strenge Löschung –Damit werden alle gelesenen und ungelesenen Voicemail-Nachrichten basierend auf dem festgelegten Zeitrahmen gelöscht. Sie können die Tage (1-180) in das bereitgestellte Feld eingeben.

  • Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf den Umschalter und wählen Sie die entsprechende Konfiguration aus.

Voicemail-Passcode

Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie mit den Einstellungen einen Zeitrahmen erstellen, in dem eine Person ihren Passcode ändern muss und wie oft sie ihren Passcode erneut ändern kann (nach der Änderung):

  • Sie können die Mindestanzahl von Tagen (zwischen 1 und 7) festlegen, wenn der Benutzer einen Passcode ändern kann, wenn er aktiviert ist. Wenn der Schalter deaktiviert ist, kann er seinen Passcode am selben Tag mehrmals ändern.

    Webex Calling benutzer daran, eines der älteren Passwörter zu setzen, wodurch der Passcode des Benutzers sicherer wird

  • Sie können die Anzahl der Tage festlegen, nach denen ein Passcode abläuft (zwischen 15 und 180), wenn er aktiviert ist. Wenn der Umschalter deaktiviert ist, verfällt der Passcode nie.

    Diese Funktion erweitert auch den Passcode-Verlauf von 10 auf 24. Das heißt, es kann die letzten 24 Passcodes aller Benutzer speichern und verhindern, dass der Benutzer eines dieser gespeicherten Passwörter wieder verwendet.

  • Um diese Einstellung zu aktivieren, klicken Sie auf den Umschalter und legen die entsprechenden Konfigurationen fest.

Voicemail für einen Benutzer aktivieren

Wenn Sie die Anrufweiterleitung aktiviert haben, werden die von Ihnen konfigurierten Voicemail-Einstellungen mit diesen Anrufweiterleitungseinstellungen überschrieben.

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Wechseln Sie aus der Kundenansicht in https://admin.webex.com zu Benutzer und wählen Sie den Benutzer aus, den Sie Voicemail aktivieren möchten.
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Wählen Sie Anrufen und anschließend Voicemail aus Voicemail, Fax und Anrmitteilungssprache aus.
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Aktivieren Sie die Option Voicemail , und wählen Sie aus den Einstellungen, die Sie aktivieren möchten.


 

Einige Voicemail-Funktionen sind möglicherweise nicht verfügbar, da die Organisationseinstellungen festgelegt sind.

Beispiel

Möchten Sie sehen, wie das funktioniert? Sehen Sie sich diese Videodemonstration an, um zu erfahren, wie Sie Voicemail-Einstellungen für einen Benutzer in Control Hub verwaltenkönnen.

Benutzeranrufe an Voicemail senden

Konfigurieren Sie diese Voicemail-Einstellungen, um eingehende Anrufe an die Voicemail der Benutzer weiter zu richten.

  • Alle Anrufe an Voicemail senden– Mitdieser Option werden alle Anrufe an die Voicemail weitergeleitet.

  • Anrufe an Voicemail senden, wenndie Leitung besetzt ist – Mit dieser Option werden Die Anrufe an die Voicemail weitergeleitet, wenn der Benutzer bereits telefoniert.

  • Anrufe an Voicemail senden, wennniemand antwortet – Mit dieser Option werden eingehende Anrufe nach einer festgelegten Anzahl von Klingelzeichen an die Voicemail weitergeleitet.

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Wechseln Sie in der Kundenansicht unter https://admin.webex.com zu Benutzer, und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie die Voicemail aktivieren möchten.
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Wählen Sie Anrufen und anschließend Voicemail aus Voicemail, Fax und Anrmitteilungssprache aus.
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Aktivieren Sie die Option Voicemail , und wählen Sie unter Anrufe an Voicemail senden die folgenden Optionen aus:

  • Alle Anrufe an Voicemail senden : AktivierenSie das Kontrollkästchen, und wählen Sie die Standard-Begrüßung aus, oder laden Sie eine Begrüßung hoch, indem Sie auf Datei hochladen klicken und eine .wav auswählen.
  • Anrufe an Voicemail senden, wenn die Leitung besetzt ist: AktivierenSie das Kontrollkästchen, und wählen Sie die Standardbegrüßung aus, oder laden Sie eine Begrüßung hoch, indem Sie auf Datei hochladen klicken und eine .wav auswählen.
  • Anrufe an Voicemail senden, wenn niemand antwortet:Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wählen Sie die Anzahl der Klingeltons aus, bevor Sie sie im Drop-down-Liste an Voicemail senden, und wählen Sie dann die Standard-Begrüßung aus oder laden Sie eine Begrüßung hoch, indem Sie auf Datei hochladen klicken und dann eine .wav-Datei auswählen.

 

Wenn Sie Alle Anrufe an Voicemailsenden auswählen, können die anderen beiden Optionen nicht ausgewählt werden. Sie können auswählen, dass Sie direkt zu Voicemail mit beiden Optionen Anrufe an Voicemail senden, wenn die Leitung besetzt ist, und Anrufe an Voicemail senden, wenn keine Antwortoptionen zusammen ausgewählt sind.
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Klicken Sie auf Speichern.

Voicemail-PIN eines Benutzers zurücksetzen

Wenn die standardmäßige Voicemail-PIN für Ihre Organisation aktiviert ist, können Sie die Voicemail-PIN eines Benutzers zurücksetzen. Weitere Informationen zum Einrichten einer standardmäßigen Voicemail-PIN für Ihre Organisation finden Sie unter Konfigurieren einer standardmäßigen Voicemail-PIN für alle neuen Benutzer.

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Wechseln Sie in der Kundenansicht unter https://admin.webex.com zu Benutzer, und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie die Voicemail-PIN zurücksetzen möchten.
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Wählen Sie Anrufen und anschließend Voicemail aus Voicemail, Fax und Anrmitteilungssprache aus.
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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail , und gehen Sie Voicemail-PIN .
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Klicken Sie auf Voicemail-PIN zurücksetzen.

Nun kann sich der Benutzer an seinem Voicemail-Portal anmelden und die Standard-PIN eingeben, die für Ihre Organisation eingerichtet ist.


 

Benutzer können ihre Voicemail-PIN auch unter https://settings.webex.com Folgen der auf Organisationsebene festgelegten Kriterien zurücksetzen. Anweisungen hierzu finden Sie unter Festlegen einer Voicemail-PIN (Webex Calling).

Voicemail-Benachrichtigungen für einen Benutzer aktivieren

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Wechseln Sie in der Kundenansicht unter https://admin.webex.com zu Benutzer, und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie Voicemail-Benachrichtigungen aktivieren möchten.
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Wählen Sie Anrufen und anschließend Voicemail aus Voicemail, Fax und Anrmitteilungssprache aus.
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Aktivieren Sie den Schalter Neue Voicemail-Benachrichtigung, und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Per E-Mail – Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll.

  • Per Text – Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, geben Sie die Telefonnummer ein, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll, und wählen Sie dann den Netzbetreiber aus dem Drop-down-Menü aus.
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Klicken Sie auf Speichern.

Verwalten des Voicemail-Nachrichtenspeichers eines Benutzers

Sie können festlegen, wo Benutzer über ihr Telefon auf ihre Voicemail zugreifen können – im Portal für anrufende Benutzer oder auf eine angegebene E-Mail-Adresse als .tiff-Datei.

Wenn der dem Benutzer zugewiesene Standort eine Voicemail-Transkription hat, die aktiviert ist, und Sie möchten, dass der Benutzer Voicemail-Transkriptionen erhält, senden Sie eine Kopie der Nachricht per E-Mail und wählen Sie die Option Internes Postfach verwenden aus. Weitere Informationen zum Aktivieren der Voicemail-Transkription für Ihren Standort finden Sie unter Voicemail-Transkription für einen Standort aktivieren oder deaktivieren.

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Wechseln Sie in der Kundenansicht unter https://admin.webex.com zu Benutzer, und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie Voicemail- Nachrichtenspeicher konfigurieren möchten.
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Wählen Sie Anrufen und anschließend Voicemail aus Voicemail, Fax und Anrmitteilungssprache aus.
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Gehen Sie zu Nachrichtenspeicherund wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

  • Interne Mailbox verwenden – Benutzer greifen von ihrem Telefon oder vom Calling-Benutzerportal aus auf ihre Nachrichten zu. Wählen Sie Neue Nachrichtenanzeige auf dem Telefon verwenden aus, um die Anzeige zu aktivieren.


     

    Wenn der dem Benutzer zugewiesene Standort über voicemail-Transkription verfügt, muss internes Postfach verwenden ausgewählt werden, damit dieser Benutzer eine aktivierte Voicemail-Transkription erhält.


     
    Der Speicher der internen Mailbox ist wie folgt begrenzt:

    • Limit von 10 Minuten für einzelne Nachrichten

    • Limit von 100 Minuten für die gesamte Mailbox

  • Externe Mailbox verwenden: Benutzer erhalten sämtliche Sprachnachrichten, die an eine bestimmte E-Mail gesendet werden. Dadurch wird der Zugriff auf Voicemail-Nachrichten über das Telefon, die Desktop-App oder das Anrufbenutzerportal der Benutzer deaktiviert.

  • Wenn diese Option ausgewählt ist, werden keine Voicemails transkribiert.


 

Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist.
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Klicken Sie auf Speichern.


 

Benutzer können diese Einstellungen im Calling-Benutzerportal ändern. Alle vom Benutzer an diesen Einstellungen vorgenommenen Änderungen werden im Calling-Benutzerportal und in Control Hub angezeigt.

Konfigurieren zusätzlicher Voicemail-Einstellungen für einen Benutzer

Diese zusätzlichen Einstellungen können mit anderen Voicemail-Einstellungen für Benutzer in Control Hub konfiguriert werden.

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Wechseln Sie in der Kundenansicht unter https://admin.webex.com zu Benutzer, und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie zusätzliche Voicemail- Einstellungen aktivieren möchten.
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Wählen Sie Anrufen und anschließend Voicemail aus Voicemail, Fax und Anrmitteilungssprache aus.
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Aktivieren Sie den Umschalter Voicemail .
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Gehen Sie zu Weitere Einstellungenund wählen Sie eine oder beide der folgenden Schritte aus:

  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Transfer to '0' an eine andere Telefonnummer, und geben Sie die Telefonnummer ein, an die die Anrufer übertragen werden sollen.

     

    Wenn Sie diese Option auswählen, informieren Sie die Anrufer in Ihrer Voicemail-Begrüßung, dass die 0 übertragen wird.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kopie der Voicemail-Nachricht per E-Mail versenden, und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Aufzeichnung aller Voicemails gesendet wird.

 

Diese Option ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn die Voicemail-Weiterleitung deaktiviert ist.

Wenn für den dem Benutzer zugewiesenen Standort Voicemail-Transkription aktiviert ist, wählen Sie E-Mail eine Kopie der Nachrichtenoption aus, damit der Benutzer Voicemail-Transkriptionen empfangen kann.
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Klicken Sie auf Speichern.

Konfigurieren von Faxnachrichteneinstellungen für einen Benutzer

Durch Faxnachrichten können Benutzer direkte eingehende Faxe von ihrem Voicemail-Dienst erhalten.

Vorbereitungen

Berücksichtigen Sie diese Pointer, bevor Sie diese Funktion konfigurieren:

  • Faxe werden von der Webex Calling plattform erfasst und in einem gemeinsam genutzten Speicherbereich zusammen mit Voicemail-Nachrichten gespeichert. Die Speicherkapazität beträgt 100 Minuten Voicemail oder 1000 Seiten für Faxnachrichten. Stellen Sie sicher, dass die Benutzer den verfügbaren Speicherplatz kennen, und müssen Sie Speicherplatz für neue Faxnachrichten zuweisen und mit Bedacht archivieren.

  • Faxnachrichten werden für unbegrenzte Zeit gespeichert.

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Wechseln Sie in der Kundenansicht unter https://admin.webex.com zu Benutzer, und wählen Sie den Benutzer aus, für den Sie Faxnachrichten aktivieren möchten.
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Wählen Sie Anrufen und anschließend Voicemail aus Voicemail, Fax und Anrmitteilungssprache aus.
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Aktivieren Sie Faxnachrichten, um die Funktion zu aktivieren.
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Wählen Sie in der Drop-down-Liste die Telefonnummer aus, die Faxnachrichten zugewiesen ist.
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Geben Sie bei Bedarf einen Anschluss ein.
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Klicken Sie auf Speichern.


 

Benutzer können diese Einstellungen im Calling-Benutzerportal ändern. Alle Änderungen, die an diesen Einstellungen für den Benutzer vorgenommen werden, werden im Anrufbenutzerportal und im Control Hub angezeigt.

Voicemail-Transkription für einen Benutzer aktivieren

Mit Voicemail-Transkription erhält der Benutzer eine E-Mail mit der Voicemail-Transkription im Textkörper der E-Mail und . WAV-Datei als Voicemail-Anhang.

Für einen Benutzer mit Voicemail-Transkription gelten die folgenden Bedingungen:

  • Voicemail-Transkription für den Standort des Benutzers aktivieren. Hilfe finden Sie unter Voicemail-Transkription für Webex Calling.

  • Wählen Sie E-Mail eine Kopie der Nachricht senden und Internes Postfach verwenden im Voicemail-Einstellungsbereich des Anrufprofils des Benutzers aus: