Organisatie-instellingen configureren voor voicemail

Voordat u begint met het beheren van de voicemailinstellingen van gebruikers, moet u eerst uw organisatie-instellingen configureren. Deze configuraties bepalen de voicemailinstellingen van de gebruikers die u kunt instellen.

  1. Selecteer bellen onder Services vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com .

  2. Selecteer Service-instellingen en zoek het deelvenster Voicemail.

Het instellen van het toestelnummer op de spraakportal is een vereiste om voicemails te configureren. Zie Spraakportals configureren voor Webex Calling in Control Hub voor meer informatie.

U kunt het volgende configureren:

Voicemails doorsturen

Na inschakelen kunnen gebruikers met de instellingen een voicemailbericht doorsturen naar het nummer of toestel van een andere gebruiker. Indien dit is uitgeschakeld, kan de gebruiker geen voicemailberichten doorsturen, een extern postvak gebruiken of een kopie van de voicemail naar een opgegeven e-mailadres verzenden.

  • Klik op de schakelaar om deze instelling in te schakelen.

Voicemail verwijderen

Voicemails van meer dan 180 dagen oud worden automatisch gearchiveerd. Als u toegang nodig hebt tot gearchiveerde voicemails, wordt u gevraagd een serviceverzoek in te dienen bij Cisco.

Met voicemailverwijdering kunt u voorwaarden instellen voor verlopen berichten. Indien ingeschakeld, kunnen beheerders het tijdsbestek opgeven wanneer berichten verlopen. U kunt de dagen (1-180) invoeren in het daarvoor bestemde veld. Beheerders kunnen ook voorwaarden instellen voor het verwijderen van berichten.

U kunt het volgende inschakelen:

  • Toegestane verwijdering: hiermee worden alle ongelezen voicemailberichten bewaard en worden de voicemailberichten verwijderd die zijn verlopen wanneer een gebruiker zijn postvak opent.

  • Strikte verwijdering: hiermee worden alle gelezen en ongelezen voicemailberichten verwijderd op basis van het tijdsbestek dat u hebt ingesteld.

  • Om deze instelling in te schakelen, klikt u op de schakelaar en kiest u de juiste configuratie.

Toegangscode voicemail

Met de instellingen kunt u met de instellingen een tijdsframe maken waarin iemand zijn of haar toegangscode moet wijzigen en hoe vaak hij/zij de toegangscode opnieuw kan wijzigen (zodra deze is gewijzigd):

  • U kunt het minimumaantal dagen (1-7) instellen dat een toegangscode door de gebruiker kan worden gewijzigd wanneer deze is ingeschakeld. Als de schakelaar is uitgeschakeld, kunnen ze hun toegangscode meerdere keren wijzigen op dezelfde dag.

    Webex Calling voorkomt dat de gebruiker een van de oudere toegangscodes ininstelling, waardoor de toegangscode van de gebruiker beter wordt beveiligd.

  • U kunt het aantal dagen instellen dat een toegangscode verloopt (tussen 15 en 180) indien ingeschakeld. Als de schakelaar uit staat, verloopt de toegangscode nooit.

    Met deze functie wordt ook de toegangscodegeschiedenis 10-24 verlengd. Dat wil zeggen dat deze de laatste 24 toegangscodes van elke gebruiker kan opslaan en kan voorkomen dat de gebruiker een van deze opgeslagen toegangscodes opnieuw gebruikt.

  • Als u deze instelling wilt inschakelen, klikt u op de schakelaar en stelt u de juiste configuraties in.

Voicemail voor een gebruiker inschakelen

Als u gesprek doorschakelen hebt ingeschakeld, overschrijven deze instellingen voor gesprek doorschakelen de instellingen voor voicemail die u hebt geconfigureerd.

1

Ga vanuit de klant weergave in https://admin.webex.com naar gebruikersen selecteer de gebruiker die u voicemail wilt inschakelen.

2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail uit voicemail, fax- en aanroeptaal.

3

Schakel de voicemail in en kies een van de instellingen die u wilt inschakelen.

Sommige voicemailfuncties zijn mogelijk niet beschikbaar omdat de organisatie-instellingen zijn ingesteld.

Wil je zien hoe het gaat? Bekijk deze videodemonstratie over het beheren van voicemailinstellingen voor een gebruiker in Control Hub.

Gesprekken van een gebruiker doorsturen naar voicemail

Configureer deze voicemailinstellingen om inkomende gesprekken door te sturen naar de voicemail van gebruikers.
1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker voor wie u voicemail wilt inschakelen.

2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail uit voicemail, fax- en aanroeptaal.

3

Schakel de voicemail in en selecteer de volgende opties onder Gesprekken naar voicemail verzenden:

  • Alle gesprekken naar voicemail verzenden: deze optie stuurt alle gesprekken door naar voicemail.
  • Gesprekken naar voicemail verzenden wanneer de lijn bezet is: met deze optie worden gesprekken doorgeschakeld naar voicemail wanneer de gebruiker al in gesprek is. Schakel het selectievakje in en kies of u een standaardbegroeting of aangepaste begroeting wilt instellen.

    Als u standaardbegroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Standaardbericht 'bezet' .

    Als u uw eigen gepersonaliseerde aangepaste begroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Aangepast bericht en klikt u op Bestand uploaden om uw audiobestand (WAV) te uploaden of klikt u op Bericht opnemen om het bericht op te nemen.

  • Gesprekken naar voicemail verzenden wanneer niemand opneemt: deze optie stuurt binnenkomende gesprekken door naar voicemail na een opgegeven aantal keren overgaan. Schakel het selectievakje en het aantal keren overgaan in voordat de begroetingen in de vervolgkeuzelijst worden afgespeeld. U kunt ervoor kiezen om een standaardbegroeting of aangepaste begroeting in te stellen.

    Als u standaardbegroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Standaardbericht 'bezet' .

    Als u uw eigen gepersonaliseerde aangepaste begroetingen wilt instellen, selecteert u de optie Aangepast bericht en klikt u op Bestand uploaden om uw audiobestand (WAV) te uploaden of klikt u op Bericht opnemen om het bericht op te nemen.

Nadat u het bestand hebt geüpload of de begroetingen hebt opgenomen, kunt u het bijwerken door Bestand vervangen te selecteren of een ander bericht op te nemen. Als u een nieuw bericht opneemt of een nieuw bestand uploadt, worden de vorige begroetingen genegeerd.

Het audiobestand (WAV) moet 8Khz, 8-bits mono, CCITT µ-law, maximaal 2 MB, .wav-bestandsindeling zijn.

Als u Alle gesprekken naar voicemail verzenden selecteert, kunt u de andere twee opties niet selecteren. U kunt ervoor kiezen om direct naar voicemail te gaan met zowel Gesprekken naar voicemail verzenden als de lijn bezet is en Gesprekken doorsturen naar voicemail wanneer er niemand opties voor antwoorden samen zijn geselecteerd.

4

Klik op Opslaan.

De voicemailpincode van een tijdelijke gebruiker opnieuw instellen/instellen

Als de standaard voicemailpincode is ingeschakeld voor uw organisatie, kunt u de voicemailpincode van een gebruiker herstellen. Voor meer informatie over het instellen van een standaard voicemailpincode voor uw organisatie, zie Een standaard voicemailpincode voor alle nieuwe gebruikers configureren.

1

Een voicemailpincode opnieuw instellen:

  • Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker voor wie u de voicemailpincode wilt wijzigen.
  • Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail uit voicemail, fax- en aanroeptaal.
  • Schakel de voicemail in en ga naar voicemailpincode.
  • Klik op Voicemailpincode herstellen.

    De gebruiker kan zich nu aanmelden bij de voicemailportal en de standaardpincode invoeren die is ingesteld voor uw organisatie.

2

Een tijdelijke toegangscode voor gebruiker instellen:

  • Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Beheer > Gebruikers.
  • Kies de gebruiker en navigeer naar Bellen en selecteer vervolgens de voicemailpincode.
  • Stel een tijdelijke toegangscode in voor voicemailtoegang in Nieuwe tijdelijke toegangscode maken.
    • De toegangscode moet tussen 6 en 30 cijfers liggen.
    • Mag niet 5 of meer herhaalde cijfers bevatten.
    • Kan niet worden herhaald patronen.
    • Mag niet opeenvolgende 4 cijfers achter elkaar bevatten.
    • Mag geen enkel onderdeel van uw telefoonnummer of toestel bevatten.
  • Bevestig de toegangscode in de `Bevestig nieuwe tijdelijke toegangscode.
  • Klik op Opslaan.
3

Een tijdelijke toegangscode instellen voor virtuele lijnen:

  • Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Services → Calling en selecteer Virtuele lijnen.
  • Kies de Gebruiker en selecteer het tabblad Calling .
  • Stel een tijdelijke toegangscode in voor voicemailtoegang in Nieuwe tijdelijke toegangscode maken.
    • De toegangscode moet tussen 6 en 30 cijfers liggen.
    • Mag niet 5 of meer herhaalde cijfers bevatten.
    • Kan niet worden herhaald patronen.
    • Mag niet opeenvolgende 4 cijfers achter elkaar bevatten.
    • Mag geen enkel onderdeel van uw telefoonnummer of toestel bevatten.
  • Bevestig de toegangscode in 'Bevestig nieuwe tijdelijke toegangscode.
  • Klik op Opslaan

    Gebruikers kunnen ook hun voicemailpinscript opnieuw instellen volgens https://settings.webex.com de opgegeven criteria op organisatieniveau. Ga voor deze instructies naar Een voicemailpincode instellen (Webex Calling).

Voicemailmeldingen voor een gebruiker inschakelen

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker voor wie u voicemailmeldingen wilt inschakelen.

2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail uit voicemail, fax- en aanroeptaal.

3

Schakel Voicemailmeldingen ontvangen in en selecteer een van de volgende opties:

  • Via e-mail: selecteer deze optie en voer het e-mailadres in om de melding te verzenden.

  • Via tekst: selecteer deze optie, voer het telefoonnummer in om de melding te verzenden en selecteer vervolgens de netwerkprovider in het vervolgkeuzemenu.

4

Klik op Opslaan.

De opslag van voicemailberichten van een gebruiker beheren

U kunt opgeven waar gebruikers hun voicemail kunnen openen op hun telefoon: in de gebruikersportal voor Webex-instellingen of naar een opgegeven e-mailadres als een .tiff -bestand.

Als de locatie die is toegewezen aan de gebruiker voicemailtranscriptie heeft ingeschakeld en u wilt dat de gebruiker voicemailtranscripties ontvangt, e-mailt u een kopie van het bericht en selecteert u De optie Intern postvak gebruiken. Zie Voicemailtranscriptie in- of uitschakelen voor een locatie voor meer informatie over het inschakelen van de voicemailtranscriptie voor uw locatie.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker voor wie u opslag van voicemailberichten wilt configureren.

2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail uit voicemail, fax- en aanroeptaal.

3

Ga naar Bericht opslaanen selecteer een van de volgende opties:

  • Intern postvak gebruiken: gebruikers hebben toegang tot hun berichten vanaf hun telefoon of via de Calling-gebruikersportal. Selecteer De indicator voor een nieuw bericht gebruiken op de telefoon om de indicator in te schakelen.

    Als de locatie die is toegewezen aan de gebruiker voicemailtranscriptie heeft, moet het interne postvak zijn geselecteerd om ervoor te zorgen dat deze gebruiker voicemailtranscripties kan ontvangen die zijn ingeschakeld.

    Het interne postvak heeft de volgende opslagbeperkingen:

    • Limiet voor één bericht: 10 minuten

    • Totale limiet voor het postvak: 100 minuten

  • Extern postvak gebruiken: gebruikers hebben al hun spraakberichten die naar een opgegeven e-mailadres worden verzonden. Hiermee wordt toegang tot voicemailberichten van de telefoon, bureaublad-app of de gebruikersportal voor Webex-instellingen van gebruikers uitgeschakeld. Als deze optie is geselecteerd, worden voicemails niet getranscriscribeerd.

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als voicemail doorsturen is uitgeschakeld.

4

Klik op Opslaan.

Aanvullende voicemailinstellingen configureren voor een gebruiker

Deze aanvullende instellingen kunnen worden geconfigureerd met andere voicemailinstellingen voor gebruikers in Control Hub.
1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker voor wie u aanvullende voicemailinstellingen wilt inschakelen.

2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail uit voicemail, fax- en aanroeptaal.

3

Schakel de voicemail-in - /uitschakelen in.

4

Ga naar Aanvullende instellingenen kies een of beide van de volgende opties:

  • Schakel het selectievakje Dooroverdracht naar 0 naar een ander telefoonnummer in en voer het telefoonnummer in naar welke belefoongesprekken worden doorgezet.

    Als u deze optie selecteert, zorgt u ervoor dat uw voicemail begroeting oproepers informeert die op '0' drukken.

  • Schakel het selectievakje Een kopie van het voicemailbericht e-mailen in en voer het e-mailadres in waar de opname van alle voicemails naar wordt verzonden.

Deze optie is mogelijk niet beschikbaar als voicemail doorsturen is uitgeschakeld.

Als de locatie die is toegewezen aan de gebruiker voicemailtranscripties heeft ingeschakeld, selecteert u Een kopie van de berichtoptie e-mailen voor de gebruiker om voicemailtranscripties te ontvangen.

5

Klik op Opslaan.

Instellingen voor faxberichten configureren voor een gebruiker

Met faxberichten kan een gebruiker directe inkomende faxen ontvangen via de voicemailservice.

Voordat u begint

Houd rekening met deze aanwijzers voordat u deze functie configureert:

  • Faxs worden verzameld door het Webex Calling en opgeslagen in een gedeeld opslagruimte naast voicemailberichten. Opslagcapaciteit is 100 minuten aan voicemailberichten of 1000 pagina's met faxberichten. Zorg ervoor dat gebruikers op de hoogte zijn van de beschikbare ruimte en dat ze ruimte moeten toewijzen aan nieuwe faxberichten en voldoende ruimte moeten archiveren.

  • Faxberichten worden voor onbeperkte tijd opgeslagen.

1

Ga vanuit de klantweergave in https://admin.webex.com naar Gebruikers en selecteer de gebruiker voor wie u faxberichten wilt inschakelen.

2

Selecteer Bellen en kies vervolgens Voicemail uit voicemail, fax- en aanroeptaal.

3

Schakel Faxberichten in om de functie in te schakelen.

4

Selecteer in het vervolgkeuzekeuze het telefoonnummer dat is toegewezen voor het versturen van faxberichten.

5

Voer indien nodig een toestelnummer in.

6

Klik op Opslaan.

Voicemailtranscriptie inschakelen voor een gebruiker

Bij voicemailtranscriptie ontvangt de gebruiker een e-mail met de voicemailtranscriptie in de tekst van de e-mail en . WAV-bestand als voicemailbijlage.

Voor gebruikers die voicemailtranscripties gebruiken, gelden de volgende voorwaarden:

  • Voicemailtranscriptie inschakelen voor de locatie van de gebruiker. Voor hulp, zie voicemailtranscriptie voor Webex Calling.

  • Selecteer Een kopie van bericht e-mailen en Intern postvak gebruiken in het gebied met voicemailinstellingen van de gebruiker in het profiel Bellen .

Een gebruiker kan ook alle voicemailinstellingen zelf configureren in de gebruikersportal voor Webex-instellingen. Voor meer informatie raadpleegt u: Configureer uw voicemailinstellingen. Alle wijzigingen die de gebruiker aan deze instellingen heeft aangebracht, worden weergegeven in zowel de gebruikersportal voor de Webex-instellingen als in Control Hub.