Configurare le impostazioni organizzative per la segreteria telefonica

Prima di iniziare a gestire le impostazioni della segreteria telefonica degli utenti, è necessario configurare le impostazioni organizzative. Tali impostazioni determinano le impostazioni della segreteria telefonica degli utenti che è possibile configurare.

  1. Dalla vista del cliente in https://admin.webex.com, selezionare Chiamata in Servizi.

  2. Selezionare Impostazioni servizio e individuare il pannello della casella vocale.

È possibile configurare quanto segue:

Inoltro casella vocale

Quando questa opzione è abilitata, le impostazioni consentono agli utenti di inoltrare un messaggio di casella vocale al numero o all'interno di un altro utente. Se disabilitata, ciò proibisce all'utente di inoltrare i messaggi della casella vocale, utilizzando una cassetta postale esterna o inviando una copia del messaggio a un indirizzo e-mail specificato.

  • Per abilitare questa impostazione, fare clic sull'interruttore.

Eliminazione casella vocale

Se abilitate, queste impostazioni consentono di impostare le condizioni per i messaggi scaduti.

È possibile abilitare quanto segue:

  • Eliminazione permissiva: ciò consente di mantenere tutti i messaggi della segreteria telefonica non letti ed elimina i messaggi della casella vocale scaduti quando un utente accede alla cassetta postale.

  • Eliminazione con criteririgidi: elimina tutti i messaggi delle caselle vocali lette e non letti in base all'intervallo di tempo impostato. È possibile inserire i giorni (1-180) nel campo fornito.

  • Per abilitare questa impostazione, fare clic sull'interruttore e scegliere la configurazione appropriata.

Passcode segreteria telefonica

Quando questa opzione è abilitata, le impostazioni consentono di creare un intervallo di tempo in cui una persona deve cambiare il passcode e con quale frequenza può cambiare di nuovo il passcode (una volta modificato):

  • È possibile impostare il numero minimo di giorni (tra 1 e 7) quando un passcode può essere modificato dall'utente, se abilitato. Quando l'interruttore è disattivato, possono modificare il passcode più volte nello stesso giorno.

    Webex Calling all'utente di impostare uno dei passcode precedenti rendendo più sicuro il passcode utente

  • È possibile impostare il numero di giorni di scadenza di un passcode (tra 15 e 180) quando abilitato. Quando l'interruttore è disattivato, il passcode non scade mai.

    Questa funzione estende anche la cronologia dei passcode da 10 a 24. Ciò consente di memorizzare gli ultimi 24 passcode di ciascun utente e impedire all'utente di riutilizzare uno di tali passcode memorizzati.

  • Per abilitare questa impostazione, fare clic sull'interruttore e impostare le configurazioni appropriate.

Abilita segreteria telefonica per un utente

Se è abilitata la funzione di inoltro chiamata, le impostazioni di inoltro chiamata sostituiscono le impostazioni della casella vocale configurate.

1

Dalla vista del cliente in https://admin.webex.com Vai a utenti , selezionare l'utente per il quale si desidera abilitare la casella vocale.
2

Selezionare Chiamata , quindi scegliere Casella vocale da casella vocale, fax e lingua annuncio.
3

Attivare l'interruttore della segreteria telefonica ed eseguire una scelta da qualsiasi impostazione che si desidera abilitare.


 

Alcune funzioni di casella vocale potrebbero non essere disponibili a causa delle impostazioni organizzative impostate.

Esempio

Desideri vedere come è possibile farlo? Guarda questa dimostrazione video su come gestire le impostazioni della casella vocale per un utente in Control Hub.

Invio delle chiamate di un utente alla casella vocale

Configurare queste impostazioni della casella vocale per indirizzare le chiamate in arrivo alla casella vocale degli utenti.

  • Invia tutte le chiamate alla casella vocale:questa opzione inoltra tutte le chiamate alla casella vocale.

  • Invia chiamate alla casella vocale quando la linea è occupata:questa opzione inoltra le chiamate alla casella vocale quando l'utente è già in chiamata.

  • Invia chiamate alla casella vocale quando nessuno risponde–Questa opzione inoltra le chiamate in arrivo alla segreteria telefonica dopo un numero specificato di squilli.

1

Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Utenti e seleziona l'utente per il quale desideri abilitare la casella vocale.
2

Selezionare Chiamata , quindi scegliere Casella vocale da casella vocale, fax e lingua annuncio.
3

Attivare l'interruttore della casella vocale e selezionare le seguenti opzioni in Invia chiamate alla segreteria telefonica:

  • Invia tutte le chiamate alla segreteria telefonica:selezionare la casella di controllo e selezionare il saluto predefinito oppure caricare un saluto facendo clic su Carica file e selezionare .wav file.
  • Inviare chiamate alla segreteria telefonica quando la linea è occupata:selezionare la casella di controllo e selezionare il saluto predefinito oppure caricare un saluto facendo clic su Carica file e selezionare un file .wav messaggio.
  • Invia chiamate alla casella vocale quando nessuno risponde––Selezionare la casella di controllo, selezionare il numero di squilli prima di inviarlo alla casella vocale nel elenco a discesa, quindi selezionare il saluto predefinito o caricare un saluto facendo clic su Carica file e selezionare un file .wav .

 

Se si seleziona Invia tutte le chiamate alla casella vocale, non è possibile selezionare le altre due opzioni. È possibile scegliere di indirizzare la segreteria telefonica con entrambe le opzioni Invia chiamate alla segreteria telefonica quando la linea è occupata e Invia chiamate alla casella vocale quando nessuna opzione di risposta è selezionata insieme.
4

Fare clic su Salva.

Reimpostare il PIN della segreteria telefonica di un utente

Se il PIN della casella vocale predefinito è abilitato per la tua organizzazione, puoi reimpostare il PIN della casella vocale di un utente. Per ulteriori informazioni su come impostare un PIN della casella vocale predefinito per la tua organizzazione, vedi Configurazione di un PIN della casella vocale predefinito per tutti i nuovi utenti.

1

Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Utenti e seleziona l'utente per il quale desideri reimpostare il PIN della casella vocale.
2

Selezionare Chiamata , quindi scegliere Casella vocale da casella vocale, fax e lingua annuncio.
3

Abilitare l'interruttore della casella vocale e andare PIN casella vocale .
4

Fai clic su Reimposta PIN casella vocale.

A questo punto, l'utente può accedere al relativo portale della casella vocale e inserire il PIN predefinito impostato per la tua organizzazione.


 

Gli utenti possono anche reimpostare il PIN della segreteria telefonica in https://settings.webex.com base ai criteri specificati a livello di organizzazione. Per queste istruzioni, vedi Impostazione di un PIN della casella vocale (Webex Calling).

Abilita le notifiche della casella vocale per un utente

1

Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Utenti e seleziona l'utente per il quale desideri abilitare le notifiche della casella vocale.
2

Selezionare Chiamata , quindi scegliere Casella vocale da casella vocale, fax e lingua annuncio.
3

Attiva lo switch Notifica nuova casella vocale e seleziona una delle seguenti opzioni:

  • Via e-mail: seleziona la casella di controllo e inserisci l'indirizzo e-mail per l'invio della notifica.

  • Via SMS: seleziona la casella di controllo, inserisci il numero di telefono per l'invio della notifica, quindi seleziona il provider di rete nel menu a discesa.
4

Fare clic su Salva.

Gestire lo storage dei messaggi della segreteria telefonica di un utente

È possibile specificare dove gli utenti possono accedere alla segreteria telefonica sul proprio telefono, nel portale utenti chiamante o a un indirizzo e-mail specificato come .tiff file.

Se la posizione assegnata all'utente dispone della trascrizione della casella vocale abilitata e si desidera che l'utente riceva le trascrizioni dei messaggi, inviare un'e-mail a una copia del messaggio e selezionare Utilizza l'opzione della cassetta postale interna. Per informazioni dettagliate sull'attivazione della trascrizione della segreteria telefonica per la propria posizione, vedere Abilitazione o disabilitazione della trascrizione della segreteria telefonica per una posizione.

1

Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Utenti e seleziona l'utente per il quale desideri configurare lo storage dei messaggi della casella vocale.
2

Selezionare Chiamata , quindi scegliere Casella vocale da casella vocale, fax e lingua annuncio.
3

Andare a Storage messaggie selezionare una delle seguenti opzioni:

  • Usa cassetta postale interna: gli utenti accedono ai messaggi dal proprio telefono o dal Portale utente Calling. Seleziona Usa indicatore nuovo messaggio sul telefono per abilitare l'indicatore.


     

    Se la posizione assegnata all'utente dispone della trascrizione della casella vocale, è necessario selezionare l'opzione Usa cassetta postale interna per fare in modo che l'utente riceva la trascrizione della segreteria telefonica abilitata.


     
    La cassetta postale interna presenta le seguenti limitazioni di storage:

    • Limite messaggio singolo di 10 minuti

    • Limite totale cassetta postale di 100 minuti

  • Usa cassetta postale esterna: gli utenti dispongono di tutti i messaggi vocali inviati a un messaggio e-mail specificato. In questo modo, l'accesso ai messaggi della casella vocale viene disabilitato dal telefono dell'utente, dall'app desktop o dal portale utenti chiamante.

  • Se questa opzione è selezionata, i messaggi vocali non vengono trascritti.


 

Questa opzione potrebbe non essere disponibile se l'inoltro della casella vocale è disabilitato.
4

Fare clic su Salva.


 

Gli utenti possono scegliere di modificare queste impostazioni nel Portale utente Calling. Eventuali modifiche apportate a queste impostazioni dall'utente verranno riflesse sia nel Portale utente Calling sia in Control Hub.

Configurare impostazioni aggiuntive della casella vocale per un utente

È possibile configurare queste impostazioni aggiuntive con altre impostazioni della casella vocale per gli utenti in Control Hub.

1

Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Utenti e seleziona l'utente per il quale desideri abilitare le impostazioni aggiuntive della casella vocale.
2

Selezionare Chiamata , quindi scegliere Casella vocale da casella vocale, fax e lingua annuncio.
3

Attivare l'interruttore della casella vocale.
4

Andare a Impostazioni aggiuntivee scegliere una o entrambe le opzioni seguenti:

  • Selezionare la casella di controllo Trasferisci a '0' a un altro numero di telefono e inserire il numero di telefono a cui verranno trasferiti i chiamanti.

     

    Se si seleziona questa opzione, accertarsi che il messaggio di apertura della casella vocale informi che premendo '0' verranno trasferiti.
  • Selezionare la casella di controllo Invia via e-mail una copia del messaggio della segreteria telefonica, quindi inserire l'indirizzo e-mail al quale verrà inviata la registrazione di tutti i messaggi di segreteria telefonica.

 

Questa opzione potrebbe non essere disponibile se l'inoltro della casella vocale è disabilitato.

Se per la posizione assegnata all'utente è abilitata la trascrizione della casella vocale, selezionare Invia e-mail a copia dell'opzione del messaggio che consente all'utente di ricevere le trascrizioni delle caselle vocali.
5

Fare clic su Salva.

Configurare le impostazioni di messaggistica fax per un utente

La messaggistica fax consente all'utente di ricevere direttamente i fax in entrata dal relativo servizio di casella vocale.

Operazioni preliminari

Considerare questi puntatori prima di configurare questa funzione:

  • I fax vengono raccolti dalla piattaforma di Webex Calling e memorizzati in un'area di storage condivisa insieme ai messaggi di casella vocale. La capacità di storage è 100 minuti di casella vocale o 1000 pagine di messaggi fax. Accertarsi che gli utenti siano a conoscenza dello spazio disponibile e devono allocare spazio per i nuovi messaggi fax e archiviare in modo intelligente.

  • I messaggi fax vengono memorizzati per un periodo di tempo illimitato.

1

Dalla vista cliente in https://admin.webex.com, vai a Utenti e seleziona l'utente per il quale desideri abilitare la messaggistica fax.
2

Selezionare Chiamata , quindi scegliere Casella vocale da casella vocale, fax e lingua annuncio.
3

Attiva Messaggistica fax per abilitare la funzione.
4

Dall'elenco a discesa, seleziona il numero di telefono assegnato ai messaggi fax.
5

Inserisci un Interno se necessario.
6

Fare clic su Salva.


 

Gli utenti possono scegliere di modificare queste impostazioni nel Portale utente Calling. Eventuali modifiche apportate a queste impostazioni per l'utente vengono riflesse sia nel portale utenti chiamante che in Control Hub.

Abilita trascrizione della segreteria telefonica per un utente

Con la trascrizione della casella vocale, l'utente riceve un messaggio e-mail con la trascrizione della casella vocale nel corpo del messaggio e -mail. File WAV come allegato della casella vocale.

Per un utente la trascrizione della segreteria telefonica, si applicano le seguenti condizioni:

  • Abilita la trascrizione della segreteria telefonica per la posizione dell'utente. Per informazioni, vedere Trascrizione della segreteria telefonica per Webex Calling.

  • Selezionare Invia via e-mail una copia del messaggio e Usa cassetta postale interna nell'area delle impostazioni della casella vocale dell'utente del profilo Chiamata :