Configurare le impostazioni organizzative per la segreteria telefonica

Configura le impostazioni dell'organizzazione prima di gestire le impostazioni della casella vocale degli utenti. Queste configurazioni determinano le impostazioni della casella vocale degli utenti che puoi impostare.

Operazioni preliminari

Per utilizzare la funzione di casella vocale, devi impostare l'interno del portale vocale per la posizione. Per informazioni dettagliate, vedi Configurazione dei portali vocali per Webex Calling .

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Accedere a Control Hub.

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Vai a Servizi > Chiamata > Impostazioni servizio.

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Vai alla sezione Casella vocale e configura le seguenti impostazioni:

  • Inoltro casella vocale

  • Eliminazione casella vocale

  • Codice di accesso casella vocale

Inoltro casella vocale

Quando questa opzione è abilitata, le impostazioni consentono agli utenti di inoltrare un messaggio di casella vocale al numero o all'interno di un altro utente. Se disabilitata, ciò proibisce all'utente di inoltrare i messaggi della casella vocale, utilizzando una cassetta postale esterna o inviando una copia del messaggio a un indirizzo e-mail specificato.

  • Per abilitare questa impostazione, fare clic sull'interruttore.

Eliminazione casella vocale

I messaggi vocali di oltre 180 giorni vengono archiviati automaticamente. Se si richiede l'accesso alle caselle vocali archiviate, viene richiesto di generare una richiesta di servizio con Cisco.

L'eliminazione della casella vocale consente di impostare le condizioni per i messaggi scaduti. Quando questa opzione è abilitata, gli amministratori possono specificare l'intervallo di tempo in cui scadono i messaggi. È possibile immettere i giorni (da 1 a 180) nel campo fornito. Gli amministratori possono anche impostare le condizioni per l'eliminazione dei messaggi.

Per abilitare questa impostazione, fai clic sul tasto di alternanza e scegli una delle seguenti opzioni:

  • Eliminazione permissiva: mantiene tutti i messaggi della casella vocale non letti ed elimina i messaggi della casella vocale scaduti quando un utente accede alla propria cassetta postale.

  • Eliminazione restrittiva: elimina tutti i messaggi della casella vocale letti e non letti in base all'intervallo di tempo impostato.

Passcode segreteria telefonica

Quando questa opzione è abilitata, le impostazioni consentono di creare un intervallo di tempo in cui una persona deve cambiare il passcode e con quale frequenza può cambiare di nuovo il passcode (una volta modificato):

  • È possibile impostare il numero minimo di giorni (1-7) in cui un codice di accesso può essere modificato dall'utente quando è abilitato. Quando l'interruttore è disattivato, possono modificare il passcode più volte nello stesso giorno.

    Webex Calling all'utente di impostare uno dei passcode precedenti rendendo più sicuro il passcode utente

  • È possibile impostare il numero di giorni di scadenza di un passcode (tra 15 e 180) quando abilitato. Quando l'interruttore è disattivato, il passcode non scade mai.

    Questa funzione estende anche la cronologia del codice di accesso 10-24. Ciò consente di memorizzare gli ultimi 24 passcode di ciascun utente e impedire all'utente di riutilizzare uno di tali passcode memorizzati.

  • Per abilitare questa impostazione, fare clic sull'interruttore e impostare le configurazioni appropriate.

Abilita segreteria telefonica per un utente

Se è abilitata la funzione di inoltro chiamata, le impostazioni di inoltro chiamata sostituiscono le impostazioni della casella vocale configurate.

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Accedere a Control Hub.

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Andare a Gestione > Utenti.

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Seleziona un utente e fai clic su Chiamata.

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Vai alla sezione Casella vocale, fax e lingua degli annunci e fai clic su Casella vocale.

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Attivare l'interruttore della segreteria telefonica ed eseguire una scelta da qualsiasi impostazione che si desidera abilitare.

Alcune funzioni di casella vocale potrebbero non essere disponibili a causa delle impostazioni organizzative impostate.

Desideri vedere come è possibile farlo? Guarda questa dimostrazione video su come gestire le impostazioni della casella vocale per un utente in Control Hub.

Invio delle chiamate di un utente alla casella vocale

Configurare queste impostazioni della casella vocale per indirizzare le chiamate in arrivo alla casella vocale degli utenti.
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Accedere a Control Hub.

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Andare a Gestione > Utenti.

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Seleziona un utente e fai clic su Chiamata.

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Vai alla sezione Casella vocale, fax e lingua degli annunci e fai clic su Casella vocale.

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Attivare l'interruttore della casella vocale.

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Vai alla sezione Invia chiamate alla casella vocale e scegli una delle seguenti opzioni:

  • Invia tutte le chiamate alla casella vocale: questa opzione inoltra tutte le chiamate alla casella vocale.
  • Invia chiamate a casella vocale se linea occupata: questa opzione inoltra le chiamate alla casella vocale quando l'utente è già impegnato in una chiamata. Selezionare la casella di controllo e scegliere di impostare il messaggio di saluto predefinito o il messaggio di saluto personalizzato.

    Per impostare i messaggi di saluto predefiniti, selezionare l'opzione Messaggio di occupato predefinito .

    Per impostare i messaggi di saluto personalizzati personalizzati, seleziona l'opzione Messaggio personalizzato e fai clic su Carica file per caricare il file audio (WAV) oppure fai clic su Registra messaggio per registrare il messaggio.

  • Invia chiamate a casella vocale in caso di mancata risposta:questa opzione inoltra le chiamate in ingresso alla casella vocale dopo un numero specificato di squilli. Seleziona la casella di controllo e il numero di squilli dall'elenco a discesa prima di riprodurre i messaggi di saluto. È possibile scegliere di impostare un messaggio di saluto predefinito o un messaggio di saluto personalizzato.

    Per impostare i messaggi di saluto predefiniti, selezionare l'opzione Messaggio di occupato predefinito .

    Per impostare i messaggi di saluto personalizzati personalizzati, seleziona l'opzione Messaggio personalizzato e fai clic su Carica file per caricare il file audio (WAV) oppure fai clic su Registra messaggio per registrare il messaggio.

Una volta caricato il file o registrato i messaggi di saluto, è possibile aggiornarlo selezionando Sostituisci file o registrando un altro messaggio. La registrazione di un nuovo messaggio o il caricamento di un nuovo file sostituisce i messaggi di saluto precedenti.

Il file audio (WAV) deve essere 8Khz, 8-bit mono, CCITT µ-law, max 2 MB, formato file .wav.

Se selezioni Invia tutte le chiamate alla casella vocale, non puoi selezionare le altre due opzioni. Puoi scegliere di indirizzare la chiamata alla casella vocale con entrambe le opzioni Invia chiamate alla casella vocale durante una linea occupata e Invia chiamate alla casella vocale in caso di mancata risposta selezionate insieme.

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Fai clic su Salva.

Ripristina/imposta PIN casella vocale di un utente temporaneo

Se il PIN della casella vocale predefinito è abilitato per la tua organizzazione, puoi reimpostare il PIN della casella vocale di un utente. Per ulteriori informazioni su come impostare un PIN della casella vocale predefinito per la tua organizzazione, vedi Configurazione di un PIN della casella vocale predefinito per tutti i nuovi utenti.

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Accedere a Control Hub.

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Per reimpostare un PIN della casella vocale per un utente:

  1. Andare a Gestione > Utenti.

  2. Seleziona un utente e fai clic su Chiamata.

  3. Vai alla sezione Casella vocale, fax e lingua degli annunci e fai clic su Casella vocale.

  4. Attivare l'interruttore della casella vocale.

  5. Vai alla sezione PIN casella vocale e fai clic su Reimposta PIN casella vocale.

    A questo punto, l'utente può accedere al relativo portale della casella vocale e inserire il PIN predefinito impostato per la tua organizzazione.

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Per impostare un codice di accesso temporaneo per un utente:

  1. Andare a Gestione > Utenti.

  2. Seleziona un utente e fai clic su Chiamata.

  3. Vai alla sezione Casella vocale, fax e lingua degli annunci e fai clic su Casella vocale.

  4. Attivare l'interruttore della casella vocale.

  5. Vai alla sezione PIN casella vocale e inserisci un codice di accesso temporaneo per l'accesso alla casella vocale in Crea nuovo codice di accesso temporaneo.

    • Il codice di accesso deve essere compreso tra 6 e 30 cifre.

    • Non può contenere 5 o più cifre ripetute.

    • Non può contenere schemi ripetuti.

    • Non può contenere 4 cifre consecutive in sequenza.

    • Non può contenere alcuna parte del tuo numero di telefono o interno.

  6. Confermare il codice di accesso in Conferma nuovo codice di accesso temporaneo.

  7. Fare clic su Salva.

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Per impostare un codice di accesso temporaneo per le linee virtuali:

  1. Vai a Servizi → Chiamata > Linee virtuali.

  2. Seleziona una linea virtuale e fai clic su Chiamata.

  3. Vai alla sezione Casella vocale, fax e lingua degli annunci e fai clic su Casella vocale.

  4. Attivare l'interruttore della casella vocale.

  5. Vai alla sezione PIN casella vocale e inserisci un codice di accesso temporaneo per l'accesso alla casella vocale in Crea nuovo codice di accesso temporaneo.

    • Il codice di accesso deve essere compreso tra 6 e 30 cifre.

    • Non può contenere 5 o più cifre ripetute.

    • Non può contenere schemi ripetuti.

    • Non può contenere 4 cifre consecutive in sequenza.

    • Non può contenere alcuna parte del tuo numero di telefono o interno.

  6. Confermare il codice di accesso in Conferma nuovo codice di accesso temporaneo.

  7. Fare clic su Salva.

Gli utenti possono anche reimpostare il proprio PIN della casella vocale in Hub utente seguendo i criteri specificati impostati a livello di organizzazione. Per informazioni dettagliate, vedi Impostazione o reimpostazione del PIN della casella vocale.

Abilita le notifiche della casella vocale per un utente

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Accedere a Control Hub.

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Andare a Gestione > Utenti.

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Seleziona un utente e fai clic su Chiamata.

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Vai alla sezione Casella vocale, fax e lingua degli annunci e fai clic su Casella vocale.

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Attivare l'interruttore della casella vocale.

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Vai alla sezione Notifiche e attiva Ricevi notifiche della casella vocale.

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Selezionare una delle seguenti opzioni:

  • Via e-mail: selezionare questa opzione e inserire l'indirizzo e-mail per l'invio della notifica.

  • Via SMS: selezionare questa opzione, inserire il numero di telefono per l'invio della notifica, quindi selezionare il provider di rete dal menu a discesa.

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Fai clic su Salva.

Gestire lo storage dei messaggi della segreteria telefonica di un utente

Puoi specificare dove gli utenti possono accedere alla propria casella vocale, sul proprio telefono, nell'hub utenti o attraverso un indirizzo e-mail specificato come file .tiff .

Se la posizione assegnata all'utente dispone della trascrizione della casella vocale abilitata e si desidera che l'utente riceva le trascrizioni della casella vocale, inviare via e-mail una copia del messaggio e selezionare l'opzione Usa cassetta postale interna . Per informazioni dettagliate sull'attivazione della trascrizione della segreteria telefonica per la propria posizione, vedere Abilitazione o disabilitazione della trascrizione della segreteria telefonica per una posizione.

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Andare a Gestione > Utenti.

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Seleziona un utente e fai clic su Chiamata.

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Vai alla sezione Casella vocale, fax e lingua degli annunci e fai clic su Casella vocale.

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Attivare l'interruttore della casella vocale.

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Vai alla sezione Storage messaggi e scegli una delle seguenti opzioni:

  • Usa cassetta postale interna: se scegli questa opzione, gli utenti possono accedere ai messaggi vocali da telefono, app Webex e hub utente. Seleziona Usa indicatore nuovo messaggio sul telefono per abilitare l'indicatore.

    Se la posizione assegnata all'utente dispone della trascrizione della casella vocale, devi selezionare Usa cassetta postale interna affinché questo utente riceva la trascrizione della casella vocale abilitata.

    La cassetta postale interna presenta le seguenti limitazioni di storage:

    • Limite messaggio singolo di 10 minuti

    • Limite totale cassetta postale di 100 minuti

  • Usa cassetta postale esterna: se scegli questa opzione, tutti i messaggi vocali vengono inviati a un indirizzo e-mail specificato. Gli utenti non possono accedere ai messaggi vocali dal telefono, dall'app Webex o dall'hub utente. Inoltre, le caselle vocali non vengono trascritte.

Questa opzione potrebbe non essere disponibile se l'inoltro della casella vocale è disabilitato.

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Fai clic su Salva.

Configurare impostazioni aggiuntive della casella vocale per un utente

È possibile configurare queste impostazioni aggiuntive con altre impostazioni della casella vocale per gli utenti in Control Hub.
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Andare a Gestione > Utenti.

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Seleziona un utente e fai clic su Chiamata.

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Vai alla sezione Casella vocale, fax e lingua degli annunci e fai clic su Casella vocale.

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Attivare l'interruttore della casella vocale.

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Vai alla sezione Impostazioni aggiuntive e scegli una o entrambe le opzioni seguenti:

  • Seleziona Premi "0" per trasferire a un'altra linea e inserisci il numero di telefono a cui i chiamanti verranno trasferiti.

    Se si seleziona questa opzione, accertarsi che il messaggio di apertura della casella vocale informi che premendo '0' verranno trasferiti.

  • Selezionare Invia una copia del messaggio di casella vocale per e-mail e inserire l'indirizzo e-mail al quale verrà inviata la registrazione di tutte le caselle vocali.

Questa opzione potrebbe non essere disponibile se l'inoltro della casella vocale è disabilitato.

Se la posizione assegnata all'utente ha abilitato la trascrizione della casella vocale, seleziona l'opzione Invia una copia del messaggio per e-mail per consentire all'utente di ricevere le trascrizioni della casella vocale.

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Fai clic su Salva.

Configurare le impostazioni di messaggistica fax per un utente

La messaggistica fax consente all'utente di ricevere direttamente i fax in entrata dal relativo servizio di casella vocale.

Operazioni preliminari

Considerare questi puntatori prima di configurare questa funzione:

  • I fax vengono raccolti dalla piattaforma di Webex Calling e memorizzati in un'area di storage condivisa insieme ai messaggi di casella vocale. La capacità di storage è 100 minuti di casella vocale o 1000 pagine di messaggi fax. Accertarsi che gli utenti siano a conoscenza dello spazio disponibile e devono allocare spazio per i nuovi messaggi fax e archiviare in modo intelligente.

  • I messaggi fax vengono memorizzati per un periodo di tempo illimitato.

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Andare a Gestione > Utenti.

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Seleziona un utente e fai clic su Chiamata.

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Vai alla sezione Casella vocale, fax e lingua degli annunci e fai clic su Casella vocale.

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Attivare l'interruttore della casella vocale.

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Vai alla sezione Messaggistica fax e attiva il tasto di alternanza Ricevi messaggi fax .

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Inserisci il numero di telefono assegnato alla messaggistica fax.

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Inserisci un interno, se necessario.

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Fare clic su Salva.

Abilita trascrizione della segreteria telefonica per un utente

Con la trascrizione della casella vocale, l'utente riceve un messaggio e-mail con la trascrizione della casella vocale nel corpo del messaggio e -mail. File WAV come allegato della casella vocale.

Per un utente la trascrizione della segreteria telefonica, si applicano le seguenti condizioni:

  • Abilita la trascrizione della segreteria telefonica per la posizione dell'utente. Per dettagli, vedi Trascrizione della casella vocale per Webex Calling.

  • Seleziona Invia una copia del messaggio della casella vocale per e-mail e Usa cassetta postale interna nell'area delle impostazioni della casella vocale dell'utente del profilo Calling .

Un utente può anche configurare autonomamente tutte le impostazioni della casella vocale nell'Hub utente. Per dettagli, vedi Configurazione delle impostazioni della casella vocale. Eventuali modifiche apportate a queste impostazioni dall'utente verranno riflesse in User Hub e Control Hub.