Programmez des réunions à partir de l’un de vos espaces.

Les personnes internes et externes à l’organisation peuvent programmer une réunion améliorée associée à un espace s’ils ont une licence d’organisateur Webex.

Le nombre de personnes qui peuvent rejoindre votre réunion peut varier, s’il s’agit d’une réunion classique ou améliorée associée à un espace.

Pour les réunions classiques, cela dépend du type de compte de la personne qui a créé l'espace. Pour plus d’informations, voir Fonctions et sponsors des réunions en Cisco Webex.

Pour les réunions améliorées, cela dépend du type de compte que vous avez, en tant qu’organisateur.

Chiffrement de bout en bout pour les réunions Webex App

Les réunions associées à un espace prennent en charge le chiffrement de bout en bout. Pour plus d’informations sur la façon de chiffrer toutes vos réunions par défaut, voir Application Webex | Configurer le chiffrement de bout en bout pour les réunions.

Choisissez le programmateur que vous souhaitez utiliser pour programmer des réunions. Vous pouvez programmer des réunions à partir d’un espace en utilisant Microsoft Outlook, Google Agenda ou le programmeur de l’application Webex ( si votre administrateur a installé votre compte avec Service de calendrier hybride Cisco Webex).

Si votre administrateur n’a pas installé le calendrier hybride sur votre compte ou si vous utilisez un calendrier autre que Microsoft Outlook ou Google Agenda, utilisez les instructions dans Autres calendriers.

Microsoft Outlook
1

Dans l’espace, cliquez sur Programmer.

Si votre administrateur a installé votre compte avec le calendrier hybride, vous trouverez ici toutes les réunions qui sont programmées dans l’espace.

Programmer une réunion
2

Sélectionnez Programmer une réunion.

L’application Webex ouvre une invitation du calendrier dans Microsoft Outlook qui inclut automatiquement les adresses électroniques pour toutes les personnes de l’espace, le nom de l’espace comme sujet et « @webex:space » dans le champ Emplacement. En fonction de votre configuration, l’invitation peut également inclure un lien pour rejoindre la réunion, les options Pour la rejoindre par téléphone et une adresse vidéo pour que les personnes peuvent la rejoindre à partir de tous les systèmes vidéo standard.

3

Spécifiez la date, l’heure et d’autres détails.

4

Ajoutez un périphérique de salle ou de bureau Cisco Webex en sélectionnant Assistant de programmation > Ajouter des salles sous Windows ou Programmer ou Séleceur de salle, puis Ajouter une salle sur Mac et ajoutez les périphériques de salle ou de bureau que vous souhaitez inclure.

Un bouton Rejoindre s’affiche sur le périphérique 5 minutes avant le début de la réunion.

Votre administrateur doit configurer votre compte avec le calendrier hybride pour vous pouvoir programmer des périphériques de salle de cette façon. Si vous ne pouvez pas ajouter un périphérique de salle ou de bureau ou si vous ne voyez pas le bouton Rejoindre avant la réunion, contactez votre administrateur.

5

Envoyez l’invitation à une réunion.

Calendrier Google
1

Dans l’espace, cliquez sur Programmer.

Si votre administrateur a installé votre compte avec le calendrier hybride, vous trouverez ici toutes les réunions qui sont programmées dans l’espace.

Programmer une réunion
2

Sélectionnez Programmer une réunion.

Si vous utilisez Google Agenda avec Microsoft Outlook, l’application Webex ouvre une invitation du calendrier dans Microsoft Outlook. Sinon, il ouvre Google Agenda en utilisant votre navigateur par défaut. L'invitation contient le nom de l'espace comme sujet de la réunion et « @webex:space » dans le champ Emplacement, puis inclut les adresses électroniques des personnes qui se trouvent dans l'espace.

En fonction de votre configuration, l'invitation peut également inclure les options suivantes, afin que les personnes puissent rejoindre la réunion à partir de tous les systèmes vidéo standard :

  • Lien de la réunion

  • Option Rejoindre la réunion par téléphone

  • Adresse vidéo

3

Spécifiez la date, l’heure et d’autres détails.

4

Ajoutez un périphérique de salle ou de bureau Cisco Webex en sélectionnant Assistant de programmation > Ajouter des salles sous Windows ou Programmer ou Séleceur de salle, puis Ajouter une salle sur Mac et ajoutez les périphériques de salle ou de bureau que vous souhaitez inclure.

Un bouton Rejoindre s’affiche sur le périphérique 5 minutes avant le début de la réunion.

Votre administrateur doit configurer votre compte avec le calendrier hybride pour vous pouvoir programmer des périphériques de salle de cette façon. Si vous ne pouvez pas ajouter un périphérique de salle ou de bureau ou si vous ne voyez pas le bouton Rejoindre avant la réunion, contactez votre administrateur.

5

Envoyez l’invitation à une réunion.

Scheduler de l’application Webex
1

Dans l’espace, cliquez sur Programmer une réunion Programmer une réunion, puis saisissez les informations de votre réunion :

  • Modifier le sujet de la réunion.

  • Sous Date et heure, choisissez une date et une heure de début et de fin.

  • Cochez Récurrence, pour programmer la réunion pour qu'elle se répète régulièrement, choisissez entre des incréments quotidiens, hebdomadaires ou mensuels.

  • Saisissez une description, qui sera incluse dans le courrier électronique d'invitation.

2

Tous les membres de l’espace sont automatiquement invités à la réunion. Ajoutez des invités en tapant leur nom ou leur adresse électronique. Supprimez les invités en survolant leur nom et en cliquant sur Supprimer.

Vous voyez des icônes à côté du nom de chaque personne :

  • Disponible Disponible(s)

  • Indisponible Non disponible

  • Disponibilité inconnue Disponibilité inconnue

Si les invités ne sont pas disponibles, modifiez l'heure de la réunion et les mises à jour de leur état de disponibilité, ou cliquez sur Vérifier le calendrier pour voir leur disponibilité.

Pour donner le rôle de coorganisateur à un invité, survolez son nom, cliquez sur Bouton Plus d’options, puis cliquez sur Donner le rôle de coorganisateur. Vous voyez cette option si l'invité a un compte organisateur sur le même site Webex que vous.

3

Pour réserver une salle de réunion, allez à Salles et saisissez le nom ou l'emplacement d'une salle de réunion. Vous voyez des icônes à côté des noms de salles pour afficher leur disponibilité. Cliquez sur un nom de salle pour l'ajouter à l'invitation à la réunion.

Seules les salles de réunion répertoriées dans le répertoire de votre organisation sont affichées.

4

Cliquez sur Paramètres avancés et choisissez parmi les options disponibles :

  • Type de la réunion
  • Sécurité

    Vous pouvez ajouter des filigranes audio aux vidéos de vos participants et au contenu partagé. Sous Filigranes audio, cochez Ajouter des filigranes à l’audio de la réunion. L’administrateur du site peut charger les réunions filigranes sur le Control Hub, qui analyse ensuite l’enregistrement et recherche les identifiants uniques. Ils peuvent consulter les résultats pour voir quel client source ou périphérique a enregistré la réunion.

    Vous pouvez ajouter des filigranes visuels aux vidéos des participants et au contenu partagé.

  • Connexion audio
  • Options de programmation
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Cliquez sur Programmer.

La réunion est ajoutée à votre calendrier. Un courrier électronique d'invitation est envoyé à toutes les personnes invitées à la réunion.

Que faire ensuite

Si vous devez effectuer des modifications, vous pouvez mettre à jour les détails de la réunion ou annuler la réunion.

Vous trouverez toutes les réunions qui sont programmées dans l’espaceici.

Autres calendriers
1

Dans l’espace, cliquez sur Programmer.

Si votre administrateur a installé votre compte avec le calendrier hybride, vous trouverez ici toutes les réunions qui sont programmées dans l’espace.

Cliquez sur Programmer
2

Cliquez sur Informations sur la réunion de l'espace, sélectionnez Copier, puis allez dans votre calendrier et collez les informations sur la réunion dans une réunion.

En fonction de votre configuration, les informations sur la réunion comprennent un lien pour rejoindre la réunion, les options pour la rejoindre par téléphone et une adresse vidéo pour que les personnes peuvent la rejoindre à partir de tous les systèmes vidéo standard.

3

Retournez à votre application Webex et à l’affichage Informations sur la réunion de l’espace . À côté de Personnes, sélectionnez Copier, puis allez à votre calendrier et collez les adresses électroniques dans la section À de la réunion.

4

Spécifiez la date, l’heure et d’autres détails et envoyez l’invitation.

Avant de commencer

Vous pouvez utiliser le scheduler intégré à l’application si vous avez des réunions améliorées associées à un espace. Si vous avez des réunions classiques associées à un espace, copiez les informations sur la réunion et collez-les dans un calendrier tiers.
1

Allez à Messagerie Bouton Messagerie et sélectionnez un espace.

2

Dans l’espace, tapez sur le menu d’activités Bouton Plus d’optionset choisissez Programmer.

  • Modifier le sujet de la réunion.

  • Choisissez une date et une heure de démarrage et de fin.

  • Tapez sur Récurrence, pour programmer la réunion pour qu’elle se répète régulièrement, choisissez entre des incréments quotidiens, hebdomadaires ou mensuels.

  • Les personnes dans l’espace sont automatiquement ajoutées en tant qu’invités. Tapez sur Invités pour ajouter ou supprimer des personnes.

    Tapez sur Vérifier le calendrier pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers ce créneau horaire. Vous pouvez également :

    • Consultez une liste des personnes disponibles à l’heure sélectionnée.

    • Tapez et maintenez la réunion en main, pour la faire glisser et la déposer sur une plage horaire différente.

    • Tapez et faites glisser les onglets de la réunion, pour modifier la durée de la réunion. Toutes les modifications sont reflétées dans les heures de démarrage et de fin du scheduler.

    Pour donner le rôle de coorganisateur à un invité, tapez sur Plus d’options à côté de son nom et tapez sur Donner le rôle de coorganisateur. Vous voyez cette option si l'invité a un compte organisateur sur le même site Webex que vous.

  • Saisissez une description.

3

Tapez sur Programmer pour programmer votre réunion.

Avant de commencer

Vous pouvez utiliser le scheduler intégré à l’application si vous avez des réunions améliorées associées à un espace. Si vous avez des réunions classiques associées à un espace, copiez les informations sur la réunion et collez-les dans un calendrier tiers.
1

Allez à Messagerie etBouton Messagerie sélectionnez un espace.

2

Dans l’espace, tapez sur le menu d’activités Menu Pluset choisissez Programmer.

  • Modifier le sujet de la réunion.

  • Choisissez une date et une heure de démarrage et de fin.

  • Tapez sur Récurrence pour programmer la réunion pour qu'elle se répète régulièrement, choisissez parmi les incréments quotidiens, hebdomadaires ou mensuels.

  • Les personnes dans l’espace sont automatiquement ajoutées en tant qu’invités. Tapez sur Invités pour ajouter ou supprimer des personnes.

    Pour donner le rôle de coorganisateur à un invité, tapez sur Menu Plus à côté de son nom et tapez sur Donner le rôle de coorganisateur. Vous voyez cette option si l'invité a un compte organisateur sur le même site Webex que vous.

    Tapez sur Vérifier le calendrier pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers cette plage horaire. Vous pouvez également :

    • Consultez une liste des personnes disponibles à l’heure sélectionnée.

    • Tapez et maintenez la réunion en main, pour la faire glisser et la déposer sur une plage horaire différente.

    • Tapez et faites glisser les onglets de la réunion, pour modifier la durée de la réunion. Toutes les modifications sont reflétées dans les heures de démarrage et de fin du scheduler.

  • Saisissez une description.

3

Tapez sur Programmer pour programmer votre réunion.

1

Connectez-vous à Webex et à partir de votre espace, cliquez sur Programmer Horaire.

2

À côté de l'option Informations sur la réunion, sélectionnez Copier, puis allez dans votre calendrier et collez les informations sur la réunion dans une réunion. En fonction de votre configuration, les informations sur la réunion comprennent un lien pour rejoindre la réunion, des options pour la rejoindre par téléphone et une adresse vidéo pour que les personnes peuvent la rejoindre à partir de tous les systèmes vidéo standard.

3

Retournez à l’application Webex et à l’affichage Informations sur la réunion de l’espace . À côté de Personnes, sélectionnez Copier, puis allez à votre calendrier et collez les adresses électroniques dans la section À de la réunion.

4

Spécifiez la date, l’heure et les autres détails que vous devez inclure, puis envoyez l’invitation.