Plan vergaderingen vanuit een van uw ruimten..

Mensen binnen en buiten de organisatie kunnen een vergadering plannen die is gekoppeld aan een ruimte als ze een Webex-hostlicentie hebben.

Het aantal personen dat kan deelnemen aan een vergadering die aan een ruimte is gekoppeld, is afhankelijk van het type Webex-abonnement van de host van de vergadering.

End-to-end-encryptie voor Webex-appvergaderingen

Vergaderingen die aan een ruimte zijn gekoppeld, ondersteunen end-to-end-encryptie. Zie Webex-app | End-to-end-encryptie voor vergaderingen instellenvoor meer informatie over het standaard versleutelen van al uw vergaderingen.

Kies de planner die u wilt gebruiken om vergaderingen te plannen. U kunt vergaderingen plannen vanuit een ruimte met Microsoft Outlook, Google Agenda of de Webex-app-scheduler ( als uw beheerder uw account heeft ingesteld met Cisco Webex-service voor hybride agenda's).

Als uw beheerder uw account niet heeft ingesteld met hybride agenda of als u een andere agenda dan Microsoft Outlook of Google Agenda gebruikt, gebruikt u de instructies in Andere agenda's.

Microsoft Outlook
1

Klik in de ruimte op Plannen.

Als uw beheerder uw account heeft ingesteld met de hybride agenda, vindt u hier alle vergaderingen die in de ruimte zijn gepland.

Een vergadering plannen
2

Selecteer Een vergadering plannen.

Webex-app opent een agenda-uitnodiging in Microsoft Outlook die automatisch e-mailadressen bevat voor iedereen in de ruimte, de naam van de ruimte als het onderwerp en '@webex:space' in het veld Locatie. Afhankelijk van uw instellingen bevat de uitnodiging mogelijk ook een koppeling om deel te nemen aan de vergadering, Opties voor deelnemen via telefoon en een videoadres zodat mensen kunnen deelnemen vanaf elk op standaarden gebaseerd videosysteem.

3

Geef de datum, tijd en andere gegevens op.

4

Voeg een Cisco Webex-ruimte of bureau-apparaat toe door Planningassistent > Ruimten toevoegen in Windows of Planning of Room Finder te selecteren, en vervolgens Ruimte toevoegen op de Mac en voeg vervolgens de ruimte of bureau-apparaten toe die u wilt opnemen.

De knop Deelnemen wordt vijf minuten vóór de vergadering weergegeven op het apparaat.

Uw beheerder moet uw account instellen met de hybride agenda zodat u ruimteapparaten op deze manier kunt plannen. Als u geen ruimte of desktopapparaat kunt toevoegen, of als u de knop Deelnemen niet ziet vóór de vergadering, neemt u contact op met uw beheerder.

5

Verzend de uitnodiging voor de vergadering.

Google Agenda
1

Klik in de ruimte op Plannen.

Als uw beheerder uw account heeft ingesteld met de hybride agenda, vindt u hier alle vergaderingen die in de ruimte zijn gepland.

Een vergadering plannen
2

Selecteer Een vergadering plannen.

Als u Google Agenda gebruikt met Microsoft Outlook, opent de Webex-app een agenda-uitnodiging in Microsoft Outlook. Anders wordt Google Agenda geopend met uw standaardbrowser. De uitnodiging heeft de naam van de ruimte als het onderwerp van de vergadering, '@webex:space' in het veld Locatie. Bevat e-mailadressen van personen in de ruimte.

Afhankelijk van uw instellingen kan de uitnodiging ook de volgende opties bevatten, zodat mensen kunnen deelnemen via elk op standaarden gebaseerd videosysteem:

  • Vergaderingskoppeling

  • Optie om telefonisch deel te nemen

  • Videoadres

3

Geef de datum, tijd en andere gegevens op.

4

Voeg een Cisco Webex-ruimte of bureau-apparaat toe door Planningassistent > Ruimten toevoegen in Windows of Planning of Room Finder te selecteren, en vervolgens Ruimte toevoegen op de Mac en voeg vervolgens de ruimte of bureau-apparaten toe die u wilt opnemen.

De knop Deelnemen wordt vijf minuten vóór de vergadering weergegeven op het apparaat.

Uw beheerder moet uw account instellen met de hybride agenda zodat u ruimteapparaten op deze manier kunt plannen. Als u geen ruimte of desktopapparaat kunt toevoegen, of als u de knop Deelnemen niet ziet vóór de vergadering, neemt u contact op met uw beheerder.

5

Verzend de uitnodiging voor de vergadering.

Webex-app-planning
1

Klik in de ruimte op Een vergadering plannen Een vergadering plannenen voer vervolgens uw vergadergegevens in:

  • Voer een naam in voor de vergadering in Vergaderingonderwerp.

  • Kies onder Datum en tijdeen begin- en einddatum en -tijd.

  • Selecteer Herhalingom de vergadering zo in te stellen dat deze regelmatig wordt herhaald. U kunt kiezen uit dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse stappen.

  • Voer een beschrijving in die in de e-mailuitnodiging wordt opgenomen.

2

Alle leden van de ruimte worden automatisch uitgenodigd voor de vergadering. Voeg genodigden toe door hun naam of e-mailadres op te geven. Verwijder genodigden door met de muis over hun naam te bewegen en op Verwijderen te klikken.

Naast de naam van elke persoon ziet u pictogrammen:

  • Beschikbaar Beschikbaar

  • Niet beschikbaar Niet beschikbaar

  • Beschikbaarheid onbekend Beschikbaarheid onbekend

Als genodigden niet beschikbaar zijn, kunt u de vergadertijd en de beschikbaarheidsstatus wijzigen of op Kalender controleren klikken om hun beschikbaarheid te bekijken.

Om van een genodigde een cohostte maken, beweegt u de muis over zijn of haar naam, klikt u op Knop Meer optiesen vervolgens op Cohost maken. U ziet deze optie als de uitgenodigde een hostaccount heeft op dezelfde Webex-site als u.

3

Om een vergaderruimte te reserveren, gaat u naar Kamers en voert u de naam of locatie van een vergaderruimte in. Er staan pictogrammen naast de kamernamen om de beschikbaarheid ervan aan te geven. Klik op de naam van een ruimte om deze toe te voegen aan de uitnodiging voor de vergadering.

Er worden alleen vergaderruimten weergegeven die in de directory van uw organisatie staan.

4

Klik op Geavanceerde instellingen en kies uit de beschikbare opties:

  • Vergaderingstype
  • Beveiliging

    U kunt audiowatermerken toevoegen aan uw deelnemersvideo's en gedeelde content. Onder Audiowatermerken, vink Watermerken toevoegen aan vergaderaudioaan. De sitebeheerder kan vergaderingen met watermerk uploaden naar Control Hub. Vervolgens analyseert Control Hub de opname en zoekt de unieke identificatiegegevens op. Ze kunnen de resultaten bekijken om te zien welke bronclient of welk apparaat de vergadering heeft opgenomen.

    U kunt visuele watermerken toevoegen aan deelnemersvideo's en gedeelde inhoud.

  • Audioverbinding
  • Planningsopties

    breakout-sessies inschakelen

    Automatisch opname starten wanneer de vergadering begint

    Stel vergaderopties in, zoals het uitschakelen van de chatfunctie en het uitschakelen van de mogelijkheid om bestanden toe te voegen of te downloaden.

5

Klik op Plannen.

De vergadering is aan uw agenda toegevoegd. Er wordt een e-mailuitnodiging verzonden naar iedereen die voor de vergadering is uitgenodigd.

De volgende stap

Als u wijzigingen wilt aanbrengen, kunt u de vergaderingsgegevens bijwerken of de vergadering annuleren.

Hier kunt u alle vergaderingen vinden die zijn gepland in de ruimte.

Andere agenda's
1

Klik in de ruimte op Plannen.

Als uw beheerder uw account heeft ingesteld met de hybride agenda, vindt u hier alle vergaderingen die in de ruimte zijn gepland.

Klik op Plannen
2

Klik op Informatie over ruimte-vergadering , selecteerKopiëren, ga naar uw agenda en plak de informatie over de vergadering in een vergadering.

Afhankelijk van uw instellingen bevat de informatie over de vergadering mogelijk een koppeling om deel te nemen aan de vergadering, Opties voor deelnemen via telefoon en een videoadres zodat personen kunnen deelnemen vanaf elk op standaarden gebaseerd videosysteem.

3

Ga terug naar uw Webex-app en de informatieweergave van de ruimte over de vergadering. Selecteer naast PersonenKopiëren , ga naar uw agenda en plak de e-mailadressen in het gedeelte Aan van de vergadering.

4

Geef de datum, tijd en andere gegevens op en verzend de uitnodiging.

Voordat u begint

U kunt de in-app-scheduler gebruiken als u verbeterde vergaderingen aan een ruimte hebt gekoppeld. Als u klassieke vergaderingen aan een ruimte hebt gekoppeld, kopieert u de vergaderingsinformatie en plakt u deze in een agenda van derden.
1

Ga naar Berichten Knop Berichten en selecteer een ruimte.

2

Tik in de ruimte op het activiteitenmenu Knop Meer optiesen kies Plannen.

  • Voer een naam in voor de vergadering in Vergaderingonderwerp.

  • Kies een Start- en Eind-datum en -tijd.

  • Tik op Herhalingom de vergadering zo in te stellen dat deze regelmatig wordt herhaald. U kunt kiezen uit dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse stappen.

  • Personen in de ruimte worden automatisch als genodigden toegevoegd. Tik op Genodigden om personen toe te voegen of te verwijderen.

    Tik op Agenda controleren om te zien hoe laat iedereen beschikbaar is en sleep uw vergadering naar dat tijdslot. U kunt ook:

    • Een lijst bekijken van wie er op het geselecteerde tijdstip beschikbaar is.

    • Tik op de vergadering en houd deze ingedrukt om deze naar een andere tijdsleuf te slepen.

    • Tik en sleep de vergaderingtabbladen om de duur van de vergadering te wijzigen. Wijzigingen worden weergegeven in de begin- en eindtijd van de planning.

    Om een genodigde tot cohost te maken, tikt u op Meer opties naast zijn of haar naam en tikt u op Cohost maken. U ziet deze optie als de uitgenodigde een hostaccount heeft op dezelfde Webex-site als u.

  • Voer een beschrijving in.

3

Tik op Plannen om uw vergadering te plannen.

Voordat u begint

U kunt de in-app-scheduler gebruiken als u verbeterde vergaderingen aan een ruimte hebt gekoppeld. Als u klassieke vergaderingen aan een ruimte hebt gekoppeld, kopieert u de vergaderingsinformatie en plakt u deze in een agenda van derden.
1

Ga naar BerichtenKnop Berichten en selecteer een ruimte.

2

Tik in de ruimte op het activiteitenmenu Menu Meeren kies Plannen.

  • Voer een naam in voor de vergadering in Vergaderingonderwerp.

  • Kies een Start- en Eind-datum en -tijd.

  • Tik op Herhaling om de vergadering zo in te stellen dat deze regelmatig wordt herhaald. U kunt kiezen uit dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse stappen.

  • Personen in de ruimte worden automatisch als genodigden toegevoegd. Tik op Genodigden om personen toe te voegen of te verwijderen.

    Om een genodigde tot cohost te maken, tikt u op Menu Meer naast zijn of haar naam en tikt u op Cohost maken. U ziet deze optie als de uitgenodigde een hostaccount heeft op dezelfde Webex-site als u.

    Tik op Agenda controleren om te zien hoe lang iedereen vrij is en sleep uw vergadering naar die tijdvak. U kunt ook:

    • Een lijst bekijken van wie er op het geselecteerde tijdstip beschikbaar is.

    • Tik op de vergadering en houd deze ingedrukt om deze naar een andere tijdsleuf te slepen.

    • Tik en sleep de vergaderingtabbladen om de duur van de vergadering te wijzigen. Wijzigingen worden weergegeven in de begin- en eindtijd van de planning.

  • Voer een beschrijving in.

3

Tik op Plannen om uw vergadering te plannen.

1

Meld u aan bij Webex en klik in uw ruimte op PlanningPlannen.

2

Selecteer een Vergaderingstype in vervolgkeuzelijst account als er meer dan een aan uw account is gekoppeld. Vergaderingstypen zijn de standaard of aangepaste sets vergaderingsfuncties die beschikbaar zijn voor uw organisatie.

3

Voer een naam in voor de vergadering in Vergaderingonderwerp.

4

Selecteer naast VergaderinformatieKopiëren , ga naar uw agenda en plak de informatie over de vergadering in een vergadering. Afhankelijk van uw instellingen bevat de vergaderingsinformatie mogelijk een koppeling om deel te nemen aan de vergadering, opties voor deelname via de telefoon en een videoadres zodat mensen vanaf elk op standaarden gebaseerd videosysteem kunnen deelnemen.

5

Ga terug naar de Webex-app en de weergave Informatie over ruimtevergadering . Selecteer naast PersonenKopiëren , ga naar uw agenda en plak de e-mailadressen in het gedeelte Aan van de vergadering.

6

Specificeer de datum, tijd, andere gegevens die u nodig hebt en verzend de uitnodiging.