Agende reuniões de um de seus espaços..

Pessoas internas e externas à organização podem agendar uma reunião associada a um espaço se tiverem uma licença de host Webex.

O número de pessoas que podem participar de uma reunião associada a um espaço depende do tipo de plano Webex mantido pelo organizador da reunião.

Criptografia de ponta a ponta para reuniões do aplicativo Webex

Reuniões associadas a um espaço suportam criptografia de ponta a ponta. Para obter mais informações sobre como criptografar todas as suas reuniões por padrão, consulte Aplicativo Webex | Definir criptografia de ponta a ponta para reuniões.

Escolha o agendador que você deseja usar para agendar reuniões. Você pode agendar reuniões de um espaço usando o Microsoft Outlook, o Google Calendar ou o agendador do aplicativo Webex ( se o administrador tiver definido sua conta com Serviço de calendário híbrido Cisco Webex).

Se o administrador não tiver definido sua conta com o Calendário híbrido ou se você estiver usando um calendário que não seja o Microsoft Outlook ou o Google Calendar, use as instruções em Outros calendários.

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No espaço, clique em Agendar .

Se o seu administrador configurou sua conta com o Calendário Híbrido, aqui é onde você encontrará todas as reuniões agendadas no espaço.

Agendar uma reunião
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Selecione Agendar uma reunião.

O Aplicativo Webex abre um convite de calendário no Microsoft Outlook que inclui automaticamente endereços de e-mail de todos no espaço, o nome do espaço como o assunto e "@webex:espaço" no campo de Local. Dependendo da sua configuração, o convite também pode incluir um link para entrar na reunião, Entrar por opções de telefone e um endereço de vídeo para que as pessoas possam entrar a partir de qualquer sistema de vídeo baseado em padrões.

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Especifique a data, a hora e outros detalhes.

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Adicione um dispositivo de Cisco Webex sala ou de mesa selecionando Assistente de agendamento > Adicionar salas no Windows ou Agendamento ou No Finder de Sala e, em seguida, Adicione Sala no Mac e, em seguida, adicione os dispositivos de sala ou de mesa que você deseja incluir.

Um botão Entrar é exibido no dispositivo 5 minutos antes do início da reunião.

O administrador precisa configurar sua conta com o Calendário híbrido para que você possa agendar dispositivos de sala dessa maneira. Se você não conseguir adicionar uma sala ou dispositivo de mesa ou não vir o botão Entrar antes da reunião, entre em contato com o administrador.

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Envie o convite para a reunião.

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No espaço, clique em Agendar .

Se o seu administrador configurou sua conta com o Calendário Híbrido, aqui é onde você encontrará todas as reuniões agendadas no espaço.

Agendar uma reunião
2

Selecione Agendar uma reunião.

Se você estiver usando o Google Calendar com o Microsoft Outlook, o aplicativo Webex abre um convite de calendário no Microsoft Outlook. Caso contrário, o Google Calendar será aberto usando seu navegador padrão. O convite tem o nome do espaço como o assunto da reunião, "@webex:espaço" no campo Localização e inclui endereços de e-mail para pessoas no espaço.

Dependendo da sua configuração, o convite também pode incluir as seguintes opções, para que as pessoas possam participar de qualquer sistema de vídeo baseado em padrões:

  • Link da reunião

  • Opção de adesão por telefone

  • Endereço do vídeo

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Especifique a data, a hora e outros detalhes.

4

Adicione um dispositivo de Cisco Webex sala ou de mesa selecionando Assistente de agendamento > Adicionar salas no Windows ou Agendamento ou No Finder de Sala e, em seguida, Adicione Sala no Mac e, em seguida, adicione os dispositivos de sala ou de mesa que você deseja incluir.

Um botão Entrar é exibido no dispositivo 5 minutos antes do início da reunião.

O administrador precisa configurar sua conta com o Calendário híbrido para que você possa agendar dispositivos de sala dessa maneira. Se você não conseguir adicionar uma sala ou dispositivo de mesa ou não vir o botão Entrar antes da reunião, entre em contato com o administrador.

5

Envie o convite para a reunião.

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No espaço, clique em Agendar uma reunião Agendar uma reuniãoe insira as informações da reunião:

  • Digite um nome para a reunião em Tópico da reunião.

  • Em Data e hora, escolha uma data e hora de início e término.

  • Marque Recorrênciapara agendar a reunião para repetir regularmente, escolha entre incrementos diários, semanais ou mensais.

  • Insira uma descrição, que será incluída no convite por e-mail.

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Todos os membros do espaço são convidados automaticamente para a reunião. Adicione convidados digitando seu nome ou endereço de e-mail. Remova os convidados clicando em Remover.

Você vê ícones ao lado do nome de cada pessoa:

  • Disponível Disponível

  • Não está disponível Indisponível

  • Disponibilidade desconhecida Disponibilidade desconhecida

Se os convidados não estiverem disponíveis, altere o horário da reunião e suas atualizações de status de disponibilidade ou clique em Verificar calendário para ver a disponibilidade deles.

Para tornar um convidado um coanfitrião, passe o mouse sobre o nome dele, clique em Botão Mais opçõese, em seguida, clique em Tornar coanfitrião. Você verá esta opção se o convidado tiver uma conta de organizador no mesmo site Webex que você.

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Para reservar uma sala de reunião, vá para Salas e insira o nome ou o local de uma sala de reunião. Você vê ícones ao lado dos nomes das salas para mostrar sua disponibilidade. Clique no nome de uma sala para adicioná-la ao convite da reunião.

Somente as salas de reunião listadas no diretório da sua organização serão exibidas.

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Clique em Configurações avançadas e escolha entre as opções disponíveis:

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Clique emAgendar .

A reunião é adicionada ao seu calendário. Um convite por e-mail é enviado a todos os convidados para a reunião.

O que fazer em seguida

Se você precisar fazer alterações, poderá atualizar os detalhes da reunião ou cancelar a reunião.

Aqui é onde você encontrará todas as reuniões que estão agendadas no espaço.

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No espaço, clique em Agendar .

Se o seu administrador configurou sua conta com o Calendário Híbrido, aqui é onde você encontrará todas as reuniões agendadas no espaço.

Clique em Agendar
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Clique em Informações sobre areunião do espaço, selecione Copiar, em seguida, vá para seu calendário e colar as informações da reunião em uma reunião.

Dependendo da sua configuração, as informações da reunião podem incluir um link para entrar na reunião, Entrar por opções de telefone e um endereço de vídeo para que as pessoas possam entrar a partir de qualquer sistema de vídeo baseado em padrões.

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Volte para o seu aplicativo Webex e a exibição de informações da reunião do Space. Ao lado de Pessoas, selecione Copiare, em seguida, vá para seu calendário e colar os endereços de e-mail na seção Para da reunião.

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Especifique a data, a hora e outros detalhes e envie o convite.

Antes de você começar

Você pode usar o agendador no aplicativo se tiver aprimorado reuniões associadas a um espaço. Se você tiver reuniões clássicas associadas a um espaço, copie as informações da reunião e as colar em um calendário de terceiros.
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Vá para Mensagens Botão de mensagens e selecione um espaço.

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No espaço, toque no menu de atividade Botão de Mais opçõese escolha Agendar .

  • Digite um nome para a reunião em Tópico da reunião.

  • Escolha uma data e hora de início e de término.

  • Toque em Recorrênciapara agendar a reunião para repetir regularmente, escolha entre incrementos diários, semanais ou mensais.

  • As pessoas no espaço são automaticamente adicionadas como convidados. Toque em Convidados para adicionar ou remover pessoas.

    Toque em Verificar calendário para ver o horário em que todos estão livres e arraste sua reunião para esse horário. Você pode também:

    • Veja uma lista de quem está disponível na hora selecionada.

    • Toque e segure a reunião, para arrastar e soltar para um horário diferente.

    • Toque e arraste as guias da reunião para alterar a duração da reunião. Quaisquer alterações são refletidas nos horários de início e término do agendador.

    Para tornar um convidado um coanfitrião, toque em Mais opções ao lado do nome dele e toque em Tornar coanfitrião. Você verá esta opção se o convidado tiver uma conta de organizador no mesmo site Webex que você.

  • Insira uma descrição.

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Toque em Agendar para agendar a reunião.

Antes de você começar

Você pode usar o agendador no aplicativo se tiver aprimorado reuniões associadas a um espaço. Se você tiver reuniões clássicas associadas a um espaço, copie as informações da reunião e as colar em um calendário de terceiros.
1

Vá para Mensagens eBotão de mensagens selecione um espaço.

2

No espaço, toque no menu de atividade Menu “Mais”e escolha Agendar .

  • Digite um nome para a reunião em Tópico da reunião.

  • Escolha uma data e hora de início e de término.

  • Toque em Recorrência para agendar a reunião para repetir regularmente, escolha entre incrementos diários, semanais ou mensais.

  • As pessoas no espaço são automaticamente adicionadas como convidados. Toque em Convidados para adicionar ou remover pessoas.

    Para tornar um convidado um coanfitrião, toque em Menu “Mais” ao lado do nome dele e toque em Tornar coanfitrião. Você verá esta opção se o convidado tiver uma conta de organizador no mesmo site Webex que você.

    Toque em Verificar calendário para ver a hora de liberação de todos e arraste sua reunião para esse horário. Você pode também:

    • Veja uma lista de quem está disponível na hora selecionada.

    • Toque e segure a reunião, para arrastar e soltar para um horário diferente.

    • Toque e arraste as guias da reunião para alterar a duração da reunião. Quaisquer alterações são refletidas nos horários de início e término do agendador.

  • Insira uma descrição.

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Toque em Agendar para agendar a reunião.

1

Entre no Webex e, a partir do seu espaço, clique em Agendar Agendar.

2

Selecione um tipo de reunião do lista suspensa, se sua conta tiver mais de uma associada a ela. Os tipos de reunião são os conjuntos padrão ou personalizados de recursos de reunião disponíveis para a sua organização.

3

Digite um nome para a reunião em Tópico da reunião.

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Ao lado de Informações dareunião, selecione Copiare, em seguida, vá para seu calendário e colar as informações da reunião em uma reunião. Dependendo da sua configuração, as informações da reunião podem incluir um link para entrar na reunião, opções para entrar por telefone e um endereço de vídeo para que as pessoas possam entrar a partir de qualquer sistema de vídeo baseado em padrões.

5

Volte para o aplicativo Webex e a exibição Informações sobre a reunião do espaço. Ao lado de Pessoas, selecione Copiare, em seguida, vá para seu calendário e colar os endereços de e-mail na seção Para da reunião.

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Especifique a data, a hora, outros detalhes que você precisa incluir e, em seguida, envie o convite.