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在 Control Hub 中管理保留原則
在此文章中
意見回饋？為 Webex 會議、訊息傳遞、通話和聯絡中心定義和自訂保留策略。有效管理使用者產生的內容、 錄音和數據，以滿足貴組織的合規性和安全 性需求。
設定組織的保留原則
超過保留時間策略的內容或超出儲存體配額的內容可能會被刪除。這很重要，因為如果您保留資訊很長時間，則增加了存取機密資訊的機會。
我們建議您和法律顧問協作，以確定最適合組織的保留期。
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我們正在逐步針對管理單一會議網站的組織推出會議保留策略。
如果您無法在網站管理中變更錄製檔自動刪除策略設定，則表示您的策略設定已移至 Control Hub。請參閱下列程序以登入 Control Hub 並變更您的保留策略。
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您只能為所有會議網站設定組織層級的保留原則。請聯絡 Cisco 技術支援以尋求協助。
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如果您有多個會議網站，則不能為每個會議網站設定不同的保留原則。
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Webex Assistant在 Webex 中不可用，因此我們僅支援為Webex Meetings的會議資料（錄製和會議中繼資料）保留原則。
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前往 . |
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捲動至 保留政策 部分。 |
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點選 更新策略 [] 定義 訊息保留策略。 最小值為 1 天、1 個月或 1 年。最大值為 360 天、12 個月或 1 年。這些值控制 Webex 保留使用者產生的訊息、檔案和白板的時間。您可以為私訊和群組訊息分別設定不同的或相同的值。 |
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點選 更新策略 [] 定義 會議保留策略。 最小值為 7 天，最大值為 360 天。該值控制 Webex 保留會議錄音、文字記錄和精彩片段的時間。 |
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點選 設定定義 [] 呼叫 保留策略。 有關更多信息，請參閱 確保 Webex Calling 內容符合監管要求。 |
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點選 更新策略] 定義 [] 聯絡中心 保留策略。 我們正在逐步推出此功能，因此可能並非所有客戶都能使用。 預設值為 1095 天。最小值為 7 天，最大值為 3600 天。此值控制 Webex 保留呼叫中心語音錄音的時間。 啟用 AI 功能可能會限制對語音轉錄的訪問，此外，還可能對呼叫中心語音錄音應用保留策略。 |
Webex 資料保留常見問題解答
- Webex的資料保留政策有哪些變化？這些變化對客戶有何好處？
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2023年，Webex對其資料保留政策進行了重大調整，取消了無限期保留訊息和會議資料的選項。這項變更有助於組織管理使用者生成內容的生命週期，最大限度地減少不必要的資料存儲，並確保符合監管標準。有關更多信息，請參閱 Webex Suite 中的資料保留變更。
- 哪些客戶會受到這次變更的影響？
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此項變更適用於所有標準版和專業版使用者。若要查看此變更是否適用於您的組織，請導覽至控制中心「組織設定」下的會議和訊息保留設定。如果您的組織可以使用保留設置，則此更改適用於您的組織。
- 標準套餐客戶群有哪些？我該如何找出這一點？
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標準 Webex 客戶是指購買了 Webex 基本產品但不包含 Pro Pack 授權的客戶。檢查此問題的最佳方法是透過控制中心。
- 此變更是否適用於所有站點－包括站點管理中心管理的站點和控制中心管理的站點？
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此變更適用於所有在 Control Hub 的組織設定中提供會議和訊息保留設定的組織。對於會議保留，此處設定的值將流向與 Control Hub 連結或由 Control Hub 管理的所有網站。如果 Control Hub 中的保留策略已設定為無限期，則與 Control Hub 連結的所有網站的錄製保留設定值將變更為 360 天。對於專業版套餐用戶，您可以在控制中心將此值更改最多 3600 天。
這些變更不適用於由獨立站點管理平台管理的站點。如果某些網站的保留設定是透過 Webex 網站管理設定的，則網站管理中的保留設定將適用。了解更多關於 控制中心和站點管理管理的Webex站點的資訊。
- 為什麼部分客戶在「組織設定」看不到會議保留策略？
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組織範圍內的會議保留策略適用於 Control Hub 中連結或管理的每個網站。在 Control Hub 中管理單一網站的客戶通常可以看到此組織範圍的保留設定。但是，對於擁有多個會議場所且希望每個場所採用不同保留策略的客戶來說，他們通常看不到組織範圍內的保留策略設置，因為該設置對每個場所應用相同的保留策略。
- 如果客戶已經管理每個站點的會議保留策略，他們是否需要遷移到組織設定？
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目前，透過 Webex 網站管理管理會議保留策略（每個網站都有不同的保留設定）的客戶無需遷移到控制中心的組織設定。他們可以透過 Webex 網站管理繼續管理其保留策略。
請留意 Webex 的通知，以了解更多有關 Webex Site Administration 管理的網站資料保留策略的更新資訊。
- 客戶在 Control Hub 中管理多個會議場所，並設定了組織範圍內的保留策略。現在客戶必須為每個站點設定資料保留策略。這該如何實現？
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對於擁有多個會議場所且已在 Control Hub 中選擇組織級保留管理的客戶，應根據其訂閱的套餐類型設定保留值，為即將到來的變化做好準備。
如果您想在網站層級設定保留策略，請立即聯絡您的客戶成功經理。這些請求將逐案評估。
- 如果客戶在「組織設定」下看不到會議保留按鈕，會發生什麼情況？
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如果客戶在 Control Hub 的“組織設定”下看不到“組織範圍的保留設定”，則此變更不會影響他們。
- 如果客戶已付費購買無限會議儲存空間，那麼在新資料保留政策啟用時，這些客戶是否會被列入豁免名單？
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這些客戶不受新資料保留政策變更的約束。我們會盡力為已付費購買無限儲存空間的客戶創建例外，但我們無法保證每個客戶都會被添加到例外清單中。
如果您的組織必須獲得豁免，請在 2023 年 3 月 7 日之前聯絡您的 Webex 客戶經理或客戶成功經理。
- 這是否適用於線上網站？
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不，這項變更不適用於線上網站。
- 這是否適用於 Webex 到 Cisco BroadWorks 以及批發通路市場客戶？
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思科 BroadWorks 和批發市場通路客戶的 Webex 不受此變更影響。對於其他客戶，如果他們可以存取會議和訊息傳遞工作負載並自訂保留策略，那麼這些變更也適用於他們。
- 對於標準用戶，超過 360 天的錄影會在 2023 年 1 月自動刪除嗎？還是說 360 天的保留期會從 2023 年 1 月開始，適用於所有新舊錄影？或者，如果我設定的保留期短於目前的保留期，系統會自動刪除超出新期限的錄影嗎？還是說這會被視為一項適用於未來錄影的新規則？
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此保質期變更適用於所有錄音，無論新舊。在發布日期之前或之後創建的那些。例如，如果保留期限設定為 1 年，則超過 1 年的錄音將被清除。這也適用於新錄製的唱片。
如果您不想發生這種情況，我們建議您升級到專業版許可證，該許可證允許您將組織的資料保留 360 天以上，最長可達 3600 天。
- 如果專業版管理員選擇「立即清除」選項會發生什麼事？
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Webex會永久刪除所有已刪除的錄製內容。這也適用於被法律凍結的用戶。例如，如果受法律保留的使用者刪除了錄音，並且該錄音隨後被清除，則該錄音將從 Webex 中永久刪除，合規官無法將其恢復。
- 保留策略適用於整個組織嗎？
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是。當設定為空間訊息傳遞時，它將應用於組織使用者創建的所有空間、發送的訊息以及在這些空間中共享的內容。同樣，當設定為會議時，它適用於所有會議網站的錄音和與已完成會議相關的資訊。
- 最終使用者刪除空間訊息後，這些訊息會怎樣？
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最終用戶刪除的訊息屬於軟刪除。即使最終使用者刪除了某條訊息，該訊息也仍存在於系統中，並且可由合規專員存取。它只會在保留期過後被系統永久移除。
- 最終使用者刪除會議錄製檔後，這些錄製檔會怎樣？
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最終使用者刪除的錄音屬於軟刪除。即使最終使用者刪除了錄製檔，它仍然位於系統中，並且可供合規專員存取。它只會在保留期過後被系統永久移除。
- 系統將清除哪種類型的內容？
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對於空間而言，系統將會清除所有訊息、附件、白板內容和活動。
對於會議，所有與已完成會議相關的錄音和資訊（會議標題、與會者名單、開始和結束時間等）都將被清除。
根據客戶的保留策略，Webex 資料一旦被清除，就會從生產系統中永久刪除，且無法復原。
- Webex Space 內容保留的精細級別為何？下限和上限是多少？
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以 1 天為增量設定保留天數。最小天數為 1 天，最大天數為無上限。請記住，短保留期可能會對使用者體驗產生負面影響。
如果您所在的組織有保留期，我們將根據保留策略清除組織擁有的所有使用者產生內容。已清除的內容無法復原。
- Webex Meetings 內容保留的精細級別為何？下限和上限是多少？
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對於 Webex Meetings，保留期將以 1 天為增量進行設定。下限為 7 天，上限為無限。
- 清除服務執行的頻率是多少？
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清除服務會持續執行以識別根據保留策略是否有要清除的任何資料。
- 如何檢查 Webex Space 的保留策略？
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開啟要檢查的空間，點擊空間名稱旁邊的「空間資訊」齒輪圖標，然後選擇 查看空間策略。
- 我已在「Cisco Webex 網站管理」中為我的會議網站啟用自動刪除錄製檔策略，這個新的 Control Hub 組織設定有何不同？
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如果您所在的組織有一個會議網站，則您的保留策略將從「Webex 網站管理」移至 Control Hub 組織設定。移轉完成後，您必須在 Control Hub 中管理保留策略，系統將禁止您在「網站管理」中變更保留策略。
如果您所在的組織具有多個會議網站，您可以繼續在「Webex 網站管理」中管理保留策略。如果您想為所有會議站點設定組織級資料保留策略，請聯絡思科支援部門尋求協助。
- 我在 Cisco Webex 網站管理中針對我的會議啟用了錄製檔自動刪除策略，但因為現在該設定已停用，我無法進行變更。我要如何變更錄製檔自動刪除策略？
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如果您無法在網站管理中變更錄製檔自動刪除策略設定，則表示您的策略設定已移至 Control Hub。登入位於 https://admin.webex.com 的 Control Hub，然後前往組織設定，再捲動至保留以變更保留策略。
- 我的 Webex 網站未鏈結至 Control Hub 或者未在 Control Hub 中進行管理。我可以使用 Control Hub 來管理會議的保留策略嗎？
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不。在 Control Hub 中管理或連結到 Control Hub 的 Webex Meetings 網站可以使用 Control Hub 組織設定來管理組織範圍內的會議保留策略。對於其他 Webex 會議網站，您必須使用 Webex 網站管理來管理會議網站保留策略。
- 是否保留非活躍用戶的用戶資料？
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可以。即使用戶狀態為“不活躍”，用戶資料也會保留。如果非活躍用戶被重新激活，他們將找到他們的舊數據（空間和會議），但前提是這些數據仍在您的保留期內。
