Vorbereitungen

Wenn für FedRAMP-Benutzer der Hybridkalender oder O365 nicht in der Webex-App konfiguriert ist, werden im Kalender nur die Meetings angezeigt, die innerhalb der FedRAMP-Grenze (FedRAMP – FedRAMP) liegen.

Wählen Sie den Planer aus, den Sie zum Planen von Besprechungen verwenden möchten.
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Gehen Sie zu MeetingsMeetings.

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Klicken Sie auf Meeting anplanenMeeting ansetzen, und geben Sie dann Ihre Meeting-Informationen ein:

Wenn "Meeting anplanen " nicht sehenwird, ist Ihr Konto nicht für das Hosten von Meetings eingerichtet. Sie können stattdessen ein Meeting von einem Bereich aus planen.

  • Geben Sie unter Besprechungsthemaeinen Namen für die Besprechung ein.

  • Wählen Sie unter Meeting-Klassifizierungsebenedas Dropdown-Menü aus, um die verfügbaren Klassifizierungsbezeichnungen anzuzeigen. Diese Etiketten tragen dazu bei, dass Informationen ordnungsgemäß weitergegeben werden und den Sicherheitsstandards Ihres Unternehmens entsprechen.

    Wenn Sie Klassifizierungen aktivieren, erstellt das System automatisch eine öffentliche Klassifizierung und legt diese als Standard fest. Sie können die öffentliche Klassifizierung umbenennen, aber nicht löschen.

    Als Meeting-Gastgeber können Sie die Klassifizierung jederzeit vor Beginn des Meetings ändern. Nach Beginn und Ende des Meetings kann die Klassifizierung nicht mehr geändert werden.

  • Wählen Sie unter Datum und Uhrzeitein Start- und Enddatum sowie eine Uhrzeit aus.

  • Aktivieren Sie Wiederholung und wählen Sie die Besprechungshäufigkeit.

  • Wählen Sie einen Meeting-Linkaus:

    • Einmaligen Meeting-Link erzeugen

    • Link zu meinem persönlichen Webex-Raum verwenden

  • Um einen Bereich für Ihr Meeting zu erstellen, aktivieren Sie Einen Bereich mit allen Meeting-Eingeladenen erstellen.

  • Geben Sie eine Beschreibung ein, die in die E-Mail-Einladung aufgenommen werden soll, wenn Ihr Administrator Ihr Konto mit Cisco Webex Hybrid Calendar Serviceeingerichtet hat.

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Fügen Sie Eingeladene hinzu, geben Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein.

Wenn Ihr Konto mit Hybrid Calendar eingerichtet ist, werden neben den Namen der einzelnen Personen Symbole angezeigt, die deren Verfügbarkeit anzeigen.

  • Verfügbar Verfügbar

  • Nicht verfügbar Nicht verfügbar

  • Unbekannte Verfügbarkeit Unbekannte Verfügbarkeit

Um einen Eingeladenen zum Co-Hostzu machen, bewegen Sie den Mauszeiger über seinen Namen, klicken Sie auf und dann auf Zum Co-Host machen. Sie sehen diese Option, wenn der Eingeladene über ein Gastgeberkonto auf derselben Webex-Site wie Sie verfügt.

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Geben Sie unter Räumeden Namen eines Besprechungsraums ein.

Wenn Ihr Konto mit Hybrid Calendar eingerichtet ist, werden neben jedem Raumnamen Symbole angezeigt, die die Verfügbarkeit anzeigen.

  • Verfügbar Verfügbar

  • Nicht verfügbar Nicht verfügbar

Es werden nur die im Verzeichnis Ihrer Organisation aufgeführten Besprechungsräume angezeigt. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Raumsymbol, um die Kontaktkarte des Raums anzuzeigen.

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Klicken Sie für einen einmaligen Meeting-Link auf Erweiterte Einstellungen und wählen Sie aus den verfügbaren Optionen:

  • Meeting-Typ
  • Sicherheitsoptionen

    Sie können den Videos Ihrer Teilnehmer und freigegebenen Inhalte Audio-Wasserzeichen hinzufügen. Aktivieren Sie unter Audio-Wasserzeichendie Option Wasserzeichen zum Meeting-Audio hinzufügen. Der Site-Administrator kann mit Wasserzeichen versehene Meetings in Control Hub hochladen, das dann die Aufzeichnung analysiert und die eindeutigen Kennungen nachschlägt. Sie können sich die Ergebnisse ansehen, um zu sehen, welcher Quellclient oder welches Quellgerät das Meeting aufgezeichnet hat.

    Sie können Teilnehmervideos und freigegebenen Inhalten visuelle Wasserzeichen hinzufügen.

  • Audio-Verbindung
  • Optionen zum Ansetzen

    Aktivieren Breakout-Sitzungen

    Automatisch Aufzeichnung starten, wenn das Meeting beginnt

    Legen Sie Besprechungsoptionen fest, z. B. das Deaktivieren des Chats und das Deaktivieren der Möglichkeit zum Hinzufügen oder Herunterladen von Dateien.

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Klicken Sie aufAnplanen .

Das Meeting wird erstellt und Ihrem Kalender hinzugefügt. An alle zum Meeting eingeladenen Personen wird eine E-Mail-Einladung gesendet.

Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, können Sie die Meeting-Details aktualisieren oder das Meeting stornieren.

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Gehen Sie zu MeetingsMeetings.

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Tippen Sie auf die globale Aktionsschaltfläche Globale Aktionsschaltfläche > Planen Sie ein Meeting.

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Geben Sie Ihre Besprechungsdetails an:

  • Geben Sie unter Besprechungsthemaeinen Namen für die Besprechung ein.

  • Wählen Sie unter Meeting-Klassifizierungsebenedas Dropdown-Menü aus, um die verfügbaren Klassifizierungsbezeichnungen anzuzeigen. Diese Etiketten tragen dazu bei, dass Informationen ordnungsgemäß weitergegeben werden und den Sicherheitsstandards Ihres Unternehmens entsprechen.

    Wenn Sie Klassifizierungen aktivieren, erstellt das System automatisch eine öffentliche Klassifizierung und legt diese als Standard fest. Sie können die öffentliche Klassifizierung umbenennen, aber nicht löschen.

    Als Meeting-Gastgeber können Sie die Klassifizierung jederzeit vor Beginn des Meetings ändern. Nach Beginn und Ende des Meetings kann die Klassifizierung nicht mehr geändert werden.

  • Tippen Sie auf Eingeladene , und fügen Sie Personen mit Name, E-Mail-Adresse hinzu oder wählen Sie aus der Liste "Aktuelle" aus.

    Um einen Eingeladenen zum Co-Moderatorzu machen, tippen Sie neben dem Namen der Person auf Weitere Optionen und dann auf Zum Co-Moderator machen. Sie sehen diese Option, wenn der Eingeladene über ein Gastgeberkonto auf derselben Webex-Site wie Sie verfügt.

    Tippen Sie auf Kalender überprüfen, um zu sehen, in welchem Zeitraum jeder kostenlos ist, und ziehen Sie Ihr Meeting zu diesem Zeitraum. Sie haben außerdem folgende Möglichkeiten:

    • Eine Liste der zur ausgewählten Zeit verfügbaren Personen anzeigen.

    • Tippen Und halten Sie das Meeting gedrückt, um es per Drag&Drop an einen anderen Zeitraum zu ziehen.

    • Tippen und ziehen Sie die Registerkarten für das Meeting, um die Dauer des Treffens zu ändern. Alle Änderungen werden in der Start- und Endzeit des Planers widergespiegelt.

  • Wählen Sie ein Start - und Enddatum sowie eine Start- und Endzeit aus.

  • Tippen Sie auf Wiederholung, um die Besprechung so zu planen, dass sie regelmäßig wiederholt wird. Wählen Sie zwischen täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Intervallen.

  • Tippen Sie auf Raum hinzufügen, suchen Sie nach einem Raum anhand des Namens und tippen Sie auf den Raum, um ihn hinzuzufügen. Tippen Sie auf Kalender prüfen, um die Zimmerverfügbarkeit anzuzeigen.

    Tippen und halten Sie den Raum, um die Raumkontaktkarte zu öffnen.

  • Tippen Sie auf Meeting-Link und wählen Sie Einmaliger Meeting-Link oder Persönlicher Raum-Link.

  • Um ein benutzerdefiniertes Meeting-Passwort zu erstellen oder ein neues Passwort zu generieren, tippen Sie auf das Passwort. Löschen Sie dann das vorhandene Passwort und geben Sie ein neues Passwort ein oder tippen Sie auf Aktualisierungssymbol, das anzeigt, dass ein Update verfügbar ist., um ein neues Passwort zu generieren.

  • Geben Sie eine Beschreibung ein.

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Tippen Sie auf Anplanen, um Ihr Meeting an zu planen.

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Gehen Sie zu MeetingsMeetings.

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Tippen Sie auf die schwebende Aktionsschaltfläche Schaltfläche „Geplante Besprechung hinzufügen“ > Planen Sie ein Meeting.

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Geben Sie Ihre Besprechungsdetails an:

  • Geben Sie unter Besprechungsthemaeinen Namen für die Besprechung ein.

  • Wählen Sie unter Meeting-Klassifizierungsebenedas Dropdown-Menü aus, um die verfügbaren Klassifizierungsbezeichnungen anzuzeigen. Diese Etiketten tragen dazu bei, dass Informationen ordnungsgemäß weitergegeben werden und den Sicherheitsstandards Ihres Unternehmens entsprechen.

    Wenn Sie Klassifizierungen aktivieren, erstellt das System automatisch eine öffentliche Klassifizierung und legt diese als Standard fest. Sie können die öffentliche Klassifizierung umbenennen, aber nicht löschen.

    Als Meeting-Gastgeber können Sie die Klassifizierung jederzeit vor Beginn des Meetings ändern. Nach Beginn und Ende des Meetings kann die Klassifizierung nicht mehr geändert werden.

  • Wählen Sie ein Start - und Enddatum sowie eine Start- und Endzeit aus.

  • Tippen Sie auf Wiederholung, um die Besprechung so zu planen, dass sie regelmäßig wiederholt wird. Wählen Sie zwischen täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Intervallen.

  • Tippen Sie auf Eingeladene , und fügen Sie Personen mit Name, E-Mail-Adresse hinzu oder wählen Sie aus der Liste "Aktuelle" aus.

    Tippen Sie auf Kalender überprüfen, um zu sehen, in welchem Zeitraum jeder kostenlos ist, und ziehen Sie Ihr Meeting zu diesem Zeitraum. Sie haben außerdem folgende Möglichkeiten:

    • Eine Liste der zur ausgewählten Zeit verfügbaren Personen anzeigen.

    • Tippen Und halten Sie das Meeting gedrückt, um es per Drag&Drop an einen anderen Zeitraum zu ziehen.

    • Tippen und ziehen Sie die Registerkarten für das Meeting, um die Dauer des Treffens zu ändern. Alle Änderungen werden in der Start- und Endzeit des Planers widergespiegelt.

      Um einen Eingeladenen zum Co-Moderatorzu machen, tippen Sie neben dem Namen der Person auf Menü „Mehr“ und dann auf Zum Co-Moderator machen. Um diese Option anzuzeigen, muss der Eingeladene über ein Gastgeberkonto auf derselben Webex-Site wie Sie verfügen.

  • Tippen Sie auf Raum hinzufügen, suchen Sie nach einem Raum anhand des Namens und tippen Sie auf den Raum, um ihn hinzuzufügen. Tippen Sie auf Kalender prüfen, um die Zimmerverfügbarkeit anzuzeigen.

    Tippen und halten Sie den Raum, um die Raumkontaktkarte zu öffnen.

  • Tippen Sie auf Meeting-Link und wählen Sie Einmaliger Meeting-Link oder Persönlicher Raum-Link.

  • Um ein benutzerdefiniertes Meeting-Passwort zu erstellen oder ein neues Passwort zu generieren, tippen Sie auf das Passwort. Löschen Sie dann das vorhandene Passwort und geben Sie ein neues Passwort ein oder tippen Sie auf Aktualisierungssymbol, das anzeigt, dass ein Update verfügbar ist., um ein neues Passwort zu generieren, und klicken Sie auf Speichern.

  • Geben Sie eine Beschreibung ein.

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Tippen Sie auf Anplanen, um Ihr Meeting an zu planen.

Nachdem Sie Ihr Meeting an geplant haben, erhalten die eingeladenen Personen automatisch eine E-Mail, die sie darüber informiert. Wenn Sie die Einladung bearbeiten oder stornieren, wird eine neue E-Mail an alle eingeladenen Personen gesendet, damit diese auf dem neuesten Stand bleiben.

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Melden Sie sich bei Webex an, klicken Sie auf Meetings > Zeitplan.

Wenn Sie zuvor Meeting-Vorlagen gespeichert haben , können Sie eine aus den Meeting-Vorlagen auswählen, Drop-down-Liste .

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Wählen Sie einen Meeting-Typ aus der Drop-down-Liste, wenn ihrem Account mehrere zugeordnet sind. Meeting-Typen sind die Standard- oder benutzerdefinierten Sätze von Meeting-Funktionen, die für Ihre Organisation verfügbar sind.

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Geben Sie unter Besprechungsthemaeinen Namen für die Besprechung ein.

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Wählen Sie unter Meeting-Klassifizierungsebenedas Dropdown-Menü aus, um die verfügbaren Klassifizierungsbezeichnungen anzuzeigen. Diese Etiketten tragen dazu bei, dass Informationen ordnungsgemäß weitergegeben werden und den Sicherheitsstandards Ihres Unternehmens entsprechen.

Wenn Sie Klassifizierungen aktivieren, erstellt das System automatisch eine öffentliche Klassifizierung und legt diese als Standard fest. Sie können die öffentliche Klassifizierung umbenennen, aber nicht löschen.

Als Meeting-Gastgeber können Sie die Klassifizierung jederzeit vor Beginn des Meetings ändern. Nach Beginn und Ende des Meetings kann die Klassifizierung nicht mehr geändert werden.

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Fügen Sie bei Bedarf das Passworthinzu oder ändern Sie es und wählen Sie das Datum und die Uhrzeit für Ihr Meeting aus.

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Sie können das Meeting so einrichten, dass es wiederholt wird, indem Sie das Kontrollkästchen Wiederholung aktivieren. Sie können Ihr Meeting täglich, zweiwöchentlich, monatlich und mehr anplanen.

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Geben Sie im Abschnitt „Eingeladene Personen“ den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie einladen. Im Feld Teilnehmer werden Personen vorgeschlagen, die Sie zuvor eingeladen haben, vorhandene Konten in Ihrer Cisco Webex und Kontakte in Ihrer Adressbuch. Wenn die Person über ein Gastgeberkonto in Ihrer Organisation verfügt, können Sie sie zu einem alternativen Gastgeber machen, indem Sie neben ihrem Namen auf Co-Gastgeber zuweisen Schaltfläche „Cohost zuweisen“ klicken.

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Für weitere Optionen wählen Sie Erweiterte Einstellungen.

Ihre Cisco Webex-Optionen sind möglicherweise so eingestellt, dass sie:

  • In Audio-Verbindungsoptionen:

    • Audioverbindungstyp—Wählen Sie eine der folgenden

      • Webex Audio– Beinhaltet Einwahl-, Rückruf- und Computer-Audiooptionen. Telefonoptionen können gebührenfreie und globale Einrufnummern enthalten sowie die Möglichkeit, die Töne für Beitritt und Verlassen zu ändern.

      • Nur VoIP verwenden– Beschränkt alle Teilnehmer auf die Verwendung von Computer-Audio.

      • Anderer Telekonferenzdienst– Ermöglicht Ihnen die Eingabe von Telekonferenzinformationen von Drittanbietern.

        Benutzer, die lieber nicht integrierte Audio-Telefonkonferenzen verwenden möchten, können dies für Webex- und Videogeräte-fähige Meetings tun. Um diese Funktion für Webex zu verwenden, muss Ihre Organisation in verwaltet werden oder mit dieser verknüpft Webex Control Hub.

      • Ohne

    • Eintritts- und Austrittston– Wählen Sie einen Ton aus, der ertönt, wenn ein Gast der Besprechung beitritt oder sie verlässt.

      Wenn die Funktion "Webex Audio Name bekannt geben" ausgewählt ist, erhalten Benutzer, die mit der Option Computer für Audio verwenden beitreten, nicht die Option zum Aufzeichnen und Ankündigen des Namens.

    • Teilnehmer stummschalten– Teilnehmer beim Betreten des Meetings automatisch stummschalten und es den Teilnehmern ermöglichen, sich selbst stummzuschalten.

  • Geben Sie unterTagesordnung beliebige Kontexte oder Details ein, die Für Ihre Teilnehmer über das anstehende Meeting verfügen müssen.

  • In den Optionen zumAnstensen haben Sie folgende Möglichkeiten:

    • Cohost– Cohosts können Meetings in Ihrem Namen starten. Wenn Sie einen Co-Host vor dem Meeting zuweisen möchten, wählen Sie eine der Optionen im Abschnitt aus.

    • Videosysteme– Authentifizierte Videosysteme in dieser Organisation können dieses Meeting ohne Aufforderung starten und ihm beitreten.

    • Automatische Aufzeichnung– Die Aufzeichnung wird automatisch gestartet, wenn das Meeting beginnt.

    • Passwort ausschließen– Schließen Sie das Passwort aus der E-Mail-Einladung aus, um zusätzliche Sicherheit zu gewährleisten.

    • Vor dem Gastgeber beitreten– Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um den Teilnehmern den Beitritt zum Meeting zu ermöglichen, bevor Sie das Meeting starten. Teilnehmer können 0 bis 15 Minuten vor Beginn des Meeting beitreten.

    • Breakout-Sitzungen– Breakout-Sitzungen sind kleinere Gruppen, die vom Haupt-Webex-Meeting abgespalten sind. Sie ermöglichen eine Teilmenge der Meeting-Teilnehmer, um über Audio und Video zusammenzuarbeiten und Ideen auszutauschen.

    • Nur auf Einladung– Beschränken Sie die Teilnahme am Meeting auf eingeladene Teilnehmer.

    • Freigeschaltete Meetings– Entscheiden Sie, was mit Gästen passiert, wenn sie einem Meeting beitreten.

    • Automatische Sperre– Legen Sie fest, wie lange nach Beginn des Meetings das Meeting automatisch gesperrt werden soll.

    • Registrierung– Wählen Sie Teilnehmerregistrierung erforderlich aus, um von den Teilnehmern eine Registrierung und die Genehmigung des Gastgebers vor der Teilnahme am Meeting zu verlangen. Wählen Sie die detaillierten Registrierungsinformationen aus, die die Teilnehmer bereitstellen müssen. Jeder Teilnehmer, der sich registriert, muss diese Informationen bereitstellen.

    • E-Mail-Erinnerung– Wählen Sie, ob 10–50 Minuten vor Beginn des Meetings eine E-Mail-Erinnerung gesendet werden soll.

    • Besprechungsoptionen– Wählen Sie Besprechungsoptionen bearbeiten und wählen Sie die Optionen aus, die den Teilnehmern zu Beginn der Besprechung zur Verfügung stehen sollen.

    • Teilnehmerberechtigungen– Wählen Sie Teilnehmerberechtigungen bearbeiten und wählen Sie die Berechtigungen aus, die die Teilnehmer zu Beginn des Meetings haben sollen.

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Wenn Sie diese Einstellungen speichern möchten, um sie zukünftig als Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf Als Vorlage speichern. Klicken Sie andernfalls auf Beginnen , um Ihr Meeting sofort zu starten, oder klicken Sie auf Anplanen, wenn Sie das Meeting später starten.

Seite „Besprechung planen“

Um Meetings zu planen, können Sie das Meeting Ihrem Kalender hinzufügen, indem Sie das Meeting auf der Registerkarte Meetings Zu meinem Kalender hinzufügen öffnen und auf Zu meinem Kalender hinzufügen neben dem Namen des Meetings klicken.

Eine iCalender-Datei (.ics) wird heruntergeladen. Wählen Sie die ICS-Datei aus, und nehmen Sie das Meeting an. Um andere Personen zu Ihrem Meeting einzu einladen, senden Sie die ICS-Datei als E-Mail-Anhang.