Запланировать совещание

Вы или любой другой человек, которого вы назначили соорганизатором, можете начать совещание, пригласить на него пользователей, начинать сеансы работы в группах, записать совещание и предоставить совместный доступ к записи.

Прежде чем начать

Выберите планировщик, который вы хотите использовать для планирования совещаний.

Можно запланировать одиночное или повторяющееся совещание с помощью Microsoft Outlook или Google Календаря. Можно запланировать одиночное совещание с помощью планировщика приложения Webex.

1

Перейдите к меню СовещанияСовещания.

2

Щелкните Запланировать совещание.

Запланировать совещание

 
Если вы не видите параметра Запланировать совещание, для вашей учетной записи не настроена возможность организовывать совещания. Вместо этого можно запланировать совещание из пространства.

При планировании совещаний с помощью Microsoft Outlook вы планируете совещание в персональной комнате. Приложение Webex откроет новое приглашение Outlook со всеми сведениями о совещании. Нужно лишь добавить пользователей, которых необходимо пригласить, выбрать дату, время и отправить приглашение.

При планировании совещаний с помощью Google Календаря вы планируете совещание в персональной комнате. Приложение Webex откроет приглашение Google Календаря в новой вкладке в браузере по умолчанию. Нужно лишь добавить пользователей, которых необходимо пригласить, выбрать дату, время и отправить приглашение.

3

При планировании совещаний с помощью планировщика приложения Webex отредактируйте название совещания в разделе Тема и выберите дату и время совещания.

Выберите, хотите ли вы создать одноразовую ссылку на совещание или использовать персональную комнату. Если вы выберете одноразовую ссылку на совещание, то при желании вы можете изменить пароль.

При желании можно добавить описание совещания. Оно будет включено в электронное приглашение, если администратор настроил вашу учетную запись в службе календаря гибридного типа Cisco Webex.

4

Добавьте приглашенных, введя их имена или адреса электронной почты.

Когда вы начинаете вводить имя человека, приложение Webex отображает доступные варианты. Выберите имя в списке.

Если для вашей учетной записи настроена служба календаря, рядом с именем каждого пользователя изначально отображается символ Доступность неизвестна Доступность неизвестна. Если в выбранный вами момент пользователь доступен, символ изменится на ДоступенДоступно. Если человек недоступен, символ меняется на НедоступенНедоступен. Если не удается получить данные о доступности какого-либо пользователя, рядом с его именем по-прежнему будет отображаться символ Доступность неизвестнаДоступность неизвестна.


 

Если приглашенные недоступны, измените время совещания, и статус их доступности изменится, или выберите интервал времени в календаре в правой части экрана, чтобы проверить их доступность.

5

(Необязательно) Если вы выбрали одноразовую ссылку на совещание и имеете большой опыт проведения совещаний, щелкните Дополнительные настройки, чтобы настроить параметры аудио, добавить соорганизатора, включить сеансы работы в группах и получить доступ к другим возможностям.

Подробнее об этих настройках см. в меню Дополнительные параметры планирования. В нем описаны все параметры, доступные при планировании совещания с веб-сайта в приложении Webex, включая подмножество параметров, доступных при планировании совещания в приложении Webex.

6

Щелкните Запланировать.

Совещание добавлено в ваш календарь. Электронное приглашение отправлено всем приглашенным на совещание.

Дальнейшие действия

Когда наступит время, начните совещание.

Если необходимо внести изменения, можно обновить сведения о совещании или отменить его.

1

Установите мобильное приложение Webex Meetings.

2

Откройте мобильное приложение Meetings и проведите по экрану влево для перехода в раздел Мои совещания.

3

Коснитесь кнопки Запланировать и введите приведенную ниже информацию о совещании.

  • Тема совещания

  • Дата совещания, время начала и продолжительность

  • Пароль совещания

  • Приглашенные. Предоставьте приложению доступ к контактам на устройстве или вручную введите адреса электронной почты участников и коснитесь кнопки ввода, чтобы добавить их в список участников.

4

Просмотрите сведения о совещании, после чего коснитесь кнопки Запланировать, чтобы запланировать совещание.


 

Если совещание должно начаться в течение следующих 15 минут, коснитесь кнопки Начать.

1

Установите мобильное приложение Webex Meetings.

2

Откройте мобильное приложение Meetings и проведите по экрану влево для перехода в раздел Мои совещания.

3

Коснитесь кнопки Запланировать и введите приведенную ниже информацию о совещании.

  • Тема совещания

  • Дата совещания, время начала и продолжительность

  • Пароль совещания

  • Приглашенные. Предоставьте приложению доступ к контактам на устройстве или вручную введите адреса электронной почты участников и коснитесь кнопки Добавить приглашенного, чтобы добавить их в список участников.

4

Просмотрите сведения о совещании, после чего коснитесь кнопки Запланировать, чтобы запланировать совещание.


 

Если совещание должно начаться в течение следующих 15 минут, коснитесь кнопки Начать.

После того как вы запланируете совещание, приглашенные пользователи получат электронное сообщение с уведомлением о совещании, которое отправляется автоматически. Если вы отредактируете приглашение или отмените его, всем приглашенным будет отправлено новое электронное сообщение, чтобы они были в курсе изменений.

1

Войдите в Webex, щелкните Совещания > Запланировать.


 

Если шаблоны совещаний предварительно сохранены, можно выбрать необходимый из раскрывающегося списка Шаблоны совещаний.

2

Выберите Тип совещания из раскрывающегося списка, если для вашей учетной записи назначено несколько типов совещаний. Типы совещаний – это наборы доступных для организации функций совещаний, настраиваемых или установленных по умолчанию.

3

Введите название совещания в поле Тема совещания, добавьте или измените пароль, если это необходимо, и выберите дату и время совещания.

4

Чтобы настроить повторение совещания, установите флажок в поле Повторение. Можно запланировать совещание с повторением ежедневно, через неделю, один раз в месяц и т. д.

5

В разделе "Посетители" введите адреса электронной почты приглашенных пользователей. В поле Посетители предлагаются для ввода имена пользователей, которых вы приглашали ранее, существующие учетные записи в вашей организации Cisco Webex и контакты из вашей адресной книги. Если у какого-либо пользователя есть учетная запись организатора в вашей организации, можно назначить его альтернативным организатором. Для этого щелкните рядом с именем этого пользователя.

6

Чтобы настроить другие параметры, щелкните Показать расширенные параметры.

Для Cisco Webex могут быть предусмотрены указанные ниже параметры.

  • В разделе Параметры аудиосоединения.

    • Тип аудиосоединения. Выберите один из приведенных ниже вариантов.

      • Аудио Webex. Включает параметры звонка на номер системы, обратного вызова и аудио компьютера. В параметрах телефона могут содержаться бесплатные и международные номера телефона системы, а также возможность установки сигналов входа и выхода.

      • Использовать только передачу голоса по IP. Обеспечивает использование всеми посетителями только аудио компьютера.

      • Другие службы телеконференции. Позволяет ввести информацию о телеконференции сторонней службы.


         

        Пользователи, которые предпочитают проводить телеконференции с аудио стороннего поставщика услуг, могут использовать их для совещаний Webex и совещаний с поддержкой видеоустройств. Чтобы использовать эту функцию для Webex, организация должна находиться под управлением Webex Control Hub или быть связана с ним.

      • Нет

    • Сигнал входа и выхода. Выберите звуковой сигнал для воспроизведения в тех случаях, когда какой-либо гость присоединяется к совещанию или покидает его.


       

      Если используется параметр "Аудио Webex" и выбрана функция "Объявление имени", у присоединяющихся пользователей, которые используют параметр "Использовать компьютер для аудио" нет возможности для записи и объявления своего имени.

    • Выключить микрофоны посетителей. Используется для автоматического выключения микрофонов посетителей при входе на совещание и позволяет им самостоятельно выключать их.

  • В поле Повестка введите информацию о предстоящем совещании, которая понадобится посетителям.

  • В меню Параметры планирования можно выполнять приведенные ниже действия.

    • Соорганизатор. Соорганизатор может начинать совещания от вашего имени. При необходимости назначить соорганизатора до начала совещания выберите один из параметров в этом разделе.

    • Видеосистемы. Аутентифицированные видеосистемы в этих организациях могут начинать это совещание и присоединяться к нему без запроса.

    • Автоматическая запись. Автоматически начинать запись в момент начала совещания.

    • Исключить пароль. Исключить пароль из приглашения, отправляемого по электронной почте, для повышения безопасности.

    • Присоединение раньше организатора. Установите флажок для этого параметра, чтобы разрешить посетителям присоединяться к запланированному совещанию раньше, чем вы его начнете. Можно разрешить посетителям присоединяться в промежутке от 0 до 15 минут до начала совещания.

    • Сеансы работы в группах. Сеансы работы в группах – это небольшие группы, отделенные от основного совещания Webex. С их помощью часть участников совещания может выполнять совместную работу и делиться идеями, используя аудио и видео.

    • Только приглашенные. Ограничьте список участников совещания только приглашенными посетителями.

    • Незаблокированные совещания. Определите, какие действия необходимо предпринять в отношении гостей при их присоединении к совещанию.

    • Автоматическая блокировка. Определите, через сколько после начала совещания оно будет автоматически заблокировано.

    • Регистрация. Выберите параметр Требовать регистрацию посетителей, чтобы посетители должны были зарегистрироваться и получить утверждение организатора, прежде чем посетить совещание. Выберите подробную информацию о регистрации, которую должны предоставить посетители. Каждый регистрирующийся посетитель должен будет предоставить эту информацию.

    • Напоминание по электронной почте. Настройте отправку напоминания по электронной почте за 10–50 минут до начала совещания.

    • Параметры совещания. Выберите Редактировать параметры совещания и выберите параметры, которые должны быть установлены у участников, когда начнется совещание.

    • Права посетителя. Выберите Редактировать права посетителя и выберите права, которые должны иметь посетители, когда начнется совещание.

7

Если необходимо сохранить эти настройки для использования в качестве шаблона в будущем, щелкните Сохранить как шаблон. В противном случае щелкните Начать, чтобы незамедлительно начать совещание, или Запланировать, чтобы провести его позже.

Чтобы запланировать совещания, можно добавить совещание в свой календарь, открыв окно совещания на вкладке Совещания и щелкнув Добавить в мой календарь рядом с названием совещания.

Скачивание файлов в формате iCalender (.ics). Выберите файл .ics и примите запрос на совещание. Чтобы пригласить других пользователей на свое совещание, отправьте файл .ics в качестве вложения в электронном сообщении.