Schemalägg ett möte

Du eller någon du utser som en cohost kan starta mötet, bjuda in personer till det, starta breakoutmöten,spela in mötet och dela inspelningen .

Innan du börjar

Välj den schemaläggare som du vill använda för att schemalägga möten.

Du kan schemalägga engångs- eller återkommande möten med Microsoft Outlook eller Google Kalender. Du kan schemalägga ett ett-gång-möte med Webex App-schemaläggaren.

1

Gå till MötenMeetings.

2

Klicka på Schemalägg ett möte.

Schemalägg ett möte

 
Om du inte ser Schemalägg ett möteär ditt konto inte inställt på att vara värd för möten. Du kan schemalägga ett möte från en plats i stället.

Om du använder Microsoft Outlook för att schemalägga möten schemalägger du ett möte i personligt rum. Webex-appen öppnar en ny Outlook-inbjudan med alla mötesdetaljer. Allt du behöver göra är att lägga till de personer du behöver bjuda in, välja datum och tid samt skicka inbjudan.

Om du använder Google Kalender för att schemalägga möten schemalägger du ett möte i personligt rum. Webex-appen öppnar en inbjudan från Google-kalendern i en ny flik i din standardwebbläsare. Allt du behöver göra är att lägga till de personer du behöver bjuda in, välja datum och tid samt skicka inbjudan.

3

Om du använder Webex App-appens schemaläggare för att schemalägga möten redigerar du namnet på mötet i Ämne och väljer datum och tid för ditt möte.

Välj om du vill schemalägga en en-gång-möteslänk eller använda ditt personligarum. Om du väljer en möteslänk som du har valt kan du ändra lösenordet om du vill.

Du kan även lägga till en mötesbeskrivning. Det ingår i e-postinbjudan om din administratör har ställt in ditt konto med Cisco Webex-kalendertjänst för hybrid.

4

Lägg till inbjudna personer genom att skriva in deras namn eller e-postadress.

När du börjar skriva någons namn ger Webex-appen dig förslag. Välj ett namn från listan.

Om ditt konto har kalendertjänst visas , frånbörjan, Okänd tillgänglighet bredvid varje Okänd tillgänglighet persons namn. Om personen är tillgänglig vid den tidpunkt som du har valt uppdateras symbolen till Tillgänglig Tillgänglig. Om personen inte är tillgänglig uppdateras symbolen till Ej Ej tillgängligtillgänglig. Om vi inte kan hämta någons tillgänglighet fortsätter Okänd tillgänglighet att visas bredvid den Okänd tillgänglighet personens namn.


 

Om inbjudna är otillgängliga ändrar du mötestiden och deras tillgänglighetsstatus, eller klickar på ett tidslucka i kalendern till höger på skärmen för att se deras tillgänglighet.

5

(Valfritt) Om du väljer en länk till ett en-gång-möte och har den fullständiga mötesupplevelsen klickar du på Avancerade inställningar för att anpassa ljudalternativ, lägga till en cohost, aktivera breakout-mötenoch mycket mer.

Mer information om dessa inställningar finns i Avanceradeschemaläggningsalternativ. Den beskriver alla alternativ som finns tillgängliga när du schemalägger ett möte via din Webex-appwebbplats, inklusive de undergrupper som är tillgängliga när du schemalägger ett möte i Webex-appen.

6

Klicka på Schemalägg.

Mötet läggs till i din kalender. En e-postinbjudan skickas till alla som har bjudits in till mötet.

Nästa steg

När det är dags startar du mötet.

Om du behöver göra ändringar kan du uppdatera mötesuppgifterna eller avboka mötet.

1

Installera Webex Meetings mobilappen.

2

Öppna Meetings-mobilappen och svep åt vänster för att Mina möten

3

Tryck Schemalägg och ange sedan mötesinformationen:

  • Meeting ämne

  • Mötesdatum, starttid och varaktighet

  • Möteslösenord

  • Inbjudna – tillåt att appen får åtkomst till dina kontakter på din enhet eller ange mötesdeldeltagares e-postadresser manuellt och knacka på Gå tillbaka för att lägga till dem i din mötesdel deltagarlista.

4

Granska dina mötesuppgifter och knacka sedan på Schemalägg för att schemalägga ditt möte.


 

Om ditt möte är inom 15 minuter trycker du på Starta istället.

1

Installera Webex Meetings mobilappen.

2

Öppna Meetings-mobilappen och svep åt vänster för att Mina möten

3

Tryck Schemalägg och ange sedan mötesinformationen:

  • Meeting ämne

  • Mötesdatum, starttid och varaktighet

  • Möteslösenord

  • Inbjudna – tillåt att appen får åtkomst till dina kontakter på din enhet eller ange mötesdeltagares e-postadresser manuellt och knacka på Lägg till inbjudna för att lägga till dem i din mötesdelbjudan.

4

Granska dina mötesuppgifter och knacka sedan på Schemalägg för att schemalägga ditt möte.


 

Om ditt möte är inom 15 minuter trycker du på Starta istället.

När du schemalägger ditt möte får de personer du bjöd in ett e-postmeddelande skickat till dem automatiskt. Om du redigerar inbjudan eller annullerar den skickas ett nytt e-postmeddelande till alla som bjuds in så att de kan hålla sig uppdaterade.

1

Logga in på Webex, klicka på Möten > Schemalägg.


 

Om du har sparat mötesmallar tidigare kan du välja en av mötesmallarna som du har listruta.

2

Välj en mötestyp från listruta om ditt konto är associerat med fler än en. Mötestyperna är standard eller anpassade uppsättningar av mötesfunktioner som är tillgängliga för din organisation.

3

Ange ett namn på mötet i Mötesämne , lägg till eller ändra lösenord , om det behövs, och välj datum och tid för ditt möte.

4

Du kan ställa in att mötet ska upprepas genom att markera kryssrutan Återkommande möte. Du kan schemalägga att ditt möte ska ske dagligen, varannan vecka, varje månad och mer.

5

I avsnittet Deltagare anger du e-postadressen till de personer som du bjuder in. Fältet Deltagare föreslår personer som du har bjudit in tidigare, befintliga konton på Cisco Webex organisation och kontakter i din adressbok. Om personen har en e-värdkonto organisation kan du göra personen till alternativ värd genom att klicka bredvid personens namn.

6

För andra alternativ väljer du Visa avancerade alternativ.

Dina Cisco Webex alternativ kan ställas in på:

  • I Ljudanslutningsalternativ:

    • Ljudanslutningstyp– Välj något av följande alternativ

      • Webex-ljud –Inkluderar alternativ för inringning, uppringning och datorljud. Telefonalternativen kan innehålla avgiftsfria och globala inringningsnummer, samt möjligheten att ställa in inträdes- och utträdessignaler.

      • Använd VoIP–Begränsar alla deltagare till att använda datorljud.

      • Annan telekonferenstjänst– Gör det möjligt för dig att ange telekonferensinformation från tredje part.


         

        Användare som föredrar att använda icke-integrerad telekonferens med ljud kan göra detta för Webex- och videoenhetsaktiverade möten. För att kunna använda den här funktionen för Webex måste din organisation hanteras i eller länkas till Webex Control Hub.

      • Inget

    • Ingångs- ochutgångston – välj en ton att höra när en gäst deltar i eller lämnar mötet.


       

      När du Webex-ljud alternativet för ljud, och om funktionen Meddela namn är vald, får de som deltar via alternativet Använd dator för ljud inte alternativet att spela in och meddela sitt namn.

    • Stäng av ljud för deltagare – Stäng automatiskt av ljudet för deltagare när de kommer in i mötet och tillåt deltagarna attstänga av ljudet för sig själva.

  • Ange vilket sammanhang eller vilken information du vill att deltagarna ska ha om kommande möte i Agenda.

  • I Schemaläggningsalternativkan du göra följande:

    • Cohost– Cohosts kan starta möten å dina vägnar. Om du vill tilldela en cohost före mötet ska du välja ett av alternativen i avsnittet.

    • Videosystem– autentiserade videosystem i denna organisation kan starta och delta i detta möte utan uppmaning.

    • Autmatiskinspelning – Starta automatiskt inspelningen när mötet startar.

    • Exkludera lösenord– exkludera lösenord från e-postinbjudan för extra säkerhet.

    • Delta innanvärden – markera rutan för att tillåta deltagare att ansluta till mötet innan du startar mötet. Välj att tillåta deltagarna att delta 0–15 minuter innan mötet börjar.

    • Breakoutmöten—Breakout-möten är mindre grupper som är avskilda från det huvudsakliga Webex-mötet. De tillåter att en undergrupp av mötesdeltagare samarbetar och delar idéer via ljud och video.

    • Endastinbjuden – Begränsa mötet till endast inbjudna deltagare.

    • Olåstamöten – Bestäm vad som händer med gästerna när de ansluter till ett möte.

    • Automatiskt lås– Bestäm hur lång tid det ska gå efter att mötet ska starta och mötet ska låsas automatiskt.

    • Registrering – Markera Kräv deltagarregistrering att deltagarna måste registrera sig och ta emot värdens godkännande innan de deltar i mötet. Välj den detaljerade registreringsinformation som du kräver att deltagarna anger. Alla deltagare som registrerar sig måste uppge den informationen.

    • E-postpåminnelse – Välj att skicka en e-postpåminnelse 10–50 minuter innan mötet börjar.

    • Mötesalternativ– Välj Redigera mötesalternativ och välj de alternativ som du vill att mötesdeltagarna ska ha när mötet börjar.

    • Deltagarprivilegier —Välj deltagarprivilegier och välj de privilegier som du vill att deltagarna ska hanär mötet börjar.

7

Om du vill spara dessa inställningar och använda dem som en mall i framtiden klickar du på Spara sommall. Annars klickar du på Starta för att starta mötet direkt eller på Schemalägg om du ska ha ett möte senare.

När du schemalägger möten kan du lägga till mötet i din kalender genom att öppna mötet från mötesfliken och klicka på Lägg till i min kalender bredvid mötesnamnet.

En iCalender (.ics)-fil hämtas. Välj .ics-filen och godkänn mötet. Om du vill bjuda in andra till mötet skickar du .ics-filen som en e-postbilaga.