Планиране на среща

Вие или всеки, който зададете като съдомакин , можете да започнете срещата, да поканите хората на нея, да започнете сесииза пробив, да запишете събранието и да споделитезаписа.

Цялостно шифроване за срещите в приложението Webex

Планираните срещи поддържат цялостно шифроване. За повече информация как да шифровате всички свои срещи по подразбиране, вижте Приложение Webex | Задаване на цялостно шифроване за срещите.

Преди да започнете

За потребители на FedRAMP, когато хибридният календар или O365 не са конфигурирани в приложението Webex, единствените срещи, които се появяват в календара, са тези срещи, които са в рамките на границата на FedRAMP (FedRAMP - FedRAMP).

Изберете инструмента за планиране , който искате да използвате за планирането на срещи.
1

Отидете в СрещиСрещи.

2

Щракнете върху График на събраниеПланиране на срещаи след това въведете информацията за събранието си:

Ако не виждате График на събрание, профилът ви не е настроен да хоства срещи. Вместо това можете да насрочите среща от пространство .

  • Редактирайте темата на срещата.

  • Под Дата и час изберете начална и крайна дата и час.

  • Отметнете Повторяемост и изберете честотата на срещата.

  • Изберете връзказа събрание, изберете от:

    • Генериране на връзка за еднократна среща

    • Използвайте връзката към „Моята персонална стая“

  • За да създадете място за срещата си, отметнете Създаване на място с всички поканени на срещата.

  • Въведете описание, което да бъде включено в имейл поканата, ако администраторът ви е настроил акаунта ви с услугата за хибриден календар на Cisco Webex.

3

Добавете Поканени, въведете име или имейл адрес.

Когато акаунтът ви е настроен с хибриден календар, виждате икони до името на всеки човек, за да се покаже наличността му.

  • Наличен Наличен

  • Не е налично Не е налично

  • Неизвестна наличност Неизвестна наличност

За да направите поканен съорганизатор, задръжте курсора на мишката върху името му, щракнете върху , след което щракнете върху Направи съорганизатор. Виждате тази опция, ако поканеният има акаунт на организатор на същия сайт на Webex като вас.

4

Под Стаи въведете името на стая за срещи.

Когато акаунтът ви е настроен с хибриден календар, виждате икони до всяко име на стая, за да се покаже наличността.

  • Наличен Наличен

  • Не е налично Не е налично

Показват се само стаите за срещи, изброени във вашия указател на организацията. Задръжте курсора на мишката върху иконата на стаята, за да видите картата за контакт на стаята.

5

За еднократна връзка за среща щракнете върху Разширени настройки и изберете от наличните опции:

  • Тип среща
  • Опции за защита

    Можете да добавяте аудио водни знаци към вашите видеа на участници и споделено съдържание. Под Аудио водни знаци отметнете Добавяне на водни знаци към аудиото на срещата. Администраторът на сайта може да качи срещи с воден знак в Control Hub, който след това анализира записа и търси уникалните идентификатори. Те могат да погледнат резултатите, за да видят кой източник клиент или устройство е записал срещата.

    Можете да добавите визуални водни знаци към видеа на участници и споделено съдържание.

  • Аудио връзка
  • Опции за планиране – задайте опции за среща, като например изключване на чата и изключване на възможността за добавяне или изтегляне на файлове.
6

Щракнете върху График.

Срещата е създадена и добавена към вашия календар. Изпраща се имейл покана до всички, поканени на срещата.

Ако трябва да направите промени, можете да актуализирате подробностите за срещата или да анулирате срещата.

1

Отидете в СрещиСрещи.

2

Докоснете бутона за глобални действия Бутон за глобално действие > Планиране на среща.

3

Въведете информацията за събранието си:

  • Редактирайте темата на срещата.

  • Докоснете Поканени и добавете хора по име, имейл или изберете от списъка Скорошни.

    За да направите поканен съорганизатор, докоснете Още опции до името на лицето и докоснете Направи съорганизатор. Виждате тази опция, ако поканеният има акаунт на организатор на същия сайт на Webex като вас.

    Докоснете календара за проверка, за да видите колко време всеки е свободен и плъзнете събранието си към този времеви слот. Можете също да:

    • Вижте списък на това кой е на разположение в избраното време.

    • Докоснете и задръжте събранието, за да я плъзнете и пуснете в различен времеви слот.

    • Докоснете и плъзнете разделите за събрание, за да промените продължителността на събранието. Всички промени са отразени в началните и крайните времена на графика.

  • Изберете начална и крайна дата и час.

  • Докоснете Повторение, за да планирате срещата да се повтаря редовно, изберете от ежедневни, ежеседмични или месечни стъпки.

  • Докоснете Добавяне на стая, потърсете стая по име и докоснете стая, за да добавите. Докоснете Проверка на календара , за да видите наличността на стаята.

    Докоснете и задръжте стаята, за да отворите картата за контакт на стаята.

  • Докоснете Връзка за среща и изберете Връзка за еднократна среща или Връзка за лична стая.

  • За да създадете персонализирана парола за срещата или да генерирате нова парола, докоснете паролата. След това изтрийте съществуващата парола и въведете нова парола или докоснете Актуализирай , за да генерирате нова парола.

  • Въведете описание.

4

Докоснете графика, за да планирате срещата си.

1

Отидете в СрещиСрещи.

2

Докоснете плаващия бутон за действие бутон „Добавяне на планирана среща“ > Планиране на среща.

3

Въведете информацията за събранието си:

  • Редактирайте темата на срещата.

  • Изберете начална и крайна дата и час.

  • Докоснете Повторяемост , за да планирате срещата да се повтаря редовно, изберете от ежедневни, ежеседмични или месечни интервали.

  • Докоснете покани и добавете хора по име, имейл или изберете от списъка Recents .

    Докоснете календара за проверка, за да видите колко време всеки е свободен и плъзнете събранието си към този времеви слот. Можете също да:

    • Вижте списък на това кой е на разположение в избраното време.

    • Докоснете и задръжте събранието, за да я плъзнете и пуснете в различен времеви слот.

    • Докоснете и плъзнете разделите за събрание, за да промените продължителността на събранието. Всички промени са отразени в началните и крайните времена на графика.

      За да направите поканен съорганизатор, докоснете Меню \„Още\“ до името на лицето и докоснете Направи съорганизатор. За да видите тази опция, поканеният трябва да има акаунт на организатор на същия сайт на Webex като вас.

  • Докоснете Добавяне на стая, потърсете стая по име и докоснете стая, за да добавите. Докоснете Проверка на календара , за да видите наличността на стаята.

    Докоснете и задръжте стаята, за да отворите картата за контакт на стаята.

  • Докоснете Връзка за среща и изберете Връзка за еднократна среща или Връзка за лична стая.

  • За да създадете персонализирана парола за срещата или да генерирате нова парола, докоснете паролата. След това изтрийте съществуващата парола и въведете нова парола, или докоснете Актуализирай , за да генерирате нова парола, и щракнете върху Запиши.

  • Въведете описание.

4

Докоснете графика, за да планирате срещата си.

След като планирате срещата си, хората, които сте покани, получават имейл, изпратен до тях автоматично, за да ги уведомите. Ако редактирате поканата или я отмените, на всички поканени се изпраща нов имейл, за да останат в крак с времето.

1

Влезте в Webex, щракнете върху Срещи > График.

Ако сте запазили шаблони за срещи преди, можете да изберете един от падащия списък с шаблони за събрание.

2

Изберете тип събрание от падащия списък, ако профилът ви има повече от един, свързан с него. Типовете срещи са по подразбиране или персонализирани набори от функции за срещи, достъпни за вашата организация.

3

Въведете име за събранието в темата на събранието, добавете или променете паролата , ако е необходимо, и изберете датата и часа за вашатасреща.

4

Можете да зададете събранието да се повтори, като проверите квадратчето за отметка на Reccurence . Можете да планирате срещата си да се провежда ежедневно, двуседмично, месечно и повече.

5

В раздела „Поканени“ въведете името или имейл адреса на лицето, което каните. Полето Участници предлага хора, които сте канили преди, съществуващи акаунти във вашата организация Cisco Webex и контакти във вашата адресна книга. Ако лицето има акаунт на организатор във вашата организация, можете да го направите алтернативен организатор, като щракнете върху Задаване на съорганизатор бутон \„Задаване на съорганизатор\“ до името му.

6

За други опции изберете Разширени настройки.

Вашите опции за Cisco Webex могат да бъдат настроени да включват:

  • В опциите зааудио връзка:

    • Тип аудио връзка – изберете едно от следните

      • Webex аудио – включва опции за присъединяване чрез набиране, обратно повикване и компютърно аудио. Телефонните опции могат да включват безплатни и глобални номера за повикване, както и възможност за задаване на тонове за влизане и излизане.

      • Използване само на VoIP – ограничава всички присъстващи до използването на компютърно аудио.

      • Друга услуга за телеконферентна връзка – Позволява ви да въведете информация за телеконференция на трети страни.

        Потребителите, които предпочитат да използват неинтегрирана аудио телеконферентна връзка, могат да направят това за Webex и срещи с видео устройство. За да използвате тази функция за Webex, вашата организация трябва да бъде управлявана или свързана с Webex Control Hub.

      • Няма

    • Тон при влизане и излизане – Изберете тон, който да чувате, когато гост се присъедини или напусне срещата.

      Когато използвате опцията Webex Audio, ако е избрана функцията "Име на обява", тези, които се присъединяват с помощта на компютъра Use за аудио опция, не получават опцията да записват и обявяват името си.

    • Заглушаване на присъстващите – Автоматично заглушаване на присъстващите при влизане в срещата и разрешаване на присъстващите да заглушат себе си.

  • В дневния редвъведете всеки контекст или подробности, които искате вашите присъстващи да имат за предстоящата среща.

  • В опциите запланиране можете да направите следното:

    • Съорганизатор – съорганизаторите могат да започват срещи от ваше име. Ако искате да зададете съхост преди събранието, изберете една от опциите в секцията.

    • Видео системи – удостоверените видео системи в тази организация могат да започват и да се присъединяват към тази среща без подкана.

    • Автоматичен запис – Автоматично стартиране на запис, когато срещата започне.

    • Изключване на паролата – Изключете паролата от имейл поканата, за допълнителна защита.

    • Присъединяване преди организатора – Поставете отметка в квадратчето, за да позволите на присъстващите да се присъединяват към срещата, преди да я стартирате. Изберете да позволите на присъстващите да се присъединят 0-15 минути преди началото на срещата.

    • Отделни сесии – Отделните сесии са по-малки групи, които са отделени от основната среща в Webex. Те позволяват на подмножество от участници в събранието да си сътрудничат и да споделят идеи чрез аудио и видео.

    • Само поканени – Ограничаване на срещата само до поканените присъстващи.

    • Отключени срещи – решете какво се случва с гостите, когато се присъединят към среща.

    • Автоматично заключване – Решете колко време след началото на срещата да се заключи автоматично срещата.

    • Регистрация – Изберете Изискване на регистрация на присъстващ , за да изисквате присъстващите да се регистрират и да получат одобрение от организатора, преди да присъстват на срещата. Изберете подробната регистрационна информация, която изисквате от присъстващите да предоставят. Всеки участник, който се регистрира, ще трябва да предостави тази информация.

    • Имейл напомняне – изберете да изпратите имейл напомняне 10–50 минути преди началото на срещата.

    • Опции за среща – изберете Редактиране на опции за среща и изберете опциите, които искате да имат участниците, когато започне срещата.

    • Привилегии на присъстващ – изберете Редактиране на привилегии на присъстващ и изберете привилегиите, които искате да имат присъстващите, когато започне срещата.

7

Ако искате да запишете тези настройки, които да използвате като шаблон в бъдеще, щракнете върху Запиши като шаблон. В противен случай щракнете върху Старт , за да започнете срещата си веднага, или щракнете върху График , ако се срещате по-късно.

Страница за планиране на среща

За насрочване на събрания можете да добавите събранието към календара си, като отворите събранието от раздела Събрания и щракнете върху Добавяне към моя календарДобавяне към моя календар до името на събранието.

Изтегляне на файлове iCalender (.ics). Изберете файла .ics и приемете събранието. За да поканите другите на вашата среща, изпратете .ics файла като прикачен файл по имейл.