Планиране на среща

Вие или всеки, който присвоите като cohost, можете да започнете събранието, да поканите хора в него , да започнете сесии за пробив , да запишете събранието и да споделите записа.

Преди да започнете

Изберете планировчика, който искате да използвате за планиране на събрания.

Можете да планирате еднократни или повтарящи се събрания с помощта на Microsoft Outlook или Google Календар. Можете да насрочите еднократно събрание с помощта на планировчика на Webex App.

1

Отидете на СъбранияСрещи.

2

Щракнете върху Планиране на събрание.

Планиране на среща

 
Ако не виждате Планиране на събрание ,профилът ви не е настроен да хоства събрания. Вместо това можете да планирате събрание от интервал.

Ако използвате Microsoft Outlook за планиране на събрания, планирате събрание на Лична стая. Webex App отваря нова Покана за Outlook с всички подробности за събранието. Всичко, което трябва да направите, е да добавите хората, които трябва да поканите, да изберете датата и часа и да изпратите поканата.

Ако използвате Google Календар за планиране на събрания, планирате събрание на Лична стая. Webex App отваря google calender покани в нов раздел в браузъра си по подразбиране. Всичко, което трябва да направите, е да добавите хората, които трябва да поканите, да изберете датата и часа и да изпратите поканата.

3

Ако използвате диспечера на приложения на Webex App, за да планирате събрания, редактирайте името на събранието в Тема и изберетеДата и час за вашето събрание.

Изберете дали искате да планирате еднократна връзка за събрание или да използвате личната си стая. Ако изберете еднократна връзка за събрание, променете паролата, ако желаете.

По желание добавете описание на събранието. Тя ще бъде включена в поканата за имейл, ако администраторът ви е настроил профила ви с Cisco Webex Hybrid Calendar Service.

4

Добавете Поканени, като въведете името или имейл адреса им.

Когато започнете да въвеждате нечие име, Webex App предоставя предложения за вас. Изберете име от списъка.

Ако профилът Ви има Услуга календар , първоначално Неизвестна наличност показва до името на всекиНеизвестна наличност човек. Ако лицето е налично по времето, което сте избрали, символът актуализира на Наличен Наличен. Ако лицето е недостъпно, символът се актуализира на Недостъпен Не е налично. Ако не сме в състояние да извлечем нечия наличност, Неизвестна наличност продължава да Неизвестна наличност се показва до името на този човек.


 

Ако поканените са недостъпни, променете времето за събрание и актуализациите на състоянието на наличността им или щракнете върху времеви слот в календара вдясно от екрана, за да видите наличността им.

5

(По избор) Ако сте избрали еднократна връзка за събрание и имате пълнофункционалното изживяване на събранията, щракнете върху Разширени настройки, за да персонализирате опциите за аудио, да добавите cohost , да разрешите сесиите запробиви и др.

За повече информация относно тези настройки вижте Разширени опции за планиране. Той описва всички налични опции, когато планирате събрание от сайта си webex App, включително подмножество от опции, налични, когато планирате среща в приложението Webex App.

6

Щракнете върху График.

Събранието се добавя към календара ви. Имейл покана се изпраща на всички, които са поканени на събранието.

Какво да направите след това

Когато стане време, започнете срещата.

Ако трябва да направите промени, можете да актуализирате подробностите за събранието или да отмените събранието.

1

Инсталирайте мобилното приложение Webex Meetings.

2

Отворете мобилното приложение "Събрания" и плъзнете наляво до Моите събрания

3

Докоснете График, след което въведете информацията за събранието си:

  • Тема на срещата

  • Дата на събрание, начален час и продължителност

  • Парола за срещата

  • Приканва –позволете на приложението да получи достъп до контактите ви на устройството ви или ръчно да въвежда имейли на участници и да докоснете Връщане, за да ги добавите към списъка си с участници.

4

Прегледайте подробностите за събранието си и след това докоснете График, за да насрочите събранието си.


 

Ако събранието ви е в рамките на следващите 15 минути, вместо това докоснете Старт.

1

Инсталирайте мобилното приложение Webex Meetings.

2

Отворете мобилното приложение "Събрания" и плъзнете наляво до Моите събрания

3

Докоснете График, след което въведете информацията за събранието си:

  • Тема на срещата

  • Дата на събрание, начален час и продължителност

  • Парола за срещата

  • Приканва –позволете на приложението да получи достъп до контактите ви на устройството ви или ръчно да въведе имейли на участници и докоснете Добавяне на поканен, за да ги добавите към списъка си с участници.

4

Прегледайте подробностите за събранието си и след това докоснете График, за да насрочите събранието си.


 

Ако събранието ви е в рамките на следващите 15 минути, вместо това докоснете Старт.

След като насрочите срещата си, хората, които поканихте, получават имейл, изпратен до тях автоматично, за да ги уведомят. Ако редактирате поканата или я отмените, на всички поканени се изпраща нов имейл, така че те да останат актуални.

1

Влезте в Webex, щракнете върху Събрания > График .


 

Ако преди сте записали шаблони за събрания, можете да изберете такъв от падащия списък Шаблони за събрания.

2

Изберете тип събрание от падащия списък, ако профилът Ви има повече от един, свързан с него. Типовете събрания са наличните за вашата организация по подразбиране или персонализирани набори от функции за събрания.

3

Въведете име за събранието в Тема събрание , добавете илипроменете паролата , ако е необходимо, и изберете Дата и час за вашето събрание.

4

Можете да зададете събранието да се повтаря, като поставите отметка в квадратчето "Повтаряне". Можете да насрочите срещата си да се случи ежедневно, двуседмични, месечни и други.

5

В секцията Участници въведете имейл адреса на хората, които каните. Полето "Участници" предлага на хората, които сте канили преди, съществуващи профили във вашата организация Cisco Webex и контакти в адресната ви книга. Ако лицето има хост акаунт във вашата организация, можете да ги направите алтернативен хост, като щракнете до името му.

6

За други опции изберете Показване на разширени опции.

Опциите ви за Cisco Webex може да са настроени да включват:

  • В опции за аудио връзка:

    • Тип аудио връзка— Изберете едно от следните

      • Webex Audio — Включва опции заповикване, обратно повикване и компютърно аудио. Опциите за телефон може да включват безплатни и глобални номера за повикване, както и възможност за задаване на входни и изходни тонове.

      • Използвайте само VoIP– Ограничава всички участници до използването на компютърно аудио.

      • Друга услуга за телеконфренция — Позволява ви да въведете информация зателеконференция на трети страни.


         

        Потребителите, които предпочитат да използват неинтегрални аудио телеконферентни връзки, могат да го направят за webex и срещи, разрешени за видеоустройство. За да използвате тази функция за Webex, вашата организация трябва да бъде управлявана в или свързана с Контролния център на Webex.

      • Няма

    • Тон за влизане и излизане— Изберете тон, който да чуете, когато гост се присъедини или напусне събранието.


       

      Когато използвате опцията Webex Audio, ако е избрана функцията Обявяване на име, тези, които се присъединяват с помощта на опцията Използване на компютъра за аудио, не получават опцията да записват и обявяват името си.

    • Заглушаване на участниците— Автоматично заглушаване на участниците при влизане на събранието и разрешаване на участниците да заглушават себе си.

  • В Дневен редвъведете всеки контекст или подробности, които искате вашите участници да имат за предстоящото събрание.

  • В Опции за планиранеможете да направите следното:

    • Cohost— Cohosts могат да започнат срещи от ваше име. Ако искате да присвоите cohost преди събранието, изберете една от опциите в секцията.

    • Видео системи— Удостоверени видео системи в тези организации могат да стартират и да се присъединят към това събрание без подкана.

    • Autmatic запис—Автоматично стартиране на записа при стартиране на събранието.

    • Изключване на парола—Изключване на паролата от поканата за имейл, за допълнителна сигурност.

    • Присъединете се предихоста – Поставете отметка в квадратчето, за да позволите на участниците да се присъединят към събранието, преди да започнете събранието. Изберете да разрешите на участниците да се присъединят 0–15 минути преди началото на срещата.

    • Сесиите запробиви — Сесиите за пробиви са по-малки групи, които се разделят от основното събрание на Webex. Те позволяват на подгрупа от участници в срещите да си сътрудничат и споделят идеи над аудио и видео.

    • Поканен само– Ограничаване на събранието само на поканените участници.

    • Отключени срещи— Решете какво се случва с гостите, когато се присъединят към събрание.

    • Автоматично заключване— Решете колко време след събранието да започне автоматично да заключва събранието.

    • Регистрация—Изберете Изисквай регистрация на участник, за да изискате от участниците да се регистрират и да получат одобрение от хоста, преди да присъстват на събранието. Изберете подробната информация за регистрацията, която изисквате от участниците да предоставят. Всеки участник, който се регистрира, ще трябва да предостави тази информация.

    • Напомняне по имейл— Изберете да изпратите имейл напомняне 10–50 минути преди началото на събранието.

    • Опции за събрание — Изберете Редактиране на опциите засъбрание и изберете опциите, които искате участниците да имат, когато събранието започне.

    • Привилегии на участниците – Изберете Редактиране на привилегиите научастниците и изберете привилегиите, които искате да имат участниците, когато събранието започне.

7

Ако искате да запишете тези настройки, за да ги използвате като шаблон в бъдеще, щракнете върху Запиши като шаблон. В противен случай кликнете върху Старт, за да започнете събранието си веднага, или щракнете върху График, ако срещате по-късно.

За планиране на събрания можете да добавите събранието към календара си, като отворите събранието от раздела Събрания и щракнете върху Добавяне към моя календар до името на събранието.

Изтегляния на файлове iCalender (.ics). Изберете .ics файл и приемете събранието. За да поканите други хора на събранието си, изпратете файла .ics като прикачен файл към имейл.