Antes de comenzar

Para los usuarios de FedRAMP, cuando el Calendario híbrido u O365 no está configurado en la aplicación Webex, las únicas reuniones que aparecen en el calendario son aquellas que están dentro del límite de FedRAMP (FedRAMP - FedRAMP).

Elija el programador que desea utilizar para programar reuniones.
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Vaya a ReunionesReuniones.

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Haga clic en Planificar una reuniónPlanificar una reunióny, a continuación, introduzca la información de su reunión:

Si no ve Planificar una reunión, su cuenta no está configurada para organizar reuniones. En su lugar , puede planificar una reunión desde un espacio .

  • Introduzca un nombre para la reunión en Tema de la reunión.

  • Desde Nivel de clasificación de reuniones, seleccione el menú desplegable para ver las etiquetas de clasificación disponibles. Estas etiquetas ayudan a garantizar que la información se comparta de forma adecuada y se alinee con los estándares de seguridad de su organización.

    Cuando activa las clasificaciones, el sistema crea automáticamente una clasificación pública y la establece como predeterminada. Puedes cambiar el nombre de la clasificación pública, pero no puedes eliminarla.

    Como anfitrión de la reunión, puede cambiar la clasificación en cualquier momento antes de que comience la reunión. La clasificación no se puede cambiar una vez que la reunión ha comenzado ni cuando la reunión ha finalizado.

  • En Fecha y hora, elija una fecha y hora de inicio y finalización.

  • Marque Recurrencia y elija la frecuencia de la reunión.

  • Seleccione un enlace de reunión, elija entre:

    • Generar un enlace de reunión único

    • Utilizar el enlace de Mi sala personal

  • Para crear un espacio para su reunión, marque Crear un espacio con todos los invitados a la reunión.

  • Ingrese una descripción para incluir en la invitación por correo electrónico si su administrador ha configurado su cuenta con Cisco Webex Hybrid Calendar Service.

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Agregar Invitados, ingrese un nombre o dirección de correo electrónico.

Cuando su cuenta esté configurada con el Calendario híbrido, verá íconos junto al nombre de cada persona para mostrar su disponibilidad.

  • Disponible Disponible

  • No disponible No disponible

  • Disponibilidad desconocida Disponibilidad desconocida

Para convertir a un invitado en coanfitrión, pase el cursor sobre su nombre, haga clic en y, a continuación, haga clic en Convertir en coanfitrión. Verá esta opción si el invitado tiene una cuenta de organizador en el mismo sitio de Webex que usted.

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En Salas, ingrese el nombre de una sala de reuniones.

Cuando su cuenta esté configurada con el Calendario híbrido, verá íconos junto al nombre de cada sala para mostrar la disponibilidad.

  • Disponible Disponible

  • No disponible No disponible

Sólo se muestran las salas de reuniones que figuran en el directorio de su organización. Coloque el cursor sobre el ícono de la sala para ver la tarjeta de contacto de la sala.

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Para obtener un enlace a una reunión única, haga clic en Configuración avanzada y elija entre las opciones disponibles:

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Haga clic en Planificar.

La reunión se crea y se agrega a su calendario. Se envía una invitación por correo electrónico a todos los invitados a la reunión.

Si necesita realizar cambios, puede actualizar los detalles de la reunión o cancelar la reunión.

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Toque el botón de acción global Botón de acción global > Programar una reunión.

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Proporcione los detalles de su reunión:

  • Introduzca un nombre para la reunión en Tema de la reunión.

  • Desde Nivel de clasificación de reuniones, seleccione el menú desplegable para ver las etiquetas de clasificación disponibles. Estas etiquetas ayudan a garantizar que la información se comparta de forma adecuada y se alinee con los estándares de seguridad de su organización.

    Cuando activa las clasificaciones, el sistema crea automáticamente una clasificación pública y la establece como predeterminada. Puedes cambiar el nombre de la clasificación pública, pero no puedes eliminarla.

    Como anfitrión de la reunión, puede cambiar la clasificación en cualquier momento antes de que comience la reunión. La clasificación no se puede cambiar una vez que la reunión ha comenzado ni cuando la reunión ha finalizado.

  • Toque Invitados y agregue personas por nombre, correo electrónico, o elija desde la lista de Recientes.

    Para convertir a un invitado en coanfitrión, toque Más opciones junto al nombre de la persona y toque Convertir en coanfitrión. Verá esta opción si el invitado tiene una cuenta de organizador en el mismo sitio de Webex que usted.

    Toque Comprobar calendario para ver a qué hora están todos gratis y arrastre su reunión a ese intervalo de tiempo. También puede hacer lo siguiente:

    • Ver una lista de quiénes están disponibles en el momento seleccionado.

    • Mantenga presionada la reunión para arrastrarla y soltarla a un intervalo de tiempo diferente.

    • Toque y arrastre las fichas de la reunión para cambiar la duración de la reunión. Cualquier cambio se refleja en la hora de inicio y finalización del planificador.

  • Elija una Fecha y hora de Inicio y Fin.

  • Toque Recurrenciapara programar la reunión para que se repita periódicamente; elija entre incrementos diarios, semanales o mensuales.

  • Toque Agregar una habitación, busque una habitación por nombre y toque la habitación para agregarla. Toque Consultar calendario para ver la disponibilidad de la sala.

    Toque y mantenga presionada la habitación para abrir la tarjeta de contacto de la habitación.

  • Toque Enlace de reunión y elija Enlace de reunión única o Enlace de sala personal.

  • Para crear una contraseña de reunión personalizada o generar una nueva contraseña, toque la contraseña. Luego, elimine la contraseña existente e ingrese una nueva contraseña, o toque Icono de actualización que indica que hay una actualización disponible. para generar una nueva contraseña.

  • Introduzca una descripción.

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Toque Planificar para planificar su reunión.

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Toque el botón de acción flotante botón para agregar reunión programada > Programar una reunión.

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Proporcione los detalles de su reunión:

  • Introduzca un nombre para la reunión en Tema de la reunión.

  • Desde Nivel de clasificación de reuniones, seleccione el menú desplegable para ver las etiquetas de clasificación disponibles. Estas etiquetas ayudan a garantizar que la información se comparta de forma adecuada y se alinee con los estándares de seguridad de su organización.

    Cuando activa las clasificaciones, el sistema crea automáticamente una clasificación pública y la establece como predeterminada. Puedes cambiar el nombre de la clasificación pública, pero no puedes eliminarla.

    Como anfitrión de la reunión, puede cambiar la clasificación en cualquier momento antes de que comience la reunión. La clasificación no se puede cambiar una vez que la reunión ha comenzado ni cuando la reunión ha finalizado.

  • Elija una Fecha y hora de Inicio y Fin.

  • Toque Recurrencia para programar la reunión para que se repita periódicamente; elija entre incrementos diarios, semanales o mensuales.

  • Toque Invitados y agregue personas por nombre, correo electrónico, o elija desde la lista de Recientes.

    Toque Comprobar calendario para ver a qué hora están todos gratis y arrastre su reunión a ese intervalo de tiempo. También puede hacer lo siguiente:

    • Ver una lista de quiénes están disponibles en el momento seleccionado.

    • Mantenga presionada la reunión para arrastrarla y soltarla a un intervalo de tiempo diferente.

    • Toque y arrastre las fichas de la reunión para cambiar la duración de la reunión. Cualquier cambio se refleja en la hora de inicio y finalización del planificador.

      Para convertir a un invitado en coanfitrión, toque Menú Más junto al nombre de la persona y toque Convertir en coanfitrión. Para ver esta opción, el invitado debe tener una cuenta de organizador en el mismo sitio de Webex que usted.

  • Toque Agregar una habitación, busque una habitación por nombre y toque la habitación para agregarla. Toque Consultar calendario para ver la disponibilidad de la sala.

    Toque y mantenga presionada la habitación para abrir la tarjeta de contacto de la habitación.

  • Toque Enlace de reunión y elija Enlace de reunión única o Enlace de sala personal.

  • Para crear una contraseña de reunión personalizada o generar una nueva contraseña, toque la contraseña. Luego, elimine la contraseña existente e ingrese una nueva contraseña, o toque Icono de actualización que indica que hay una actualización disponible. para generar una nueva contraseña y haga clic en Guardar.

  • Introduzca una descripción.

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Toque Planificar para planificar su reunión.

Una vez que planifica su reunión, a las personas que invitó se les envía automáticamente un correo electrónico para que se los envíe. Si edita la invitación o la cancela, se envía un nuevo correo electrónico a todos los invitados para que permanezcan actualizados.

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Inicie sesión en Webex, haga clic en Meetings > Planificar.

Si ha guardado las plantillas de reunión antes, puede seleccionar una de las plantillas de reunión lista desplegable .

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Seleccione un tipo de reunión de la lista desplegable, si su cuenta tiene más de una asociada. Los tipos de reuniones son conjuntos predeterminados o personalizados de características de reunión disponibles para su organización.

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Introduzca un nombre para la reunión en Tema de la reunión.

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Desde Nivel de clasificación de reuniones, seleccione el menú desplegable para ver las etiquetas de clasificación disponibles. Estas etiquetas ayudan a garantizar que la información se comparta de forma adecuada y se alinee con los estándares de seguridad de su organización.

Cuando activa las clasificaciones, el sistema crea automáticamente una clasificación pública y la establece como predeterminada. Puedes cambiar el nombre de la clasificación pública, pero no puedes eliminarla.

Como anfitrión de la reunión, puede cambiar la clasificación en cualquier momento antes de que comience la reunión. La clasificación no se puede cambiar una vez que la reunión ha comenzado ni cuando la reunión ha finalizado.

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Agregue o cambie la contraseña, si es necesario, y seleccione la Fecha y hora para su reunión.

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Puede configurar la reunión para que se repita marcando la casilla de verificación Reccurence . Puede planificar su reunión para que se haga diariamente, cada dos semanas, mensualmente, etc.

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En la sección Invitados, ingresa el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona a la que estás invitando. El campo Asistentes sugiere las personas a las que ha invitado anteriormente, las cuentas existentes en su Cisco Webex organización y los contactos de su libreta de direcciones. Si la persona tiene una cuenta de host en su organización, puede convertirla en host alternativo haciendo clic en Asignar cohost botón de asignación de cohost junto a su nombre.

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Para otras opciones, seleccione Configuración avanzada.

Puede Cisco Webex sus opciones disponibles incluyan:

  • En Opciones de conexión de audio:

    • Tipo de conexión de audio—Elija una de las siguientes opciones

      • Webex Audio—Incluye opciones de llamada entrante, devolución de llamada y audio de computadora. Las opciones telefónicas pueden incluir números de llamada entrante globales y gratuitos, así como la capacidad de establecer tonos de entrada y salida.

      • Usar solo VoIP—Limita a todos los asistentes al uso del audio de la computadora.

      • Otro servicio de teleconferencia—Le permite ingresar información de teleconferencia de terceros.

        Los usuarios que prefieran utilizar audioconferencias no integradas pueden hacerlo en reuniones de Webex y habilitadas para dispositivos de vídeo. Para usar esta característica para Webex, su organización debe estar administrada o vinculada a Webex Control Hub.

      • Ninguno

    • Tono de entrada y salida—Seleccione un tono para escuchar cuando un invitado se une o sale de la reunión.

      Cuando se utiliza la opción Audio de Webex, si la característica Anunciar nombre está seleccionada, quienes entren mediante la opción Usar la computadora para audio no disponen de la opción de grabar y anunciar su nombre.

    • Silenciar asistentes—Silencia automáticamente a los asistentes al ingresar a la reunión y permite que se silencien a sí mismos.

  • En Agenda, introduzca cualquier contexto o información detallada que desee que los asistentes tengan acerca de la próxima reunión.

  • En Opciones de planificación, puede hacer lo siguiente:

    • Coanfitrión—Los coanfitriones pueden iniciar reuniones en su nombre. Si desea asignar un cohost antes de la reunión, seleccione una de las opciones de la sección.

    • Sistemas de video—Los sistemas de video autenticados en esta organización pueden iniciar y unirse a esta reunión sin previo aviso.

    • Grabación automática—Inicia la grabación automáticamente cuando comienza la reunión.

    • Excluir contraseña—Excluye la contraseña de la invitación por correo electrónico para mayor seguridad.

    • Unirse antes que el anfitrión—Marque la casilla para permitir que los asistentes se unan a la reunión antes de que usted comience la reunión. Elija permitir que los asistentes entren 0 a 15 minutos antes del inicio de la reunión.

    • Sesiones paralelas—Las sesiones paralelas son grupos más pequeños que se separan de la reunión principal de Webex. Permiten que un subconjunto de participantes de la reunión colabore y comparta ideas con respecto al audio y el vídeo.

    • Solo invitados—Restringe la reunión únicamente a los asistentes invitados.

    • Reuniones desbloqueadas—Decide qué sucede con los invitados cuando se unen a una reunión.

    • Bloqueo automático—Decide cuánto tiempo después de que comience la reunión desea bloquearla automáticamente.

    • Registro—Seleccione Requerir registro de asistentes para exigir que los asistentes se registren y reciban la aprobación del anfitrión antes de asistir a la reunión. Seleccione la información detallada de registro que requiere que proporcionen los asistentes. Cada asistente que se registre tendrá que proporcionar esa información.

    • Recordatorio por correo electrónico—Elija enviar un recordatorio por correo electrónico entre 10 y 50 minutos antes del inicio de la reunión.

    • Opciones de reunión—Seleccione Editar opciones de reunión y seleccione las opciones que desea que tengan los participantes cuando comience la reunión.

    • Privilegios de los asistentes—Seleccione Editar privilegios de los asistentes y seleccione los privilegios que desea que tengan los asistentes cuando comience la reunión.

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Si desea guardar esta configuración para utilizarla como plantilla en el futuro, haga clic en Guardar como plantilla. De lo contrario , haga clic en Iniciar para iniciar la reunión inmediatamente, o haga clic en Planificar si va a reunirse más tarde.

Página para programar una reunión

Para planificar reuniones, Agregar a mi calendario puede añadir la reunión al calendario abriendo la reunión desde la ficha Reuniones y haciendo clic en Añadir a mi calendario junto al nombre de la reunión.

Se descarga un archivo de iCalender (.ics). Seleccione el archivo .ics y acepte la reunión. Para invitar a otros a su reunión, envíe el archivo .ics como archivo adjunto de correo electrónico.