Planificar una reunión

Usted o cualquier persona que asigne como cohost puede iniciar la reunión, invitar personas a ella, iniciar sesiones de breakout, grabar la reunión ycompartir lagrabación.

Antes de comenzar

Seleccione el planificador que desea utilizar para planificar reuniones.

Puede planificar reuniones de una vez o recurrentes mediante Microsoft Outlook o Google Calendar. Puede planificar una reunión de una sola vez con el planificador de aplicaciones de Webex.

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Vaya a ReunionesReuniones.

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Haga clic en Planificar unareunión.

Planificar una reunión

 
Si no ve Planificar una reunión, su cuenta de no está configurada para organizarreuniones. En su lugar, puede planificar una reunión desde un espacio.

Si está utilizando Microsoft Outlook para planificar reuniones, planifica una reunión de sala personal de . La aplicación Webex abre una nueva invitación de Outlook con todos los detalles de la reunión. Todo lo que tiene que hacer es agregar a las personas que necesita invitar, seleccionar la fecha y hora, y enviar la invitación.

Si está usando Google Calendar para planificar reuniones, planifica una reunión de sala personal de . La aplicación Webex abre una invitación de Calendario de Google en una nueva ficha en el navegador predeterminado. Todo lo que tiene que hacer es agregar a las personas que necesita invitar, seleccionar la fecha y hora, y enviar la invitación.

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Si está usando el planificador de la aplicación de Webex para planificar reuniones, edite el nombre de la reunión en Tema y seleccione el nombre Fecha y hora para su reunión.

Decida si desea planificar un enlace a una reunión única o si desea utilizar su sala personalde . Si elige un enlace de reunión único, cambie la contraseña, si lo desea.

Opcionalmente, agregue una Descripción de la reunión. Se incluirá en la invitación por correo electrónico si su administrador ha configurado su cuenta con Servicio de calendario híbrido de Cisco Webex.

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Agregar invitados escribiendo su nombre o dirección de correo electrónico.

Cuando comienza a escribir el nombre de una persona, la aplicación de Webex proporciona sugerencias para usted. Elija un nombre de la lista.

Si su cuenta tiene Servicio de calendario , en principio, se muestra disponibilidad desconocida al lado del nombre de cadaDisponibilidad desconocida persona. Si la persona está disponible en el momento en que usted seleccionó, el símbolo se actualiza a Disponible Disponible. Si la persona no está disponible, el símbolo se actualiza a No No disponibledisponible. Si no podemos recuperar la disponibilidad de una persona, la disponibilidad desconocida sigue a mostrarse al lado del nombre de esa Disponibilidad desconocida persona.


 

Si los invitados no están disponibles, cambie la hora de la reunión y las actualizaciones de estado de su disponibilidad, o haga clic en un intervalo de tiempo en el calendario a la derecha de la pantalla para ver su disponibilidad.

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(Opcional) Si elige un enlace de reunión único y tiene la experiencia de reuniones con todas las funciones, haga clic en Configuración avanzada para personalizar las opciones de audio, agregue un cohost , habilite sesiones de breakout ymás.

Para obtener más información acerca de estos ajustes, consulte Opciones avanzadas deplanificación. Describe todas las opciones disponibles al planificar una reunión desde su sitio de la aplicación Webex, incluido el subconjunto de opciones disponibles cuando planifica una reunión en la aplicación de Webex.

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Haga clic en Planificar.

La reunión se agrega a su calendario. Se envía una invitación por correo electrónico a todos los invitados a la reunión.

Qué hacer a continuación

Cuando sea el momento, inicie la reunión.

Si necesita realizar cambios, puede actualizar los detalles de la reunión o cancelar lareunión.

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Instale la aplicación Webex Meetings móvil.

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Abra la aplicación móvil Meetings y deslícese hacia la izquierda para Mis reuniones

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Toque Planificary, a continuación, introduzca la información de la reunión:

  • Tema de la reunión

  • Fecha, hora de inicio y duración de la reunión

  • Contraseña de la reunión

  • Invitados: permita que la aplicación acceda a sus contactos de su dispositivo o introduzca manualmente los correos electrónicos de los participantes y toque Volver para agregarlos a su lista de participantes.

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Revise los detalles de su reunión y, a continuación, toque Planificar para planificar su reunión.


 

Si su reunión es dentro de los próximos 15 minutos, toque Iniciar en su lugar.

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Instale la aplicación Webex Meetings móvil.

2

Abra la aplicación móvil Meetings y deslícese hacia la izquierda para Mis reuniones

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Toque Planificary, a continuación, introduzca la información de la reunión:

  • Tema de la reunión

  • Fecha, hora de inicio y duración de la reunión

  • Contraseña de la reunión

  • Invitados: permita que la aplicación acceda a sus contactos de su dispositivo o introduzca manualmente los correos electrónicos de los participantes y toque Agregar invitado para agregarlos a su lista de participantes.

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Revise los detalles de su reunión y, a continuación, toque Planificar para planificar su reunión.


 

Si su reunión es dentro de los próximos 15 minutos, toque Iniciar en su lugar.

Una vez que planifica su reunión, a las personas que invitó se les envía automáticamente un correo electrónico para que se los envíe. Si edita la invitación o la cancela, se envía un nuevo correo electrónico a todos los invitados para que permanezcan actualizados.

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Inicie sesión en Webex, haga clic en Reuniones > Planificar .


 

Si ha guardado las plantillas de reunión antes, puede seleccionar una de las plantillas de reunión lista desplegable.

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Seleccione un tipo de reunión de la lista desplegable, si su cuenta tiene más de una asociada. Los tipos de reuniones son conjuntos predeterminados o personalizados de características de reunión disponibles para su organización.

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Introduzca un nombre para la reunión en Tema de la reunión , agregue o cambie la contraseña , si es necesario, y seleccione la fecha y hora de su reunión.

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Puede configurar la reunión para que se repita marcando la casilla de verificación Reccurence. Puede planificar su reunión para que se haga diariamente, cada dos semanas, mensualmente, etc.

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En la sección Asistentes, introduzca la dirección de correo electrónico de las personas que está invitando. El campo Asistentes sugiere las personas a las que ha invitado anteriormente, las cuentas existentes en su Cisco Webex organización y los contactos de su libreta de direcciones. Si la persona tiene una cuenta de organizador en su organización, puede convertirla en un anfitrión alternativo haciendo clic junto a su nombre.

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Para otras opciones, seleccione Mostrar opcionesavanzadas.

Puede Cisco Webex sus opciones de configuración para incluir:

  • En Opciones de conexión deaudio:

    • Tipo de conexión deaudio : elija una de las siguientes opciones:

      • Audio de Webex:incluye opciones de audio para la computadora, la detección de llamadas y la llamada entrante. Las opciones telefónicas pueden incluir números de llamada entrante globales y gratuitos, así como la capacidad de establecer tonos de entrada y salida.

      • Utilizar VoIP solo :limita el número de asistentes al uso del audio de la computadora.

      • Otro servicio deteleconferencia: le permite introducir información de teleconferencia de terceros.


         

        Los usuarios que prefieran utilizar audioconferencias no integradas pueden hacerlo en reuniones de Webex y habilitadas para dispositivos de vídeo. Para usar esta característica para Webex, su organización debe estar administrada o vinculada a Webex Control Hub.

      • Ninguno

    • Tono de entrada ysalida: seleccione un tono para escuchar cuando un invitado entre o salga de la reunión.


       

      Cuando se utiliza la opción Audio de Webex, si se selecciona la característica Anunciar nombre, quienes entren mediante la opción Usar la computadora para audio no disponen de la opción de grabar y anunciar su nombre.

    • Silenciar a losasistentes: silenciar automáticamente a los asistentes al entrar a la reunión y permitir que los asistentes se silencien a sí mismos.

  • En Agenda , introduzca cualquier contexto o información detallada que desee que losasistentes tengan acerca de la próxima reunión.

  • En Opciones deplanificación, puede realizar las siguientes acciones:

    • Cohost: los cohostes pueden iniciar reuniones en su nombre. Si desea asignar un cohost antes de la reunión, seleccione una de las opciones de la sección.

    • Sistemas devídeo: los sistemas de vídeo autenticados en esta organización pueden iniciar y entrar a esta reunión sin solicitarlo.

    • Grabación automática:inicie la grabación automáticamente cuando se inicie la reunión.

    • Excluircontraseña: excluya la contraseña de la invitación por correo electrónico, por seguridad adicional.

    • Entrar antes que elorganizador: marque la casilla para permitir a los asistentes que entren en la reunión antes de que usted inicie la reunión. Elija permitir que los asistentes entren 0 a 15 minutos antes del inicio de la reunión.

    • Sesiones debreakout: las sesiones de breakout son grupos más pequeños divididos de la reunión principal de Webex. Permiten que un subconjunto de participantes de la reunión colabore y comparta ideas con respecto al audio y el vídeo.

    • Soloinvitados: restringir la reunión solo a los asistentes invitados.

    • Reuniones desbloqueadas:decida qué sucede con los invitados cuando se unen a una reunión.

    • Bloqueoautomático: decida cuánto tiempo después de que comience la reunión para bloquear automáticamente la reunión.

    • Registro: seleccione Requerir a inscripción de asistentes los asistentes que se registren y reciban la aprobacióndel organizador antes de asistir a la reunión. Seleccione la información detallada de registro que requiere que proporcionen los asistentes. Cada asistente que se registre tendrá que proporcionar esa información.

    • Aviso decorreo electrónico: seleccione enviar un aviso de correo electrónico 10 a 50 minutos antes del inicio de la reunión.

    • Opciones de la reunión: seleccione Editar opciones de la reunión y seleccione las opciones que desea que tenganlos participantes cuando comience la reunión.

    • Privilegios de asistente: seleccione Editar privilegios de los asistentes y seleccione los privilegios que desea que tengan los asistentes cuando comience la reunión.

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Si desea guardar esta configuración para utilizarla como plantilla en el futuro, haga clic en Guardar como plantilla. De lo contrario, haga clic en Iniciar para iniciar la reunión inmediatamente, o haga clic en Planificar si va a reunirse más tarde.

Para planificar reuniones, puede añadir la reunión al calendario abriendo la reunión desde la ficha Reuniones y haciendo clic en Añadir a mi calendario junto al nombre de la reunión.

Se descarga un archivo de iCalender (.ics). Seleccione el archivo .ics y acepte la reunión. Para invitar a otros a su reunión, envíe el archivo .ics como archivo adjunto de correo electrónico.