Planlegge et møte

Du eller noen du tilordner som medvert, kan starte møtet, invitere personer til møtet, starte separatøkter, ta opp møtet og dele opptaket.

Før du starter

Velg planleggeren du vil bruke til å planlegge møter.

Du kan planlegge engangsmøter eller periodiske møter ved hjelp av Microsoft Outlook eller Google Kalender. Du kan planlegge et engangsmøte ved hjelp av planleggeren for Webex-appen.

1

Gå til MeetingsMøter.

2

Klikk på Planlegg et møte.

Planlegge et møte

 
Hvis du ikke ser Planlegg et møte, er ikke kontoen konfigurert til å være vert for møter. Du kan planlegge et møte fra et område i stedet.

Hvis du bruker Microsoft Outlook til å planlegge møter, planlegger du et møte i personlig rom. Webex åpner en ny Outlook-invitasjon med alle møtedetaljene. Alt du trenger å gjøre, er å legge til personene du vil invitere, velge datoen og klokkeslettet og sende invitasjonen.

Hvis du bruker Google Kalender til å planlegge møter, planlegger du et møte i personlig rom. Webex åpner en Google Kalender-invitasjon i en ny fane i standardnettleseren din. Alt du trenger å gjøre, er å legge til personene du vil invitere, velge datoen og klokkeslettet og sende invitasjonen.

3

Hvis du bruker planleggeren for Webex-appen til å planlegge møter, redigerer du navnet på møtet i Emne og velger Dato og klokkeslett for møtet.

Velg om du vil planlegge en engangsmøtekobling eller bruke ditt personlige rom. Hvis du velger en engangsmøtekobling, endrer du passordet hvis du vil.

Du kan alternativt legge til en Beskrivelse av møtet. Den tas med i e-postinvitasjonen hvis administratoren har konfigurert kontoen din med Cisco Webex-hybridkalendertjenesten.

4

Legg til Inviterte ved å skrive inn navnet eller e-postadressen.

Når du begynner å skrive inn navnet på noen, gir Webex deg forslag. Velg et navn fra listen.

Hvis kontoen din har Hybridkalendertjeneste, vises Ukjent tilgjengelighet Ukjent tilgjengelighet ved siden av navnet til hver person. Hvis personen er tilgjengelig når du velger, oppdateres symbolet til Tilgjengelig Tilgjengelig. Hvis personen ikke er tilgjengelig, oppdateres symbolet til Utilgjengelig Utilgjengelig. Hvis vi ikke kan hente tilgjengeligheten til noen, vises det fortsatt Ukjent tilgjengelighet Ukjent tilgjengelighet ved siden av vedkommendes navn.


 

Hvis deltakerne ikke er tilgjengelige, endrer du møtetidspunktet, så oppdateres tilgjengelighetsstatusen. Eller du kan klikke på en tidsluke i kalenderen til høyre på skjermen for å se tilgjengeligheten.

5

(Valgfritt) Hvis du velger en engangsmøtekobling og holder møtet med alle funksjoner, klikker du på Avanserte innstillinger for å tilpasse lydalternativer, legge til en medvert, aktivere separatøkter og mer.

Hvis du vil ha mer informasjon om disse innstillingene, se Avanserte planleggingsalternativer. Den beskriver alle alternativene som er tilgjengelige når du planlegger et møte fra Webex-nettstedet, inkludert undergruppen med alternativer som er tilgjengelige når du planlegger et møte i Webex-appen.

6

Klikk på Planlegg.

Møtet legges til i kalenderen din. En e-postinvitasjon sendes til alle som er invitert til møtet.

Hva nå?

Når det er på tide, starter du møtet.

Hvis du må gjøre endringer, kan du oppdatere møtedetaljene eller avlyse møtet.

1

Installer Cisco Webex Meetings-mobilappen.

2

Åpne Webex Meetings-mobilappen, og sveip til venstre til Mine møter

3

Trykk på Planlegg, og skriv deretter inn møteinformasjonen:

  • Møtetema

  • Møtedato, starttid og varighet

  • Møtepassord

  • Inviterte – gi appen tilgang til kontaktene dine på enheten, eller skriv inn deltakernes -e-postadresser manuelt og trykk på Gå tilbake for å legge dem til i deltakerlisten.

4

Se gjennom møtedetaljene, og trykk deretter på Planlegg for å planlegge møtet.


 

Hvis møtet skal holdes i løpet av de neste 15 minuttene, trykker du på Start i stedet.

1

Installer Cisco Webex Meetings-mobilappen.

2

Åpne Webex Meetings-mobilappen, og sveip til venstre til Mine møter

3

Trykk på Planlegg, og skriv deretter inn møteinformasjonen:

  • Møtetema

  • Møtedato, starttid og varighet

  • Møtepassord

  • Inviterte – gi appen tilgang til kontaktene dine på enheten, eller skriv inn deltakernes -e-postadresser manuelt og trykk på Legg til inviterte for å legge dem til i deltakerlisten.

4

Se gjennom møtedetaljene, og trykk deretter på Planlegg for å planlegge møtet.


 

Hvis møtet skal holdes i løpet av de neste 15 minuttene, trykker du på Start i stedet.

Når du har planlagt møtet, får personene du inviterte, automatisk en e-post for å gi dem beskjed. Hvis du redigerer invitasjonen eller avbryter den, sendes det en ny e-post til alle inviterte deltakere, slik at de holder seg oppdatert.

1

Logg på Webex, klikk på Møter > Planlegg.


 

Hvis du har lagret møtemaler tidligere, kan du velge en fra Møtemaler-rullegardinlisten.

2

Velg en Møtetype fra rullegardinlisten hvis det er flere enn én type knyttet til kontoen din. Møtetyper er standard eller egendefinerte sett med møtefunksjoner som er tilgjengelige for organisasjonen din.

3

Skriv inn et navn på møtet i Møteemne, legg til eller endre passordet hvis nødvendig, og velg Dato og klokkeslett for møtet.

4

Du kan angi at møtet skal gjentas ved å merke av for Gjentagelse. Du kan planlegge at møtet skal skje daglig, annenhver uke, månedlig og mer.

5

Skriv inn e-postadressen til personene du inviterer, i Deltakere-delen. I Deltakere-feltet anbefales det personer du har invitert tidligere, eksisterende kontoer i Cisco Webex-organisasjonen din samt kontakter i adresseboken din. Hvis personen har en vertskonto i organisasjonen, kan du gjøre dem til en alternativ vert ved å klikke på ved siden av navnet.

6

Hvis du vil ha andre alternativer, velger du Vis avanserte alternativer.

Cisco Webex-alternativene kan være angitt til å omfatte:

  • I Alternativer for lydtilkobling:

    • Lydtilkoblingstype – velg ett av følgende

      • Webex-lyd – inkluderer lydalternativer for innringing, tilbakeringing og datamaskin. Telefonalternativer kan omfatte gratisnumre og globale innringingsnumre, samt muligheten til å angi inngangs- og utgangslydtoner.

      • Bruk bare VoIP – begrenser alle deltakere til å bruke datamaskinlyd.

      • Annen telefonkonferansetjeneste – gjør det mulig å angi tredjeparters telefonkonferanseinformasjon.


         

        Brukere som foretrekker å bruke ikke-integrert lydtelefonkonferanser, kan gjøre det for Webex-møter og møter med videoenhet aktivert. Hvis du vil bruke denne funksjonen for Webex, må organisasjonen administreres i eller knyttes til Webex Control Hub.

      • Ingen

    • Inngangs- og utgangslydtone – velg en tone du vil høre når en gjest blir med i eller forlater møtet.


       

      Hvis funksjonen «Kunngjør navn» er valgt når du bruker Webex-lydalternativet, får ikke de som blir med via alternativet «Bruk datamaskin for lyd», muligheten til å ta opp og kunngjøre navnet sitt.

    • Demp deltakere – demp deltakere automatisk ved inngang til møtet, og la deltakerne dempe seg selv.

  • I Dagsorden angir du eventuelle kontekster eller detaljer du vil at deltakerne skal vite om det kommende møtet.

  • I Planleggingsalternativer kan du gjøre følgende:

    • Medvert – medverter kan starte møter på dine vegne. Hvis du vil tilordne en medvert før møtet, velger du ett av alternativene i delen.

    • Videosystemer – godkjente videosystemer i denne organisasjonen kan begynne og bli med i dette møtet uten melding.

    • Automatisk opptak – begynn opptaket automatisk når møtet begynner.

    • Ekskluder passord – ekskluder passordet fra e-postinvitasjonen for ekstra sikkerhet.

    • Bli med før vert – merk av i boksen for å la deltakerne bli med i møtet før du begynner møtet. Velg å la deltakerne bli med 0–15 minutter før møtet starter.

    • Separatøkter – separatøkter er mindre grupper som er holdes separat fra hovedmøtet i Webex. De gjør det mulig for noen av møtedeltakere å samarbeide og dele ideer over lyd og video.

    • Kun inviterte – begrens møtet til deltakere som kun er inviterte.

    • Ulåste møter – bestem hva som skjer med gjestene når de blir med i et møte.

    • Automatisk låsing – bestem hvor lenge etter møtets begynnelse møtet skal låses automatisk.

    • Registrering – velg Krev deltakerregistrering for å kreve at deltakerne skal registrere seg og bli godkjent av verten før de kan delta på møtet. Velg den detaljerte registreringsinformasjonen du vil at deltakerne skal oppgi. Hver deltaker som registrerer seg, må oppgi denne informasjonen.

    • E-postpåminnelse – velg å sende en e-postpåminnelse 10–50 minutter før møtet begynner.

    • Møtealternativer – velg Rediger møtealternativer og velg alternativene du vil at deltakerne skal ha når møtet begynner.

    • Deltakerprivilegier – velg Rediger deltakerprivilegier og velg rettighetene du vil at deltakerne skal ha når møtet begynner.

7

Hvis du vil lagre disse innstillingene for bruk som en mal i fremtiden, klikker du på Lagre som mal. Hvis ikke, klikker du på Start for å starte møtet med en gang, eller du kan klikke på Planlegg hvis møtet begynner senere.

For planlagte møter kan du legge til møtet i kalenderen ved å åpne møtet fra Møter-fanen og klikke på Legg til i kalenderen min ved siden av navnet på møtet.

Nedlasting av iCalender-fil (.ics). Velg .ics-filen, og godta møtet. Hvis du vil invitere andre til møtet, sender du .ics-filen som et e-postvedlegg.