Voordat u begint

Wanneer de hybride agenda of O365 niet is geconfigureerd in de Webex-app voor FedRAMP-gebruikers, zijn de enige vergaderingen die in de agenda worden weergegeven vergaderingen die zich binnen de FedRAMP-grens (FedRAMP - FedRAMP) bevinden.

Kies de planner die u wilt gebruiken om vergaderingen te plannen.
1

Ga naar VergaderingenVergaderingen.

2

Klik op Een vergadering plannenEen vergadering plannenen voer vervolgens uw vergaderingsinformatie in:

Als u Een vergadering plannen niet ziet, is uw account niet ingesteld om vergaderingen te hosten. U kunt in plaats daarvan een vergadering plannen vanuit een ruimte.

  • Bewerk het onderwerp van de vergadering.

  • Kies onder Datum en tijd een begin- en einddatum en -tijd.

  • Schakel Herhaling in en kies de frequentie van de vergadering.

  • Selecteer een vergaderingskoppeling , kies uit:

    • Een eenmalige koppeling voor een vergadering genereren

    • De koppeling van mijn persoonlijke ruimte gebruiken

  • Schakel het selectievakje Een ruimte met alle genodigden van de vergadering maken in om een ruimte voor uw vergadering te maken.

  • Voer een beschrijving in die in de e-mailuitnodiging moet worden opgenomen als uw beheerder uw account heeft ingesteld met Cisco Webex-service voor hybride agenda's.

3

Voeg genodigden toe, voer een naam of e-mailadres in.

Wanneer de hybride agenda voor uw account is ingesteld, ziet u pictogrammen naast de naam van elke persoon om hun beschikbaarheid weer te geven.

  • Beschikbaar Beschikbaar

  • _xD83D__xDED1_ Niet beschikbaar Niet beschikbaar

  • Beschikbaarheid onbekend Beschikbaarheid onbekend

Als u een genodigde co-host wilt maken, plaatst u de muisaanwijzer op de naam, klikt u op en klikt u vervolgens op Co-host maken. U ziet deze optie als de genodigde een hostaccount heeft op dezelfde Webex-site als u.

4

Voer onder Ruimten de naam van een vergaderruimte in.

Wanneer de hybride agenda voor uw account is ingesteld, ziet u pictogrammen naast elke ruimtenaam om de beschikbaarheid weer te geven.

  • Beschikbaar Beschikbaar

  • _xD83D__xDED1_ Niet beschikbaar _xD83D__xDED1_ Niet beschikbaar

Alleen vergaderruimten die worden weergegeven in de adreslijst van uw organisatie worden weergegeven. Beweeg de muis over het ruimtepictogram om de kaart met contactpersonen van de ruimte weer te geven.

5

Voor een eenmalige vergaderingskoppeling klikt u op Geavanceerde instellingen en kiest u uit de beschikbare opties:

  • Vergaderingstype
  • Beveiligingsopties

    U kunt audiowatermerken toevoegen aan de video's van uw deelnemers en gedeelde inhoud. Schakel onder Audiowatermerken het selectievakje Watermerken toevoegen aan vergaderingsaudio in. De sitebeheerder kan vergaderingen met watermerken uploaden naar Control Hub, die vervolgens de opname analyseert en de unieke id's opzoekt. Ze kunnen de resultaten bekijken om te zien welke bronclient of welk apparaat de vergadering heeft opgenomen.

    U kunt visuele watermerken toevoegen aan video's van deelnemers en gedeelde inhoud.

  • Audioverbinding
  • Planningsopties: stel vergaderopties in, zoals het uitschakelen van chat en het uitschakelen van de mogelijkheid om bestanden toe te voegen of te downloaden.
6

Klik op Plannen.

De vergadering wordt gemaakt en aan uw agenda toegevoegd. Er wordt een e-mailuitnodiging verzonden naar iedereen die is uitgenodigd voor de vergadering.

Als u wijzigingen wilt aanbrengen, kunt u de vergaderingsgegevens bijwerken of de vergadering annuleren.

1

Ga naar VergaderingenVergaderingen.

2

Tik op de algemene actieknop Algemene actieknop > Een vergadering plannen.

3

Voer uw vergaderingsinformatie in:

  • Bewerk het onderwerp van de vergadering.

  • Tik op Genodigden en voeg personen toe op naam, e-mail of kies uit de lijst Recent .

    Als u een genodigde wilt aanwijzen als co-host, tikt u op Meer opties naast de naam van de persoon en tikt u op Co-host maken. U ziet deze optie als de genodigde een hostaccount heeft op dezelfde Webex-site als u.

    Tik op Agenda controleren om te zien hoe lang iedereen vrij is en sleep uw vergadering naar die tijdvak. U kunt ook:

    • Een lijst bekijken van wie er op het geselecteerde tijdstip beschikbaar is.

    • Tik op de vergadering en houd deze ingedrukt om deze naar een andere tijdsleuf te slepen.

    • Tik en sleep de vergaderingtabbladen om de duur van de vergadering te wijzigen. Wijzigingen worden weergegeven in de begin- en eindtijd van de planning.

  • Kies een Start- en Eind-datum en -tijd.

  • Tik op Herhaling om de vergadering te plannen en deze regelmatig te herhalen. Kies uit dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse stappen.

  • Tik op Een ruimte toevoegen, zoek naar een ruimte op naam en tik op een ruimte om toe te voegen. Tik op Agenda controleren om de beschikbaarheid van de ruimte weer te geven.

    Tik op de ruimte en houd deze vast om de kaart met contactpersonen van de ruimte te openen.

  • Tik op Vergaderingskoppeling en kies Eenmalige vergaderingskoppeling of Koppeling persoonlijke ruimte.

  • Tik op het wachtwoord om een aangepast vergaderingswachtwoord te maken of een nieuw wachtwoord te genereren. Verwijder vervolgens het bestaande wachtwoord en voer een nieuw wachtwoord in of tik op Bijwerken om een nieuw wachtwoord te genereren.

  • Voer een beschrijving in.

4

Tik op Plannen om uw vergadering te plannen.

1

Ga naar VergaderingenVergaderingen.

2

Tik op de zwevende actieknop knop geplande vergadering toevoegen > Een vergadering plannen.

3

Voer uw vergaderingsinformatie in:

  • Bewerk het onderwerp van de vergadering.

  • Kies een Start- en Eind-datum en -tijd.

  • Tik op Herhaling om de vergadering te plannen en deze regelmatig te herhalen. Kies uit dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse stappen.

  • Tik op Genodigden en voeg personen toe op naam, e-mail of kies uit de lijst Recent .

    Tik op Agenda controleren om te zien hoe lang iedereen vrij is en sleep uw vergadering naar die tijdvak. U kunt ook:

    • Een lijst bekijken van wie er op het geselecteerde tijdstip beschikbaar is.

    • Tik op de vergadering en houd deze ingedrukt om deze naar een andere tijdsleuf te slepen.

    • Tik en sleep de vergaderingtabbladen om de duur van de vergadering te wijzigen. Wijzigingen worden weergegeven in de begin- en eindtijd van de planning.

      Als u een genodigde co-host wilt maken, tikt u op Menu Meer naast de naam van de persoon en tikt u op Co-host maken. Als u deze optie wilt zien, moet de genodigde een hostaccount hebben op dezelfde Webex-site als u.

  • Tik op Een ruimte toevoegen, zoek een ruimte op naam en tik op een ruimte om toe te voegen. Tik op Agenda controleren om de beschikbaarheid van de ruimte weer te geven.

    Tik op de ruimte en houd deze vast om de kaart met contactpersonen van de ruimte te openen.

  • Tik op Vergaderingskoppeling en kies Eenmalige vergaderingskoppeling of Koppeling persoonlijke ruimte.

  • Tik op het wachtwoord om een aangepast vergaderingswachtwoord te maken of een nieuw wachtwoord te genereren. Verwijder vervolgens het bestaande wachtwoord en voer een nieuw wachtwoord in, of tik Bijwerken om een nieuw wachtwoord te genereren en klik op Opslaan.

  • Voer een beschrijving in.

4

Tik op Plannen om uw vergadering te plannen.

Zodra u uw vergadering hebt gepland, ontvangen de personen die u hebt uitgenodigd automatisch een e-mail om hen dit te laten weten. Als u de uitnodiging bewerkt of annuleert, wordt er een nieuwe e-mail naar alle uitgenodigde personen verzonden zodat ze up-to-date blijven.

1

Meld u aan bij Webexen klik op > plannen.

Als u al eerder vergaderingssjablonen hebt opgeslagen, kunt u er een selecteren in de vergaderingssjablonen vervolgkeuzelijst .

2

Selecteer een Vergaderingstype in vervolgkeuzelijst account als er meer dan een aan uw account is gekoppeld. Vergaderingstypen zijn de standaard of aangepaste sets vergaderingsfuncties die beschikbaar zijn voor uw organisatie.

3

Voer een naam in voor de vergadering in het onderwerp van de vergadering, voeg indien nodig het wachtwoord toe of wijzig het en selecteer de Datum en tijd voor uw vergadering.

4

U kunt instellen dat de vergadering wordt herhaald door het selectievakje Reccurence in te stellen. U kunt plannen dat uw vergadering dagelijks, tweewekelijks, maandelijks of met een andere naam wordt gehouden.

5

Voer in het gedeelte Genodigden de naam of het e-mailadres in van de persoon die u uitnodigt. In het veld Deelnemers worden mensen voor wie u hebt uitgenodigd, bestaande accounts in uw Cisco Webex-organisatie en contactpersonen in uw adresboek. Als deze persoon een hostaccount in uw organisatie heeft, kunt u hem of haar een alternatieve host maken door naast zijn of haar naam op Co-host toewijzenknop co-host toewijzen te klikken.

6

Selecteer Geavanceerde instellingen voor andere opties.

Uw Cisco Webex opties kunnen worden ingesteld voor:

  • In Opties voor audioverbinding:

    • Audioverbindingstype: kies een van de volgende opties

      • Webex-audio: bevat inbellen, terugbellen en audio-opties voor computer. De telefoonopties kunnen onder andere gratis en wereldwijde in gespreksnummers omvatten, evenals de mogelijkheid de tonen voor binnenkomst en vertrek in te stellen.

      • Alleen VoIP gebruiken: beperkt alle deelnemers tot het gebruik van computeraudio.

      • Andere teleconferentieservice: hiermee kunt u teleconferentiegegevens van derden invoeren.

        Gebruikers die liever niet-geïntegreerde audio-teleconferenties gebruiken, kunnen dit doen voor vergaderingen waar Webex en videoapparaat zijn ingeschakeld. Als u deze functie voor Webex wilt gebruiken, moet uw organisatie worden beheerd in of gekoppeld aan Webex Control Hub.

      • Geen

    • Toon voor deelnemen en verlaten: selecteer een toon die u wilt horen wanneer een gast aan de vergadering deelneemt of deze verlaat.

      Als de optie Webex-audio naam aankondigen is geselecteerd, krijgen personen die deelnemen via de optie Computer gebruiken voor audio niet de optie om hun naam op te nemen en aan te kondigen.

    • Deelnemers dempen: deelnemers automatisch dempen bij binnenkomst in de vergadering en deelnemers toestaan zichzelf te dempen.

  • Voer in Agendade context of gegevens in die uw deelnemers over de komende vergadering moeten hebben.

  • In Planningsoptieskunt u het volgende doen:

    • Co-host: co-hosts kunnen namens u vergaderingen starten. Als u een cohost wilt toewijzen vóór de vergadering, selecteert u een van de opties in het gedeelte.

    • Videosystemen: geverifieerde videosystemen in deze organisatie kunnen deze vergadering starten en eraan deelnemen zonder prompt.

    • Automatisch opnemen: opname automatisch starten wanneer de vergadering begint.

    • Wachtwoord uitsluiten: voor extra beveiliging sluit u het wachtwoord uit in de e-mailuitnodiging.

    • Deelnemen vóór host: schakel het selectievakje in om deelnemers toe te staan aan de vergadering deel te nemen voordat u de vergadering start. Kies of deelnemers 0-15 minuten voor de vergadering mogen deelnemen.

    • Deelsessies: deelsessies zijn kleinere groepen die worden gescheiden van de hoofdvergadering van Webex. Ze bieden een subset van deelnemers aan een vergadering de mogelijkheid om samen te werken en ideeën te delen via audio en video.

    • Alleen uitgenodigd: beperk de vergadering tot alleen uitgenodigde deelnemers.

    • Ontgrendelde vergaderingen: bepaal wat er met gasten gebeurt wanneer ze deelnemen aan een vergadering.

    • Automatisch vergrendelen: bepaal hoelang na de start van de vergadering de vergadering automatisch moet vergrendelen.

    • Registratie: selecteer Deelnemerregistratie vereisen om te vereisen dat deelnemers zich registreren en toestemming krijgen van de host voordat ze aan de vergadering kunnen deelnemen. Selecteer de gedetailleerde registratiegegevens die deelnemers moeten verstrekken. Iedere deelnemer die zich registreert, moet die informatie verstrekken.

    • E-mailherinnering: kies of u een e-mailherinnering 10 tot 50 minuten voor het begin van de vergadering wilt verzenden.

    • Vergaderopties: selecteer Vergaderopties bewerken en selecteer de opties die deelnemers moeten hebben wanneer de vergadering begint.

    • Deelnemersrechten: selecteer Deelnemersrechten bewerken en selecteer de rechten die deelnemers moeten hebben wanneer de vergadering begint.

7

Als u deze instellingen in de toekomst als sjabloon wilt gebruiken, klikt u op Opslaan als sjabloon. Of klik op Starten om direct met de vergadering te beginnen of klik op Plannen als u later vergadert.

De pagina Een vergadering plannen

Voor het plannen van vergaderingen kunt Toevoegen aan mijn agenda u de vergadering toevoegen aan uw agenda door de vergadering te openen vanaf het tabblad Vergaderingen en te klikken op Toevoegen aan mijn agenda naast de naam van de vergadering.

Een iCalender-bestand (.ics) wordt gedownload. Selecteer het ICS-bestand en accepteer de vergadering. Als u anderen wilt uitnodigen voor uw vergadering, verzendt u het ICS-bestand als een e-mailbijlage.