排定會議

您或您指定作為聯合主持人的任何人都可以開始會議、邀請他人加入會議、開始分組討論錄製會議以及共用錄製檔

在開始之前

選擇您想要用於排定會議的排定程式。

您可以使用 Microsoft Outlook 或 Google Calendar 排定一次性會議或重複會議。 您可以使用 Webex 應用程式排定程式來排定一次性會議。

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轉至會議會議

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按一下排定會議

排定會議

 
如果未看到排定會議,則表示您的帳戶未設定,無法主持會議。 您可以改為從空間排定會議

如果您使用 Microsoft Outlook 排定會議,則排定個人會議室會議。 Webex 應用程式會開啟一個新的 Outlook 邀請,該邀請包含所有會議詳細資料。 您只需要新增需要邀請的人、選取日期和時間,然後傳送邀請函。

如果您使用 Google Calendar 排定會議,則排定個人會議室會議。 Webex 應用程式會在預設瀏覽器的新標籤中開啟 Google 行事曆邀請。 您只需要新增需要邀請的人、選取日期和時間,然後傳送邀請函。

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如果您使用 Webex 應用程式排定程式來排定會議,請在主題中編輯會議名稱,然後選取會議的日期與時間

選擇您希望排定一次性會議鏈結還是使用您的個人會議室。 如果您選擇一次性會議鏈結,請視需要變更密碼。

(可選)新增會議描述。 如果您的管理員已使用 Cisco Webex 混合行事曆服務設定您的帳戶,其將包含在電子郵件邀請中。

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鍵入受邀者的姓名或電子郵件地址來新增受邀者。

在您開始輸入某人的姓名時,Webex 應用程式會為您提供建議。 從清單中選擇一個名字。

如果您的帳戶有行事曆服務,則一開始,系統會在每個人的姓名旁邊顯示未知空檔未知空檔。 如果人員在所選時間有空,則符號會更新為有空可用。 如果人員沒空,符號會更新為沒空不可用。 如果無法擷取某人的空檔,則未知空檔未知空檔會繼續顯示在此人員的姓名旁邊。


 

如果受邀者沒空,請變更會議時間及其空檔狀態更新,或按一下螢幕右側行事曆中的時段以查看其空檔。

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(可選)如果您選擇一次性會議鏈結,並有功能完整的會議體驗,請按一下進階設定以自訂音訊選項、新增共同主會議、啟用分組討論等。

有關這些設定的詳細資訊,請參閱進階排定選項。 其會描述您從 Webex 應用程式網站排定會議時可用的所有選項,包括您在 Webex 應用程式應用程式中排定會議時可用的選項子集。

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按一下排定

會議已新增至您的行事曆。 會向受邀參加會議的每個人員傳送電子郵件邀請。

後續動作

到時間後,請開始會議

如果需要進行變更,您可以更新會議詳細資料取消會議

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安裝 Webex Meetings 行動應用程式。

2

開啟 Meetings 行動應用程式,並向左滑動至我的會議

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點選排定,然後輸入您的會議資訊:

  • 會議主題

  • 會議日期、開始時間和持續時間

  • 會議密碼

  • 受邀者 - 允許該應用程式存取您裝置上的聯絡人或手動輸入參加者電子郵件,並點選返回,將他們新增到您的參加者清單。

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檢視您的會議詳細資料,然後點選排定以排定您的會議。


 

如果您的會議排定在接下來的 15 分鐘內,請改為點選開始

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安裝 Webex Meetings 行動應用程式。

2

開啟 Meetings 行動應用程式,並向左滑動至我的會議

3

點選排定,然後輸入您的會議資訊:

  • 會議主題

  • 會議日期、開始時間和持續時間

  • 會議密碼

  • 受邀者 - 允許該應用程式存取您裝置上的聯絡人或手動輸入參加者電子郵件,並點選新增受邀者,將其新增到您的參加者清單。

4

檢視您的會議詳細資料,然後點選排定以排定您的會議。


 

如果您的會議排定在接下來的 15 分鐘內,請改為點選開始

在您排定會議後,您邀請的人員會收到一封自動傳送給他們的電子郵件,以使其知悉相關情況。 如果您編輯邀請或取消邀請,會向所有受邀的人發送一封新電子郵件,以便他們瞭解最新狀況。

1

登入 Webex,按一下會議 > 排定


 

如果之前已儲存會議範本,則可以從會議範本下拉清單中選取一個範本。

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如果您的帳戶關聯了多種會議類型,請從下拉清單中選取一種會議類型。 會議類型是您的組織可用的預設或自訂會議功能集。

3

會議主題中輸入會議名稱,如有必要,請新增或變更密碼,然後為您的會議選取日期和時間

4

您可以透過勾選重複勾選方塊來設定要重複的會議。 您可以將會議排定為每天、每兩週、每月等間隔時間進行。

5

在「出席者」部分,輸入您邀請的人員的電子郵件地址。 出席者欄位會提示您之前邀請的人員、Cisco Webex 組織上的現有帳戶以及通訊錄中的聯絡人。 如果此人在您的組織中擁有主持人帳戶,則您可以按一下人員姓名旁邊的 將其設為候補主持人。

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針對其他選項,請選取顯示進階選項

可以設定 Cisco Webex 的選項來包括:

  • 音訊連線選項中:

    • 音訊連線類型 — 選擇以下其中一項

      • Webex 音訊 — 包括撥入、回撥和電腦音訊選項。 電話選項可能包括免費和全球撥入號碼,以及設定進入和退出鈴聲的功能。

      • 使用純 VoIP — 限制所有出席者只能使用電腦音訊。

      • 其他電話會議服務 — 允許您輸入第三方通信會議資訊。


         

        偏好使用非整合音訊電話會議的使用者可以在其 Webex 會議和啟用視訊裝置的會議中這樣做。 若要將此功能用於 Webex,您的組織必須在 Webex Control Hub 中管理或與之鏈結。

      • 沒有

    • 進入和退出鈴聲 — 選取在訪客加入或離開會議時聽到的鈴聲。


       

      使用 Webex 音訊選項時,如果選取「宣告姓名」功能,則使用「使用電腦收發音訊」選項加入的使用者不會看到記錄及宣告其姓名的選項。

    • 將出席者靜音 — 出席者進入會議時自動將其靜音並允許出席者自行靜音。

  • 議程中,輸入您希望出席者將獲取的對於即將進行的會議的任何內容或詳細資料。

  • 排定選項中,您可以執行下列動作:

    • 聯合主持人 — 聯合主持人可以代表您開始會議。 如果您想要在會議前指定一個聯合主持人,請選取區段中的一個選項。

    • 視訊系統 — 此組織中已驗證的視訊系統可以開始和加入此會議,而無需提示。

    • 自動錄製 — 在會議開始時自動開始錄製。

    • 不包括密碼 - 在電子郵件邀請中不包含密碼,以提高安全性。

    • 在主持人之前加入 - 勾選該方塊以允許出席者在開始會議之前加入會議。 選擇此項以允許出席者在會議開始之前的 0-15 分鐘加入。

    • 分組討論 — 分組討論是從主要 Webex 會議中分割的小組。 允許部分會議參加者透過音訊和視訊來協作和分享想法。

    • 僅受邀者 — 將會議限制為僅允許受邀的出席者加入。

    • 解除鎖定的會議 — 決定訪客加入會議時的情況。

    • 自動鎖定 — 決定會議開始後多久自動鎖定會議。

    • 註冊—選取要求出席者註冊以要求出席者在出席會議之前註冊並收到主持人核准。 選取要求出席者提供的詳細註冊資訊。 每個註冊的出席者都必須提供該資訊。

    • 電子郵件提醒 - 選擇在會議開始前 10–50 分鐘傳送電子郵件提醒。

    • 會議選項 - 選取編輯會議選項,並選取您希望參加者在會議開始時擁有的選項。

    • 出席者特權 - 選取編輯出席者特權,並選取您希望出席者在會議開始時擁有的特權。

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若要儲存這些設定以用作未來的範本,請按一下另存為範本。 否則,請按一下開始以立即開始會議,或按一下排定以便在以後開會。

針對排定會議,您可以在會議標籤中開啟會議,並按一下會議名稱旁的新增至我的行事曆,將會議新增至行事曆。

iCalender (.ics) 檔案下載。 選取 .ics 檔並接受會議。 若要邀請其他人加入您的會議,請傳送 .ics 檔案作為電子郵件附件。