Nyt kun olet määrittänyt Webex-sovelluksen, miten voit käyttää sitä hallitsemaan omaa työtäsi ja välttämään tietojen ylikuormitusta?

Lisää joukkueisiin ja tiloihin

Webex-sovelluksessa työsi tapahtuu tiloissa, mutta ensin sinun on lisättävä niihin. Yrityksesi voi lisätä sinut automaattisesti joihinkin, joista voit aloittaa heti.

Seuraavaksi esimiehesi ja projektijohtajasi voivat lisätä sinut muihin liiketoiminnan kriittisiin projekteihin. Mutta älä pelkää kysyä, onko muita tiloja, joita puuttuu. Lähetä viestejä tai keskustele muiden osaston ja projektien kanssa nähdäksesi, missä tiloissa he ovat. Siellä voi olla tilaa kriittiselle tuotejulkaisulle tai tiiminrakennusretkelle.

Liity ryhmätilaan

Jos sinut on lisätty tiimiin, sinulla on pääsy kaikkiin siihen sisältyviin tiloihin. Sinun ei tarvitse odottaa, että kukaan muu lisää sinut niihin. Liity ryhmätilaan ja selaa tilaluetteloa nähdäksesi, mitä tiimisi kanssa tapahtuu.

Jätä tiimit ja tilat, joita et enää tarvitse

Älä tunne velvollisuutta pysyä tiimeissä ja tiloissa, joita et enää tarvitse. Voit jäädä tilaan vain saadaksesi tietoja, mutta voit jättää tilan vähentä äksesi tilojen luetteloa, joissa olet. Jos olet siirtynyt uuteen joukkueeseen eikä sinun tarvitse enää olla vanhassa joukkueessasi, voit yksinkertaisesti poistua joukkueesta.

Ryhmien ja tilojen nimeäminen uudelleen

Kun ryh miä ja tilo ja luodaan, ihmiset käyttävät nimiä tietääkseen, mitä kyseisissä ryhmissä ja tiloissa tapahtuu. Jos konteksti on kuitenkin muuttunut suunnittelusta kehittämiseen, päivitä tilan nimi, jotta päivitykset näkyvät nopeasti. Kun olet vaihtanut nimen, tilaan lisätään pieni muistiinpano, joka ilmoittaa kaikille. Varmista vain, ettet vaihda tilan nimeä liian usein tai ihmiset eivät löydä sitä.

Jos olet ryhmän valvoja, voit päivittää tiimin nimen osoittamaan, että tiimin painopiste on muuttunut. Jos et ole varma, oletko valvoja, tutustu tiimien ja tilojen rooleihin.

Järjestä viestit ja välilyönnit

Tilojen korjaaminen päivittäin voi olla toisinaan ylivoimaista. On kuitenkin joitain hienoja tapoja järjestää viestisi ja välilyöntisi, jotta voit helpottaa päivääsi.

Kun luet viestiäsi, saatat löytää viestejä, joihin haluat viitata myöhemmin uudelleen tai jotka sinun on tutkittava ennen vastaamista, merkitse ne myöhempää tar vetta varten. Kun huomaat, että etsit samaa tilaa tarkistettavaksi joka päivä, voit lisätä tilan suosikkiluetteloosi ja suodattaa sitten tilat luke aksesi suosikkipaikkasi ensin.

Me kaikki tiedämme, kuinka helppoa lukemattomien tilojen on päästä käsistä. On joitain hienoja ominaisuuksia, jotka voivat antaa meille apua tässä.

Tilaan kurkistaminen on tapa, jolla voit ”kurkistaa” tilaan merkitsemättä sitä luetuiksi tai lähettämättä lukukuittia. Se on käytettävissä hiiren kakkospainikkeella olevassa valikossa missä tahansa välilyöntiluettelossa. Tämän avulla voit nähdä viestit tilassa ilmoittamatta itsestäsi, joten voit tarkistaa, ovatko viestit kiireellisiä ilman painetta vastata niihin heti.

Piilota vähemmän tärkeät välilyönnit on ominaisuus, joka on käytettävissä hiiren kakkospainikkeella valikossa tilojen luettelossa. Tilan piilottaminen siirtää sen ”Piilotetut” välilyönnit -suodattimeen pois päätilaluettelostasi. Tämä on jotain, jota saatat tehdä suurissa tai kiireisissä tiloissa, joissa et ole aktiivisesti mukana tai joista sinun on tiedettävä. Näihin tiloihin pääsee milloin tahansa siirtymällä tilaluettelon suodattimiin ja valitsemalla Piilotettu. Jos haluat palauttaa tilan päätilojen luetteloon, voit palauttaa sen napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella.

Ilmoitusten hallinta

Kun sinut on lisätty moniin tiloihin, voi olla helppo unohtaa tiimin tärkeä viesti. Voit määrittää ilmoituksia viesteistä, kun sinut mainitaan tietyissä tiloissa, tai toistaa ääntä uusille viesteille.

Viestien, henkilöiden tai välilyöntien etsiminen

Jos etsit tiettyä lausetta tai ehkä tiedät, että joku on lähettänyt tärkeän tiedoston, voit etsiä liitetyistä tilo ista.

Kerro ihmisille, että olet kiireinen

Kun haluat keskittyä johonkin asiaan, tulevaan kokoukseen tai vastaamaan tiimisi viesteihin, voit määrittää tilasi, jotta ihmiset tietävät, että olet kiireinen. Et saa ilmoituksia uusista viesteistä.