Zdaj, ko ste nastavili aplikacijo Webex, kako jo lahko uporabite za nadzor nad svojim delom in se izognete preobremenitvi z informacijami?

Dodajte se v ekipe in prostore

V aplikaciji Webex vaše delo poteka v prostorih, vendar se morate najprej vanje dodati. Vaše podjetje vas lahko samodejno doda na nekatere, kjer lahko takoj začnete.

Nato vas lahko vaš vodja in vodje projektov dodajo k drugim poslovno kritičnim projektom. Ampak ne bojte se vprašati, če vam manjkajo še kakšni drugi prostori. Pošljite sporočila ali se pogovorite z drugimi v svojem oddelku in projektih, da vidite, v katerih prostorih so. Morda je prostor za predstavitev pomembnega izdelka ali za skupinski izlet.

Pridružite se ekipnemu prostoru

Če ste bili dodani v ekipo, imate dostop do vseh prostorov, ki so vključeni v njo. Ni vam treba čakati, da vas kdo drug doda mednje. Pridružite se ekipnemu prostoru in prebrskajte seznam prostorov, da vidite, kaj se dogaja z vašo ekipo.

Zapustite ekipe in prostore, ki jih ne potrebujete več

Ne čutite se dolžni ostati v ekipah in prostorih, ki jih ne potrebujete več. V prostoru lahko ostanete samo zato, da dobite informacije, lahko pa ga zapustite, da zmanjšate seznam prostorov, v katerih ste. Če ste prešli v novo ekipo in vam ni več treba biti v stari ekipi, lahko preprosto zapustite ekipo.

Preimenovanje ekip in prostorov

Ko so ustvarjene ekipe in prostori, ljudje uporabljajo imena, da vedo, kaj se dogaja v teh ekipah in prostorih. Če pa se je kontekst spremenil iz načrtovanja v razvoj, posodobite ime prostora, da se ljudem hitro prikažejo te posodobitve. Ko spremenite ime, se v prostor doda kratka opomba, da vsi vedo. Le poskrbite, da imena svojega prostora ne spreminjate prepogosto, sicer ga ljudje ne bodo mogli najti.

Če ste moderator v ekipi, lahko posodobite ime ekipe, da ljudem pokažete, da se je fokus ekipe spremenil. Če niste prepričani, ali ste moderator, si oglejte vloge v ekipah in prostorih.

Organizirajte sporočila in prostore

Vsakodnevno dohitevanje svojih prostorov je lahko včasih naporno. Vendar pa obstaja nekaj odličnih načinov za organizacijo sporočil in presledkov, da si boste lahko olajšali dan.

Med branjem sporočil boste morda naleteli na takšna, na katera se boste želeli pozneje znova sklicevati ali pa jih boste morali pred odgovorom raziskati, zato jih označite za poznejšo uporabo. Ko ugotovite, da vsak dan iščete isti prostor za preverjanje, lahko prostor dodate na seznam priljubljenih in nato filtrirate prostore, da si najprej ogledate svoje najljubše prostore.

Vsi vemo, kako zlahka se naši neprebrani prostori izmaknejo nadzoru. Pri tem nam lahko pomagajo nekatere odlične funkcije.

Kukanje v prostor je način, s katerim lahko »kukate« v prostor, ne da bi ga označili kot prebranega ali poslali potrdilo o branju. Na voljo je v meniju z desno miškino tipko na katerem koli prostoru na seznamu prostorov. To vam omogoča, da vidite sporočila v prostoru, ne da bi se razkrili, zato lahko preverite, ali so sporočila nujna, ne da bi vas pri tem pritiskalo, da bi se morali nanje takoj odzvati.

Skrij manj pomembne prostore je funkcija, ki je na voljo v meniju z desno miškino tipko na prostorih na seznamu prostorov. Če skrijete prostor, ga premaknete v filter »Skriti« prostori, stran od glavnega seznama prostorov. To je nekaj, kar lahko storite za velike ali prometne prostore, kjer niste aktivno vključeni ali pa morate vedeti kaj o njih. Do teh prostorov lahko dostopate kadar koli tako, da v filtrih seznama prostorov izberete možnost »Skrito«. Če želite prostor vrniti na glavni seznam prostorov, ga preprosto obnovite s hitrim klikom z desno miškino tipko.

Upravljanje obvestil

Ko ste bili dodani v veliko prostorov, lahko zlahka spregledate pomembno sporočilo svoje ekipe. Obvestila za sporočila lahko nastavite, ko ste omenjeni v določenih prostorih, ali pa predvajate zvok za nova sporočila.

Iskanje sporočil, oseb ali prostorov

Če iščete določeno besedno zvezo ali morda veste, da je nekdo objavil pomembno datoteko, lahko iščete po prostorih, ki ste se jim pridružili.

Sporočite ljudem, da ste zaposleni

Ko se morate osredotočiti na nekaj, prihajajoči sestanek ali odgovarjanje na sporočila svoje ekipe, lahko nastavite stanje tako, da ljudem sporočite, da ste zaposleni. Ne boste prejemali nobenih obvestil o novih sporočilih.